大型活动的时间协调

第三节　大型活动的时间协调

时间协调是根据大型活动的组织目标按照时间线索(活动日程安排)对活动组织的各种要素进行合理调度与配置，以保证大型活动的各项组织活动如期完成。

一、制订活动日程表

预留充分的准备时间是制订切实可行的活动日程表的基本保障。组织一个成功的大型活动往往需要几个月甚至几年的时间。大型活动组织所需时间因活动类型不同而有较大差异。在活动日程安排上应注意以下问题:

(1)首先分析工作时间，然后确定活动举办日期。很多大型活动组织者都是先确定大型活动的举办日期，然后才意识到有太多筹备工作须要做。这时，他们不得不把每项工作所需时间压缩到最短，制定出一个十分紧张的日程表。这样的日程表一般很难执行。有时候，由于外界因素，组织者被迫接受一个十分仓促的日程表。在此情况下，只能根据现有时间简化大型活动的各项内容。

(2)个人的能力是有限的，因此必须依靠团队的集体能力来完成大型活动的组织工作。首先，应组织若干个由2～5人参加的小组，在各小组中开展头脑风暴式讨论会，讨论组织某项大型活动所必须进行的各项工作。其次，把各小组的讨论结果进行对比与汇总。然后，将各项工作进一步分解，并确保不使任何环节遗漏，据此确定行动步骤。第四，将每项工作及其分解内容、行动步骤写在一个单独的工作任务卡上。第五，把所有工作任务卡按照行动顺序张贴到大型公告栏上。

(3)在进行工作时间分析时，要充分估计各项工作所需时间，并写在工作任务卡上。须注明各项工作由一人单独还是多人合作承担，比如起草一份邀请函一个人在估计时间可以单独完成，但要布置一个会场就需要若干人合作才能在估计时间内完成。

(4)在时间安排上应适当“留有余地”。一般认为应该按估计时间的120%安排工作时间，即预留20%的工作时间。在规定时间内提前完成某项工作，不会给大型活动组织带来太大的负面影响，但是如果不能在规定时间内完成某项任务，则必然会影响活动的顺利进行。

(5)有些工作相对独立，有些工作则彼此关联。对于相互关联的工作，必须明确其先后顺序，并使先期工作的组织者了解其工作对后续工作的影响。比如，展品运输与展品布置、日程安排与新闻发布、名人名单的确定与名人邀请函的寄发等。

(6)将日程表张贴在公告栏，为每一位相关人员提供便于携带的日程表复印件。为了使参与者随时了解活动组织取得的进展与发现的问题，可以利用活动挂图、工作简报或黑板报等形式制作动态日程表。按周(星期)分为若干栏，在各栏内，由上到下列出重要工作，如宣传、印刷、娱乐活动、食品、门票销售等，应特别注明在本星期内必须开始和必须完成的工作。

(7)鼓励参与者根据个人的工作计划事先预约工作时间，并为每位工作参与者提供一份日程表的缩小复印件，用特殊颜色标识该工作人员所应参与的工作，用另一种颜色标识该工作人员如不能按时完成其工作将会影响到的后续工作。一旦修改日程表，应为每位工作参与者提供新的复印件，并注明新日程表的印制时间，从而保证所有参与者按照同一日程表工作。

(8)确定关键工作的最后期限。对于关系到大型活动组织成败的关键工作，应确定其最后完成期限，如果这些关键工作未能按期完成，必须果断取消大型活动。但取消一项大型活动必然会给大型活动委托方和承办方带来巨大的经济损失和负面社会影响，比如毁约赔偿和信誉降低等。为了避免因关键工作的失败而导致的经济和社会影响方面的重大损失，应事先对关键工作做出备选方案，一旦该项工作受阻或未完成，立即启动备选方案。

(9)检查工作进度，防止因工作拖延而使大型活动的组织陷入被动。首先确定工作的起讫日期，并设定工作期间的阶段性指标。根据既定指标检查各阶段工作进度，发现问题及时解决，以保证该项工作在最后期限以前得以完成。

(10)每一项关键工作都必须指定专人负责，尽量避免把工作的责任给予多人组成的委员会，后一种情况可能会导致众人旁观，无人负责。关键工作的责任人不仅要有履行责任的能力，还应拥有相应的权力，否则责任只是一句空话。

(11)大型活动结束后，往往还有大量后续工作要做。在大型活动组织中功亏一篑的事例并不少见。由于劳累一天的工作人员需要适当休息，所以一般要提前安排一些后备人员进行后续工作。这些工作包括:清洁场地、清理账目、归还租用物品和设备、给捐助人寄发收据和感谢信、答谢志愿者和支持者、对大型活动进行评估并写出评估报告等。

(12)在大型活动的组织过程中，会不可避免地出现一些疏漏或紧急情况。设立应急小组，并赋予他们处理各种紧急事务的权力，使活动参与者和参加者无论何时遇到何事都能通过应急小组得到及时解决。

(13)对提前完成工作和节约开支的人员予以奖励。对先进的奖励有助于调动团队的积极性，比如对第一个完成售票任务或对第一个完成散发宣传品的人员给予奖励，将激励其他人员更努力地工作。

二、活动日程的组织协调

(一)活动开幕前1年以上

设立组委会，任命组委会主任和大型活动总指挥(可由组委会主任兼任)。宣布大型活动名称、日期和主题。根据主题设计活动标识系统，建立与潜在表演团体和主讲人的联系。对可选场馆与设施进行考察，选择并确认场馆，预付场馆订金和其他需预先支付的费用。受理表演团体、参展商的申请。根据现有资源制订大型活动组织计划。

(二)活动开幕前12个月

组委会执行每月例会制，根据组织工作的需要设立专门委员会。着手设计活动场馆示意图，设计包含上述图件的宣传材料。开始招募志愿者、表演团体和个体表演艺术家。与公安、交通等政府机构建立联系。确定定点饭店和家庭住所，制订免费住宿名额和付费住宿标准。

(三)活动开幕前6个月

组委会与活动总指挥定期会面。开始起草活动日程表和节目单草案，绘制活动主场馆示意图。办理举办活动的各种许可、执照和签证等申请。正式邀请表演团体、研讨会主讲人，并要求表演团体和研讨会主讲人提供简历、照片以及节目或研讨会梗概。选择餐饮供应商，谈判并签订餐饮供应合同，设计菜单。与学校等机构联系，寻求翻译支持。定期发布有关活动的新闻消息。

(四)活动开幕前3个月

设计座位示意图草案，设计员工工作日程表草案，设计登记区示意图草案。进行国内外宾客运输安排，确认住宿安排，确认客运安排。制作活动日程表和节目单，印制宣传品。再次确认表演团体并签署演出合同或协议，与当地有关单位和公司签订合同，与剧院经理协调并预订化妆室。印制并邮寄邀请信。确认翻译人员。向志愿者提供舞台和场地示意图，受理志愿者预约工作时间。完成场地和菜单设计，完成住宿和交通计划，分配展览场地和会议室。

(五)活动开幕前2个月

批准预算;列出赞助商和捐助者名单;设计展示橱窗和现场横幅;确定最终活动日程;向表演团体提供有关信息。

(六)活动开幕前1个月

组织场地视察团;组织当地主讲人现场演示;制作各种标记和图示;装填、检查礼品袋;印制并分发内部使用的工作日程表;送印翻译稿件、活动日程表和示意图。

(七)活动开幕前2周

印制并分发场地和座位示意图;检查住宿设施;确认排练时间。

(八)活动开幕前1周

停止接受预订，确定预订名单;设计桌椅安排方案;将最后确定的用餐与住宿人数通知食宿合同单位和相关部门;确定媒体记者名单;为记者提供记者名牌、参考资料和入场券;印制嘉宾名牌;预订食品;借用或租用厨房设备和餐具;为餐饮供应商提供菜单;准备奖品。

(九)活动开幕前1天

根据检查清单核对所需物品，将物品运输到活动场地。购买冷冻食品。再次核实嘉宾人数。对重点场地补充布置;领取钥匙;集合车辆;确认定点加油站。

(十)开幕当天

布置指路标牌;准备找零现金;现场制作食品;向登记处提供发言人名单;落实为表演者提供的冷饮与小吃;开始受理登记注册。活动正式开始，开始当日活动。问候媒体记者;非正式采访;拍照留念;开放记者室，提供宣传材料和冷饮、小吃;当日活动结束。登记注册结束。结账并将当日收款存入银行。清洁厨房和其他场地，为第二天活动进行布置。整理、包装各种物品;感谢志愿者;全面清场，检查有无遗留物品;关灯，锁门。

(十一)活动结束后1天

对全体志愿者、捐助者和提供帮助者表示感谢。清洁并归还所有借用物品。起草评估草案。向餐饮供应商支付费用并表示感谢。去除所有户外标识物和招贴画。

(十二)活动结束后2～4周

组委会与各专门委员会共同进行评估;完成所有预算工作;计算经营利润或亏损;完成财务工作;完成评估技术工作;撰写活动总结报告;向组委会和有关单位呈交报告。