办公室会议管理

第一节　办公室会议管理

一、会议的含义

会议就是聚众议事，是指管理者依法召集有关人员传递信息、讨论商议有关事项的管理活动。

二、会议的作用

会议是管理者实施管理的基本手段和途径。其主要作用体现在：

1．集思广益、科学决策。

2．发扬民主、联系群众关系。

3．交流沟通、信息共享。

4．协调矛盾、统一思想、推动工作。

三、会议的种类

1．根据会议的性质划分：决策性会议、非决策性会议。

决策性会议——指拥有立法权或决策权的领导机关或领导层为了制定和颁布法律、法规、政策，或就某些重大问题进行商讨，进行表决而召开的会议，包括代表性会议（各级党代会、人代会、工会代表大会、职代会）；领导办公会议（各级领导机关的领导办公会议、常务会议、董事会议、厂长经理办公会议）。

非决策性会议——指不产生需要贯彻执行的政策、法律及法规的会议，包括日常工作会议（各种例行的工作会议、联席会议）；专业性会议（教育工作会议、科技工作会议、生产经营性会议、可行性论证会议以及各种学术性会议）；庆典性会议（为庆祝重要的节日、纪念日而召开的会议、联欢会、茶话会）；总结交流性会议；座谈恳谈性会议；洽谈、谈判性会议；礼节性招待性会议（会见、招待会、酒会、宴会）；商品展销展示性会议（展览会、展销会、定货会、博览会、交易会）。

2．依据会议的形式划分：

（1）工作会议——工作会议是处在特定管理层次的管理人员就职权范围之内的工作问题，按照民主集中制原则，共同商讨、互通情况、作出决定的会议。比如部务会、厅务会及各种形式的办公会。

（2）座谈会——由特定的组织或个人出面就某一或某些问题召集有关人员进行征询和交流意见的会议。

（3）恳谈会——以增进与会人员之间的了解和理解为目的，以诚恳和无拘束的交谈为表现方式的会议。也称为谈心会。

（4）动员会——就一项重要和较大规模的工作或活动的开展而进行鼓动布置的大会。

（5）现场会——选择强化会议效果的现场作为会址而举行的会议。

（6）务虚会——就某些政治、思想、政策、理论等方面的问题进行研究讨论的会议。

（7）记者招待会——政府部门、企事业单位、社会团体的代表（或以个人名义）以现场回答记者提问的形式或直接向记者发布有关新闻的形式而召开的会议。召开记者招待会有两种目的：一是有关部门为某一重要工作、重大事件或热点问题发布而举行，二是旨在与新闻媒介进行沟通。

（8）听证会——立法或行政机构在自己的职权范围内接受、要求并听取有关人员或团体组织的代表就特定问题作出公开或秘密陈述并进行作证的会议。

（9）联席会议——为共同完成某项任务，由若干平等单位或相互没有隶属关系的单位，联合召开共同协商一些与各方面利害攸关的问题的一种会议。通常有一个由各方推举的牵头单位负责会议的召集和组织。

（10）董事会——特定企业或经济组织的董事会成员在讨论决定本企业或经济组织的重大问题时所召开的会议。

（11）经理会——具有经理身份的人研究和决定企业目标和方针的会议。一般由负责全面工作的经理以例会的形式召集。

3．根据会议的规模划分：

（1）小型会议——参加会议的人数少则几人，多则几十人或百人以下的会议。如领导办公会议、例行工作会议、座谈会、洽谈会等。

（2）中型会议——参加会议人数大约在百人至千人以下。如有的代表会、规模中等单位的全体会、经验交流会、专业性会议、学术交流会、酒会、招待会等。

（3）大型会议——参加会议的人数在千人以上的会议。如代表大会、评比表彰会、各种大型庆典会、博览会、交易会等。

（4）特大型会议——参加人数一般在万人以上的会议。如大型节日集会、庆祝大会等。

4．根据会议所跨的地域范围划分：

会议所跨地域范围一方面是指会议的内容涉及的地区范围，另一方面是指参加会议的人来自不同的地区或国家。根据会议所跨地域范围可以将会议划分为以下几种类型：

（1）国际性会议——会议的内容涉及不同国家和地区，参加人来自不同国家与地区的会议。

（2）全国性会议——参加会议的人来自全国各个地区，会议内容涉及全国性问题的会议。

（3）地区性会议——省、市、县或企事业单位召开的各种工作会议、代表会议等。

（4）部门性会议——局部性会议。指某个机关、企业、事业单位召开的内部会议。

5．从保密角度划分：公开性会议、秘密性会议。

6．从会议召开的载体上划分：常规性会议、电视电话会议、电子计算机网络性会议等。

四、会议管理工作

（一）会议前期准备工作

1．制发会议通知

会议通知的一般形式：

（1）按形式分：口头通知、书面通知、会议邀请函、请柬。

（2）按通知的行为方式分：当面通知、电话通知、电报（明码电报）通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。

（3）按作用分：预告性通知、正式通知。

会议书面通知的制发程序：

（1）写信封。写清收文单位的地址和单位全称，或写收信人姓名。单位名称不要任意简化。

（2）装通知。将写好的会议通知装入信封，在封口之前仔细检查，不要漏装。

（3）封信皮。将信皮逐个地封贴起来。

（4）核对。将名单与信封进行核对，防止遗漏或重复。

（5）发送。进行清点后，请收发人员打上编号，以备查询。

会议通知的制发要求：

（1）一般的会议只发一次正式通知，大型会议需要发预备性通知。

（2）区域性、全国性乃至国际性会议，在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便接站和订购车船票、机票。

对拟任免、调动的人员注意单位的准确性。

2．准备会议文件及用品

会议文件的准备步骤及内容：文件的印制或复制、校对、分发。

①文件的印制或复制内容

会议的程序性文件。如会议议程与日程安排表、会议时间安排表、选举程序及表决程序安排表等。

会议的中心文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。

指导性文件。如有关的法律、法规、政策等文件。

参考性文件。如统计报表、技术资料。

会议管理性文件。如会议通知、证件、作息安排表及会议须知等。

②校对

文件校对是文件印制工作的一个重要环节。要求从正文文字准确到文件结构的各个组成部分、各种标记及文件的格式完全正确，杜绝任何差错，确保文件的质量。

③分发

将需要在会议召开之前发给与会者和在会议召开时分发的文件区别开；提前做好文件分发的准备工作。

（1）文件准备工作要求

①按照与会人员名单，填写文件袋，注明“会议文件”等字样。

②需要提前发出的文件，在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与邮政编码，按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式。

③分发重要文件一般要编号、登记，编号印在文件首页的左上角；具有保密内容的文件，注明密级。分装文件不能漏装或重装。

④回收的征求意见稿，或保密性文件，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

（2）会议用品准备的内容

①必备用品：文具用品；桌椅、台布；茶具；扩音设备、照明设备、通风及空调设备等。

②特殊用品：不同类型的会议，用品的要求和使用不尽相同。比如：

选举性会议——投票箱、选票等；

表彰会——奖品及颁奖时的音乐；

接待性会议——迎送客人的交通工具；

代表会议和纪典性会议——国歌等音乐或乐队；

专业性会议或咨询性会议——幻灯机、投影仪、录音录像机等设备；

谈判性会议——签订笔等。

此外还有会议的横幅、宣传标语、花卉等物品。

（3）会议用品准备的要求

制定会议用品的准备方案；开列用品清单，将所需物品的名称及数量详细列出，以周全为原则。

准备会议用品要经济适用，符合会议需要，切忌铺张。

准备物品工作是办公室人员的事业心和责任感的体现，应一丝不苟、周到细致。

3．选择会场

选择会场的原则：

（1）大小适中：会场容量应与参加会议的人数大体相当，不宜过大，也不宜过小。

（2）远近适当：首先考虑交通是否便利；其次考虑会议主办单位离会址的远近，不宜过远；第三是会场与住宿地点的距离越近越好。

（3）环境肃静：应当选择比较清静、不易受干扰的会场。尤其是一些重要的会议，安静的环境和排除不必要的人事干扰是很重要的。

（4）设备齐全：召开会议所必需的设备，如照明设备、音响设备、通风空调设备、桌椅用具、卫生设施及安全设备要齐备，性能良好；其次若需添加一些特殊设备时，应考虑到会场内原有设备是否适用。例如，在用电量大的情况下，是否会超出电源负荷。

4．会议筹备工作

（1）确定会议名称

有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等。有些会议的名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成：

“会议主办单位的名称+会议的主题+会议的类型”，比如“××集团公司经贸洽谈会”；有的会议名称还可以包括时间和范围等因素。例如“××集团公司××年全体员工总结大会”。会议名称要用精炼的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。

会议规模与规格的确定是与会议的内容或议题的大小成正比。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，尽量不上大规模和高规格。

根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定时间；

主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议可以除外；

会见会谈性会议，应当事先同主、宾双方商议之后，再确定会议召开的时间。

会期是指召开会议时间的长短。会期应当与会议的内容成正比关系，即内容多，议题复杂，会期可长一些，反之可短些。提倡尽量开短会。

（2）草拟会议方案

提出会议预算：

原则：勤俭办会、节约办会，尽量降低会议的成本；有一定弹性，有余地。

会议的经费预算内容：

会议费（场地租金、用品费、设备费等）；培训费（请专家、学者讲课的酬金等）；资料费；住宿费；交通费；其他。

拟定会议的议程与日程安排：

会议的议程是指会议所讨论的问题的先后次序，一般要求内容简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。代表会议的议程需经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。如图8.1所示为会议议程的一般格式。

图　8.1

会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天上午、下午、晚上三个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，如图8.2所示。

图　8.2

（3）提出参加会议的范围或人员名单

在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。即根据会议的需要，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加。

（4）拟定会场布置方案

会场布置方案的内容主要包括会场内座位的布局摆放形式，主席台的布置、座次的安排以及为烘托或渲染会议气氛所做的装饰等。

（5）会议的后勤保障方案

①饮食工作的方案：a．制定伙食费用标准；b．制定卫生标准和准备卫生用品；c．做好就餐人员的统计，包括少数民族及不同饮食习惯的情况；d．预订餐厅或食堂。

②住宿安排方案：a．统计好住宿人数、性别、年龄；b．预订客房、档次和房间数量；c．拟定房间分配的标准或方法。

（6）协助领导起草、修改、审核会议文件

①会议文件种类

会议的指导文书：包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。

会议的主题文书：包括开幕式讲话、主题报告、专题报告、专门文件、大会发言、选举结果、正式决议、闭幕式讲话等。

会议程序文书：包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。

会议简报和会议记录文书：包括会议简报、会议发言、情况反映、各种记录等。

会议参考文书：包括代表提案、公务书信、群众来信、与会代表来信和各类来访的书面材料。

公告、传达文书：包括会议公告、新闻报告、接受采访、宣传文章、传达提纲、执行计划等。

会议管理文书：包括开会须知、议事规则、出示证件、保密制度、作息时间、生活管理等。

②拟定会议主要文件的基本要求

会议主要文件一般指会议的各种工作报告、领导人讲话、中心发言、总结报告、开幕词、闭幕词、行政法规、条例或决议的草案等。这类文件是会议主题或指导思想的集中体现。

办公室在参与拟定这类文件时，一般会遇到三种情况：一是领导亲自搜集材料，亲自起草，定稿时和办公室一起斟酌；二是办公室部门协助领导搜集整理资料，领导自己动手起草；三是领导提出文件的主旨或细目，由办公室承担起草任务，最后由领导修改定稿。

拟定会议主要文件的基本要求是：

a．理解和吃透会议主题，把握领导意图，特别是党和国家的有关政策、精神。

b．做好深入细致的调查研究，向有关部门或个人搜集材料，访问有关的人员，查阅有关的档案资料等，掌握和提供详尽确切的第一手材料。

c．听取各方面的意见，尤其是领导意见，不能各行其是。

d．掌握文书在撰写上要求快、多、高的特点，写出包含新信息、反映新变化以及完全符合领导意图的有效公文。

（7）完成会议文件的印制与分发工作

印制与分发的要求：

一是印制文件前进行文件样式的设计和内容审定工作。

二是会议文件的印制要讲求规范，尤其是文件格式的设计要坚持标准化的原则。

三是分发文件的基本要求是适时、适量、保密。

（二）会中的服务和文书工作

1．服务工作

对于大、中型跨地区的会议，报到工作是一项重要的接待工作，其基本要求是：

（1）报到工作

①首先对与会者的到来表示欢迎；

②将事先准备好的会议文件和用品，包括会议须知等材料以及住宿房间的号码、餐券等发给与会者；

③引导客人到其住宿的房间，并叮嘱会议的第一项议程的时间、地点。

（2）会议签到

一般小型会议、内部会议的报到就是签到，会议签到的目的，是为了统计到会人数，同时也能够有效地保证会议的安全。签到的方式主要有两种：

簿式签到：指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。这种方式简便易行，但适合于小型会议或纪典性会议。

卡片式签到：一种是将预先印制好的卡片（相当于入场券）提前发给与会者，入场时，交出一张即可；另一种是磁卡签到，将磁卡内容输入电脑。这种方式适用于较大型会议。

此外，有些会议仅凭会议通知、出席证、列席证或入场券便可进入会场。小型内部会议，则由办公室在事先准备的名单上采取来一位，划一位的方式。

（3）协助完成会场各种设备的操作，正确地发放会议用品

①学会使用会场内设备，包括灯光、音响、空调、通风、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。

②提供会场用品包括发放会议所需文具，随时提供主席台与会场人员饮用的茶水、饮料等。

③设备安装要早做准备；会议用品要按时送到会场，避免忙乱；发放会议用品应专人专职。

（4）完成与会人员的食宿安排

食宿工作应在签到前准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见。办公室人员应当根据要求尽量满足与会者的需要。

（5）协助组织会议期间的娱乐活动

会议期间应举行娱乐活动，如放映电影、录像，举办舞会、组织参观旅游等。目的是帮助与会人员在紧张的会议之余得到放松和休息。

2．文书工作

（1）分发会议文件

办公室在会议期间的文书工作主要包括会议文件的分发和会议结束前文件清退的准备。分发的文件：会前未发的文件、会议期间所产生并使用的文件（主要是会议简报）。

会议期间分发文件要进行编号、履行登记手续和分装，尤其要及时，因为会议简报是及时交流会议情况，沟通情况，加强对会议的领导所产生的会议文件。此外，会议临时产生的讨论稿等文件也应及时分发。分发要求：准确；文件要履行登记手续，注意保密。

（2）收集会议文件和资料

会议文件的收集与整理在这里是指会议结束之后，办公室人员要对会议期间所使用的部分文件资料以及会议期间形成的文件进行收集、清退、立卷和归档工作。

①收集会议文件的渠道有：向全体与会人员收集文件；向会议的领导人、召集人和发言人收集文件；向会议的有关工作人员收集文件，如会议的记录人员、文书起草人员等。

②收集文件的方法有：

小型内部会议，可以在宣布会议结束的同时，由主持会议的领导提出要求，请与会人员将需要退还的文件留下。

大中型会议，通过提前发文件清退目录来收集，交大会办公室。

收集文件应当与分发文件一样，履行严格的登记手续，并认真检查文件是否有缺件、缺页、缺损的情况。如有，应尽快采取补救措施。

③收集文件的原则是：及时；完整；保密文件要做到不失密、不泄密。

④收集会议文件、资料的范围是：

关于召开会议的请示与批复；提交会议审议批准的文件，如工作规划、计划、报告、预算决算、行政法规及各项决议的草案等；会议期间使用的文件，如开幕词、闭幕词、领导人讲话稿、大会发言材料（包括典型经验介绍材料、专题报告）、会议总结报告等；会议参考性文件，如调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表等；会议管理性文件，如会议通知、日程与议程安排表、会议须知、保密规定以及会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单、票证、签到簿等；会议记录、简报；会议宣传性文件，如宣传会议精神、主旨或决定事项的文件资料、会议纪要、决议、新闻报道等；会议的照片、录音、录像等资料。

（3）编写会议简报

会议简报是会议交流信息、沟通情况、指导会议的信息文件。

会议简报的编写要求：快、新、实、短。

“快”，是会议的时限性决定的。编写会议简报需要抢时间，一般要求当天的情况，当天发出，最迟也要当天整理，第二天发出。大型会议要一天1至2期。

“新”，指编写简报要提出新情况、新问题和新经验，反映在文字上应注意使标题醒目、吸引人。

“实”，指简报所反映的情况和问题要真实、准确，不能随意夸大或缩小。

“短”，就是简短的报道。会议简报的写作要求是开门见山，直接叙事，一语中的，一事一议，少做综合报道。简报一般字数在几百字至多不过千字。

（4）收集、编发会议信息

收集、编发会议信息的核心是选择会议的新闻报道的形式，方式有三种：一是由会议办公室人员撰写新闻报道稿件，然后经领导审定后，向媒体发送；二是在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者亲自随访，发布消息；三是在会议结束时，召开记者招待会，由领导人直接介绍会议情况并亲自回答记者提出的各种问题。

（5）拟写会议纪要

会议纪要是根据会议的主旨，用准确而精炼的语言综合记述其要点的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。并非所有会议都要产生会议纪要。

①会议纪要目的

一是让与会者带回去作为传达贯彻会议精神的依据；二是上报，使上级主管部门和有关单位了解会议的情况或予以转发。

②会议纪要的内容

一是会议情况简述：召开会议的根据、目的、时间、地点、参加会议的人员、会议讨论的问题以及会议的成果；二是对会议主要精神的阐发。这是会议纪要的主体部分。

③会议纪要的类型

一是例行会议纪要。即是将会议形成的决议下发，或让上级了解会议的精神。如经理办公会议纪要、厂长办公会议纪要。二是工作会议纪要。指各机关、部门或地区就重大工作问题召开专门会议，交流情况，统一认识，研究政策措施之后，整理出会议纪要，上报下发，或请求上级批转。

④拟写会议纪要要求

忠实于会议实际：必须以会议纪录为依据。对与会者的发言可以进行概括、归纳、提炼，但绝不能增添与篡改内容。

内容集中、概括、精炼：对会议的中心议题和围绕议题所做的决定进行集中概括，去粗取精，集中归纳最有说服力的典型事例，引用最精彩的情节和语言，使全文突出重点。

逻辑要清楚：要有条理，眉目清楚，使人一目了然。

3．值班工作与保密工作

（1）会议的值班工作

大中型会议，会场配有专门的服务人员。但办公室应当督导和协助服务人员做好以下工作：与会人员入场时的验证与收票工作；保持会场内的秩序，维护场内设备；为会场内人员提供开水、饮料以及其他服务；关注会场内各种设备的使用情况；做好会场内安全保卫工作。

（2）会场内安全保卫工作

防止与会议无关的人随便进入会场；关注会场内的设备运行情况，消除火灾隐患，防止意外事故的发生；保证会场内人员的安全与健康，发现与会者中身体不适或突发疾病者，要及时请保健医生、送往附近医院或联系急救中心；做好会议的保密工作。

（三）会议总结工作及会后的反馈工作

1．会议总结工作

会后总结工作是由会议的负责人召集全体工作人员对整个会议的组织和服务工作进行全面的分析和评价，总结得失，为今后召开同类型会议提供借鉴。

（1）会后总结工作的方式：个人总结、小组评议、领导评价相结合的方法，并在此基础上，进行总结，交流经验、表彰。

（2）会议总结工作的原则：及时、全面、客观、公正。会议总结时间紧迫，不能拖延。除了对会议本身进行总结以外还要对做出成绩的先进集体和个人进行表彰和奖励；对不良现象做适当的批评；对违反原则、玩忽职守的部门和个人追究责任，做到实事求是，客观公正地反映会议客观情况。

2．会后反馈工作

会后反馈工作指办公室人员根据领导的交办或会议上的决定，将会议所做出的决策或决议在实际贯彻执行中所得到的结果、引起的反应以及造成的影响等情况，回报给主办会议的领导机关的活动。

会后反馈的方式：口头；书面催询；直接深入实地检查与催询。

会后反馈工作是会议善后工作的一项重要内容，它能够直接反映出会议效果的好坏以及会议的主旨精神是否能够落到实处。所以会后反馈工作也是整个会务工作的一个重要组成部分，对于整个会议都是非常重要和十分必要的。

大型专业会议筹备方案案例：

《××市经济工作会议安排方案》

（1）会议主题：

贯彻落实中央经济工作会议精神。

重点：讨论研究全市经济发展的一些突出问题；分析原因；理清思路；确定重点；提出对策；做好明年的工作。

（2）会议的时间、地点：

拟定于×月×至×日（4天），在×××招待所召开。

×月×日下午或晚上报到。

（3）会议规模：

①参加会议人员（正式代表）。

②特邀代表和列席人员、工作人员（含服务人员）共计××人。

（4）会议议程：

会议由市委书记、市长分别主持。

第一天：大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言；

第二天：分组讨论（围绕会议确定的讨论题目进行）；

第三天：继续分组讨论；

第四天：上午继续分组讨论；下午由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。

（5）会议材料准备：

①大会发言单位材料。

②会议日程表；参加会议人员名单；主席台座次安排；分组名单（分组讨论地点）；讨论题目；作息时间表；会议须知等；

③会议参阅文件。

（6）会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责（具体分工略）。

附：会议通知（包括会议材料准备通知）等文字材料。

方案拟定后，报经领导审核和批准。方案批准后须作的准备工作是：

（1）召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草（包括文件准备）；会务服务（包括住宿安排、生活保障）；宣传报道、交通疏导、医疗、保卫等，经费预算。

（2）草拟材料准备通知。

（3）选定会场，并布置会场（包括会标）。

（4）准备会议所需用品。

（5）会议材料准备。

五、领导办公会议和大型会议的组织工作

（一）领导办公会议

1．议题的准备

（1）平时做好议题的调查、敦促工作，使有关方面早做准备。

（2）议题提出后，办公室协助领导做好阅审协调工作，对不成熟的和需要与有关方面协商的提出意见；提请办公会议讨论决定的事项，一般应交办公室主任汇总，集中同有关领导研究后作出安排。

（3）会议议题除特殊情况外应提前两天，重大议题提前十天通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。

（4）做好安排方案：防止发生开会无议题；议题成堆；避免不成熟的议题上会，久议不定，浪费时间。

2．组织工作

（1）发会议通知。在领导确定会议时间和内容后，要及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论议题等内容。

（2）印制会议材料与安排会场。办公室部门要提前打印或复印出会议需要讨论的文件材料，根据要求提前或会上发给与会者。要事先安排布置好会场。办公会议必须有半数以上成员出席方能召开。

（3）做好会前签到工作，会中作好会议记录，会后要及时撰写会议纪要。

（4）催办与反馈议定事项。会议议定的事项，要由有关领导主持分解到有关部门落实办理；或指定专人负责催办并收集情况。办理的事项要及时向有关领导反馈，并按月、季作出总结报告，综合向领导汇报。重要问题可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。

方法：填写事项催办卡片，或派专人调查了解。

（5）管理会议文件。办公会议的记录及有关文件必须妥善保管，并建立严格的管理及查阅批示制度。

（二）大型会议的组织工作

1．会前准备阶段

（1）了解、掌握有关情况，确定会议主题，明确通过开会要解决什么问题。

（2）起草文件材料，组织发言文稿。

（3）确定与会者并发送通知，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知有关单位和个人，使有关的单位和个人及早做好准备。

（4）做好行政性事务的准备工作。先安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。

2．会议进行阶段

（1）首先要检查、核对与会人员，特别是立法性质的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。

（2）汇总情况，编写简报。汇总情况包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会；编写会议简报，供领导掌握会议进程和存在的问题，以便及时部署工作，使会议顺利进行。

（3）做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。

3．会议的结束阶段

（1）回收文件。根据保密原则，该收回的收回，该汇总的要及时汇总。

（2）整理会议记录。及时整理会议记录，然后根据需要形成决议或会议纪要。

（3）立卷归档。把会议前前后后产生的有关文字、声像材料进行分类归档。

六、会务工作的协调与安排

（一）会务协调

会务协调是指会议组织者受上级领导者的委托，通过各种方式、手段、妥善地协调、处理会议中的各种关系、矛盾和纠纷的行为。其目的是保证会议的胜利召开、顺利进行和圆满结束，是会议组织管理的重要手段。

（二）会务工作协调的种类

1．内部协调：纵向协调、横向协调、动态协调、静态协调。

2．外部协调。

（三）会务协调工作的具体内容

在会前准备阶段，考虑准备工作的时间是否充裕，考虑具体会议时间（包括会中的分组会以及大会中的其他会议）的确立、时间长短的把握以及是否有益于与会者到会、认真听会和会与会之间的衔接等等。

会务协调工作的具体内容为：会议地点协调；议题的合理安排与协调。会议领导者和会务部门之间的协调工作；矛盾的协调；会务人员协调；分工的协调等。

（四）会议协调的方法与技巧

会议协调的方法：

建立一套有效的指挥调度系统进行总体协调与安排，并且明确岗位责任；列出详细的任务分工表，人手一份，以备检查和落实；工作人员要通盘了解，胸有全局，互相补台；会议的领导要瞻前顾后，把会议所涉及的问题想全、想细、想具体。

会议协调的技巧：

1．提高会议组织人员的素质和工作效率，树立良好的形象，取得各方面的信任。

2．争取领导同志的理解、信任和支持。

3．充分发挥各相关工作部门的作用。

4．建立良好的人际关系；顾全大局、求同存异，协调一致。

5．耐心细致，沉着冷静、稳重行事；善于将原则性与灵活性结合起来。

6．重视协调与安排在完成会务工作中的意义，主动做好协调与安排。协调的方法与途径多种多样，要灵活运用。