秘书工作概述

第一节　秘书工作概述

案例导入

案例1

李秘书撰文

小李是一位不久前分配到××学院秘书部门工作的大学毕业生。一天，办公室王主任要他起草一份《××学院情况简介》，并交代具体内容包括：一是学院的历史沿革与发展；二是学院的教学改革与经验；三是重点学科的建设与学术水平；四是科研开发和科研队伍状况。王主任还告诉他如何收集材料、怎样组织材料等。当时，小李很想认真倾听，也打算将王主任的授意记录下来，但又怕主任看不起他，误认为他的写作水平不高，于是，便装成漫不经心的样子，没有用心领会王主任的授意。

第二天，小李按照自己的想法和构思完成了初稿。王主任审阅后，在初稿上画了四个问号，提出了四条批评意见：一是没有写清学院的变迁；二是忽视了教学过程的实践环节；三是未能反映出重点学科的学术水平；四是科研开发与科研队伍脱离学院的实际情况。王主任还强调指出，《××学院情况简介》一定要按照他昨天的授意修改。

对此，小李不知所措：按昨天的授意修改吧，可他没有听进去；再请教王主任吧，又怕丢面子。思来想去，还是决定闭门造车。他仍按自己的主观设想，将初稿修改了一遍，又交了上去。当他拿到退回来的二稿时，只见文稿上的四个问题一个也没有减少，批语仍然是按授意修改。小李起草这份《××学院情况简介》，用了整整两周的时间，先后修改了五次，仍不符合领导授意。最后，小李在无法修改的情况下，竟自作主张把第五稿交文印室打印，并直送主管院长。主管院长看到刚刚印好但不符合要求的《××学院情况简介》十分不满，责令王主任对小李进行批评教育。正在这时，上级机关打来电话：因对外交流的需要，《××学院情况简介》必须立即上报。王主任见此情形，只好亲自动手修改，打印上报。

案例思考

小李起草的《××学院情况简介》为什么多次达不到领导要求？

案例2

领导的随从

岭南公司的苏秘书第一次随年过半百的王经理去北方一座大城市出差，住在一个比较偏僻的招待所里。王经理吩咐苏秘书去邮寄一份特递，他在招待所门口向过路人打听邮局地址后，换乘了两路公共汽车，来回花了4元钱，用了一上午时间，才把特递发了出去。第二天早晨，陪王经理散步时，他无意中发现离招待所不远处就有一家邮局，十分后悔。此后随领导出差时，在安排好住处、待领导休息后，第一件事就是熟悉周围的环境，特别是交通、邮电等情况。

还有一次随王经理出差，王经理由于旅途劳累，患了重感冒，他半夜三更打车、找医院、问医生，忙得不得了。此后随领导出差，他又增加了一项工作：打听好出差当地的医院和医生情况。

另有一次，苏秘书随王经理出差去参加会议。他一人呆在屋里闲得无聊，便趁机上街办点私事，准备午饭前赶回来。不料路上交通堵塞，直到下午两点钟才赶回住地。王经理开会休息时中间出来找他办件事，怎么也找不到他，结果他受到了严厉的批评。此后随领导出差，离开领导时他事先打招呼，或写留言条，或打电话请假，以免领导不知他的去向。

还有一次，苏秘书随一位年过七旬的老领导去北京开会。预订返程火车票时，由于不细心，结果买到的是两张上铺票，途中老领导爬上爬下，虽然没有半句怨言，但苏秘书十分难受。此后随领导出差，特别是跟随上了年纪的、身体差的领导出差，他就格外细心照顾，绝不掉以轻心。他从实践中体会到，秘书要积极主动，认真负责，从领导出差的使命、资料的准备、领导的饮食起居、乘车等方面，都应周密考虑、细心关照，决不能马虎大意。

案例思考

怎样理解苏秘书做领导随从时繁杂、琐碎、具体的办事过程？

知识指要

一、秘书的含义与性质

（一）秘书的含义

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助、服务人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通信息，“办文”、“办会”、“办事”等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

当今社会的秘书，本质上是领导工作的助手，既不能缺位无为，也不能越权作为。

秘书有两个方面的含义：一是指协助领导人联系接待、办理文书和交办事项的工作人员；二是指秘书职务。

（二）秘书的性质

秘书的性质可从三个角度来理解：①秘书服务的根本对象是领导者；②秘书活动的基本方式是处理信息和事务；③秘书活动的根本性质是辅助性。

（三）秘书的类别与层次

1．秘书的类别

按秘书的从属和服务对象，可分为公务秘书和私人秘书两类。

按秘书在组织内部的工作分工，可分为行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书及公关秘书等。

按秘书从事工作的行业特征，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书及军事秘书等。

2．秘书的纵向层次

按秘书职位的纵向层次，秘书可分为初级秘书、中级秘书和高级秘书。

秘书的纵向层次包含4层含义：①体现了不同层次的秘书从低到高的不同辅助级别；②体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例；③体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差；④体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别。

二、秘书工作的演变

当人类进入有组织的社会后，只要有公务，就有掌管公务的头目，就需要有处理公务的助手。助手，就相当于今天的秘书。

从秘书职位的角度来看，秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。

（一）中国古代的秘书工作

1．秘书工作的起源

我国的秘书工作起源于原始社会后期。据史载，黄帝设“六相”，以仓颉为史官；尧舜设百揆、秩宗、纳言等官职，实际上做的都是秘书工作。

这时的秘书工作的特点：工作范围不广，一人负责多事、分工不明，但已脱离萌芽状态，有一定的雏形。

2．秘书工作的正式确立与完善

我国的秘书工作正式确立于夏商周时期。夏朝建立，制度完善，秘书产生，称太史令、左右史、秩宗。到了殷商，巫史合一，称为“史巫”，负责占卜、传达王命及保管文书。

西周时期，史巫分家，史官担任秘书工作。春秋战国时期，社会大变革，秘书工作日益重要，对内参与国家决策、起草文书、宣布命令；对外接访、处理函件和公文。这时的秘书工作分工明确、职责重大、地位上升，甚至可以参政。到了秦汉时期，秘书工作又有所发展。秦代出现了御史大夫，相当于现在的秘书长。汉代设尚书台和主簿。尚书台掌管奏章，参与决策；主簿、书佐为中下层秘书，保管文书，撰写公文。此时的秘书身兼多职，地位空前提高。三国时期，曹操改秘书为秘书令。至两晋，设秘书寺，下设秘书卿、秘书少卿、秘书丞、主簿官，形成了完整的秘书机构。隋唐时期，隋代避讳“忠”，中书省改为内史省，中书监改为内史监，门下省改为纳言。唐代恢复中书省，中书省出令，门下省审议，尚书执行。宋元时期，宋代中央集权空前集中，只有中书省参与机密，设枢密院；元代曾设行中书省、行枢密院，机构更繁杂，分工更细密。明清时期，明代设内阁、六科、通政司、六书房，后期有司礼监；清代设内阁、南书房、军机处，在地方政府设师爷。这时已形成系统、完备、严密的秘书工作体制，成为皇权统治、行政管理的重要组成部分。

（二）中国近现代秘书工作

（1）清末　纯粹以“秘书”二字命名秘书工作。

（2）辛亥革命时期　称秘书部门和职位为承政厅、秘书长、政府文秘。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。

（3）国民政府时期　从中央到地方建立健全的秘书工作体制，国民政府时期明文规定职责，加强文书工作。

（4）1949年新中国成立初期　建立了秘书工作组织制度，设秘书长、办公厅主任等职务。

（5）当代　随着社会的发展，除原有的公务秘书外，出现了私人秘书。

三、我国秘书工作概述

秘书工作在我国历史悠久，秘书一职最早起源于原始社会后期，殷商有所发展。其产生的基础是社会组织、领导者需要对文字、信息使用的辅助人员。

早在春秋战国时期，许多新兴的国家都设置了管理文书的职务，如赵国的御使、齐国的掌书、魏国的立书、秦国的尚书。这些官员侍从在国君左右，草拟公文，记录大事，起着今天所说的秘书作用。

“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人，即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：一类是禁宫里的秘籍，因为是禁宫内收藏的各种经典文献，一般不予公开，故称为“秘书”。如《晋书·荀勖传》：“及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在‘秘书’”。另一类是谶纬图篆，这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。直至东汉后期，“秘书”不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工作者，被称为“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”或“主簿”等。

秦汉以来，国家一统，诸事繁杂，当政者逐步加强了这方面的工作。秦代尚书一职还是少府的属官。汉武帝加强了皇权，让尚书在皇帝身边办理要务。到了东汉时期，尚书竟成为协助皇帝政务的重臣，削弱了“三公”的权势，超越了秘书工作的范围。三国时期，曹操在丞相府设秘书令，主要掌管机要文书和奏议事宜，秘书一职又有了明确的责任。曹丕继位，改秘书令为中书令和中书监，做中书省的长官，略似现在的秘书长。西晋以后，中书省的事务繁多，下设中书科，由中书舍人负责草拟诏令，书写和分发公文，完全履行秘书的职务。南北朝开始设秘书省，主官为秘书监，下设秘书丞和秘书郎，各司其职。唐代改秘书郎为兰台郎并扩大其工作范围。直至清末，我国的秘书工作才真正名副其实。一是“秘书”一词已完全摆脱了“图书”的含义，从指物转变为从事秘书工作的人或职位。二是对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。

封建社会的这些官职，与现代的秘书，既有一定的联系，又有一定的区别，从中可以看出秘书工作的历史演变。

资产阶级登上历史舞台后，把处理公文事务的人员称为秘书，诸如国务秘书、省长秘书等。各行各业首脑机关都配有秘书，以至有些事务繁多的文人和学者也雇佣私人秘书。我国著名的女界领袖、伟大的社会活动家宋庆龄，就是跟随孙中山当秘书步入政界走上革命道路的。蒋介石实际上也离不开他的大秘书陈布雷。由此可见，秘书是各个阶级首脑人物必不可少的得力助手。

中国共产党从诞生之日起，就有了自己的秘书工作。毛泽东在党的“一大”兼做秘书工作，是中国共产党成立后第一个做秘书工作的领袖。1923年，他作为党中央第一位秘书，还主持创建了党的无线电通信工作。由他提议，1931年由瞿秋白起草了《文书处理办法》。任弼时在抗日战争时期曾经担任过中央秘书长，直接领导中央秘书处的工作。邓小平在上海期间，曾多年担任党中央秘书长，领导秘书处的工作。邓颖超曾兼任苏区中央局第一任机要科长（当时是中央局秘书长）。到陕北后，她又担任过中央秘书处、中央机要科科长。许多领导在艰难的革命斗争中创建了党的秘书工作，形成了党的秘书工作的优良传统。这些优良传统主要包括兢兢业业、埋头苦干、不怕流血牺牲的献身精神；紧紧扣住为领导服务和适应革命事业需要，在实际工作中力求简洁明晰、准确迅速；严格遵守保密纪律，一切服从于工作需要。

在现代的社会生活中，秘书工作显得越来越重要。党的十一届三中全会以来，随着社会体制改革和社会主义建设的发展，我国的秘书工作进入了一个崭新的时期。秘书不再是打字员或办事员，这个变化表明秘书开始被归入行政管理工作范畴，秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、会议组织和出差、文件信息整理及办公室管理等诸多方面。

在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员。目前，全国党政机关、人民团体、企事业单位，凡具备一定规模均设有秘书工作的机构，配有各种专职或兼职秘书。同时，对秘书职业技能的需要也随着时代发生了转变，秘书日益成为现代社会急需的“软人才”。秘书是“软人才”的代表之一，越来越被社会认可。

尽管秘书工作在我国已经有悠久的历史，但秘书学作为一门新兴的科学在我国还是刚刚兴起。秘书工作也有一个“面向世界、面向未来、面向现代化”的问题，与国外的秘书工作相比，我国的秘书工作可谓任重道远。

四、秘书工作的特征

秘书工作作为一种管理活动，它具有不同于非管理活动的特殊性。例如秘书活动：具有普遍存在于党政机关、企事业单位、人民团体等各类组织的广泛性；具有致力于组织整体功能优化目的的特定性，属于脑力劳动的范畴等。秘书活动不同于组织中行使组织决策和职能职权的其他管理活动，有其所属的特性。

（一）辅助性

辅助性是秘书工作的最基本特征。因其具有辅助性，秘书人员被视为辅助管理人员，秘书部门也被称为辅助管理部门。秘书工作的辅助性特征，可归纳为以下四项内容。

1．主体上的从属性

在各类组织中，秘书人员是直接为领导者服务的工作人员，秘书机构是直接为领导机关服务的直属部门。与其他组织和机构相比，秘书部门和秘书人员最接近领导者和领导机关，从属性最明显。

2．工作上的被动性

秘书工作的从属性决定了秘书工作具有被动性特征。在多数情况下，秘书人员工作的目的是从领导工作需要出发，是“要我做”，而不是“我要做”。因此，秘书人员在工作中必须注意两点：一是在工作中只能为领导提供材料、汇报情况、提出建议、提供政策依据等，决不能越俎代庖，自作主张，强加于领导；二是不能反客为主，随意插手干扰职能部门的工作。但是，这同秘书人员在工作中应当发挥主动性并不冲突，而是相辅相成的。

3．权力上的非强制性

在秘书工作中，除秘书部门的秘书事务可按规定自行发文生效外，非经授权或领导批准，秘书部门不得独立制发文件。秘书人员在沟通、协调、信息处理、文书处理等活动中也只能行使非强制性的管理权力，没有独立的组织决策权和人、财、物的管理分配权。

4．绩效上的间接性

秘书工作的直接任务主要是提供文稿、建议、工作预案、工作计划等“半成品”，然后经过领导者的批准、同意和采纳，才能产生管理效益。同时，秘书工作的重要成果，如文件、领导讲稿、方案、计划等，也只能以组织者或领导者的名义制发，秘书人员必须甘当“无名英雄”。

（二）机密性

秘书和秘书部门处于领导机关的枢纽位置，每天直接与领导来往，接触着大量的机密，这就决定了秘书工作具有机密性的特征。秘书接触的机密主要有以下几点。

（1）文书管理和公文办理中接触到的机密。

（2）领导的谈话、指示、会议记录中的机密。

（3）领导交办的工作中的机密事项，如机构调整、人事变动、政策修订等。

（4）办理领导者和领导机关电话中的机密。

（5）重要领导人的活动、领导机关重要的内部情况等。

下面是某有限公司杨秘书在一次专家鉴定会上的做法，对秘书人员做好保密工作有一定的启示。

某有限公司最近研制开发了一种新材料，拟请国内一些专家就该新材料举办一个鉴定会。办公室主任安排杨秘书筹备并出席会议，同时要求杨秘书做好会议保密工作。杨秘书从事办公室工作已有五年，对于如何做好会议保密工作经验丰富。根据多年实践，他总结出了一套做好会议保密工作的方法。

（1）会前布置保密工作，做好与会人员入场时的身份验证。

（2）在会议内容未正式公开前，秘书人员不得向外泄露。

（3）会上公司领导的重要讲话不得随意散发。

（4）会后，秘书人员应检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件。

（5）回收会上发放的文件。

杨秘书以上做法保证了公司重要的内部情况不被泄露，符合保密工作的要求。

（三）文牍性

从实质上看，秘书活动主要是辅助处理管理信息的过程。其中，文字信息居多，声像信息和记忆信息经常也要转换为文字信息。因此，秘书人员经常被称为“笔杆子”，能说会道被视为秘书人员最重要的基本功。同教师、作家和理论工作者相比，秘书人员的文字工作是管理工作的重要组成部分。撰写文稿和办文都是为领导者服务的，其“产品”经过领导者修改或领导机关认可后，通常成为具有约束力的各种管理文件，有的成为有指导、凭证作用的领导人讲稿、信函或合同，有的则是直接提供给领导者参考的调研报告、工作汇报等应用性文字材料。因此，文牍性是秘书工作的一个重要特征。

（四）事务性

从整体上看，秘书活动均是为领导者办事的。尽管秘书人员在撰写文稿、办理文件、处理信息等过程中有时要辅助决策性或参与政务性活动，但其功能只能是发挥参谋作用。同工作的辅助决策性和参与政务性相比，秘书工作的事务性和服务性要显著得多。一方面，在撰写文稿、办理文件、处理信息等过程中要做大量的事务性工作；另一方面，诸如筹备会议、沟通联络、管理档案、迎来送往、安排领导工作日程等服务性工作，更是具体的繁杂琐碎的办事过程，以至于秘书人员经常戏称自己是“打杂的”。

（五）政策性

秘书是领导的助手，秘书部门是领导的辅助工作部门。秘书人员在辅助领导办理各项事务中，可能涉及如何依照国家的方针政策、法律法规贯彻执行的问题。因此，秘书人员必须熟悉并正确掌握有关政策方针、法律法规，提高自己的政策水平。凡是有关的政策问题决不能粗心大意，更不能随意地解释相关政策和规定，而必须兢兢业业、一丝不苟地处理好涉及政策的一切政务、事务工作。

（六）综合性

秘书工作的综合性主要体现在以下两个方面。

1．工作职能的综合性

从秘书工作的职能来看，秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着全面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络和整体协调的作用。秘书和秘书部门虽然不直接从事这些具体的业务工作，但需要了解和掌握这些部门的工作情况，传递信息，从而辅助领导进行全面管理。

2．工作内容的综合性

从秘书工作的内容来看，秘书工作既要“参与政务”又要“管理事务”，具有明显的综合性。秘书要“参与”的政务主要有文件的拟办承办、文件的起草核稿、信息的收集处理及情况的调查汇总等；秘书要“管理”的事务主要有文件的收发传递和管理、文书的立卷和归档、文件的销毁、机要通信、承办会务、印信管理及公务接洽等。

秘书工作的六大特征既是相互联系又是相互区别的，其中最主要的是反映秘书工作的辅助从属性，其他五个特征则是由此派生出来的。

五、秘书工作的作用

秘书行业之所以久盛不衰，其根本原因在于随着生产力的发展和社会的进步，社会的信息量日益增加，人们的工作节奏日益加快。尽管许多领导人博学多才、精明能干，但个人的知识、能力和精力毕竟是有限的。因此，一个高明的领导人必然十分重视发挥秘书人员的作用。

具体而言，秘书工作有以下几个方面的作用。

（一）助手作用

无论是公务秘书还是私人秘书，其主要任务就是帮助领导办事。通过秘书的工作，领导者能够摆脱繁杂的事务性工作，以便集中精力抓大事、管大局，提高效率和效益。因此，秘书活动首先必须发挥为领导者办事的助手作用。

秘书人员的助手作用，可喻为领导者“手的延长”。发挥这种助手作用，几乎涉及秘书工作的全部内容。从大的类别来分，有以下几点。

1．文书处理

秘书人员要高质量、高效率地办理领导交办的公文制发、文书资料的处理。

2．筛选文件

秘书人员要及时地把各方面的来文进行筛选加工，把急件、重要文件、确需领导审阅批示的文件送给领导，其余的可稍后办理或转送给有关部门办理。对于篇幅过长的文件，秘书人员可写出提要，有时还需要提出办理意见供领导参考。

3．文字把关

秘书人员要对反映领导意见的文件、资料进行严格审核把关，甚至一个字、一个标点都不能放过。

4．事务处理

秘书人员和秘书部门要主动配合领导处理日常事务，如向领导提醒工作日程和工作内容，接待客人的来访及完成领导交办的临时性工作等。

5．检查督促

秘书人员要按照领导的意见对领导管辖的部门进行催促、查办和检查督促布置的工作。在督促检查办理中，主要了解有没有办理、进度如何，在办理的过程中遇到哪些困难，办理的结果怎样，并将这些情况及时反馈给领导，以便领导能及时做出调整、改进工作。

在各类组织中，担任领导副职的人员通常被视为“一把手”的“左右手”，也在发挥助手作用。但是，同秘书的助手作用相比，领导副职的活动属于领导活动，是领导集体内部分工意义上的助手，而不是辅助管理上的助手。

（二）参谋作用

秘书活动的参谋作用，是指秘书人员或秘书部门围绕领导的工作出谋划策的“智囊”作用。由于时间和精力的限制，领导者很难做到事无巨细、事必躬亲。因此，秘书工作的参谋作用就显得格外重要。

秘书工作的参谋作用主要体现如下几点。

1．提供依据

秘书人员必须及时向领导提供可靠的材料、政策和法律的相关规定等真实的情况，为领导决策和指导工作提供科学的依据。

2．综合意见

秘书人员在领导做出重大决策或工作布置之前，应将有关部门的意见、设想进行综合汇总，形成方案，陈述利弊，供领导参考。

3．出谋划策

秘书人员要在调查研究的基础上，为领导提出解决问题的合理化意见和建议。

在发挥参谋作用的时，秘书人员要正确处理好“参与”与“参谋”的关系。领导在进行决策时，秘书人员起一定的参谋作用，参与决策是领导成员的权力。一般而言，为领导出主意、提供多种决策方案供领导选择，不论是口头叙述还是文字表达，都是参谋作用。实际上，秘书人员的工作头绪很多，涉及范围很广，政策性很强。秘书人员在完成这些工作时，需要以自己的学识和见解，使领导的意见更明确、更具体，充分发挥领导的参谋与助手作用。所以参谋作用与助手作用有时是交融在一起的。

（三）耳目作用

秘书工作的耳目作用主要是指秘书人员要进行调查研究，大量收集信息，将听到的和看到的各种情况反映给领导，为领导决策和指导工作提供参考资料。

在现代社会中，信息是人类生存和发展的重要资源之一，也是决策的基础和一切管理工作的客观依据。但是，由于领导者的时间和精力的限制，所有信息不可能都做到亲自获得，于是提供信息支持便成为秘书人员的重要职责。为此，秘书人员要做到眼尖、耳灵、心细、腿勤，不仅要多渠道收集信息，而且要善于对信息进行鉴别和提炼，并及时将有参考价值的信息提供给领导者。在较大的组织中，秘书部门还应该建立调研机构和信息网络。总之，只有秘书工作发挥“眼观六路，耳听八方”的作用，领导者才能真正做到耳聪目明，切实保证领导工作的可行性。

（四）桥梁作用

秘书工作的桥梁作用是指秘书人员和秘书部门在领导者与其他组织成员和社会成员之间充当中介环节，发挥沟通协调作用，以使各方建立和谐的关系。

秘书工作发挥桥梁作用，有着多方面的客观需要。

首先，任何组织都是一定社会环境下的社会分工，都要不断调整内外关系，实现动态平衡，这对于政府和企业尤其重要。为此，必须大力加强信访、公共关系等方面的工作。

其次，任何组织内部都存在着上下级关系，也必须进行感情交流和信息沟通来协调人际关系。由于领导者的时间和精力的限制，不可能事事关心，人人联系。因此，秘书工作必须发挥桥梁作用，不仅要做到下情上达、外情内达，使领导者能够准确地把握内外情况，而且要上情下达、内情外达，通过公布信息、制发文件、信访协调和组织公关等活动，使组织成员和社会成员准确了解领导者的意见、指示和愿望，以便消除疑虑、化解矛盾，建立和谐的人际关系。

（五）“窗口”作用

秘书部门是行政机关的“窗口”，一切与外界的联系和接待，都需先经过秘书部门。员工对行政机关的第一印象也是常看秘书部门的工作面貌、作风和效率。因此，秘书部门是行政机关的门面，秘书部门的工作对行政机关和领导工作的影响很大。

六、秘书与领导者相处的基本原则

要了解秘书人员与领导者相处的基本原则，必须正确认识秘书人员与领导者的关系。

（一）秘书人员与领导者的关系

如何正确处理秘书人员与领导者的关系，是秘书人员面临的实际问题，它渗透到秘书工作的各个方面，在很大程度上影响着秘书功能的充分发挥，影响着秘书工作的质量和效益，也影响着秘书人员的身心健康。因此，处理好这个关系的首要问题是要弄清秘书人员与领导者到底是什么关系。

在党政机关、企事业单位中，领导者与秘书人员的关系可以归纳为以下三点。第一，在组织上，领导者与秘书人员是上下级关系。秘书人员在工作中要自觉遵守组织纪律，严格维护领导的权威，努力为领导提供各方面的良好服务。第二，在工作上，领导者与秘书人员是同事关系，在人格上是平等的，秘书人员不必卑躬屈膝，唯命是从。第三，在职能上，领导者与秘书人员是主辅关系，秘书人员的职责是协助领导工作，而不能越俎代庖。

（二）秘书人员与领导成员相处的主要原则

1．单向请示原则

领导成员中的各位领导是分工负责的：重大问题由集体研究决定后分头办理；一般问题由主管领导直接处理。秘书人员要尊重领导的职权分工，注意实行单向请示，避免多向请示。遇到涉及多方面工作的事项，应请示主持全面工作的领导，并向各有关领导通报情况。如通报情况后有关领导有不同意见，秘书人员则应建议几位领导当面研究，而不要往返传话，以免引起误会。如果领导对不属于他分管的工作下达指示，秘书人员应建议其向主管此项工作的领导打个招呼，或者先求得主持全面工作的领导同意，然后再与主管领导沟通。在事情紧迫时，可先办完事再报告主管这项工作的领导。处理此类事项，秘书人员要熟悉相关组织法规，要考虑周密，不可简单从事。

2．按章办事原则

秘书人员应该以工作准则、国家法律法规、本单位的各项规章制度、各组织机构的职责分工、各项工作任务完成的程序等，作为处理与领导成员关系的原则和依据，力求做到说话办事都有根据。

3．一视同仁原则

秘书人员在工作、生活乃至感情联络方面，应该做到不分亲疏、一视同仁，这是秘书人员处理好与领导成员关系的一条重要的原则。具体来讲，在工作上要做到同等协助，对每位领导交办的事项都愉快地接受，并以同等的精力去完成；在生活上要做到同等照顾，如一时办不到让所有的领导成员都得到应有的待遇，则等条件成熟了再办；在感情上要做到同等尊重，切忌从个人的好恶出发，亲近与自己交往深的而疏远与自己交往浅的领导，不能因为自己的主观印象而分亲疏。

4．维护团结原则

秘书人员要自觉维护和增进领导成员之间的团结。领导成员之间在工作中有不同意见是正常现象，秘书人员一定要从大局出发，注意维护团结。领导成员彼此之间的议论，秘书人员要做到心中有数，一般要保持沉默。如果领导成员之间有误会，秘书人员在可能的情况下可以做出必要的解释，以消除隔阂。对领导成员之间的分歧，秘书人员绝不能外传，更不能搬弄是非，而应该予以缓和或调解。当秘书人员向一领导汇报另一领导对某项工作的处理意见时，可在客观陈述中不露痕迹地强调其为工作着想的用心，对双方矛盾的焦点问题尽量不讲；非讲不可时，也应该客观谨慎，言词缓和。当领导成员之间就某一个问题发生争论时，秘书人员要实事求是地反映情况，既不含糊其辞，也不添枝加叶。如果两位领导对某文件的起草观点不一致，例如该文可写可不写，就不写；如非写不可，则可求大同存小异，从更高的层次上使二者统一起来。领导成员如果因故未能参加例会，秘书人员应该主动把会议情况告知缺席者。如果某位领导要检查记录，秘书人员应该从维护团结的原则出发，尽量回避，绝不可陷入领导成员之间的矛盾中，更不能倒向一边，甚至推波助澜造成不可收拾的后果。