时间管理方法

任务1　时间管理方法

学习目标

树立正确的时间观念，掌握科学的时间管理方法。

任务描述

刘一大学毕业后应聘到一家小型私企，她一向勤奋也肯吃苦，工作上非常努力。但她每天都手忙脚乱，到很晚才能休息，一堆一堆的事情似乎永远也做不完。这令她感到前所未有的疲惫。

周末加班后，她在MSN上向自己的一个在外企同样做秘书的同学赵玉诉说自己这一段时期的状态。赵玉说：“其实主要是时间没利用好。这样吧，你把你下一周要做的事都列出来，我们一块儿安排一下。”

刘一决心要把自己的整个状态扭转过来。回到家中，便把堆积着的事情全部列出，并做了一个安排发给了赵玉。

下一周的5天中她要做的事情如下。

（1）有两张订货单上还有细节问题，须要沟通后厂子才能继续生产。

（2）下周该发员工的工资了，95个工人的工资单还没核对，大概需要4个小时。

（3）眼镜框不小心压歪，还勉强能戴，但看东西很别扭。

（4）一直没回家，有一个多月没和父母联系了。

（5）明天上午9点到11点是公司例会。

（6）周三晚上恋人出差回来，定好晚上在住所为其接风，但吃的用的东西都还没有准备。

（7）每月一期的公司简报还差一点儿，要在周五之前完成，大概需要2个小时。

（8）朋友推荐了一份兼职，需要在周三或周四晚上七点之前去面试，估计要花1个小时。

（9）上司负责的一个工地项目要在明天下午6点钟开一个临时会议，需要参加。

（10）一位很久没联系的朋友正好得了两张音乐会的票，周二或周三晚上的，邀请自己一起去听，7点开始，全场需要一个半小时。

（11）下周六要参加会计考试，至少需要用13个小时突击一下，只能利用业余时间。

（12）上司留下一张便条，要自己尽快与他见面。

（13）明晚有个公司聚餐。

（14）有个广州客户周一下午4点钟到，须要去机场迎接，并为其安排食宿。

（15）明晚有个自己特别想看的电视节目，8点到9点半。

（16）上司周五出差，须要为其买好飞机票。

（17）住所的一个房间里的顶灯坏了。

（18）身上的钱不多了，须要取钱。

（19）上司出差须要随身携带一份发言稿，完成这份发言稿大概需要2个小时。

（20）会计周三前要到银行办理一笔支付款项。因工作需要，要求本人陪同前去，最近的银行来去也要1小时。

注：每天上班时间为8—12点，13～18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）

工作处理

一、任务分析

这是一项考查时间管理能力的任务。作为一名秘书，每天所面临的事情比一般人要更为复杂。如何取舍，如何将所有要做的事情都安排得井井有条，如何能够从容不迫地应对工作中常有的突发事件，是一件需要秘书人员认真思考不能随意而行的事。

二、形成方案

刘一将所有要做的事情一一列出后，按自己的习惯大致排了个顺序发给了赵玉。赵玉给她介绍了ABCD时间管理方法后，先让她用这个方法再重新排一下顺序。然后，又发给她一个表格（见表10－1），请她将内容填入表格。经过赵玉的指点，刘一最后形成了自己的周时间安排表（见表10－2）。

表10－1　周时间安排表

三、督促实施

周计划表安排出来以后，刘一参照计划行事，目标明确，效率自然提高，事情虽多，但不再漫无头绪，有意外情形发生时，因心里“有谱儿”也能镇定、灵活地处理，一周时间过得有条不紊，而且完成的工作也比以前更多、更好，精神上也感觉轻松了许多。

相关知识

所谓时间管理，就是指在同样的时间消耗下，为提高时间利用率和有效性，选择一切可以利用的科学方法和手段，进行的一系列的时间分配工作。

1．树立正确的时间管理观念

1）时间是一种宝贵的资源

在所有的支出中，浪费时间是最奢侈和代价最昂贵的。时间的价值是用效果来衡量的，它取决于在有限时间内取得的成果。柬埔寨民谚说：“时间像弹簧，可以缩短也可以拉长。”有效地对时间进行管理，可以让分分秒秒都发挥出最大的效益。

2）明确目标是时间管理的关键

西方谚语说：“一个跛脚但方向正确的人，可以赶超一个健步如飞却误入歧途的人。”明确目标比提高效率更重要。明确了目标就可以明确在哪些地方可以有权使用时间，在什么地方无权滥用，从而能正确把握时间。明确目标还可以提高效率，为自己要做的事订下一个期限，会自然生出一些压力和动力，全心全意去执行，就能大大提高办事的效率。

3）运用科学方法合理规划时间

管理时间一定要讲究科学的方法，如“ABCD时间管理法”、“80／20法则”等，不能手忙脚乱，劳而无功。

4）有效控制时间规划的执行

人的心理很微妙，一旦知道时间很充足，注意力就会下降，效率也会跟着降低，所以明确时间规划的目标，严格地限制时间，这样反而能使精力集中，更快地解决问题。

5）评估时间管理状况

不时评估自己的时间管理状况，反思不足和缺点，以对时间进行更好的管理。

2．时间管理的一般原则

1）把握精力最佳的时间

把最重要的任务安排在精力最充沛、最有效率的时间做，能收到事半功倍的效果。

2）把握最佳的时机

在完成某件事情的最佳时机内完成这件事情，就能收到最大效果，否则可能大大贬值或毫无意义。

3）80／20原则

80／20法则认为，重要的东西只占一小部分，只要集中处理占整体20%的重要的事务，就可以解决80%的问题。所以，要有意识地要求自己，把精力和时间，首先并主要用来处理那些最重要同时也是最困难的事情。

4）严格规定完成期限

巴金森在其所著的《巴金森法则》中说道：“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”严格规定任务的完成期限，能够使你产生紧迫感，会更迅速有效地完成任务。

5）保持时间利用的相对连续性

分析工作性质，重要、复杂的工作最好在大块时间完成，以免精力和思考被中断后还须要再重新集中。

6）使用“A·D”原则

A指Analog，意为“连续”；D指Digital，意为“分段、数位”，“A·D”法则是指每隔一段时间，要更换工作环境、工作方式或工作内容，以保持大脑新鲜感，提高工作效率。因为大脑细胞长时间接受一种信息刺激，会导致工作效率降低。如果穿插进行其他内容的活动，人体原有的兴奋区产生抑制点，在其他部位出现新的兴奋区，就会提高工作效率。

7）时间安排要有弹性

把任务安排在60%的工作时间里，留下40%的弹性时间去处理未纳入计划和不期而至的事情。

8）批次处理原则

一段时间处理同一性质的事，可多件累积到一定数量再处理，比如复印不紧急的文件等。

9）有效利用零碎时间

比如在等车或排队买票的时间里读份报纸或舒展一下四肢，在乘车时间里构思一份文件或闭目养神等。利用好琐碎时间并不难，但容易被人忽视，善于利用零碎时间，一时获益或许不大，但长期积累，差距就会产生。

图10－1　ABCD时间管理法

3．时间管理的方法

1）ABCD管理法

又叫四象限法。将待办事项按重要与紧急程度分为以下A、B、C、D四个等级（如图10－1），然后依次完成任务。重要性是指非常有助于达到目标，如果不能完成，后果将十分严重；紧迫性是指须要立刻行动起来去做。

A类：既重要又紧急。应全力以赴投入时间精力先完成。

B类：重要但不紧急。虽不需现在就做，但过一段时间，这类事务可能会升级为A类事务。此类工作宜集中精力专门处理。

C类：不重要但紧急。可设法尽快解决，但要考虑授权。

D类：既不重要也不紧急。这类事务如果完成固然好，它可能会让你有意外收获。但不完成也没有关系，也可以不把它们列入计划。

在以上的划分基础上，还可以将各个级别进一步细分，比如将A分为A1、A2、A3……当然，A1要比A2更重要一些，A2也比A3更重要一些，其他类事务也是如此。

另外，优先顺序排出后，在执行中有时还需灵活处理，比如A级事务要完成得需两个小时，而C级中有一些是请别人做的一些小事，那就应该在处理A级事务之前，先用几分钟的时间把这些小事分配出去，以使被分配的人相对有更多的时间去做。也就是说，有时有些紧急的事务虽不重要，但也可先处理。

2）制定时间计划表

将一段时间内须要做的事情具体制定成年度计划表、月计划表、周计划表或日志，有助于统观全局，有条不紊地完成工作。

3）适当转交

对于那些不需要自己去做的事务，或者有其他人比自己更能胜任的工作，可以根据工作性质和个人情况选择接受转交的人。转交时要清楚地交代任务，不时关注一下接受转交者的工作进程。

4）学会说“不”

秘书在社会交往中，经常会遇到许多社会组织、群体或个人有求于你的时候，这些需求多数情况下又是不能全部满足的。例如，朋友请你聚会，你却不得不加班；上司让你晚上加班，你却必须照顾身边无人照料的生病的孩子；邻居托你出差时捎带东西，你却因日程太紧，没有时间关照此类事情；外单位来你公司要求采购紧俏商品，而你公司确已无能为力；某公司代表的请求有违国家法规等。遇到这种情况，该怎么办呢？一概承诺？不可能，也办不到，如果都答应下来，最后只能落得个“言而无信”的坏名声。支支吾吾，不置可否？也不合适，对方会以为你不负责任，缺乏能力。

（1）保持简单回应。如果你要拒绝，要坚决而直接。一种方式，可使用短语，如“感谢你看得起我，但现在不方便”或“对不起，我不能帮忙”。另一种方式，尝试用你的身体语言强调“不”，对此类事情不需过分道歉。记住，你不需允许才能拒绝。

（2）给自己一些时间。打破“是”的循环观念，多给自己一些时间思考，不要急于回答。在空闲时考虑，你会更有信心地拒绝。

（3）区分拒绝与排斥。你说“不”是拒绝请求，而不是排斥这个人。通常人们都会明白，你有拒绝的权利，就像是他们有权利要求帮助。

（4）不要为拒绝他人感到愧疚。

（5）做回自己。要明确什么是你真正想要的，更好地认识自己才能让自己更加自信。

4．时间管理的电子工具

时间管理常用的工具有备忘录、待办文件夹、商务通、布告板等，现在还多采用各种时间管理软件，以下是几款在线的时间管理软件。

Backpack　是一个简单的网络服务，具有日历和提醒功能，可把想做的事情做成一个清单发送电子邮件或通知到手机上，时间可以自己来定。当然，也可以把任务计划发给同事或朋友与他们一起共享。

Scheduler　可以帮助用户建立日程并进行跟踪，还可以通过E－mail及MSN（微软网络服务）的方式提醒用户即将到来的日程。Scheduler还提供了完整的计划制订、跟踪和回顾的机制，帮助用户制订计划并分解长期的目标将之转化成日程。

RescueTime　能准确地判断你在电脑上的各项操作花费了多少时间，不用录入数据，就可以收集你的事务数，并有迅速而即时的数据分析。例如，在Word输入和排版上用了多少时间，在浏览网页上用了多少时间等；通过每日或每周对你完成任务的情况作出总结。

GTD（Getting　Things　Done）　它不仅可以帮你安排好时间从而提高你个人的工作效率，还可以和你的客户和同事协作一同完成项目。它提供了一种通过协同工作而从大规模项目运作中解脱出来的办法。

实训演练

一、训练目标

掌握时间管理的原则和方法。

二、知识要求

（1）掌握轻重缓急事项的区分。

（2）学会使用ABCD时间管理法。

三、训练要求

（1）明确工作事务的处理重心和要求，准确判断重要及紧急程度。

（2）合理使用时间管理方法。

四、操作说明

（1）利用2学时，分小组进行，结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。（2）训练前布置学生复习时间管理工作的有关知识，明确工作思路，分工合作完成训练任务。

五、操作提示

本次训练主要针对办公室工作中常态性的事务性工作，把它视为自己工作的一部分，因此工作的处理要充分考虑现实中的后果。

六、任务描述

1．假设你午饭后回到办公室，你计划着下午的日程。有两项工作要做。第一项是处理一大堆琐碎又重要的事，如口述信件、查看日常事务备忘并处理它们，给某人打电话或是查看疑难问题。另外一项是关于一个重要而富有挑战性的技术问题。这个问题需要你和他人一起分析、讨论并解决。对于这个问题你非常有把握，因为它刚好属于你特长的领域。

你有两个助手，他们都能做好第二项工作，原则上你可以让他们中的任何一个去完成，而琐事只能你自己处理。并且你只有完成这两项工作中一项的时间。你面临的问题是决定先做哪项工作。

请从下列选项做出自己的选择，并分析原因。

A．选择先处理技术问题，希望稍后能挤出时间来处理那堆琐事。

B．选择先处理那堆琐事，让自己的一个助手来解决那个重要的、有挑战性的技术问题。

C．把那堆琐事按照是否要自己亲自处理划分出来。自己集中精力处理需要自己处理的琐事，另一部分由自己的一个助手处理；另一个助手来解决那个重要的富有挑战性的技术问题。

2．小张觉得自己快要累垮了！在公司担任程序设计师的他，工作非常出色，可谓前程无限。作为部门中唯一的单身汉，每逢加班赶工的紧急时刻，大家总会想起他。部门领导或同事遇到急事也总会找他帮忙，他也乐此不疲。小张觉得做人本来就该互相帮助，能帮就帮吧。渐渐地，每个人都习惯了找他帮忙，他也一概来者不拒。

然而最近一段时间，小张感到自己胃部经常疼痛，而长期的熬夜赶工，也让自己分内的工作质量大打折扣，压力感倍增。这天下午，又一个同事过来，要小张帮忙分担一些工作。小张觉得自己实在累得快喘不过气来了，想说“不”，却又开不了口。

他这样下去如何是好呢？