有效控制体系的特征

21.7　有效控制体系的特征

无论控制的表现形式是什么，一套有效的控制体系都有其共性。控制体系都既能发挥积极作用，但同时也有负面影响。因此，在设计和实施控制体系时，要考虑到其对组织带来的收益，这点尤为重要。

尽管人们并不愿意承认，但是大多数人更偏向于自己能尽可能多地控制自己的生活。因为，这样生活才会更稳定，自己的一般性福利和安全才有保障。但是，控制的负面影响是存在的，并且在正式组织里按照传统方式制定、实施时，它们会扩大这种负面影响。

希克斯（Hicks）和格莱特（Gullett）认为，“有效控制体系应该是容易被大家理解的，并且是经济适用的。此外，还应快速地预测出各种变化。有效控制体系具有一定的灵活性，应该不断进行调整。”从希克斯和格莱特的观点中，我们可以总结出一套有效控制体系的多种特征。

■控制体系要富有意义，它就必须易被其实施所涉及的所有人理解和接受。控制体系的目的及其提供的信息，对那些受其影响的人来说，必须是全面详细的。控制体系的科学技术含量应与其所涉及的各项活动和员工的技能水平有关。信息传递方式要容易被大家接受。如果人们不能接受信息的传递方式，那么就很有可能排斥这些信息，这样的话，控制体系的作用也不能充分发挥出来。同样的道理，一套本身并不能准确指出偏差出现的原因，且过于简单的控制体系对管理者的作用也不大。控制体系应尽可能地提供客观信息，这些信息是通过合适的定性或定量的测量方法而得出的，而这些测量方法是不会轻易被质疑的方法，或是被大家普遍接受认可的方法。

■控制体系应与组织结构相匹配，并且要有助于做出与工作业绩相关的重大决策。那些对特定活动负责和利用反馈信息去评估目标是否已实现的管理者应提供信息。而这些提供的信息要有助于管理者们完成他们的职责，并且在采取必要行动时，能清晰明确地提供给他们所需要的信息。

■一套控制体系应该尽可能快地显示出与要实现的标准业绩还有多大差距。理想的控制体系是，在偏差没有发生之前，就应该有所显示。及时地找出偏差以便及时地采取纠偏措施来弥补，这一点是非常重要的。例如，有关资金预算有可能超支或不足的显示信息应该及早地让管理者得知，以便他们及时采取一些预防措施，避免到最后时期不知所措。

■控制体系应该关注那些对组织实现目标起着至关重要作用的活动。关注那些相对来说不重要的活动是不经济的，也是浪费时间的。如果这样做的话，有可能给员工造成混乱的印象，并且还有可能导致忽视那些关键控制点。有些关键控制点要比其他控制点更为重要。要特别关注那些对组织成功起关键作用的活动。举例来说，一位餐厅经理，为了以最有效的管理方式来安排员工的工作，就需要知道不同时间段各种菜单的数量，以及提供给客人的食物数量和种类。为确保组织有充足的现金流，信息是必不可少的。

■要做到有效，一套控制体系必须是灵活多变的。我们要考虑到那些与控制体系目标相关因素发生的变化。例如，一项五年前设立的控制体系，它要求当花销超过某一数额时就应向高层汇报。如果这项控制体系不考虑通货膨胀这一因素的影响，那么它不可能是有效的。另外，就公司不同的部门而言，那些花销开支较大的部门会在主观上严格控制开支，而那些花销开支较小的部门则不会受到严格的控制。控制体系不应该是一成不变的，它们应为提高组织的运行效率而设计出来，并能适应不断变化的各种环境。

■控制体系应时刻围绕着其活动目标来开展。除了找到与最初设定的标准出现的偏差以外，控制体系还应该包括及时地规划出应如何提高工作业绩。例如，我们从社会服务部门中很难了解到花销开支是否在预算范围之内。经费开支确实发生的部门能比较容易地获得有关预算不足或超支的信息，而那些经费开支较大但运行良好的部门里的员工，更了解该怎样控制花销。因此，控制体系本身要能说明偏差出现的原因，而不只是一些偏差出现的状况。针对大量存在的问题，控制体系还应提出如何采取正确行动，以及管理者要调查哪些问题并采取哪些纠偏行动以解决问题等。

■为确保控制体系的有效性和采取必要的行动，控制体系自身应持续性地被评估。控制体系不应该是成本过大或过于精准的，但应具备以上我们提到的特征。