办公室常用文书处理

第二节　办公室常用文书处理

一、文书处理的含义

文书处理是指围绕文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作，是保证公文发挥作用的一系列环节。

二、文书处理的基本原则

（一）及时：一是快速，要根据文书内容的轻重缓急及时办理，做到不积压、不拖延、不误时、不误事；二是适时，即注意寻找和把握有效时机。

（二）准确：准确原则体现在文书处理的各个基本环节上。拟文时，要求观点正确，文字通顺，符合体式要求；在文书处理的各个环节上，要求正确执行，防止差错；在文书的管理上，要求准确划分立卷范围与保存价值，保证文书的齐全完整，迅速地提供利用。

（三）安全：要确立保密观念，严格执行保密规定。

（四）统一：各级各类工作人员要接受本部门或本系统集中统一的领导，要遵循统一的文书处理制度。

（五）简化：应在保证文书处理具有相同功能的前提下，尽量简化文书的拟写；简化文书处理的程序和手续；简化文书处理办法。

三、文书处理的管理机构

各单位文书处理的管理机构是其内设的综合办公部门——办公厅（室）。其主要职责有两项：

（一）管理本单位的文书处理工作，包括制订并组织和监督实施有关统一的法规、规章和制度；控制收发文权；组织并监督文书运转过程；全面提高文书及文书处理工作质量，使文书工作能够有效地为机关工作服务。

（二）指导下属单位的文书处理工作，主要工作内容包括：制订或组织下属单位制订文书处理规章，并监督实施；及时对下属单位的文书处理工作进行检查和指导；向下属单位推广先进的文书处理经验与技术；负责组织或协助对下属单位文秘人员的培训。

四、文书处理环节

文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。每一环节又包含着若干个互相衔接的工作程序。

（一）收文处理

签收：是收件人在对方的传递文书单或送文簿上签订，以表示文书收到。

登记：对收进的文书的顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等项目进行注册，目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。

分送：将登记后的文书按其性质和办理要求分门归类，分送给相关部门参阅或处理。

拟办：对收文应如何办理提出初步意见，为领导批办时提供参考。

批办：领导对来文如何办理提出的指示性意见。

承办：指草拟复文的工作。收文从承办开始又进入发文处理程序。

催办：对文书办理情况的督促、检查工作，以提醒有关人员加快办文速度。

（二）发文处理

拟稿：根据领导意图草拟文书初稿。它是发文处理的首要环节，是确保文书质量的基础。

核稿：办公室部门的负责人或有关领导对草拟的文稿进行的审查、修改工作。目的是为签发做好准备。

签发：单位领导经审阅认定后批写发文意见并签发。文稿经领导签发即成正式公文。

编号：文稿送印前要编好发文字号，并注明缓急或密级标记，确定印制份数，以便一并缮印。

缮印：对已签发的文稿进行誊抄或打印。

校对：将打印稿或誊抄稿与底稿核对检查，以发现并纠正各种错漏。

用印：对缮印好的文书加盖单位印章，以表示文书生效。

登记：为待发文稿注册，以便于今后的查考。登记项目包括：顺序号、发文日期、发文字号、文书标题、附件、密级、份数、发往机关、归卷日期、归入卷号、备注等。

分发：由文秘部门将印有公章的文书通过适当方式发送给受文单位。

五、行文制度与行文原则

（一）行文制度

行文制度是指传递处理文书时必须遵守的制度，包括行文的方向和方式。按照行文制度的规定，各单位之间的行文可以分为上行、下行、平行三个方向，并根据工作需要采用不同的方式。

1．上行文。上行文是下级向所属上级的行文。上行文可以采用逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。

逐级行文：指下级直接向所属上级的行文，这是上行文最基本的行文方式。

多级行文：指下级同时向自己的直接上级和更高的上级单位的行文。特殊情况下采用。

越级行文：指下级越过自己的直接上级给更高的上级单位的行文。此种方式只有在特殊的情况下采用。如：发生战争、严重的自然灾害等；上级交办并指定越级上报的问题；对直接上级检举或控告的问题；经多次请示直接上级而长期没有得到解决的问题；与直接上级有争议而无法解决的问题；催办、询问与联系极个别的无需经过直接上级的具体问题，如调查、参观、运输、加工等。

2．下行文。下行文是上级向所属下级的行文。下行文可采用逐级行文、多级行文、直达基层组织或群众的三种方式。

逐级行文：指上级向自己的直属下级的行文。

多级行文：指上级向下级行文时，根据需要同时下达到所属几级的下属单位，以提高时效。

直达基层组织或群众的行文：即党政领导机关向下直接发到最基层的党政组织或传达到人民群众的行文方式。有些还采用登报、广播、张贴等形式直接与广大群众见面。

3．平行文。指互相没有隶属关系、业务指导关系的同级机关；或不属同一系统的机关、团体、企事业单位之间的行文。这样可节约时间，提高办事效率。

（二）行文原则

1．除非确有必要，一般不越级行文。越级行文会打乱正常的工作次序，造成文书因周转而延误时间。所以，各单位在行文时，如遇到特殊紧急的问题必须越级行文时，除了对直接上级需保密以外，也应同时抄报给直接上级一份。同样，如果上级遇特殊或紧急问题必须越级向下行文时，亦应同时抄送直属下级。

2．要严格控制发文的数量和范围。可发可不发的，一律不发；可以用电话、面谈等办法解决问题的，就不必行文；不重复行文；尽量直接对口行文，减少中间运转环节。

3．行文时要分清党与政、领导与指导的关系。上级党委可以向政府机关和群众团体的党组、党委行文，但不宜直接向政府机关发指示；政府机关也不得对党组织作指示、交任务。单位内部的业务部门一般不可对上级或下级单位行文。

4．正确确定主送单位和抄送单位。请示或要求答复的问题，只应主送一个单位；受双重领导的单位向上级行文，应根据内容写明主报单位和抄报单位；向上级的请示，不要同时向下级抄送；接受抄送件的单位，不应再向其他单位抄送。

5．平级单位才可联合行文，而且是确有必要，且联合单位不宜过多。

六、文书管理

（一）文稿的审核把关

文稿的审核把关是指文书草稿写成之后，由拟稿部门的负责人或单位综合办公部门的文秘人员对其内容、文字、体式等方面进行的全面审核修改工作。这对控制文书的数量与质量有着重要意义。

核稿的重点是文稿的内容、文字表达和体式。

1．文稿内容的审核：（1）查矛盾抵触。即检查文稿的内容与党和政府现行的方针政策、法律、法令以及上级的指示、决定有无矛盾抵触的地方；与本单位过去发过的文书有无矛盾和提法不一样的地方；与同系统其他单位的规定有无矛盾的地方；文书本身前后提法有无矛盾的地方。（2）查政策界限。即检查文稿的内容有无该划界限而没有划或界限不清、交待不明的情况；有无行政部门向党的机关作指示、交任务的现象；有无应该内外有别而内外不分的现象。（3）查措施落实。即文中提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其他部门或单位的问题，是否已协商一致。

2．文字表达方面的审核：（1）文字表达是否反映了发文意图，是否简明扼要，通俗易懂；（2）是否符合语法，选词造句是否符合逻辑，标点符号的使用是否正确；（3）有无错字、漏字、别字；（4）文字是否工整、清晰、规范。

3．文稿体式方面的审核：（1）文书名称是否使用得当；（2）标题是否符合要求；（3）主送和抄送单位的确定是否准确；（4）密级、缓急时限、主题词等是否标注及是否恰当。

核稿之后，如改动不大，可直接送领导人签发。反之，就应退回原拟稿单位重新誊抄或拟写。

（二）文书查办

1．文书查办的含义：是指核查重要文书的执行情况，督促与协助承办单位具体落实文书精神的有关活动。文书查办的功能在于推动和保障文书效用的尽快实现，使文书的内容按时、按质、按量地办毕。

2．文书查办的一般过程：

（1）确定查办范围和重点：查办范围包括对内查办和对外查办两个方面。对内查办是指对本单位文书办理、执行情况的督促检查；对外查办是指对本单位发出的文书的办复情况的催询。查办的重点是急件、重要件和拟文、签发环节。

（2）交办：即向有关部门布置查办任务、落实查办人和查办要求，并履行注册登记手续。

（3）催办：即向有关部门催询办理情况，核查办理结果。可采用电话催办、派人催办，也可发信（适合对外查办）催办。

（4）结办：将查办结果向有关领导汇报。

（5）销办：即注销已获结果的查办文书。

3．如何搞好文书的查办工作。

（1）建立切实可行的查办工作制度，并指定专人负责。

（2）正确选择查办对象（重要的、紧急的文书，或是久拖不决、无人过问的文书）。确定文书办理的原则和期限，其原则是，除关系政策原则问题或牵涉面广，内容复杂，需要调查研究，或指定了承办期限的文书外，一般规定急件的承办期应短于普通文书。凡是不能及时答复的文书，应先通知来文单位。承办期限规定为：紧急件一日内办毕，急件不超过三天，一般文书不超过一周。

（3）加强检查和汇报。在一定时期内，要根据收发登记和统计材料，对尚未办理结束的文书进行检查、登记、分类列表，向领导汇报，作为查办的依据。对于一些内容重要，拖延很久和屡查不办的文书，可请领导亲自查办。

（三）文书会商

处理涉及两个以上单位或部门的问题时，采取的由主办单位会同有关单位研究解决，形成的文稿交由会办单位签注会商意见的工作。会商的作用是维护文书的合法性、有效性、统一性。

文书会商注意事项：

1．协商的对象应齐全没有遗漏。

2．协商没有取得一致意见，不得写入文书中。

3．运用多种协商的方式，如“面会”或“函会”。

（四）汇编文书

汇编文书是指办公室部门将保管的文书按着一定的题目进行收集、挑选，汇编成册，以利提供利用的一项工作。

1．汇编文书的要求

汇编文书要有审批手续。汇编本单位制发的文书要经主管领导批准；汇编上级文件应报原发文单位批准。汇编本的使用应严格管理制度，发放数量应严格控制，发放及阅读范围应按汇编中密级最高的文书办理。注明不准翻印或密级较高的文书，遵照保密要求，不应选入汇编。

2．汇编文书的类型

办公室部门编制的文书汇编类型主要有以下几种：

现行文书汇编。将本单位当年的收发文书按一定的题目编辑成册。这是汇编文书常用的形式，同时具有较强的现实效用。

会议文书汇编。就是把反映某一次会议的文书集中起来汇编成册。

政策法令汇编。就是将一定时期内党和国家或本系统、本单位发的有关方针政策性的决定、决议、命令、指示、条例、办法、规定等汇集起来，装订成册。

专题文书汇编。就是把反映某一专门问题的文书收集起来汇编成册。用于领导掌握基本情况，总结经验和指导工作，积累专题统计资料进行研究。

3．汇编文书的步骤与方法

汇编文书是一项政治性、科学性、技术性很强的文书管理工作，需有科学的步骤与方法：

（1）选题：对众多的文书进行筛选。依据：一是要对现实工作、生产有用；二是要看有无材料。

（2）选材：围绕题目挑选有关的文书。首先要拟制选材大纲，然后根据选材大纲的要求和范围来查找和挑选有关文书。

选材要经过初选、复选、定选三个步骤。初选的原则是“从宽防漏”，就是尽可能找到所有文书，以防漏掉有用的文书。复选，重点解决初选阶段未解决的问题，如确定有争议的文书的取舍，通篇考虑各类项之间材料的平衡等。要求“从严防杂”。定选，将所有选入汇编的文书交由主要编辑者或有关领导作最后审定。

（3）文书的编排：将文书选定之后，按一定的原则和方法将它们编排起来，组成一个具有某种逻辑联系的有机整体，从而固定每份文书在汇编中的位置。

汇编文书的编排主要包括文书的分类、排列、编目等。

（五）文书的借阅、翻印、存放

1．文书的借阅

文书借阅是文书管理的重要内容。文书处理完毕后，要集中于办公室部门保管。单位领导或业务部门需要查用时，应向办公室部门借阅。

（1）建立文书的借阅登记制度，对文书借阅的审批、登记、归还等作出明确规定。

（2）确定借阅范围。不属应阅范围的人须经有关领导批准方可借阅。

（3）借阅文书人员必须做到确保文书的安全，不得丢失、翻印或复印，不得抽页、剪裁或涂改，不得转借他人。

2．文书的翻印

按照原正式文书原文、规格、版式印制文书称为翻印。翻印文书需坚持严格的制度规定。

3．文书的存放保管

文书的存放保管包括文书保存方法和文书存贮设备两个方面。

文书保存方法的要求：一是分类有条理地存放。二是专库、专柜存放。三是文秘人员对所管文书要勤理、勤翻。

文书存放设备是指库房、柜架、包装材料等。专门存放文书的库房首先应符合安全要求，其次应该符合温度、湿度标准（温度是14℃～20℃；相对湿度为50％～65％），并避免灰尘和有害气体的侵扰，门窗要坚固。柜架也要坚固耐用，最好使用铁皮柜，并安装保险锁。

（六）文书立卷与归档

1．文书立卷的步骤与方法

文书立卷是将已经处理完毕的并且具有保存价值的文书组合为一个一个的案卷。其程序是：

（1）按照文书的特征和联系进行组卷。文书的特征，是从文书的组成结构中概括出来的文书所共有的特点，比如作者、内容、文种、日期和地点是文件的基本组成，由此可概括成文书的六个特征：作者特征、问题特征、文种特征、时间特征、通讯者特征（作者的转化形式）和地区特征。如果文书具有相同的特征，它们之间就有着特定的联系，可据此特征将文书组成案卷。

作者特征与按作者特征组卷：“作者”指制发文书的单位或个人。按作者特征组卷，就是将同一作者的文书组合在一个卷内。

问题特征与按问题特征组卷：“问题”指文书内容反映的主题，包括事件、人物、事物、具体问题、某项业务等。按问题特征组卷，就是将内容反映同一问题的文书组合在一起立卷。

文种特征与按文种特征组卷：“文种”是指文书的名称，如：函、通知、计划等。按文种特征组卷，就是将文种相同的文书放在一起组卷。

时间特征与按时间特征组卷：“时间”指文书内容针对的时间和文书形成的时间。按时间特征组卷，就是将内容针对同一时间或形成于同一时间的文书集中立卷。

通讯者特征与按通讯者特征组卷：“通讯者特征”指的是文书的收发单位，即行文相互往来问复的双方单位构成一对通讯者，将一对通讯者的问复文书组合立卷，称为按通讯者特征立卷。如“××公司与×××公司关于联合开发××产品问题的来往函件”。

地区特征与按地区特征组卷：“地区特征”（又叫地理特征），一是指文书内容所针对或涉及的地区，二是指文书作者所在地区。按地区特征组卷，就是将文书内容针对同一地区或文书责任者属于同一地区的文书放在一起组卷。如“上海市各县粮、棉增产情况的调查统计材料”。

（2）灵活运用六个特征组卷。文书立卷是为了检索和利用的方便。通常采用以问题特征为主，结合其他各种特征来组卷。例如：上级来文，就适合按作者特征结合其他特征组卷；合同类文书，就适合按名称特征结合其他特征组卷；计划、总结类文书，就适合按时间特征结合其他特征组卷。

（3）适当照顾文书的价值和数量。每份文书的重要程度及对本单位所起的作用是不相同的，因此需要保存的期限也不一样。根据国家档案局关于文书档案保管期限的规定，案卷应划分为永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限。划分的原则和标准是：凡是记载和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对于本单位工作及国家的经济建设、政治斗争、科学研究、文化建设具有长远利用价值的，应当永久保管；凡是反映本单位的工作活动，在相当长的时间内本单位需要查考的，应当长期保存（保管年限16～50年）；只对本单位工作具有短期查考价值的，应列入短期保存（保管年限1～15年）。另外，组卷时案卷不宜太厚或太薄，否则不便于保管和利用。厚的不能超过200张，薄的张数不应少到不便翻阅的程度。

（4）编目定卷。编目定卷，是指案卷正式成立后再对案卷进行一系列的加工编目和装订工作，使案卷最后固定下来。这是文书立卷的最后步骤。

①编页号。整卷装订的案卷，在每页的右上角编页码。双面均有文字或图表的，其页码正面写在右上角，背面写在左上角。页码用阿拉伯数字书写。暂不装订的案卷或使用卷盒（不装订）的案卷，应在每份文书首页的右上角盖档号章，按文书排列顺序填写件号。

②填写卷内文书目录。在一卷开首，逐份登记卷内文书的主要内容和成分。主要项目包括：顺序号、文号、作者、标题、日期、页号、备注等。国家标准《文书档案案卷格式》规定卷内文件目录格式，如表6.1所示。

表6.1　卷内文件目录

③填写备考表。备考表放在全卷的末尾，用来注明卷内文书缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。其格式如表6.2所示。

表6.2　卷内备考表

④案卷装订。将卷内文书理齐，用线绳、麻绳或不锈钢钉订牢。

⑤填写案卷卷皮。应用毛笔或钢笔填写。国家标准规定的案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文书起止日期、保管期限、总件数、页数、归档号、档号。其格式如表6.3所示。

表　6.3

案卷标题的拟写要求：一是结构完整，一般由作者、问题、名称三部分组成；二是对卷内文书内容的概括要准确；三是简练、通顺，一般不能超过50个字。

2．归档

案卷装订好以后，要按规定的制度向本单位的档案室移交，称为归档。案卷归档前，要编制案卷目录（又叫移交目录）。

案卷目录是全年形成的案卷的花名册，主要项目包括顺序号、案卷标题、卷内文书起止日期、件数、页数、保管期限、备注等。其格式如表6.4所示。

案卷目录一式三份，一份留底备查，一份随档案移交。

表6.4　案卷目录