系统的初始调查

第二节　系统的初始调查

根据系统要求，初始调查要决定问题的性质和范围，并分析该项目继续开发的可行性。例如，管理人员对工资系统提出了改进的要求，作为一个系统分析员，应该对这个系统要求进行初始调查；如果初始调查揭示了问题，那就应该提交一份报告给管理者，建议对工资系统进行下一步的工作。

信息系统的开发都是从用户提出要求开始的。对于这种开发要求是否具有可行性，以及原有信息系统是否真到了需要大规模投入开发的地步等等，都需要相关的管理人员和技术人员在系统投入开发之前认真地、慎重地考虑。在没做这些分析、考虑之前就进行系统开发的任何一项工作都是不明智的。

一、初始调查的目标

初始调查不是一个全面的数据收集活动，不需要定义所有的问题，也不必过多地考虑所有要解决问题的方法。初始调查的范围大致包括：用户需求的确定；现有企业的运行状况；管理方式和基础数据管理状况；现有信息系统的运行状况。

1．用户需求的确定

初始调查就是要从用户提出新系统开发的缘由，以及用户对新系统的要求入手，考察用户对新系统的需求，预期新系统要达到的目的。由于信息系统将涉及组织管理工作的各个方面，因此信息系统中所涉及的用户是指上上下下的各级管理人员。他们对新系统开发的需求状况；对新系统的期望目标；是否愿意花大力气参与和配合系统开发，特别是在新系统改革涉及用户业务范围和习惯做法时，用户是否有根据系统分析和整体优化的要求调整自己职权范围和工作习惯的心理准备；上级管理者有无参与开发工作，能否协调下一级管理部门业务和关系及愿望等等，这些都是初始调查中首先需要了解清楚的问题。

2．企业目前的运行状况

企业的运行状况主要是指：企业的性质、企业内部的组织结构、企业整体的生产过程、企业所在地的环境布局，如办公楼与生产部门的地理位置等（这是为以后处理各种模型之间的关系和网络分布做准备）、上级主管部门、横向协作部门、下设直属部门等等。这些都是与系统开发的可行性研究、系统开发初步建设方案以及下一步详细调查直接相关的，所以应该在初始调查中弄清楚。

除了以上这些基本的状况外，还有一点必须调查清楚的是企业近期预计发生变化的可能性。这些可能出现的变化有：企业兼并、产品转向、办公地点的迁移、周转环境变化等等。调查了解这些信息，可以为日后制订“以不变应万变”的应对措施打下基础。

3．管理方式和基础数据管理状况

现有企业的管理方式和基础数据管理状况是整个系统调查工作的重点，它与将要开发的系统密切相关。在初始调查阶段，只需要对这些做大致的了解，关注的重点是目前的状况对今后的系统开发能否提供有力的支持。进一步的深入研究和分析将在系统分析时再予以解决。

对管理方式的大致了解包括：企业整体管理状况的评估，组织职能机构与管理功能、重点部门的大致管理方式以及这些管理方式今后用计算机系统来辅助管理的可行性，可以预见得到的将要引发的管理方法以及这些新方法将会对新系统与管理带来的影响和新的要求等等。

此外，还必须调查相应的基础数据管理状况，如基础数据管理工作是否完善、相应的管理指标是否健全、统计方法和程序是否合理、用户对于新系统的期望值有无实际的数据支持（如果没有的话，让企业增设这些管理数据指标和统计方法是否具有可行性）等等。实际上，基础数据的管理工作不仅反映了企业的管理水平，而且也是实现信息系统和各种定量化管理的基础，如果这部分工作没有做好，即使建立起计算机信息系统，也会使系统束之高阁，无法发挥出计算机信息系统的运行效率，更无法实现当初建立信息系统的初衷。

4．现有信息系统的运行状况

计算机信息系统是一个人机结合的开发式系统。应该看到，它并不因计算机和网络等的应用而存在。因此，决定开发新的信息系统之前一定要了解现有系统（不论它是人工处理的，还是由计算机辅助人工处理的系统）的运行状况、特点、所存在的问题、可利用的信息资源、可利用的技术力量以及可利用的信息处理设备等等。这部分的调查是提出新系统开发设想方案以及论证这个方案在技术上是否具有可行性的原始资料。

二、初始调查的步骤

为了进行有效的初始调查，应该完成以下5个步骤。这几个步骤能够适用于各种规模的项目。

1．获得明确的授权

在开始初始调查之前，系统分析人员或调查人员应该从管理者处获得明确的授权。这主要是让各级管理人员知道系统分析员在系统开发中的角色。通常，第一步最好是让主要管理人员与信息系统人员进行一次面对面的交谈。这样可以向管理人员解释信息系统开发的项目，细述系统分析人员的职责，并征求他们有什么问题、意见和建议。

企业的一个系统项目可能使企业各方面的工作发生重大的改变。因此，企业中的员工对该系统项目的态度也会有很大的差异，甚至有人会从好奇到担心，再到反对。系统开发人员应该有这种思想准备，在初始调查中遇到一些抵制也是不足为奇的。

必须考虑员工的态度和反应。在初始调查时，系统分析员会与高级管理人员接触，他们也许不是系统的直接用户，但必须向他们解释或者说明系统潜在的利益，以寻求他们的合作和支持。

2．确认必要的信息

系统分析员应该准备一份所要获取的具体信息的清单。在初始调查阶段，系统分析员可根据需求清单，准备一个切实可行的活动进度表。在调查过程中，为了确认需要的信息，应以初始调查的目标为基础，即认识问题、定义项目范围和制约条件、确认收益、估计时间和成本和向管理者汇报。

3．寻找事实，收集所要求的信息

这一步可采用寻找事实的方法。在收集信息的过程中，用到的一些主要技术有：分析组织结构图、会谈、检查当前系统文档、观察当前的运行、进行用户调查。

（1）分析组织结构图。系统分析员应该获得组织结构图，以此理解企业各部门是如何运行各部门之间的工作的。因为在许多情况下，可能不知道分析中会涉及哪些部门，也不一定清楚各部门之间的结构关系，从而给确定需要会谈的人员带来一定的盲目性。

组织结构图经常可以从人力资源部门取得，如果没有，可以直接从部门工作人员处获取必要的信息，然后画出有关的图表。当得到组织结构图后，应该证实其正确性。

（2）会谈。在初始调查过程中，获得信息的另一个重要途径是会谈。会谈的目的及初始调查的目的都是为了发现现行系统中的问题，因此会谈既可以发现问题，又可以收集信息。同时，还能就系统开发向有关的管理人员做一些解释工作，以消除某些误会，为日后系统开发铺平道路。

在初始调查中，应该先与最高层的人员如董事长、总经理或主管会谈。一方面，使高层管理人员对系统有一个总体的、目标上的考虑，同时也使系统工作人员对企业的状况有一个全面的了解。在会谈中，系统分析员的主要任务是收集信息，因而应该提出一些主题鲜明而又有意义的问题，并注意倾听。如果有多个人参加，且谈论同一个主题，系统分析员可以为所有的与会者准备几个标准答案供其选择，这样可以有效地缩短会谈时间。当然也应该准备一些让与会者自由谈论的问题。有关会谈的技巧在后续的章节中还会进一步阐述。

（3）检查当前文档。虽然会谈是获取信息的一个重要的方法，但如果能够调阅到当前系统的文档资料，便可以获取许多更详细的信息。当然，文档资料不能过于陈旧，系统分析员应该和用户一起检查以确定从文档资料中所得到的信息是正确的、完整的。

（4）观察现行系统运行。收集信息也可在运行中观察当前系统。系统分析员可以看到员工是如何执行具体任务的；系统分析员可以跟踪从原始输入到最终输出结果的实际路径。除了观察运行，还可抽样调查一下系统的输入或输出，因为使用抽样技术可以帮助开发人员获得关于问题的有实质性、有价值的信息。

（5）调查用户。有时系统分析员需要少量的信息，但却需要从许多人处获得，在这种情况下，就应该做一次简短的调查，这样被调查者可以很快地完成并反馈给系统分析员。

4．分析信息，决定解决方案

在收集完上述步骤2所列的数据信息后，就要准备分析这些信息了。应根据成本和收益来确定解决方案，并拟定行动计划。在这个阶段，有几个可供选择的方案，如不需要采取什么行动，或更新系统，或改进系统，或增加用户培训等等。如果必须采取开发方案来解决问题，就要进入系统开发生命周期的下一个阶段——系统分析阶段。但进入下一个阶段之前，需要向管理层提交有关的报告，并得到许可。

5．将调查结果和建议提交给管理者

初始调查后，必须呈交一份初始调查报告给高级管理者或系统检查委员会。这份报告包括两大部分：一是系统分析员了解的情况及所存在的问题；二是系统分析员对初始调查所获得的信息资料进行分析后提出的解决问题的办法或是建议。