信息系统项目监理的程序

第四节　信息系统项目监理的程序

不同行业的监理程序有区别，同行业不同规模项目的监理程序也不尽相同，信息系统工程监理的通用监理程序如下。

一、接受项目监理招标或委托监理函

根据信息产业部发布的《信息系统工程监理暂行规定》第十一条：“信息系统工程监理业务可以由业主单位直接委托监理单位承担，也可以采用招标方式选择监理单位。”所以，信息系统工程监理可以通过招、投标方式，也可不经招、投标而直接接受委托。

二、编制项目监理投标文件及项目监理大纲

监理单位通过项目监理大纲向项目业主单位阐明为实现业主的项目建设目标将采取的监理工作内容，同时又真实地表达监理单位取得的重要工作业绩和为完成该项目监理所具备的优势，以取得该项目的监理任务。

三、签订项目监理合同，组建项目监理机构

只有签订项目监理合同并生效后，监理单位才正式与项目业主单位建立监理项目的委托与授权关系。

由监理单位组建派出的项目监理机构及其组成人员，代表监理单位负责履行监理合同。

四、编制项目监理规划和监理实施细则

监理单位根据项目承建单位的设计和实施方案，按照监理合同约定的监理目标编制监理计划和监理实施细则。

监理规划包含了监理的工作范围；监理的工作内容（按项目建设的过程分阶段编制）；监理的方法、程序及质量控制、进度控制、投资控制、合同管理、信息管理和组织协调等方面的监理措施。

监理规划还包括了项目监理机构的组织、人员、监理工作制度及监理设施等内容。

监理规划须取得业主单位的协商认可。

监理规划可作为业主单位考核监理工作的依据。

信息系统工程项目涉及的专业广，为使监理工作更具操作性，根据各专业的特点，视复杂程度和实际监理工作的需要编制监理实施细则。

监理实施细则往往涉及知识产权的问题。监理实施细则是否交业主单位，应按监理合同约定执行，一般可不交业主单位。

五、分阶段按程序实施项目监理

1．首次工程例会及签发开工令

首次工程例会是一个重要的里程碑，是影响项目建设和监理实施成败的一个开端。监理的实践证明，监理工作取得业主单位的支持是监理工作成功的重要因素。监理机构在项目监理工作中所具备的职责和权利是由业主单位委托和授权的。同样，让项目承建单位了解监理工作，配合监理的实施也是非常重要的。监理机构和承建单位在项目建设过程中是平等的双方，不存在领导和被领导的关系。为此，在首次工程例会上，监理应向项目业主单位、承建单位和其他与会的项目建设相关单位充分阐明监理工作的主要内容，使监理工作在项目的开始就按监理规划实施，实现项目目标。

监理机构提交的主要内容如下：

（1）监理质量控制程序、相关文档、表格及说明。

（2）监理进度控制程序、相关文档、表格及说明。

（3）监理投资控制程序、相关文档、表格及说明。

（4）工程变更控制程序、相关文档、表格及说明。

（5）索赔控制程序、相关文档、表格及说明。

（6）质量事故与安全事故报告程序、相关文档、表格及说明。

（7）监理例会的周期及会议纪要。

（8）函件等信息传递流程及相关规定。

（9）统一项目信息的编码等等。

鉴于首次工程例会的重要性及内容丰富，一般可先期召开预备会议，将首次工程例会的问题事先予以协调。

签发开工令：由项目承建单位提供的开工准备资料、业主单位提供的项目建设资源准备，经监理审核合格后，工程项目3方签署开工令。

信息系统工程项目组成复杂，通常包含众多的分系统工程。为此，信息系统工程项目的开工令也可按各个分系统工程分别签发。

2．项目建设过程中监理的质量控制

在项目建设的不同阶段，监理的质量控制的内容不尽相同，通用的质量控制有：

（1）审核本阶段工程设计及工程实施方案。

（2）承建单位及其人员资质审查（含质量管理体系ISO认证）。

（3）针对工程设计及工程实施方案，设置质量控制点及质量控制点的分类。

（4）确定不同类别质量控制点的控制程序及方法。

（5）审核验收结果，提出质量评估报告。

3．项目建设过程中监理的进度控制

（1）依据批准的工程项目实施方案确定项目的进度目标。

（2）将工程项目的全过程内容划分为便于控制和识别的“工作”系列。

这里所说的“工作”是指按照一项计划任务进度需要的详细程度划分而成的一个消耗时间或者也消耗资源的子项目、子任务。它是从一项计划安排来看不需要再做分解的工作任务单元。项目工作任务分解的结果是得出一系列的工作。在有些场合工作也称为活动、作业或工序。

项目任务分解到何种程度即为工作，取决于计划应用的目的、涉及的范围和管理的层次。计划的范围大，管理的层次高，则任务的划分相对较粗；反之，任务划分较细。

（3）编制工作一览表。工作一览表汇集了一项计划所包含的各个工作的基本信息，据此即可安排项目的进度计划。工作一览表的内容必须与项目管理的实际相结合。为此，编制项目工作一览表时需要做周密的调查研究，注意吸收规划、设计、工程现场等方面管理人员、技术人员和操作者的知识和经验，力求使任务的划分适当、内容完整、边界清楚，工作之间的逻辑关系正确。对工作所需要的时间及各种资源估计准确，这是编制高质量进度计划的基础。表5 1是一个某网络建设项目简化了的工作一览表，该表说明了项目工作一览表的基本构成。简单的工作一览表包括工作代号、工作内容、工作所需时间和紧前工作4项内容，其含义如下。

工作代号：作为工作的简称，用来简明地标出工作。

工作内容：简要地指出工作所包含的内容。

所需时间：表明完成该项工作所需要的时间。

紧前工作：该项工作开始之前，紧接在该工作之前必须完成的工作。

表5 1 某网络建设项目工作一览

（4）根据工作一览表绘制工程进度横道图——甘特图。对项目进度计划传统的形象表示方法是绘制横道图。图5 1是表5 1所示项目的横道图。该图中有一个横向的时间坐标，计划中的每项工作用沿时间坐标延伸的横条表示。横条的长度相当于工作的持续时间，横条相对于时间坐标的位置，其左端对应于工作的开始时间，其右端对应于工作的完成时间。

可见，横道图可以形象地标明项目所包含的各项工作，以及对这些工作的时间安排。横道图可以给项目管理提供一些宝贵的信息和便利，特别适合于项目实施现场的计划管理。

（5）绘制工程进度网络图，确定工程进度关键路径。跟踪工程动态进度，正确调控关键路径可能发生的变更。应用网络模型发展起来的网络计划技术为项目进度管理提供了新的有效手段，它克服了横道图所存在的一些不足，使项目计划制订、进度安排和实施控制提高到一个新的水平，在技术先进国家中得到大力推广，是管理数量化方法中得到最广泛应用的方法之一。网络计划技术的主要特点是：

●可以明确地表达项目中各工作之间复杂的工艺顺序和组织顺序，确定工作之间的逻辑关系，对项目作出系统整体的描述。

●便于通过分析、计算，找出影响全局的关键工作和由一系列工作构成的一条或数条关键路线。

●对同一个项目可以方便地作出多个进度安排方案。

●根据情况变化可以灵活地调整进度安排。

●能够综合地反映项目进度、费用以及各种资源需求的关系，从而可以对项目进行统筹的计划与管理。

●便于实现计算机管理，进行项目计划优化、控制与调整。

网络计划技术的基本原理是把一个项目中所要做的工作，按照各项工作之间的关系、实施中需要遵守的先后顺序，用网络图的形式表达出来，构成项目进度网络图。图5 2是表5 1所描述的某网络建设项目的计划网络图。通过简单的分析计算，可以得出正常工作速度下项目的最短工期；找出可能影响工期的关键工作；计算出各项工作的开始和完成时间，各项非关键工作的富裕时间。在原来计划方案的基础上还可以进行计划优化，例如，通过赶工措施缩短工期；均衡对资源的需求；在资源限制的条件下寻找最短工期；在综合考察项目直接费用与间接费用的基础上确定最低费用、工期。在计划实施的过程中，根据项目的进展和情况的变化，可以重新计算并及时对计划进行调整和优化。网络计划技术也是项目投资控制的有效工具。

网络计划技术的许多良好功能又是进度表和横道图所无法替代的。项目计划计算机管理系统正是采用了这样的方案，即将网络计划技术用于项目计划的建立、

图5 2 某网络设备项目的网络图

优化、调整与控制，而以进度表或横道图作为前者所得结果的表现手段，这对于在工作现场的使用具有特别重要的意义。

4．项目建设过程中监理的投资控制

监理的投资控制涉及的内容丰富，根据我国当前国情及实际可能，目前监理的投资控制仅局限于“对费用的拨付提出建议……”（详见国家质量监督检验检疫总局、国家发展计划委员会、国家经济贸易委员会联合发布的［2001］174号文第十五条）。

5．项目建设过程中监理的工程变更控制

工程的任何变更都可能引起项目进度、投资或质量的变化，也就是可能引起项目目标的偏离。为此，监理单位应按照委托监理合同的约定严格控制和处理工程变更：任何变更必须由变更方提交申请；监理方审核变更，并对变更可能引起的项目目标变化提出监理预控意见；任何变更应经业主单位认可，并协助业主单位与承建单位签订工程变更的补充协议。

6．项目建设过程中监理对索赔的控制

在项目建设过程中，项目业主单位与项目承建单位都可能发生索赔与反索赔。索赔一般属于监理的合同管理范围，应以工程项目建设合同作为处理索赔的依据。

监理应对索赔申请提出审核意见：

●索赔事件发生的合同责任。

●由于事件的发生，工程成本及其他费用的变化和分析。

●索赔事件发生后，承建单位是否采取了减少损失的措施。承建单位报送的索赔额中是否包含了让索赔事件任意发展而造成的损失额。

7．项目建设过程中监理对质量安全事故的控制

根据信息系统工程的特点，安全事故还包含网络安全和信息安全事故。任何事故的发生必须由事故发生方提交事故报告。

监理重点审核：事故的原因是否追查清楚；评估事故对工程的影响；事故处理的方案和措施是否合理；事故处理结果的复核及归档。

8．监理例会

监理例会是监理机构实施定期协调、控制、总结的重要形式。

监理例会的周期一般定为一周（如遇突发重要事件，可临时召开专题会议）。

监理例会由项目总监理工程师主持，其主要内容有：

●检查上次例会议定事项的落实，分析未完事项原因。

●检查分析项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施。

●检查分析项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施。

●检查、核定工程款支付情况。

监理例会后必须形成会议纪要，并由与会各方负责人签署会议纪要，以作备案。

9．信息传递流程的制订

工程项目每天都将产生大量的信息，特别是信息系统工程项目。项目建设中产生的信息是监理机构实施监督控制的基础，是监理决策的依据，是监理对项目进行协调的媒介。由于信息的错误传递、信息传递的不及时而使工程项目失控蒙受损失的事件时有发生。为此，从项目建设开始，就应由监理协调并规定各类信息的传递流程。

10．信息的编码及统一

为便于信息的管理、识别及处理（特别是计算机的信息处理）应由监理机构协调信息的编码及分类。

特别应注意工程项目各方信息编码的统一，避免造成工程各方相互之间信息的混乱。

11．签发工程暂停令及复工报审

当项目建设进程中发生下列情况时，总监理工程师可签发工程暂停令：

●项目业主单位要求停工，总监理工程师也认为必须暂停工程实施的。

●发生了必须暂停施工的紧急事件；出现安全隐患而必须停工以及为确保工程质量需要停工处理。

●承建单位未经许可擅自施工，或拒绝项目监理机构管理。

总监理工程师应尽快按照合同的约定处理因工程暂停引起的工期、费用等有关问题。

总监理工程师应及时处理停工后的复工并备案。

12．签发监理工程师通知单

在项目建设过程中，项目监理机构按监理合同授予的权限，对项目承建单位需发出的各种指令或要求应签发监理工程师通知单。工程现场发生的指令或要求也应填报监理工程师通知单予以确认。

例如，监理机构应××××公司提供的UPS故障排除未能按承诺兑现发出的监理工程师通知单。

六、工程项目验收及试运行阶段的监理程序和工程内容

本阶段监理的工作主要有4个部分：

●组织项目的预验收。

●审核试运行报告。

●编写质量评估报告。

●参与业主单位的竣工验收及剩余工程、缺陷工程的处理。

1．组织项目的预验收

在项目（或项目分系统工程）达到验收条件后，由承建单位提出预验收申请报验单。

监理机构审核承建单位的自审、自查、自评结果以及竣工资料；对项目质量情况进行全面复查，对检查出的问题跟踪承建单位的整改。预验收合格，由总监理工程师签署预验收报验单。

2．审核试运行报告

监理机构应审核承建单位提交的试运行计划，既要保证有效的试运行周期，又要保证项目进度。监理机构应对关键部分的试运行进行现场监督和检查。

试运行结束，监理在认真审查试运行报告后签署监理意见。

3．编写质量评估报告

监理在项目预验收和试运行的基础上编写项目质量评估报告。质量评估报告应体现监理对工程质量的客观、公正、真实的评估。特别是结论性意见要有根有据，经得起时间的考验。

质量评估报告必须经总监理工程师和监理单位的技术负责人审核签字。

4．参与竣工验收

监理机构参与由项目业主单位组织的竣工验收；应审核并协调、统一验收依据（相关标准、规范及合同、设计文件、实施文件）；应提交相关的监理资料；应要求承建单位对验收中提出的问题及时整改；工程质量符合要求的，由总监理工程师验收各方签署竣工验收报告；对于剩余工程、缺陷工程，监理机构应审核承建单位的整改计划及措施，对修复工程验收合格后，应予签认。

监理机构应对质量缺陷原因进行调查分析并确定责任担保，同时对修复工程的费用签署工程款支付证书，并报承建单位。