办公设备概述

6.1　办公设备概述

6.1.1　现代办公设备的分类

技术的进步推动了办公自动化设备的快速发展，如今，办公设备已经发展为一个大的家族，但其分类方法目前还没有一个统一的标准。这里根据办公信息流转过程中办公自动化设备对信息的作用形式将其分为信息复制设备、信息处理设备、信息传输设备、信息存储设备以及其他辅助设备。

（1）信息复制设备

信息复制设备包括复印机、投影机、速印机、电子排版印刷系统等。

（2）信息处理设备

信息处理设备是办公自动化系统的核心设备，这类设备的主要功能就是对文字、数据、图形、图像、声音等信息进行加工处理，并将处理后的信息加以保存。这些设备包括计算机设备、打印机、扫描仪、数码相机、数码摄像机等。计算机设备是由硬件设备和软件设备共同工作的，硬件设备包括计算机主机以及各种外部输入、输出设备，如键盘、触摸屏、鼠标、光笔、语音输入设备等。

（3）信息传输设备

信息传输设备（又称为通信设备）主要负责通信系统的传输、控制、交换、处理、监控等多项重要工作。该类设备包括各类电话机、传真机、数字程控交换机等语音通信设备，调制解调器、集线器、交换机、路由器等网络设备，以及视频会议系统等。

（4）信息存储设备

信息存储设备主要包括U盘、移动硬盘、光盘刻录机、摄像机、录像机等。

（5）其他辅助设备

包括空调机、UPS稳压电源、碎纸机等。

上述分类只是根据信息的作用形式对办公设备的一个描述，事实上由于技术的进步、生产厂家的竞争，办公设备不断推陈出新，性能越来越好，功能上也趋向于一机多用、多功能化，各种设备的类别已经很难绝对分清。例如多功能一体机同时具有打印、复印、传真等多种功能。

6.1.2　现代办公设备的维护

办公设备欲高效、长久使用就必须注意其维护工作。日常的维护需要了解以下各方面内容：

（1）办公设备的工作环境

关于办公设备的工作环境，要考虑的因素有温度、湿度、电源安全及洁净程度。

（2）设备故障的种类

设备故障的种类分为硬件故障、软件故障、人为故障和病毒故障几种。

硬件故障是指由于设备中的元器件损坏或性能不良而引起的故障。硬件故障通常可分为机械故障和电子故障两大类。导致硬件故障的原因之一是制造工艺不良，原因之二是设备疲劳工作。另外，电磁波干扰或其他原因引起的故障和磁盘、硬盘等存储介质损坏造成的故障也属于硬件故障。

软件故障是指由于系统软件或应用软件本身的缺陷，造成软件之间不兼容以及使用中的操作不当产生的错误。软件故障分为软件本身故障和软件使用故障两大类。

人为故障是指使用者操作不当而造成的故障。导致设备故障的主要原因表现为以下几点：电源接错；在设备通电工作的情况下，随意拔插外设板卡及连接线，使集成块芯片造成损坏；信号线接错等。

由于计算机病毒而引起的故障称为病毒故障。病毒故障也是目前网络时代的一种代表性故障。计算机病毒可通过不同的途径潜伏或寄生在存储媒体（如磁盘、内存等）或程序里，当某种条件或动机成熟时，便会自动复制并传播，使得资源信息、程序或数据受到不同程度的损坏。由于计算机病毒的隐蔽性和多样化，所以不能指望一种防毒、杀毒软件就能避免病毒的侵害。计算机病毒的防范必须做到消防结合、管理手段与技术措施相结合、加强法律保障意识，才能有效减少病毒故障的产生，防止病毒的蔓延。

（3）故障检测的方法

常用的故障检测的方法有以下几种：

①原理分析法。原理分析法是根据设备自身的基本工作原理，从逻辑关系上进行分析，进而找出故障原因。

②诊断程序测试法。这是一种采用一些专门为检查诊断机器而编制的程序来帮助查找故障原因的方法。

③直接观察法。直接观察法就是通过看、听、摸、闻等方法检查设备故障。

④插拔法。这是一种通过将插件“拔出”或“插入”来寻找故障原因的方法。

⑤替换法。这是一种通过用相同的插件或器件替代所怀疑的部件来确认故障位置的方法。

⑥比较法。这是一种用设备正常时的特征与故障时的特征相比较来判断故障原因的方法。

排除故障时应注意两个问题：一是弄清故障原因之前，切记不能贸然加电；二是检修过程中，切忌带电插、拔各部件和插头。

（4）常用设备维护工具

常用的软件工具包括随机携带的故障诊断及系统参数设置等专用软件、通用的检测软件等。有些设备的检测软件是固化在机器内部的，如设备的自检等。此外，还应准备好相应的系统软件、数据库软件、备份数据等。常用的硬件工具包括工具包和万用表及其他一些特用的工具。

6.1.3　现代办公设备的发展趋势

目前，现代办公设备和技术的发展呈现出以下趋势：

①现代办公设备向高性能、多功能、复合化、系统化的方向发展。从性能方面看，打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影机等设备的速度、分辨率等性能指标都在不断提高，而且几乎所有办公设备都将性能提升作为未来发展的一个重要方向。同时，多功能一体机市场正迅速兴起，多功能一体机是把复印、打印、传真、扫描等功能整合到一台机器中，一台机器能完成目前需要很多机器才能完成的任务，这些新机型集文件打印、扫描、传真和复印等功能于一身，从而能使用户节约办公的操作成本、节约办公占地、降低电耗。

②现代办公设备将向数字化、智能化、无纸化、综合化的方向发展。网络普及以后，设备要上网，其必要条件就是数字化。近年来许多电子设备都向数字化发展，以复印机为例，2000年日本生产172万台复印机，其中数字化的设备占64.9%；2005年这个数字已经超过70%；而目前大部分厂商已不再生产模拟复印机。

数字化的智能设备有很多优点：首先是操作成本比模拟机的操作成本更低；其次是能上网运行，使用户能从计算机上接入网络进行操作并执行各种功能；最后是其编辑能力，能使用户以合适的方式增强编辑和修改文件的创造力。

③通信技术和设备在现代办公中将发挥更大作用。办公自动化系统是综合计算机技术、通信技术的一个信息系统，它的主要任务包括信息采集、加工、存储、转移（传播）等方面。因此，随着网络的普及和办公自动化向知识管理的方向发展，通信技术和设备将在现代办公自动化中发挥更重要的作用。

④现代办公设备将更加符合人机工程的设计标准。让机器设备及工作和生活环境的设计适合人的生理心理特点，使得人能够在舒适和便捷的条件下工作和生活，是人机工程学要解决的问题，也是办公设备未来的发展趋势之一，即未来办公设备的设计将结合人机工程学的理论，更加注重考虑在使用中人的特性和能力，以及人受机器、作业和环境条件的限制。