领导外出期间的工作处理

任务2　领导外出期间的工作处理

学习目标

学习领导外出期间秘书对文件及来电的处理方法，能够在领导出差期间保持单位或部门的正常工作秩序。

任务描述

公司副总裁到广东出差去了，虽然领导不在，但是每天的信件和电话一点儿也没减少。作为公司副总裁秘书的小于该如何处理这些来信和来电呢？

工作处理

一、来信的处理

领导出差期间，秘书应准备好一个专用的文件夹，把领导出差期间的来信、留言条等予以保管，也可以用一个待阅文件夹，按日期顺序保管好领导出差期间收到的文件和信件。如果是一些紧急的信件，秘书应用快递的方式给领导寄去，并电话告知领导。具体事项按领导指示办理。

二、来电的处理

在领导出差期间，凡是找领导的来电，秘书都要做好电话记录，对已授权的事项可以向相关领导汇报，比较重要的事情要及时电话联系领导本人进行汇报，按领导指示办理相关工作。

相关知识

（1）及时整理收到的信件和资料。应按轻、重、缓、急分类，相关授权事项及时转告被授权人。重要情况、紧急情况，应随时与领导本人取得联系。

①处理来电。

在领导出差期间，如果有找领导的电话，秘书要把来电的时间和内容记录下来，如果情况比较紧急，直接打领导手机汇报，如果事情不急，等领导回来上班后再汇报。

②处理信件。

将领导出差期间的来信和资料按日期、时间顺序保管好。如果是紧急的信件，秘书应用快递方式给领导寄去，在信封上要写上“亲启”等字样，并电话告知领导。如领导没有特别交代，一般只寄复印件，原件留在单位保存。

（2）抓紧时间将未完成的工作做完。领导回来后，将会带回更多工作任务，所以要利用领导不在、相对空闲的时间尽快处理完手头工作。

（3）将领导和自己的办公室、办公桌进行整理，使领导回来后有焕然一新的感觉。

（4）检查办公设备，及时更换、补充办公用品。

（5）与领导随时保持联络，既作必要的情况通报，又可以及时获得帮助和支持。最好能与领导约定每天在一个固定的时间通电话，向他汇报单位的工作。

为便于当有突发事件发生时能够及时联系领导，要对领导的行程进行跟踪，但不要随便向人透露领导行踪。

实训演练

一、训练目标

能够处理领导出差期间的信件和电话等工作内容，保证领导出差期间公司工作的有序性。

二、知识要求

掌握领导出差期间信件、资料的保存方法和处理办法。

三、训练要求

对待信件和来电要细心甄辨，即使不是紧急情况也要记录、保存，不能有所遗漏。

四、操作说明

（1）利用2学时，分小组进行。结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。

（2）本实训可选择在模拟办公室或教室等场所进行，每个同学最好能按照实训内容设计演练的台词，并给本小组成员分派角色。

（3）训练前布置学生复习对信件及电话或其他工作事务处理的有关知识与要求。

五、操作提示

这项训练中，学生要按照实际情况演练，对学生能力的提高起到锻炼和促进作用。

六、任务描述

某食品机械厂赵厂长于11月20日到邻市一食品加工厂谈合作事宜，预计下午5点后才能回来，上午10：20秘书小张收到一封信，邀请赵厂长参加11月30日的研讨会。在上午11：10时小张又接到一个电话说，下午3点左右另外一个有合作意向的食品加工厂的厂长在副市长的陪同下要来参观工厂。小张该怎么处理？