领导出差前的准备

任务1　领导出差前的准备

学习目标

学习差旅日程表的制定方法及注意事项，掌握领导出差前的准备工作，熟悉出差物品的准备。

任务描述

大宇公司总经理将于5月3—7日出差到广州，出席全体分公司经理会议及全体销售部经理会议。另单独会见几名公司经理和客户。还将赴深圳开分公司会议。除了公务，总经理还将拜访朋友。

总经理要求秘书为他制定一份旅行日程表。

工作处理

一、任务分析

总经理的这次商务旅行是参加公司内的各种比较大的活动，如各种会议、会谈、访问等。在日程安排的过程中，要与各部门密切配合，并随时向上司本人请示汇报。

二、制订计划

秘书接到任务后，根据以往为上司出差的准备经验，迅速草拟了一份旅行计划，向总经理请示后做了进一步修改，并与分公司各部门进行了沟通。

大宇公司总经理旅行日程表

上海—广州—深圳

2010年5月3—7日

5月3日　　　星期二

上午6：00 　乘中国民航301次航班由上海到广州。

上午7：50 　抵达广州（李芳小姐接机，共进早餐）。

　　　　　　住东方宾馆预约房间（确认预约信件在AA票据信封内）。

下午3：00　 全体分公司经理会议（需用的1号文件，在公文包里）。

下午6：00　 在东方宾馆，公司聚餐（2号文件内附有演讲稿）。

5月4日　　　星期三

上午10：15　与王康林先生在公司办公室约会。

中午12：00　与王先生共进午餐。

下午3：00　 全体销售部经理会议（3号文件）。

下午6：00　 与广州分公司经理李海民先生共进晚餐。

5月5日　　　星期四

上午9：50　　乘98次快车去深圳（头等车，用午餐）。

下午1：10　 抵达深圳。住深圳湾大酒店（订一间带有浴室的双人套房）。

　　　　　　公司经理方路先生接车，并送总经理到饭店。

下午3：00 　在分公司开会（4号文件）。

下午6：30　 A．J．迈斯托森先生到旅馆接总经理，与迈斯托森夫妇共进晚餐。

5月6日　　　星期五

上午9：00　 离开饭店去观光。参观游览“锦绣中华”。

上午11：30　乘100次快车离开深圳去广州（车上用午餐）。

下午2：30　 抵达广州（李小姐在车站迎候，将总经理送到中国大酒店）。

下午6：00　 约定在J．凯斯威先生家进晚餐（电话7774511转730）。

5月7日　　　星期六

上午9：15　 乘中国民航302次班机离开广州返上海。

上午10：15　抵达上海。

三、督促实施

旅行计划确定后，总经理秘书及时与广州、深圳联系所涉及的每一个部门，并在总经理到达前做好最后确认，使领导的行程有条不紊顺利进行。

相关知识

一、制定差旅计划

1．了解领导要求

制定差旅计划要事先了解领导意图，秘书必须明确领导出行的以下信息。

1）目的地

这里既指旅行抵达地点，还包括旅行过程中开展的各项活动或工作的地点。

2）往返具体时间

一方面，指旅行出发、返回时间，包括因商务活动须要到两个或两个以上的国家或地区的抵离时间和中转时间；另一方面，指旅行过程中各项活动或工作时间，尤其要了解领导希望第一次商务约会的时间及最为合适的旅行时间。

3）交通工具

这里指领导希望的具体交通工具及等级。

4）食宿安排

根据公司食宿标准及领导喜爱安排。

5）活动内容

领导须参加的公务活动及私人事务活动。

2．熟悉单位差旅制度

不同级别的领导所享受的差旅待遇是不同的，在拟定旅行计划前，还须了解有关制度规定，如差旅费如何解决、差旅费限额、差旅费报销方式、本单位与交通部门或旅行社有无挂钩联系等。

3．了解出差所在地

在与对方联系的同时，也可以通过其他的渠道，如自己的子公司或政府主管旅游观光的部门等，了解对方所在地的环境、气候、街道、交通、风俗等方面的情况，这对安排日程表也有重要的参考作用。如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站，或者什么时候登门拜访对方，这些细节问题秘书都要事先考虑好，因为这往往容易影响本公司和领导本人的形象。

4．预定车票

在准备预订车票（或机票）的时候，一定要查用最新的列车时刻表和飞机航班时刻表，以防订不上票。订飞机票时要注意选择起飞时间和到达时间合适的航班，必要时根据领导喜好选择航空公司。如果目的地不能直达，在中转站的选择上尽量选择环境舒适的大站，中转时间尽量安排得宽裕些。

5．安排住宿

根据公司规定、领导个人的爱好和习惯来决定住宿酒店，如安排单人间还是标准间，安排三星级还是五星级酒店，安排交通方便的市区还是风景宜人的郊区等。

如果出差的地方有分公司或部门的话，则可以由他们安排住宿。

6．制定详细旅行日程表

内容主要包括日期、时间、地点、交通工具和备注等。

1）日期

指某年、某月、某日、星期几。

2）时间

一是指旅行出发、返回时间，包括因商务活动须要到两个或两个以上的国家或地区的抵离时间和中转时间；二是指旅行过程中各项活动或工作需要的时间；三是指旅行期间就餐、休息的时间。

3）地点

一是指旅行抵达的目的地（包括中转的地点），目的地的名称既可以详写，即哪个国家、哪个地区、哪个公司，也可以略写，即直接写到达的公司名称；二是指旅行过程中开展的各项活动或工作的地点；三是指食宿地点。

4）交通工具

一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动使用的交通工具。

为了预防意外，在日程表上要注明其他交通工具，如飞机起飞、轮船起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。

5）具体事项

一是指商务活动具体安排，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。

6）备注

记载提醒领导注意的事项，诸如休息时间，飞机起飞的时间，或需要中转时转机机场的名称、时间，或者某国家为旅客提供了特殊服务，或者展开活动、就餐时要注意携带哪些有关文件契约，应该遵守对方民族习惯的注意事项等。

7．制定差旅计划应注意的事项

（1）日程表尽量详细、有条理，按时间顺序排列，做到一目了然。

（2）编排计划时，在时间一栏中必须考虑时差的变化，买机票（车票、船票）时也要注意时差；旅行行程工作计划表制作要清楚离开和到达的时间都应以当地时间为准。

（3）拟定几个旅行方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案。

（4）时间的安排上要留有余地，日程不能太紧凑，影响领导休息，也不能让领导闲得无聊、浪费时间。如有观光计划可安排在空闲时间。

（5）商务旅行日程表安排好后应多复印几份，给领导、单位负责日常工作的有关人员各送一份，如需要还要给领导家属一份。

二、与接待方联系

与对方的秘书联系，把活动的时间和地点约好，商议具体细节。

三、准备旅行物品

把领导随身携带的物品按公与私分别列清单，并复印一份给领导，以便临行前一一核对物品。

领导出差一般要随身携带的物品：身份证、名片、手机、活动日程表、通讯录、单位信笺、信封、签字笔、地图、照相机、笔记本电脑、换洗衣物、洗漱用具、药品、出差经费等。最重要的是要将领导出差所需要的文件资料分别装在档案袋内，进行编号，方便领导查找。同时，为领导准备记账单和票据夹也是必须的。

四、出差前的工作安排

为保证出差期间单位工作的正常运转，领导要对自己的工作进行授权或交代。领导的授权书要在领导出差前一天以复印件或电子邮件的形式发给有关部门和人员。

实训演练

一、训练目标

（1）能够为领导预订机票和宾馆。

（2）与出差地接待方联系、协调。

（3）细心周到地为领导准备出行物品。

（4）能够制定商务旅行日程表。

二、知识要求

（1）掌握订机票和宾馆的一般方法。

（2）掌握与上司出差地接待方联系的一般方法。

（3）熟悉商务旅行日程表的制定方法。

三、训练要求

（1）差旅计划表要求详细具体、条理性强。

（2）与接待方商议具体细节。

（3）随行物品的准备要少而精，进行简单分类，列清单。

四、操作说明

（1）利用4学时，分小组进行。结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。

（2）本实训可选择在模拟办公室或教室等场所进行，每个同学最好能按照实训内容设计演练的台词，并给本小组成员分派角色。

（3）训练前布置学生复习出差准备工作的有关知识与要求，明确工作思路，分工合作完成训练任务。

五、操作提示

这项训练中，学生按照实际情况演练，涉及的工作内容比较复杂，对学生能力的提高能够起到很好的促进作用。

六、任务描述

（1）在总经理办公室，李总：“小王，我计划下周一到周三去合肥出一趟差，实地考察一下公司在那里设分部的可能性。你先草拟一份我这次商务旅行的计划。”

（2）上午十点半，公司负责市场的副总裁从会议室出来后对秘书小于说，他明天下午要去广东拜访客户，时间是3天。他让小于帮他订明天下午4点至6点之间的飞机，并帮他订好宾馆。与他同行的还有市场部经理、销售部经理及一名研发部工程师。按公司规定，只有副总裁有资格坐头等舱。于是小于马上在网上订了机票和宾馆。

（3）公司副总裁一行4人将于明天下午乘坐5：20的飞机去广东，秘书小于为他们在东方大酒店订了一个套间和两个标准间。订好机票和宾馆后，小于给广东接待方的总裁办公室发了一份传真，告知副总裁一行的到达时间、预定的宾馆和行程安排。随后又给对方总裁办公室的秘书打电话，请她安排人员接机，并对副总裁在广东的行程进行了落实。

（4）副总裁要到广东出差3天，主要目的是通过广东的客户建立公司在意大利的销售渠道，把公司产品打入意大利市场。之后，副总裁还要去深圳。秘书小于为副总裁准备出差材料及物品。