秘书的知识要求

第三节　秘书的知识要求

案例导入

案例1

何秘书的苦恼

何秘书刚调到经理办公室当秘书时，每天数他来得最早，打水、扫地，整理会议室资料，承办文件，接打电话，工作样样都很勤快，嘴巴也甜。他以为这下领导肯定很满意了。谁知有一天，经理带他到一家企业考察，回来的路上，经理让他谈谈对这家企业的看法。何秘书回答：“我对这家企业不了解，没有什么意见。”经理批评他：“你干工作比较踏实，但要想当好一名合格秘书，仅靠勤快是不够的，你还要好好努力啊！”何秘书为此事想了好几天，始终不知道问题出在哪里，心里很是苦恼。

案例思考

何秘书的问题究竟出在哪里呢？

案例2

秘书当了副厂长

西北某厂新厂长张利群即将走马上任前，利用一周的时间，找了一百多名干部、工程技术人员、工人谈话，了解厂里的具体情况，听取大家的意见。

最后，张厂长对一直陪同的小陈说：“陈秘书，说说你对厂里的看法吧。”陈秘书大学毕业后来到这家工厂，他刻苦钻研，虚心学习，曾多次向厂里提出技术改造方案，得到了前任厂长的重视，调他到厂长办公室当了秘书。在陪同新厂长了解厂里情况的一周里，他也在思考如何把工厂搞得更好。回到家里，他连夜草拟了一份工厂的技术改造方案。当新厂长向他征询意见时，他便将自己的计划和盘托出。他对新厂长说：“您要想在厂里获得职工的拥护，最重要的是要有效益。有了效益，大家就服你。而要出效益，关键又在管理和技术。”接着，陈秘书向新厂长介绍了厂里的种种困难和问题，以及进行技术改造的必要性和可行性等，并拿出了可靠数据向厂长证明自己的观点。

新厂长对他的意见十分重视，在综合各方面的意见之后，提出了自己的改革举措，其中包含陈秘书的许多建议。厂长的技术改革方案通过了专家的可行性论证后，不久，陈秘书也破格被提升为副厂长。

案例思考

陈秘书为什么会被提升为副厂长？

知识指要

秘书工作的特点决定了秘书应该具有渊博的基础知识、扎实的专业知识和广泛的相关辅助知识。

一、基础知识

秘书应具有的基础知识包括如下几大类。

（一）政治哲学类知识

政治哲学类知识主要包括政治经济学、哲学、逻辑学等知识。学习这类知识，目的在于使秘书树立正确的世界观和方法论。这是培养德才兼备的秘书的需要，是秘书才能的灵魂。

（二）语言文学类知识

语言文学类知识主要指汉语、文学、艺术、写作等知识，重点是语言知识和基本写作知识。另外，秘书还应具有一些美学知识，树立健康的审美观。同时，还要懂得一些心理学知识，了解人的心理活动特点，掌握人的心理活动规律，提高人际交往与公关的能力。

（三）数学统计类知识

数学统计类知识主要指高等数学、管理数学和统计学等知识，这是适应现代化管理，培养新型秘书的需要。

（四）历史地理类知识

历史地理类知识主要指世界近代史、中国近代史、本地的近代史和地理等知识。

（五）法律经济类知识

法律经济类知识主要指法律学概论及人大、国务院颁布的一系列法律规定，如经济法基础、经济合同法、专利法、中外合资经营企业法实施条例等。

二、专业知识

扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分，是形成秘书专业特长的主要知识。没有扎实的专业知识，就不可能做好秘书工作，也不可能成为一个合格的专业秘书。

秘书的专业知识主要包括两方面：一方面是所有秘书都应具有的秘书业务知识；另一方面是秘书具有所在工作部门的专业知识。

（一）秘书业务知识

1．秘书写作知识

秘书必须精通公文写作和各类应用文写作，其写作知识同秘书学一样，是秘书专业特长的标志，是从事秘书工作的重要技能。

2．文书档案知识

文书档案工作是秘书工作的重要组成部分，秘书必须熟练正确地掌握、运用这项工作的有关知识。在文书档案管理的综合分析、开发、利用上下工夫，以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。

3．秘书实务知识

秘书要经常同各方人士打交道，进行调查研究、组织会议、处理来信来访、迎来送往等，必须熟悉相关的秘书实务知识。

（二）秘书所在工作部门的专业知识

秘书不仅要熟悉秘书业务知识，而且还要熟悉自己所在工作部门的专业知识，如在企业部门工作的必须具有企业管理知识，在文艺、体育、教育、军事、科学、出版、外事、医疗等行业系统工作的秘书，都应该分别具有上述各专业基础知识，否则难以胜任本职工作。

三、相关的辅助知识

如果说基础知识是秘书知识结构中的低层次知识，专业知识是秘书知识结构中的中层次知识，那么相关的辅助知识则是秘书知识结构中的较高层次知识。秘书有了这些知识，就可以更好地发挥作用。相关的辅助知识内容非常广泛，这里主要讲以下几个方面的知识。

（一）管理知识

秘书虽然不是直接的管理者，但却是管理者的助手和参谋。因此，秘书应该学些行政管理、经营管理方面的知识，还要学些信息论、系统论、控制论方面的知识。这些知识在管理工作中的作用日益被人们重视。秘书掌握了这些知识，对辅助领导工作，提高管理水平是大有帮助的。

（二）外语知识

随着我国对外开放步伐的日益加快，秘书参与外事活动的机会越来越多，需要收集和翻译的外文资料也越来越多。这就对秘书的外语知识水平提出了较高的要求。因此，秘书应当掌握一两门外语。发达国家对秘书的外语水平要求是很高的，我国的秘书应该有这样的长远意识，努力提高自己的外语水平。

（三）地方史志知识

秘书作为领导的助手，应当具有一定的地方史志知识，要能够从当地的具体情况出发，协助领导考虑如何利用本地的自然条件，合理地开发利用资源，发展地方经济。如利用当地的名胜古迹、风土人情，开发旅游资源，提高本地的知名度，带动本地经济的发展等。

（四）导游和礼宾接待知识

现在秘书陪同外宾参观游览的机会较多，因而必须掌握一定的导游和礼宾接待知识。否则，可能会在陪同中出洋相、闹笑话，甚至会耽误工作，影响交往。

总之，基础知识、专业知识、辅助知识构成了秘书的知识结构体系，若要成为一个合格的秘书，具备以上知识是必不可少的条件。