出境差旅工作

任务3　出境差旅工作

学习目标

了解办理出国旅行手续的内容和程序，熟悉要为领导国外出差而进行的准备工作。

任务描述

公司总经理李寿两个月后要去法国考察市场，给秘书小王提供了一些基本信息后要求小王为其办理手续并做好相关准备。

工作处理

一、任务分析

拟写国外出差的差旅日程表与国内差旅日程表的区别不大，关键是要了解出国商务旅行的手续及要做的准备。

二、了解出国商务旅行的手续

（1）撰写出国申请：包括事由、路线（所在国名）、日程安排、人数等，并附有关说明。

（2）办理护照：携带相关证件和照片去公安机关或有关机构，填写有关卡片和申请表，仔细检查护照并签字。

（3）办理签证：交护照并填签证表；检查签证；办理《国际预防接种证书》（即“黄皮书”、“健康证书”），凭护照和签证到当地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种后领取黄皮书，并仔细检查一遍。

（4）办理出境登记卡：凭护照、户口簿、居民身份证办理。

（5）订购机票：须出示护照并仔细查对机票。

（6）办理保险：通过代理人直接由保险公司安排。

（7）出行前准备：编制旅行方案；了解外汇信息，办理兑换；随身物品；相关文件；相关证件；了解所去国背景资料。

（8）出入境：边防检查、海关检查、安全检查、健康检查等。

相关知识

一、办理出国申请

办理出国旅行手续的内容和程序。主要有七项：递呈出国申请书、办理护照、申请签证、办理健康证书、办理出境登记卡、订购机票、办理保险等。

1．撰写出国申请

（1）出国事由；

（2）出国路线（外国公司所在国名称）；

（3）出国日程安排，包括出国时间，在国外活动时间、地点，回国时间等；

（4）出国组团的人数。

申请文书后面要附出国人员名单和外国公司所发的邀请函（副单），出国人员名单要写清姓名、年龄、性别、职务、职称等内容。

2．办理护照

（1）携带主管部门的出国任务批件，出国人员政审批件，所去国有关公司的邀请书，2寸正面免冠半身相片等。

（2）国家公务人员因公出国人员的护照，应到外交部或其授权的机关办理；非国家公务人员和因私出国人员的护照，由公安部授权的机关办理。

（3）认真填写有关卡片和申请表。

（4）拿到护照后，应检查姓名、出生年月、地点是否填写正确，并在签字栏上签名。

3．办理签证

（1）因私持普通护照出入国境的中国公民必须办理有关的签证。

（2）因公出国的人员前往国家的签证可到前往国驻我国大使馆或领事馆，直接联系申办签证；或是委托权威的可靠的签证代办机构代办；也可以委托前往国家洽商的公司到前往有关国家的使领馆办理。

（3）办理签证要交上护照并填写一份签证表。

（4）取得签证后，检查签证的有效期及是否签字盖章。

4．办理《国际预防接种证书》

（1）出国人员在办理了有效护照和签证后，应持单位介绍信到所在地的卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种，并领取黄皮书。

（2）拿到黄皮书后，应该进行认真查验。查验内容：填写的内容是否符合本人情况（姓名、出生日期和性别），医生的签字、检疫机关的盖章是否清晰，应该接种的项目是否填写。

5．办理出境登记卡

在办妥了上述各项手续后，秘书携带出国人员的护照、户口本、居民身份证办理临时出国登记手续。

6．订购机票（船票、车票）

（1）可在国内各航空公司及其售票代理点办理购票手续，也可在外国航空公司驻我国的办事处购买。

（2）购买国际机票须要出示护照。

（3）拿到机票后必须对票面查验。查验的程序：查验姓名的拼音是否与本人护照或其他有效证件中的拼音相符；全部航程的每次航班是否都有乘机联，每一联的黑粗线框内是否与原旅行计划相一致；每次航班起飞和降落的时间，机场名称；是否在定座栏内填好“OK”；是否有涂改或填写不清楚的地方，是否盖有公章。

如果所到之处对方有接待，这时候就可以发出通知，最好以书面形式通知。内容包括航班，航船号，火车的车次，启程地点，到达机场、口岸或车站的名称和时间，前往的人数等。

7．办理保险

通过代理人直接由保险公司安排，使用于意外事故，如医疗及行李丢失等。

二、出行前的准备

（1）编制几种旅程方案，供上司选择；选定最佳方案后，将其打印成文。

（2）了解外汇信息，办理兑换外币。

（3）准备随身携带物品，包括服装、拖鞋、洗漱用品等。

（4）根据旅行目的，为上司准备必须携带的各种文件。同时，还要为上司提供有关国家的风土人情及各种礼节，使上司的商务活动顺利完成。

（5）检查相关的文件：护照、签证、黄皮书、机票、外语名片（且不可忘记）、外币以及其他必需的出国文件、证件等。

（6）收集所到国的背景资料。

在国际交往中，无论是出国考察或是商贸洽谈，都会遇到各种不同的情况。掌握所到国家和地区的文化、习俗、礼节等常识，可以使出访者在处事中，既能维护尊严，不卑不亢，又不失礼仪之邦的风范，以诚相待，以礼相待。

三、出入境手续1．边防检查

出入国境人员要填写出入境登记卡，交验护照，检查签证。边防人员确认无误，在护照内页盖上注明出境口岸和日期的验讫章。有的国家入境时就填好一式两份的出入境卡，入境时收走一份，另一份放在护照内等办理出境手续时再收走。

2．海关检查

填写海关申报单，包括姓名、性别、职业、国籍、护照号、发照日期、入境口岸、入境日期、逗留地址、行李件数及所带物品的数量。大多数申报单还要求填写外币旅行支票、信用卡的数量等。

然后将所带行李连同申报单一起到海关处，由海关人员根据申报单进行检查。

3．安全检查

主要禁止携带武器、凶器、爆炸物、剧毒物和液态物等。所以在准备行李、礼品时应避免携带违规违禁物品，以减少不必要的麻烦。

4．健康检疫

即交验黄皮书，对未接种的旅客会采取隔离、强制接种等措施。

实训演练

一、训练目标

能够办理出国差旅手续。

二、知识要求

熟悉办理出国旅行手续的内容和程序。

三、训练要求

在为国外出差做准备时，熟悉申请出国的所有程序，做好细致的准备工作。

四、操作说明（1）利用2学时，分小组进行。结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。（2）训练前布置学生复习境外差旅的有关知识，明确工作思路和内容，分工合作完成训练任务。

五、操作提示

这项训练中，学生要按照实际情况演练，对学生能力的提高起到锻炼作用。

六、任务描述

某省政府接到利物浦市邀请函，经研究决定副省长一行12人于10月份前往利物浦考察项目。省政府办公室秘书王明负责这次领导出国考察的准备工作，他该做些什么？