“管理办公”的起源

1.1　“管理办公”的起源

管理办公自动化，指尽可能应用自动化设备，以提高管理效率。那么，什么是“管理”呢？

管理活动自古以来就存在，是人们有组织的活动所必不可少的。丹尼尔·A.雷恩对管理的定义如下：

……可把它看成一种活动，即它发挥某些职能，以便有效地获取、分配和利用人的努力和物资资源，来实现某个目标。

人类在长期的演变过程中一直面临着比较严峻的生活环境，如粮食供应紧张、住房不足，以及缺乏用来满足人的多方面需求的其他物资资源；从生理上讲，人并不比地球上现存的或曾经存在的其他许多物种更强。为了生存，群体内部进行了分工，有些人进行耕种；有些人制造工具；为了把知识和技术一代代往下传，出现了原始的教育和传授知识的活动……为了确保集团生存，早期的人发现，需要一些为大家所认同的规章和手段。正是出于人类这些经济、社会和政治的需求，人的有组织的活动才开始出现。人们发现了同别人一起合作实现自己目标的优越性。

因而，人们存在于集团或组织之中。第一，组织至少有一个目标、宗旨或目的，甚至要实现的某件事，例如采摘果实。第二，为了加入组织，人们必须关心目标或有共同的意志，必须认识到争取实现组织目标是符合他们最大利益的。第三，组织的成员需要拥有工作或战斗的工具。这些工具是实现目的的资源或手段。第四，需要对参加组织的人的各种活动做出安排，其目的是为了在实现共同目标时，能使他们的行动相互作用和协调一致。如果人的活动和努力不能协调一致，结果必然造成混乱。第五，组织发现，如果有人专门承担保证使整个组织不断实现其目标的任务，那么就可能会取得更好的结果。为了实现目标，这个人专门负责解决意见分歧、决定战略和时机，以及使各种活动和关系符合组织的目标。所出现的这种不同于作业活动的管理活动后来即变成各种协调工作中的一个基本方面。

人类团体中出现了专门进行管理的人，他们为团体共同利益所做的事情，就可以称为“办公”活动。这一时期，管理的工作内容不多，管理者数量也不是很多，管理者之间、管理者与被管理者之间的沟通协调都很容易完成，因此进行“管理办公”不需要太多辅助设备和手段。