办公室的保密管理工作

第一节　办公室的保密管理工作

一、保密管理工作的主要内容

保密工作概括地说，就是从国家的安全和利益出发，将国家秘密控制在一定的范围和时间内，防止被非法泄露和利用而采取的一切必要的手段和措施。其内容涉及保密立法；保密宣传教育；建立健全规章制度；研制开发和应用防窃密、防泄密的技术设备；依法进行保密检查监督；追查处理泄密事件以及开展保密工作的理论研究。就一般的办公室部门而言，保密工作的主要内容包括以下几个方面：

（一）文件保密

办公室部门需经常同各种各样的文件、资料、图表等打交道。其中许多文件是保密的，甚至有的是绝密的。做好文件保密工作是办公室部门最经常、最基本的保密工作内容，具体范围是：

1．上级有关部门下发的带有密级的文件、函件、资料。

2．党委会记录，院党政领导联席会议、院长办公会及民主生活会记录。

3．有关干部政审、考核材料、任免报告和后备干部名单。

4．党委及各党总支工作计划、总结等。

5．机构设置、人员配备及统计材料。

6．电话记录本、介绍信的使用。

7．反映重大问题及涉及保密事项的人民来信来访记录。

8．计算机软盘、录音带等其他秘密载体。

（二）会议保密

会议期间和会后，对会议是否公开，何时公开，都应由领导机关和领导人做出决定；在未正式公开之前，办公室人员不得泄露。对会议上高级领导人的重要讲话和重要内容不得随意扩散。会后，办公室工作人员清理会场和住地，查看会议文件，需要清退的，应办理退还手续。

（三）新闻报道和出版的保密

凡新闻报道除机关的宣传等职能部门把关外，办公室工作人员也要对报道或出版物是否涉及本单位的机密进行把关，或在请示领导确定报道范围的基础上，对报道内容做适当处理。

（四）科技和涉外活动保密

指对科学技术的发明创造，特有的工艺技术以及生产环节的保密。在外事接待中要注意防止外国人以参观访问为由，窃取科技机密的事件发生。

（五）电讯设备及通讯保密

指对以电讯设备为基础的通讯环境的保密。办公室在利用现代通讯手段上情下达、下情上传的时候，要按有关保密规定进行，防止监听、窃听。

（六）经济、军事情报的保密

办公室人员对于重要的经济动态、经济法规的制定和执行情况，对于军队编制、装备、驻防、调动等军事情况和动态，都要有严格保密的观念。

（七）现代办公设备保密管理

指计算机、复印机、传真机、对讲机、无绳电话、录音机、录像机等管理和使用中的安全保密问题。

二、保密管理工作的基本要求

保密工作是行政管理工作的一个组成部分，必须根据党和国家的方针、政策以及保密工作的指导思想，采取行政措施、法制管理措施和技术手段进行严格管理，才能确保国家及企业秘密的安全。为此，保密工作要达到以下基本要求：

（一）领导重视

要充分认识保密工作关系到党的事业、国家的安全和利益、经济建设、社会安定团结、领导人和要害部门的安全等等，意义十分重大。各级领导要把保密工作列入议事日程，加强宣传教育、督促检查，解决问题；要提供必要的工作条件；要认真履行领导干部保密工作负责制，严守保密纪律，以身作则。要把保密工作纳入干部民主生活和政绩考核的内容。

实际中的要求是，办公室主任对全室保密工作负有全面责任；机要秘书对机要文件保密负有具体责任；机要打字员对机要打字事宜保密负有具体责任；秘书对会议保密负有具体责任。

（二）依法管理

要严格按照我国的《宪法》、《保密法》、《刑法》等法律法规，对国家秘密进行管理，使保密工作的行政管理具有法律效力，具有强制力，国家的安全和利益才有保障。同时在依法管理上，要注意法规、制度的边疆性，要以上级法规为依据。

（三）准确定密

准确地确定国家秘密事项，是做好保密工作的基础。各单位必须按照《国家秘密及其密级具体范围的规定》确定国家秘密及其密级；按照《国家秘密保密期限的规定》确定保密期限，按照《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》作出国家秘密的标志。

（四）利用高科技

随着科学技术的飞速发展，高新技术广泛应用于情报窃密活动。因此，采取技术防范，技术检查手段，就成为保密工作行政管理和法制管理无法替代的一种必不可缺的管理手段，也是我国保密工作的客观要求和迫切需要。

三、保密措施的制定

由于办公室是为领导服务的综合办事机构，又是联络上下左右，沟通四面八方的桥梁和枢纽，其工作和所处地位的特殊，决定了办公室的工作人员有更多的机会接触国家秘密。因此，严格执行保密法规，做好保密工作，是办公室事务工作的内在要求，是自身组织管理工作的一个组成部分。做好保密工作对保证办公室各项任务的完成具有重要意义。

保密工作成功与否，主要取决于保密措施的制定和严格落实。因此，制定切实可行又符合要求的保密措施是办公室的重要工作之一。

（一）保密措施的制定原则

1．健全保密制度，强化保密观念

国家保密并非只集中在要害单位和要害部门，它分布在几乎各条战线和各行各业。因此，在抓紧进行普法教育和思想教育的同时，要结合本单位、本部门的行业特点，制定切实可行、确保秘密安全的规章制度，并狠抓贯彻落实。

2．加强保密技术研究，提高保密能力

将科学化、现代化引入保密工作。增加装备保密检查手段的设备，加大发展保密技术研究及应用和保密工作经费的投入，加强通信、办公自动化防泄密设备的保密技术检查。同时，要加强对保密要害部门的环境保证，适时配备警卫，做好外围护守。

3．发挥指导职能，保好商业秘密

在科技是第一生产力的今天，科技发明创造所带来的财富是无穷的。商业最大的秘密就是科技发明、创造和生产信息。重大发明创造的重要信息，是全球企业争夺的焦点，因此，机关要指导企业确定密级、制定措施，落实制度，保证商业秘密安全。

4．巩固保密机构，加强队伍建设

要健全各级保密委员会工作机构，还可相应设立其他保密工作机构。为适应任务发展的需要，要选拔一批懂技术、懂法律、善管理和有较高思想水平的干部充实到保密队伍中，全面提高业务水平，形成一支政治强、业务精、作风正、纪律严的保密工作队伍。

（二）安全保密的具体措施

1．加强保密教育。要求全体同志提高警惕，重视保密工作，遵守党和国家工作人员保密守则。做到：不该说的机密绝对不说；不该问的机密绝对不问；不该看的机密绝对不看；不在非保密本上记录机密；不在私人通信、通话中涉及机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。

2．加强对机要文件的管理：一是机要秘书要忠于职守，对带有密级的文件、函件、资料的收发登记、存放、借阅、存档、清退、销毁的各个环节，严格按规定处理，做到随时整理，发现失控立即查找和报告。二是凡有密级的文件都要存放在铁柜中，并上锁；绝密文件要单独存放，严格管理。三是外出开会带回的有密级的文件，要及时交机要秘书登记，按密级管理。四是工作人员出差、出国不准携带有密级的文件、资料。五是接待上访和私访人员时，不准展示机密文件内容。

3．计算机软盘、录音带等其他秘密载体，也要按照密级文件管理办法进行严格管理。

4．做好会议保密工作，安排好会场，机密性会议不得使用无线话筒。各种会议记录存放要符合保密规定。

5．节假日、学期末要对保密工作进行定期检查，年终进行总结。

（三）保密防范措施

1．办公室须安装安全（防盗）门，玻璃窗外安装铁栏杆，办公室内安装紫外线报警器。

2．发现秘密载体失控（如丢失、被盗等）要立即按保密规定报告有关部门。

3．发生火灾、地震及其他对秘密载体造成损坏危险的突发性事件时，负责人和具体责任者应马上组织办公室人员和其他可靠人员，将秘密载体转移并妥善保管。

【案例1】

某集团公司召开重要会议，对人事安排进行了重要的调整，作为筹备并列席会议的办公室，应如何作好会议保密工作？

作为筹备并列席会议的办公室，应从以下几方面作好保密工作。

（1）会前要布置保密工作，如印制文件的保管等。还要做好与会人员入场时的身份验证工作；

（2）在会议内容未正式公开前，办公室人员不得泄露有关人事调整的问题；

（3）要求到会人员对会议上公司领导的重要讲话不得随意扩散；

（4）会后，办公室检查会场和与会者的驻地，看是否有文件遗失；

（5）由于会议内容需要形成正式文件，所以要清退会上发放的文件，在清退文件时，要办好清退手续。