管理者对待环境的方法

第三节　管理者对待环境的方法

从以上对管理环境的论述中可以看到，环境对管理有着重大的影响。外部环境决定了一个组织可以做什么和不可以做什么，一方面限制了管理者的行动自由，另一方面又扩大了他们寻求外来资源与支持的机会。内部环境决定了该组织中的管理者能够做什么、可以怎么做以及做到何种程度等。在内外部环境允许的范围内，管理者才能有所作为。因此，管理者的工作成效通常取决于他们对环境影响的了解、认识和掌握的程度，取决于他们能否正确、及时和迅速地作出反应。为此，任何一个组织的管理者都必须学会如何对待其环境。

一、组织环境的管理

组织环境之所以对管理者如此重要，是因为不是所有的组织环境都是一样的。那么怎样衡量环境的不同呢?我们可采用著名组织理论家汤姆森(J.D.Thompson)所提出的方法，即用环境的变化程度和环境的复杂程度来反映。

根据环境的变化程度，可将组织环境分为动态环境和稳定环境两类。形成环境的各种因素变化大为动态环境，变化小则为稳定环境。稳定的环境可能是一个没有新的竞争者，现有的竞争对手也没有技术上的创新，没有公众对组织施加压力的环境。例如，在20世纪70年代，文字处理一般是用油印，那时竞争对手有限，业务对象稳定，是一个稳定的环境。但随着计算机文字处理系统的引入，到80年代，人们已可以随时、方便、高速地进行文字处理，机械打字印刷市场开始萎缩，从事文字处理的企业开始由稳定环境转入动态环境，其生存受到了威胁。在改革开放之前，我国的大多数企业处于稳定的环境之中，而在改革开放以后，企业所处的环境变化程度大大增加，企业开始步入动态环境。

在稳定的环境中，管理人员可以比较准确地进行计划和预测。例如，顾客对服装的需求一般是随季节而变化的，我们可以根据这个规律进行各季销量预测，并进而制订各季进货计划。因此，管理人员更关注的是动态环境，是不可预测的环境变化的大小，如果某种变化是可预测的，那么它不属于管理者要专门处理的对象。

跟环境的不确定性密切相关的是环境的复杂性。环境的复杂程度与组织环境的组成因素的多少及组织对其环境影响因素的了解程度有关。根据环境的复杂程度，组织环境可分为复杂环境和简单环境。一个组织需要接触的顾客、供应商、竞争对手、政府机构越少，其环境越简单，相应地就是处于简单环境。另一方面，当一个工厂只订出10%的合同时，其环境复杂性增加，因为它还要与众多的用户接触以订出剩余的合同。

由环境的变化程度和复杂程度，可形成四种典型的组织环境，如表4-1所示。

表4-1　组织环境分类

状态1:相对稳定和简单的环境。在这种环境中的组织会处于相对稳定的状态。在这种情况下，管理者对内部可采用强有力的组织结构形式，通过计划、纪律、规章制度及标准化生产程序等来管理。一般的日用品生产企业大都处于此种环境。

状态2:动荡而简单的环境。处于这种环境中的组织一般都处于相对缓和的不稳定状态之中。面临这种环境的组织一般都采用调整内部组织管理的方法来适应变化中的环境。纪律和规章制度仍占主要地位，但也可能在其他方面，如市场销售方面采取强有力的措施，以对付快速变化的市场形势。唱片制造公司等多属于这一环境中的组织，它们面临的竞争对手不多，材料供应商也只有固定的几个，销售渠道单一，涉及的政府管理部门也有限。尽管环境影响因素不多，但它也会因技术或市场需求的变动而改变。

状态3:相对稳定但极为复杂的环境。一般来说，处于这种环境中的组织为了适应复杂的环境都采用非权力集中的形式，以根据不同的资源条件来组织各自的活动。无论如何，它们都必须面对复杂的竞争对手、资源供应者、政府部门和特殊利益代表组织等，作出相应的改变。汽车制造企业所处的基本上属于此种环境。

状态4:动荡而复杂的环境。宏观环境和微观环境因素的相互作用有时会形成极度动荡而复杂的环境。面对这样的环境，管理者就必须着重强调组织内部各方面及时有效的相互联络，并采用权力分散下放和各自相对独立决策的经营方式。一般而言，电器制造公司、高新技术企业面临的就是技术飞速发展、市场需求快速变化、竞争激烈的动荡而复杂的环境。

二、管理与环境的相互作用

(一)环境对管理的影响

外部环境是组织赖以生存的土壤。组织必须根据外部环境的条件和需要来决定是否提供以及提供何种产品或服务。比如一个企业是否应该兴建，以及生产什么产品，就必须根据市场的需求和外部的限制来决定。对于已经形成的外部环境，诸如社会风气、价值观等对社会组织中的每个人的思想和行为产生影响，组织就必须适应它。

外部环境对任何组织的管理都存在以下两个方面的影响:

1.外部环境影响组织内部的各种管理工作

外部环境对组织中的各种管理活动都会产生不同程度的影响。比如，市场区域的扩大，要求企业采取新的授权机制，以适应市场的变化;市场竞争的加剧，要求企业加强各部门的控制和协调，以增强企业的竞争优势;政府提出建立现代企业制度，企业就必须按照新的要求建立适应市场机制的领导体制;国民素质的提高，对各种社会现象的认识更趋理性，就要求企业在组织各种活动时必须考虑到社会公众的反应;顾客需求的多样化，就要求企业根据需求调整自己的产品结构，等等。总之，组织管理者必须对可能影响到企业工作的各种因素加以明确评价，并作出反应。

2.外部环境对于组织的管理工作质量、效益水平有重要的影响和制约作用

对于一个组织来说，外部环境对其管理工作质量、效益水平的影响和制约作用突出表现在两个方面:第一是外部环境本身是否良好，比如国家政局是否稳定，社会是否稳定，政策是否连贯，市场发育是否健全，法制建设是否完善等。如果有良好的外部环境，则有利于提高组织的管理工作质量和效益水平，否则，就会造成管理工作困难，效益低下。第二是组织管理者对外部环境的认识程度，如果管理者重视分析环境的变化，并依照其规律开展相应的工作，则有利于提高组织的管理工作质量和效益水平。

(二)管理对环境的能动作用

外部环境并不是游离于组织之外的超然之物。就社会环境来说，实际上也是人类劳动的产物。人类通过自身的劳动改造自然，创造了人类赖以生存的社会环境，这个社会环境又作用于人类的社会劳动过程，使人类创造出新的社会环境。在人类改造自然、创造人类社会文明的过程中，人类一方面要适应已经形成的外部环境，另一方面人类又不断地通过自身的活动改变着外部环境。对某一个组织来说，如果能处在一个良好的外部环境之中，组织就能更好地生存和发展。因此，组织的管理不但要适应环境而且还要反作用于外部环境，即通过自身的有效活动改变环境，使外部环境更加有利于组织的生存和发展。

管理对外部环境的影响可以通过许多途径实现。比如，企业为了扩大自己的知名度，可以通过广告向目标市场传递信息;企业为了减少竞争压力，可以通过兼并、收购和建立战略联盟的形式来消除对其经营造成威胁的企业和个人;企业为了影响政府和权力机关的决策，可以通过游说政府部门和立法机关来改变一定的政治法律环境。

总之，无论是从理论还是从实践方面，组织的管理都不是只能单纯被动地适应环境，而是还可以主动适应甚至影响和改变环境，以提高组织的管理绩效。

三、对待组织环境的方法

一般而言，除了某些实力雄厚的特大型组织能够对改变其环境施加一定影响外，大多数组织对于改变其外部环境是无能为力的，因而常常是环境制约着组织而不是相反。但这并不是说管理者对外部环境的影响就无能为力了。改变环境是困难的但又是可能的。说它困难是因为环境的组成因素是多变的、复杂的，环境的变化有时是不以主观意志为转移的，对组织的影响与作用有时是不可抗拒的;说它可能是因为不论环境是自然的还是社会的，都不是一成不变的，都有一定的规律可循。组织与环境都是自然的产物，它们是相辅相成、相互影响的，但环境对组织的生存发展起着决定性的作用。管理者若不去积极主动地研究和处理环境问题，就会导致组织的灭亡。因此，管理者必须学会怎样面对和管理其所处的环境。

(一)处理环境问题的一般步骤

1.管理者要了解环境对组织的影响程度

由于环境的客观性、多变性、复杂性，管理者首先要随时随地利用各种渠道与方法去认识、了解、掌握环境，认真地研究其变化的规律，预测环境变化的趋势及其可能对组织产生的影响。一般而言，了解、认识和掌握外部环境变化因素是比较困难的。这就要求管理者花大量的精力收集各种信息，掌握第一手资料，了解在众多的因素中，哪些是对组织有利的，哪些会影响组织目标的实现。

2.在了解和掌握各种环境因素的基础上，对其进行分析研究

管理者需要确定各环境因素对组织有什么影响，有多大的影响等。环境不断发生变化，研究工作也需保持连续性。

3.管理者在对环境因素进行了一定的分析之后，要对各种环境影响作出相应的反应

充分利用环境对组织有利的方面，并努力使其继续朝着这个方向发展。对于环境中不利组织发展的因素，组织一方面可通过组织内部的改革使组织与环境相适应，另一方面可努力通过组织的行为去影响环境，使其朝着有利于组织的方向变化。

对不同的环境因素应采用不同的管理方法。前面我们已经介绍，外部环境根据其对组织的影响，分为宏观环境因素和微观环境因素。对于不同的环境因素，在管理上也应采取两种不同的方法。宏观环境不是管理者可以影响的，更不是管理者可以改变的，对于宏观环境主要是要去主动适应它。如1993年某房地产公司请省市一些专家对中国经济发展趋势和房地产形势作了一个宏观分析，得出结论是经济要滑坡，房子难出售，钢材将降价。据此，公司决定上半年抛出所有的可预售的房源，并暂停进钢材。结果下半年其他企业售不出房子时，该公司已全部预售完毕，钢材下半年也比上半年每吨便宜了400元左右。

对微观环境，管理者是可以而且应该通过努力加以管理的。如当商品房销售竞争日趋激烈时，可通过提高企业知名度，使银行放心贷款，顾客放心购买。在微观环境上是可以主动地改变自己，变被动为主动的。

(二)对待环境的措施

一般地说，管理上常采用的用以减少环境压力的措施有:

1.广告

广告可建立名牌忠诚，减少易变的服务对象的影响和竞争对手推出的新产品或新服务的影响。当一批顾客相信某公司的产品比其他公司的产品好时，该公司就拥有了一批稳定的顾客，并增加了该公司对其产品价格、经销商的决策选择余地，也增强了其与其他公司的竞争能力。

2.联合

所谓联合，是指一个组织与其他组织为某一共同的目的而团结起来，包括合资、建立联合体等。当竞争对手很强时，可以联合起来对付。管理者还常用联合的方法控制其主要供应商以确保资源的稳定供应。

3.舆论

当组织受到其他组织威胁或危害时，管理人员常采用舆论的力量对抗这些威胁。例如，当有关部门对企业乱摊派，主管部门随意撤换企业领导、强行改变企业性质时，管理者就常借助于舆论的力量来改变其不利的地位。

4.制订战略

在稳定的环境中，组织可根据事先对环境变化趋势的分析和预测，提前做好应变计划。在动态环境中，管理者主要是通过保持策略的灵活性来对付复杂多变的环境，例如采用多样化经营策略以减少市场风险，采用提留风险基金的方式来应付资金的一时短缺等。

本章点评

管理的环境包括组织外部环境、组织内部环境，其中，组织外部环境包括宏观环境因素和微观环境因素。宏观环境因素是指可能对这个组织的活动产生影响但其影响的相关性却不清楚的各种因素，一般包括经济、政治、社会、文化、法律和科学技术等因素。微观环境因素是指对某一具体组织的组织目标的实现有直接影响的那些外部因素，如一个组织的微观环境包括资源供应者、竞争者、顾客、政府管理部门及社会上的各种利益代表组织。环境的不确定性主要由环境的稳定程度和复杂程度来衡量，环境的稳定程度由环境要素的变化程度来决定，而环境的复杂程度由环境要素的多少以及认识这些要素所需要的知识等来决定。管理既要适应环境，也要能动地作用于环境。适应环境就是要正确认识、分析组织的环境，并依照其发展规律办事;而能动地作用于环境就是通过组织的努力营造有利于组织发展的环境。对组织环境的分析研究是管理实践中不可缺少的重要工作。

复习思考

1.组织环境与管理环境有何区别?

2.举例说明，哪些组织受环境的影响较大，哪些组织受环境的影响较小。

3.对一个企业而言，宏观环境和微观环境哪一个更重要?为什么?

4.怎样确定一个组织的外部环境?

5.一个组织如何才能对自身的环境作出正确的评估?