大型活动项目的组织结构

第三节　大型活动项目的组织结构

旅游目的地的大型活动是整个旅游产品体系的重要组成部分和分支体系，而大型活动产品分支体系又由时间连续、主题相关的多种大型活动项目所构成。每一大型活动项目都是以特定形式、特定内容直接或间接地服务于旅游目的地旅游业发展总体目标，从各个角度和层面树立和强化旅游目的地总体形象。大型活动各个项目必须通过合理的组织，才能在给定活动期间和活动领域完成其具体任务，从而使大型活动产品分支体系的功能得到充分发挥。

一、大型活动项目组织的特点

(一)大型活动项目的定义

大型活动项目是以大型活动产品分支体系发展目标为指导，以大型活动产品分支体系统一主题为线索，在预定时间和地点范围内必须完成的相对独立的具体任务。因此，大型活动项目是大型活动产品分支体系的活动细胞，它可以是大型活动产品分支体系的分阶段任务，也可以是大型活动产品分支体系的分主题任务，但无论其任务形式如何，其任务性质都必须是明确而固定的，即实现大型活动产品分支体系的发展目标和烘托大型活动产品分支体系的统一主题。

(二)大型活动项目组织的特点

大型活动项目是在一定活动时间、一定活动领域内的具体活动任务，而这一具体任务的确定、内容、范围、可支配资源和完成途径等是由相关部门根据旅游业或相关行业发展在特定阶段和特定领域的具体要求来决定的。由于大型活动项目的组织社会影响面广、涉及部门多，跨越时间长，专业跨度大，因而具有以下几个特点:

1.管辖关系复杂

大型活动项目对举办地正常的社会、经济、文化秩序有较大影响，必须得到当地公安、工商、行业主管部门的批准，对于国际性和全国性大型活动还要得到国务院有关部委的批准，才能获得立项。我国现行的主要大型活动行业政策法规有国家工商局颁发的《商品展销会管理办法》、原国内贸易局颁布的《各类商品和技术交流活动管理试行办法》、原外经贸部颁发的《关于出国(境)举办招商和办展等经贸活动的管理办法》和《在境内举办对外经济技术展览会管理暂行办法》、海关总署颁布的《商品展销会管理办法》、中国贸促会颁布的《出国举办经济贸易展览会审批管理办法》、文化部颁发的《涉外文化艺术表演及展览管理规定》、国家旅游局颁发的《关于参加和举办国际旅游展销会的管理规定》等。

大型活动项目一方面主题类型众多，涉及各个行业和领域;另一方面同一主题项目又包含多种类型的活动，同样涉及各个行业和领域。因此，大型活动项目一般要根据现行行业政策法规规定，向有关部门申请立项，获得举办大型活动的各种批件，审批手续复杂，耗时较多。比如，一个城市举办国际旅游节，包括各种庆典仪式、国际旅游交易、国际饭店设备与技术展览、国际文艺表演等专项活动，则必须根据有关规定向各级政府旅游、工商、公安、贸易、文化等主管部门申请立项和获得许可。

2.组织关系复杂

各种大型活动项目在客观上都在一定程度上影响着举办地社会经济的整体形象，在主观上又在一定程度上借助举办地政府部门的权威或名义增强活动吸引力。因此，在国内实践中，大型活动组织关系都较为复杂，既有活动的主办单位，又有活动的协办单位，同时还有活动的承办与赞助单位。在国内，这种复杂的组织关系表现得尤为突出且非常普遍，国际性和全国性大型活动一般由国家主管部委主办，省、市、县级大型活动一般由相应级别的政府或政府主管部门主办，相关政府部门或行业组织一般为大型活动的协办单位，而具体策划、组织大型活动的企业或机构则以承办单位的角色出现，为大型活动提供资金、实物或劳务赞助的单位或企业、参展商和广告商等一般被列为赞助单位。

3.协调关系复杂

大型活动在项目管辖、项目组织、项目投入和项目利益分配等方面涉及众多部门、行业、企业和个人，因此在项目组织实施过程中必然产生十分复杂的协调关系。归纳起来，大型活动项目的协调关系主要有外部协调和内部协调两大类。其中，外部协调关系包括与政府有关部门之间的行政管理协调关系，与相关行业组织之间的行业协调关系，与赞助商、供应商和广告商之间的经济协调关系，与所在社区之间的社会协调关系，与目标市场之间的市场营销协调关系，等等。内部协调关系包括项目主办、协办、承办、赞助之间的权利与义务协调关系，项目组织机构(组织委员会)内部的管理层次协调关系，专门委员会之间的职能与专业分工协调关系，与项目分包商的经济合同协调关系，与活动参与者(特邀嘉宾、新闻记者)的公关协调关系，与活动参加者(消费者)的商品交换协调关系，等等。值得注意的是，当政府有关部门或相关行业组织成为活动项目的主办或协办单位时，以上复杂的协调关系将大大简化，并在一定程度上使项目管辖关系、组织关系和协调关系纳变得相对简单且容易处理。

二、大型活动项目的组织结构

(一)形式组织结构

与相对固定的企业组织结构不同，大型活动项目的组织结构具有临时性特点，一旦项目完成，临时机构自动解散。为了在短暂的活动期间突出大型活动项目重要性和权威性，除了具体负责项目运作的实际组织机构——组织委员会以外，大型活动项目一般还设立由主办、协办、承办、赞助等单位构成的形式组织结构。

1.主办单位

大型活动项目的主办单位在法理上应当是计划项目的主要策划、制订和实施者，应当对大型活动项目的实施承担主要权利和义务。国家外经贸部在《在境内举办对外经济技术展览会管理暂行办法》中规定，对外经济技术展览会的举办单位，包括主办单位和承办单位。主办单位主要负责制定并实施举办对外经济技术展览会的方案和计划，组织招商招展，负责财务管理，并承担举办展览的民事责任。承办单位主要负责布展、展览施工、安全保卫及会务事项。但在大型活动实践中，主办单位的角色多数由相应级别政府或政府主管部门担当，这就使政府同时扮演了大型活动项目的宏观行政管理和企业微观管理双重角色，其中行政管理是实，而项目主办是虚。即使有些大型活动项目由行业协会或科研机构担当主办单位，但受制于大型活动组织的复杂性和专业性，实际主办单位依然是那些拥有专业组织经验、专业人才和专业设备的各类会议、展览或广告公司。

2.协办单位

大型活动项目的协办单位是计划项目的协助策划、制订和实施者，一般是为项目计划和实施提供政策、咨询、技术、组织等支持的政府相关管理部门、相关行业组织、相关科研机构和承办单位的业务合作伙伴。

3.承办单位

大型活动项目的承办单位是受主办单位委托具体执行和实施计划项目的机构，但在大型活动组织的实践中，承办单位通常是项目计划真正的策划、制订和实施者。大型活动的承办者一般是政府主管部门、行业组织、行业咨询机构、科研机构、会展公司、大型活动咨询策划公司和相关行业的知名企业。

4.赞助单位

大型活动项目的赞助单位是为大型活动项目提供资金、实物、场地、技术、劳务等各种形式赞助的大机构和大企业。这些单位主要是通过赞助的形式表示对大型活动主题的支持，同时借助大型活动的各种宣传渠道和媒体展示机会树立本机构或企业的形象。

(二)运行组织结构

大型活动运行组织结构是指负责项目运行的实际组织指挥系统，它一般表现为大型活动组织委员会形式。对于规模较大、时间较长、组织较难的大型活动，还在组委会之下设置若干专门委员会。

1.组织委员会

大型活动一旦立项，即交由临时组建的组织委员会负责运行，统筹组织和实施项目计划。大型活动组委会是组织、管理、实施大型活动项目的临时性专门机构，主要由主办单位和承办单位指定的代表构成，同时也吸收少量协办和赞助单位代表参加。其主要职能包括:(1)全面负责大型活动项目的组织与管理工作;(2)制订和组织实施大型活动项目实施方案;(3)制订和执行筹资计划和财务预算;(4)制订和组织实施宣传与市场营销计划;(5)制订和组织实施各类主题和分主题活动计划;(6)制订和组织实施招商与招展计划;(7)制订和组织实施有关商贸活动和旅游活动;(8)制订和组织实施场馆设计、租用(含建设)与装潢计划;(9)制订和组织实施人力资源(含志愿者)开发计划;(10)制订和组织实施服务接待计划;(11)制订和组织实施客货运输计划;(12)制订和组织实施安全卫生计划等。

2.专门委员会

专门委员会是大型活动组委会下设的专业职能机构，负责制订和组织实施特定专项业务的具体实施方案。专门委员会的数量取决于大型活动的性质、规模、时间跨度和组织工作的复杂程度，但其主要工作类型和职责可以概括在以下几个典型的专门委员会之中。

(1)宣传委员会

负责制订和执行宣传与市场促销实施方案，包括组织各种公众宣传和商业广告，起草大型活动各类文件，提供活动举办地信息，设计大型活动标识、图片、海报、招贴画、传单等，发布大型活动新闻和公告，制订礼仪规范，组织翻译，设计和印制活动日程和节目单，起草、印制和寄送感谢信等。

(2)工程委员会

负责制订和执行场馆设计与施工方案，包括选择和预订活动场馆，组织场馆装潢和建筑设计，绘制场馆与设施分布图，组织场馆安全保卫工作，制订紧急情况应急预案，组织交通与停车场管理。此外，还负责与政府有关部门联系，申请办理举办大型活动的各种许可和批件。

(3)财务委员会

负责起草和执行预算，包括监督和控制收费与支出，记账，支付劳务报酬，募集资金，收取并转存支票，制作财务报告，招徕赞助商和展览商等。

(4)餐饮委员会

负责制订和执行餐饮服务实施方案，包括设计菜单，采购食品，组织菜肴制作与供应，租用和安排餐饮设施与设备等。

(5)接待委员会

负责制订和执行接待服务实施方案，包括设计和组织实施大型活动评奖活动与评奖方案，选择定点饭店和家庭接待点，接待来宾并安排住宿，安排活动期间的社交活动，招募志愿者并制订志愿者工作日程，安排庆典仪式，组织清洁场地。

(6)票务委员会

负责制订和执行门票销售计划，包括门票需求预测，门票设计，门票订制，售票和座位控制等。

(7)舞台与展览委员会

负责制订和执行舞台表演与展览活动实施方案，包括选择和安排剧场，编制节目单，安排排练与演出，布置舞台(与工程委员会合作)，布置展览，组织评奖和颁奖仪式，负责控制灯光、音响和舞台设备，安排研讨会与讲座等。

(8)主题与装潢委员会

负责制订和实施大型活动主题设计方案，包括开发和细化主题，筛选并确定分主题，根据主题进行主场馆和分场馆的装潢。

(9)交通委员会

负责制订和组织实施交通运输计划，包括租用客车与货车，编制运输时间表，招募司机，协助确认活动代表的航班，组织机场接送等。