大型活动协调的基础

第一节　大型活动协调的基础

大型活动的协调旨在平衡内外部的各种关系，使大型活动各项组织工作协调一致，保证大型活动顺利进行并取得成功。

一、大型活动协调的必要性

大型活动的组织与经营涉及多个部门和行业，专业化程度越来越高，分工越来越细，每项工作都需要众多人员和众多工序的协同合作才能完成。大型活动企业为综合性企业，各个部门相互制约、相互依赖。大型活动服务既要面对宾客，又要面对外界组织。因此，必须发挥管理的协调职能，才能在业务、部门、对客、对外等各个方面协同合作，达到大型活动组织与经营所必须的平衡关系。

二、大型活动协调的条件

1.信息沟通

信息沟通是发挥管理协调职能的前提条件，没有信息沟通，就无法了解组织活动的真实情况，也就无法进行针对性协调。良好的协调，是大型活动各方参与者之间高效且持续不断沟通的结果。因此，大型活动管理者必须在整个管理过程中确保所有参与者及时掌握所需信息、彼此密切联系。以下是提高沟通效率的5种基本方法:(1)建立沟通监控机制，确定参与各方发出和接受信息的最佳渠道;(2)避免使用可能受到噪音、视觉等各种干扰的沟通方式;(3)对所有书面沟通文件要求接受方签收回复，以确认接受方收到并正确理解信息内容;(4)使用录像带、录音带等非传统沟通方式，以便更好地储存信息，增强信息感染力;(5)对更改指令的信息，必须采取书面沟通方式。对涉及增加、减少、替换服务或产品的更改指令的信息，必须要求有关客户和其他责任人书面签收。

2.整体利益

大型活动组织委员会由各方代表组成，这些成员有可能把个人的观点、偏见、利益融入大型活动计划中。因此，大型活动管理者有责任说服有关成员放弃个体利益来保全大型活动的整体利益，只有通过委员会的一致共同努力才能达到大型活动的最终目的。

大型活动管理者可以亲自进行团队训练，也可以聘请专家来帮助进行团队训练。比如，在大型活动的筹备过程中，组织一系列由大型活动参与各方参加的非正式社交活动，让参与者互相了解，增进友谊。在此过程中，管理者应通过细致的观察，发现谁能适应团队合作，而谁不适应团队合作，需要管理者进行针对性说服工作。

3.可依赖性

大型活动的主要特点之一是依赖于大量志愿者的参与。而志愿者由于其辛苦的奉献得不到应有的回报，往往感觉自己并没有义务准时按约定的时间履行自己岗位，甚至不一定必须到岗。许多大型活动管理者对此伤透脑筋，不得不安排多出需要量的25%～50%的志愿者，以保证大型活动不因部分志愿者的迟到或缺席而受到影响。悉尼奥运会组委会采用了一套新颖别致的护照制度，来加强对6万名2000年奥运会志愿者的协调管理。每个志愿者都发给一本个人护照，以便在其参加每项志愿服务工作时盖章，当其个人护照盖满章后，便可以参加组委会为志愿者组织的抽奖活动，得到物质上的奖励。

在大型活动管理中，准时意味着“提前”。大型活动在举办之前、之中、之后存在大量难以预料的变数，这就要求活动组织者和志愿者提前到达活动现场，从而在参加活动的宾客或活动赞助商抵达之前发现潜在的问题并加以解决。

增强志愿者可依赖性最简便易行的方法，就是招募可依赖的志愿人员。应建立每个志愿者准时出勤情况和到岗率的记录档案，从而根据记录档案选择未来的志愿人员。在志愿者招募或面试过程中，要仔细检查每位应募人员的个人资料和履历表，确保其良好的守时习惯和可依赖性有助于大型活动的顺利进行。在招聘大型活动协调员时，那些倾向于在活动开始之前半个小时甚至1个小时到场的应聘人员才有资格获得这些职位。因为协调员往往需要半个小时以上的时间与会场停车场、保安部、工程部进行协调，才能保证与会者按时进入各种设备齐全并准备就绪的活动场所。

4.信任

大型活动的管理者必须赢得活动参与者的普遍信任，才能通过有效的协调手段调动活动参与者的积极性，并依靠参与者的共同努力圆满完成大型活动的组织工作。活动参与者一般不是盲目地信任管理者，而是根据自己理智的判断来决定什么时候和在多大程度上信任管理者。管理者在大型活动组织过程中所表现的一贯的正确行为和公正决策，是其赢得信任的关键。管理者的行为和决策一旦表现为前后不一、游移不定、脱离实际或失之公允，那么他本人也就失去了可以信任的基本成分。管理者必须通过自己的不懈努力才能获得活动参与者的信任并使这种信任得以维持。

5.合作

大型活动有效协调的另一个重要基础是促成活动参与各方的密切合作。由于活动参与者在个性、专业、经历、文化背景等方面存在巨大差异，所以创造一个能够使众多参与者密切合作的氛围是一项艰巨的任务。营造合作氛围的关键在于阐明组织大型活动的目的，只有在明确的目的指导下，活动参与者才能共同协作，最终满足大型活动委托方和宾客的需要。