组织中非正式群体的形成与功能

第一节　正式组织与非正式组织

组织的分类方式多种多样，划分为正式组织与非正式组织是其中一种划分方法。

一、正式组织及其活动

正式组织(Formal Organization)是指为实现一定目标并按照一定程序建立起来的有明确职责结构的组织。

正式组织具有四个基本特征:

1.目的性

正式组织有明确的目标。它是经过设计、规划，为了实现组织目标而有意识建立的，因此，正式组织要采取什么样的结构形态，从本质上说应该服从于实现组织目标和落实战略计划的需要。这种目的性决定了组织工作通常是在计划工作之后进行的。

2.合法性

正式组织是经过政府认可的实体，不是自发形成的。

3.正规性

正式组织是一个系统，它建立不同层次机构并配备相应的人员、职务、权力与责任，其成员在各自岗位上为实现目标而分工合作。正式组织通过其所制定的严格规章制度来规范成员行动，规章制度对成员具有强制性作用。正式组织还建立了考核和奖惩制度，对所属单位和个人有显著贡献者给予表彰或奖励;对于工作任务完成不好或违反纪律者，视情况给予必要的处分。

4.稳定性

正式组织一经建立，通常会维持一段时间相对不变，只有在内外环境条件发生了较大变化而使原有组织形式显露出不适应时，才会提出进行组织重组和变革的要求。

正式组织按在管理中所处的地位分，有高层管理组织、中层管理组织、基层管理组织;按不同职能分，有生产和业务经营组织(如车间、供销部、门市部、储运部等)、参谋组织(如策划、财务、统计、人事、技术开发和监督、业务管理等)和行政事务组织(如办公室、总务等)。它们纵横交叉，各司专职。

合理、健康的正式组织无疑为提高组织活动的效率提供了基本的保证。

二、非正式组织的形成及特点

无论正式组织设计的理论如何完善，设计人员如何努力，人们都无法规范组织成员在活动中的所有联系，都无法将所有这些联系都纳入正式的组织结构系统。一般在社会经济单位中，还都存在着非正式组织(Informal Organization)。

非正式组织是伴随着正式组织的运转而形成的。在正式组织展开活动的过程中，组织成员必然发生业务上的联系。这种工作上的接触会促进成员之间的相互认识和了解。他们会渐渐发现在其他同事身上也存在一些自己所具有、所欣赏、所喜爱的东西，从而相互吸引和接受，并开始工作以外的联系。频繁的非正式联系又促进了他们之间的相互了解。这样，久而久之，一些正式组织的成员之间的私人关系从相互接受、了解逐步上升为友谊，一些无形的、与正式组织有联系但又独立于正式组织之外的小群体便慢慢地形成了。

非正式组织具有如下特点:

第一，它是不受正式组织制度束缚的自发性群体。

第二，它是以情感为纽带、有弹性的团体。非正式组织的成员不是固定的，由于“感情”缺乏外在的固定模式，所以非正式组织的进入和退出不需要履行正式组织那样的手续。正式组织为提高效率需要，可以将两个互有敌意的人安排在一个单位，而在非正式组织中，这种现象是根本不可能出现的。也由于以感情为联系纽带，使得非正式组织比正式组织具有更强的凝聚力。

第三，非正式组织内的活动是自愿的，对于其成员来说是没有任何报酬的，他们所得到的只是感情上的需要和心理上的满足。

第四，非正式组织的行为规范是非制度化的。正式组织中一切都制度化了，每一个正式组织都有明文规定的纪律和守则，以作为成员必须遵守的行为规范。非正式组织虽在形成过程中会逐步形成成员一致认同和接受的不成文的规范，而且非正式组织的成员也会自觉地遵守，但这些行为规范不可能采取制度化的形式，因此，非正式组织的行为规范，缺乏强制约束力，要靠其成员自觉地遵守，互相默认。在正式组织中出现违反纪律行为时，组织将会采取强制性的惩罚措施，但非正式组织中的行为规范被违反时，所采取的只能是孤立、疏远等拉开感情的措施。

第五，非正式组织经常会有一位核心人物，但大多不是正式组织中的领导。在正式组织中，领导者可以通过上级任命取得职务所规定的权力。非正式组织的领袖人物没有制度化的权力，他们发挥作用的唯一基础是个人影响力。

由此可见，正式组织与非正式组织由于形成过程和目的的不同，决定了它们的存在条件也不一样，二者的区别在于:正式组织是以效率逻辑为其行为规范的，而非正式组织则是以感情逻辑为其行为规范的。

正式组织与非正式组织两者相互依存、相互影响，后者因前者而产生，两者的成员交叉混合。人们感情的影响在许多情况下要胜于理性的作用，因此，非正式组织的存在必然要对正式组织的活动及其效率产生影响，有时甚至是较大的影响。只有对非正式组织进行缜密地分析并予以正确引导，才能为正式组织的目标实现产生积极的作用，从而最大限度地提高工作质量和工作效率。

三、非正式组织的类型及作用

(一)非正式组织的类型

非正式组织的类型包括:情感型，即以深厚的感情和友谊为基础而形成非正式组织;爱好型，即出于共同爱好和兴趣而形成非正式组织;利益型，即以成员的共同利益为基础形成的非正式组织;亲缘型，即以亲戚、血统等关系形成的非正式组织。

非正式组织的存在及其活动既可对正式组织目标的实现起到积极促进的作用，也可能对后者产生消极的影响。

(二)非正式组织的积极作用

1.可以满足成员的多层次需要

非正式组织是自愿性质的，其成员甚至是无意识地加入进来的。人们之所以愿意成为非正式组织的成员，是因为这类组织可以给他们带来某些需要的满足。例如，工作中的频繁接触以及在此基础上产生的友谊，可以帮助他们消除孤独的感觉，满足他们“被爱”及“施爱于他人”的需要;基于共同的认识或兴趣，对一些共同关心的问题进行谈论甚至争论，可以帮助他们满足“自我表现”的需要;从属于某个非正式团体这个事实本身，可以满足他们“安全”、“归属”的需要。正式组织成员的许多心理需要是在非正式组织中得到满足的。而且我们已经知道，这类需要能否得到满足，对人们在工作中的情绪，对工作的效率有着非常深刻的影响。

2.能形成较强的凝聚力和向心力

人们在非正式组织中的频繁接触会使相互之间的关系更加和谐、融洽，从而易于产生和加强合作的精神。这种非正式的协作关系和团队精神若能带到正式组织中来，则无疑有利于促进正式组织的活动协调顺利地进行。非正式组织能弥补正式组织对其成员精神需求的不足。非正式组织成员具有相同的兴趣爱好、观念和价值取向，能自觉地维护非正式组织的文化价值标准，容易对管理问题形成较为一致的意见，减少成员对正式组织的不满，降低成员的离心倾向，从而在工作中同心同德、配合默契，形成对正式组织的较强的凝聚力和向心力。

3.能促进工作技能水平的提高

非正式组织虽然主要是发展一种业余的、非工作性的关系，但是对其成员在正式组织中的工作情况也往往是非常重视的。对于那些工作中的困难者、技能不熟练者，非正式组织中的成员往往会给予自觉的指导和帮助。同伴的这种自觉、善意的帮助，可以促进他们技能水平的提高，从而可以帮助正式组织起到一定的培训作用。

4.具有有效的控制作用

非正式组织也是在某种社会环境中存在的，就像对环境的评价会影响个人的行为一样，社会的认可或拒绝也会左右非正式组织的行为。非正式组织为了团体的利益，为了在正式组织中树立良好的形象，往往会自觉或自发地帮助正式组织维护正常的活动秩序。虽然有时也会出现非正式组织的成员犯了错误互相掩饰的情况，但为了不使团体在公众中留下不受欢迎的印象，非正式组织对那些严重违反正式组织纪律的害群之马，通常会根据自己的规范，利用特殊的形式予以惩罚。与正式组织通过指令方式实行层层控制、要求下级无条件服从的刚性不同，非正式组织对其成员的控制，能迎合成员的心理，富有人情味，对成员的行为实行内在控制。由于成员对其所属的非正式组织是出自内心的认同和服从，其控制的效果比正式组织的强力控制更好。

5.具有高度弹性和应变能力

正式组织的工作多为事前计划，由于缺乏弹性，在工作过程中出现事先未预测到的问题和困难时，往往在请示和等待指示中耽误时间，扩大损失。而非正式组织通过其迅速的沟通，柔情的人格控制，更便于对临时发生的紧急问题予以及时有效地处理。

但是，非正式组织毕竟是自发的，具有随意性和非稳定性，并且其存在的错误观念和思想也会感染其成员，形成消极的团体意识。正由于此，非正式组织也可能对正式组织的权威性和正常工作产生干扰甚至破坏。

(三)非正式组织可能造成的危害

1.易拉帮结派，形成利益团伙，分裂正式组织，破坏正常的工作秩序

非正式组织的目标如果与正式组织相冲突，则可能对正式组织的工作产生极为不利的影响。例如，正式组织力图利用成员之间的竞争以达到调动积极性、提高工作效率和经济效益的目的，而非正式组织则可能认为竞争会造成非正式组织成员的不和，从而会抵制竞争，设法阻碍和破坏竞争的展开，其结果必然是影响正式组织内积极向上的气氛。或者基于狭隘的团伙利益，与正式组织或其他非正式组织发生分歧，形成对立甚至对抗，最终分裂正式组织，形成旷日持久的内耗。

2.抑制人才能力的发挥，造成人才流失

非正式组织对成员在立场、观念、行为上一致性的约束和控制，往往也会束缚成员的个人发展。有些人虽然有过人的才华和能力，但非正式组织一致性的要求可能不允许他冒尖，抹杀其个性和创新精神，从而使个人才智不能得到充分施展，对正式组织的贡献不能增加，这样便会影响正式组织工作效率的提高。与此同时，非正式组织成员对业绩突出同事的冷落、孤立，会迫使其离去，造成正式组织所需人才的流失。

3.干扰和反对变革

非正式组织的压力还会影响正式组织的变革，造成正式组织的惰性。这并不是因为所有非正式组织的成员都不希望变革，而是因为其中大部分人害怕变革会改变非正式组织赖以生存的正式组织的结构，从而威胁非正式组织的存在。如正式组织的变革可能触及非正式组织的经济利益，或人事调整破坏了原来的人际关系网，或技术革新影响到其工作机会等，这些均可能成为非正式组织抵制正式组织改革方案的理由。

4.易传播谣言，拨弄是非，泄露机密

非正式组织成员之间常常传递一些非正规渠道流传出来的小道消息，以联络彼此之间友情。由于非正式组织的沟通方式的灵活多样，且不受多少制约，一些信息经辗转相传，加入个人的主观想法，有时甚至是有目的的刻意篡改，而变成了谣言。似真还假的信息，轻则使正式组织人心涣散，重则导致内部分裂。更有些人为一己之私利，利用非正式组织的情感联系和人际关系挑拨离间，流言飞语如瘟疫般四处蔓延，造成整个正式组织人际关系紧张，破坏力极大。正式组织中需要保密的专利、专有技术、营销战略和策略通过非正式组织广为传播，不胫而走，使所属正式组织与其他正式组织竞争时丧失优势，处于被动局面，有时甚至对正式组织的生存形成严重的威胁。

四、正确对待非正式组织的策略

无论正式组织承认与否，允许与否，愿意与否，非正式组织的存在及其影响都是不以人的意志为转移的客观存在。正式组织目标的顺利实现，要求积极利用非正式组织的贡献，努力克服和消除它的不利影响。

1.承认并尊重非正式组织

要利用非正式组织，首先应正视非正式组织存在的客观必然性和必要性，允许、乃至鼓励非正式组织的存在，为非正式组织的形成提供条件，并努力使之与正式组织目标吻合。例如，正式组织在进行人员配备时，可以考虑把性格相投、有共同语言和兴趣的人安排在同一部门或相邻的工作岗位上，使他们有频繁接触的机会，这样就容易使两种组织的成员基本吻合。又如，在正式组织开始运转以后，注意开展一些必要的、促进组织成员间感情交流的联欢会、茶话会、聚餐、旅游等联谊活动，为他们提供业余活动的健身游戏场所，在客观上为非正式组织的形成创造条件。

促进非正式组织的形成，有利于正式组织效率的提高。人们通常都有社交的需要。如果一个人在工作中或工作之余与其他人没有接触的机会，则可能心情烦闷，感觉压抑，对工作不满，从而影响工作效率。相反，如果能有机会经常与谈得来的人聊聊对某些事情的看法，摆摆自己生活或工作中的障碍和困难，乃至发发牢骚，那么就容易卸掉精神上的包袱，以轻松、愉快、舒畅的心态投身到工作中去。

2.尊重非正式组织领袖并与之保持良好关系

每一个非正式组织都有一个核心人物，多为其精神领袖，他的影响力甚至可能超过同级正式组织的负责人。因此，对待非正式组织的核心人物，首先要尊重并肯定他在非正式组织中的地位和威信，这是取得其信任并与之合作的前提。通过与其合作，利用其威信高、能力较强、影响力较大等特点，及时了解并影响非正式组织的动向，疏通上下的信息沟通渠道，便于管理层对决策的调整补充。通过与非正式组织核心人物的交流，也易于发掘为正式组织所需的异质型人才。在情况允许的条件下，可授予相应的权力，从而把整个非正式组织纳入正式组织的目标轨道。

3.加强组织文化的建设

通过建立和宣传正确的组织文化来影响非正式组织的行为规范，引导其发挥积极作用，提供有益的贡献。非正式组织形成以后，正式组织不能用行政方法或其他强制手段来干涉其合法的活动，也不能任其自由泛滥，这样有产生消极影响的危险。因此，对非正式组织的活动应该加以引导，可以通过借助共同认可的组织文化，影响和约束非正式组织的活动。

许多管理学者在研究中发现，不少组织在管理结构上并无特殊的优势，但却获得了超常的成功，成功的奥秘在于有一种符合组织性质及其活动特征的组织文化。所谓组织文化是指被组织成员共同接受的价值观念、工作作风、行为准则等群体意识的总称，属于管理的软件范畴。正式组织通过有意识地培养、树立和宣传某种文化来影响成员的工作态度，使他们的个人目标与组织的共同目标尽量吻合，从而引导他们自觉地为组织目标的实现积极工作。

如果说合理的结构、严格的等级关系是正式组织的特征的话，那么组织文化则可能易于被非正式组织所接受。正确的组织文化可以帮助每个成员树立正确的价值观念和良好的工作生活态度，从而有利于产生符合正式组织要求的非正式组织的行为规范。

4.坚决清除对正式组织不利的人物

非正式组织中的个别人抱着极端个人主义，违背组织原则，严重阻碍组织的发展，损害组织和其他人的利益，对这类害群之马要坚决处理。还有一种非正式组织的核心人物，人品不错，威信很高，但就是不能认同正式组织的价值取向和共同利益，这种人也必须劝其退职，劝退不成，也要除名。不管是开除，还是劝退，务必向非正式组织的成员说明理由，澄清事实，避免误解，稳定人心。必要时通过心灵交流使非正式组织成员情感外移，或通过人事调整分化其组织，以确保正式组织各项工作的顺利进行。