秘书的能力要求

第四节　秘书的能力要求

案例导入

案例1

拿破仑·波拿巴的首席秘书

拿破仑·波拿巴当上法国皇帝后，先后有过几名首席秘书。由于他古怪的性格、粗暴的脾气、过人的精力和特殊的工作方法，以及对秘书极高的要求，使他的首席秘书很难适应，因而在很短的时间内就换了两位。第三位首席秘书范恩是其中做得时间最长的一个。

范恩每天不到7点就得进皇宫，听拿破仑口授指令。拿破仑口授时，不仅在室内来回走动，而且说话很快，有时还口齿不清，有时还夹杂着漫骂和吼叫，以及无关的话语，有的语句甚至前后矛盾、互不连贯。对于这种情况，范恩绝对不能有丝毫分心，只有全神贯注、硬着头皮迅速往下记。而后对一些不完整、不连贯的话语加以修补，听不清或来不及记的词语，就暂时空着，待拿破仑稍作停顿或咳嗽时再抓紧补上。然而，拿破仑往往一打开话匣子就长时间停不下来，有时一口气可以口授一个几百项条款的计划，而且越说速度越快，使得范恩不得不经常通过拿破仑的表情和手势来判断他说话的意思。拿破仑口授完毕后，不考虑范恩有没有足够的时间去整理潦草的记录，很快就转入另一项工作———处理公文。他阅读文件的速度也很快，在审阅的文件上签字后就要范恩马上安排人发出去。范恩只能抓住拿破仑审阅文件的空隙尽快将口授内容整理成正式文字并誊写清楚，等拿破仑处理完公文，就可以看到自己刚才口授后即成的文件了。工作到此还没结束，下一任务就是替拿破仑复信。方法仍是拿破仑拆阅一封来信或电报，边看边口授复信的内容，由范恩记录，如遇到不明白或不清楚的地方，就得趁拿破仑临时有事的空当，把有关信件或电报找出来阅读核对。有时还未等他搞清楚，拿破仑又回来了，再继续口授，范恩只好跟着他的语言飞快地记着。

有一次范恩得了重病，另选了一个叫瓦朗西的青年代替他。当瓦朗西进入皇宫在桌旁坐定，拿破仑就自顾在屋内来回走动，且边走边自言自语地说了起来。瓦朗西只见拿破仑不时指手画脚，嘴里叽里咕噜，很难听懂他在说什么，既像在考虑重大问题，又像在骂人，不知道自己该怎么办，就只好低着头、屏住气坐在那儿，等着皇帝下达明确的指示。这样过了半个小时，拿破仑说完了话，向他走过来说：“念一念。”“念什么，陛下？”“我刚才口授的。”瓦朗西立即蒙了，口授？难道刚才皇帝叽里咕噜自言自语地就是口授？还没等他脑子转过弯来，就被拿破仑大吼一声轰出了皇宫。

案例思考

做拿破仑的首席秘书需要具备什么素质和能力？

案例2

“洛阳才子”

1950年7月21日，朝鲜人民军发起了洛东江战役。人民军第一军团在20天时间里，突破洛东江部分防线，第二军团已沿东海岸向南推进到浦项一线，从西、北两个方向把美军和李承晚军包围在釜山。金日成元帅发布命令，8月份解放朝鲜，而美李军队则以洛东江为天然屏障，以釜山为依托，固守待援。一时间，洛东江成了全世界关注的焦点。美国报界一会儿说美军将撤往日本，一会儿说将派增援部队到朝鲜半岛，战局扑朔迷离。

作为周恩来总理军事秘书兼总参作战室主任的雷英夫，每天都要向总理汇报情况，有时一天去三四次。8月23日晚，雷英夫召集了一个小型战情研讨会，参谋们讨论热烈，各有道理。雷英夫亮出自己的见解：美军下一步会搞登陆作战，而最大可能性登陆的地点就是仁川。

当天晚上，雷英夫向总理详细陈述了他的观点和六条理由：①美李军队现在在洛东江地区集中了十几个师固守，那么狭小的地带挤满了兵力，不进攻又不撤退，目的无非是想吸引住人民军的主力。②美军在日本原有两个师，近日又成立新的机动兵团，既不增援，也不布防，反而搞登陆训练。③麦克阿瑟及侵朝美军在第二次世界大战中一直在太平洋进行岛屿作战，登陆是其擅长之事。④美国正将好多舰队（包括登陆舰）向朝鲜方向调动，这些军舰显然不是为了解决供应问题。⑤人民军攻到洛东江之后，使敌人形成了密集防守，构筑了大量工事。这样的硬骨头看来一时啃不掉，而啃不掉还在那里啃，就有被敌人机动兵力反咬一口的危险，最险的就是被敌人从侧后袭击。⑥朝鲜半岛地带狭长，战略补给线从北到南就那么一条。现在人民军的补给线已经拖得很长了，而汉城是铁路、公路交通的枢纽。仁川距西海岸只有180km，距汉城仅30km，一旦登陆成功，拿下汉城，整个战局就会发生逆转。所以，朝鲜战局表面上很好，实际上很危险，这一着棋不可不防。

周总理对此极为重视，又带雷英夫向毛泽东主席作了报告。主席听完后连称有道理，还询问了好多问题，包括麦克阿瑟的性格，雷英夫一一作了回答。毛主席和周总理当即决定采取三条紧急措施：①命令东北边防军务必于9月底完成作战准备。②将我们的判断尽快通知朝鲜和苏联。③总参作战室和外交部密切注视战情变化，随时报告。

1950年9月15日，70 000美军果然在200多艘舰艇、500余架飞机掩护下，在仁川强行登陆……

这位被毛主席称为“洛阳才子”的军事秘书雷英夫，以卓越的参谋能力，为我军赢得战略主动权。

案例思考

秘书雷英夫辅助决策成功的原因是什么？

知识指要

能力是完成一定活动的本领，知识只有转化为能力，对秘书才有实际意义。秘书的能力素质，一般包括以下几个方面。

一、表达能力

表达能力是指通过语言、文字、身体等形式沟通思想、交流信息、表达情感的能力。在秘书的能力结构中，表达能力有着重要的地位和作用。可以说，秘书在完成任何一项工作中，都离不开表达能力的运用。

秘书的表达能力由三个部分构成。

（一）口头表达能力

口头表达能力，简单地说，就是说话的本领。这是秘书表达能力的基本形式之一。秘书汇报情况、提供建议、传达指示、联络接待等，在大多数情况下都需要借助于口头表达。口头表达能力的基本要求是：一要条理分明，层次清楚，使倾听者易于把握表达者的意思；二要语言生动，风趣幽默，善于抓住倾听者的心理；三要思维敏捷，应变性强，随时掌握表达的主动权。因此，秘书必须加强口头表达能力的训练，练就好口才，做到说话目的明确、中心突出，语言规范、口齿清楚，语气温和、富有感情，言词得体、态度从容。

（二）书面表达能力

书面表达能力，就是写作能力，这也是秘书表达能力的基本形式之一。秘书不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识，掌握各种文体的写作技巧，而且还要具备一定的业务知识、科学的思维方法，以及理解领导意见和获取信息的能力。书面表达能力是秘书的基本能力之一，也是秘书最基本的专业特长。书面表达能力的最基本的要求有两点：一是逻辑严密，思路清晰，具有逻辑征服力；二是要语言准确，概念清楚，能准确地描绘客观事物表达自己的思想感情。秘书应特别注意加强这方面的训练，努力把自己锻炼成公文写作的“快手”、“能手”、“高手”。“快手”就是文思敏捷，行文迅速，有随机应变的能力。“能手”就是擅长秘书工作中一些常用文体的写作，写作时能做到得心应手。“高手”就是文字功底深厚，善于画龙点睛，能够锦上添花。

（三）身体表达能力

身体（即肢体）表达能力，就是运用表情、动作、声音、服饰和距离等非语言手段表达思想和情感的本领。在人际交往中，身体表达能力是对口头表达能力的重要补充，能起到强化口头表达的作用。因此，身体表达能力也是秘书必须具备的能力之一。身体表达能力要求恰当、得体，切忌矫揉造作。

二、办事能力

办事能力是指秘书有效地处理各种日常事务的本领。秘书的办事范围非常广泛，如文书事务、会议事务、信访事务、值班事务、接待事务、电话事务、生活管理事务及领导交办的其他事务等。秘书需要有较强的办事能力。

培养良好的办事能力要做到以下几点：首先，要明确职权范围，不越权，讲实效；其次，要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急；再次，要善于交际，能同各种人打交道；最后，要掌握挡驾艺术，对于那些不必由领导者亲自接见的来访者和亲自出面处理的公务，秘书要能够巧妙地进行挡驾，以设法减轻领导者的负担。

三、管理能力

决策与管理是领导者的基本职能。秘书作为领导者的助手和参谋，理应辅助领导者做好决策和管理日常工作。因此，秘书必须具备一定的辅助决策与管理能力，才能称职。秘书应从辅助领导决策、计划、沟通、协调、控制等五个方面来提高自己的组织管理能力。

四、应变能力

所谓应变能力，就是适应变化着的环境和事物，完成原定任务的本领。应变能力是秘书的一种综合能力，属于智慧和才干的范围。有了这种能力，就能够创造性地做好秘书工作。

秘书的应变能力主要表现在如下几个方面：一是善于观察，能够周密、详尽而又准确地捕捉变化着的新问题；二是思维敏捷，能够对新问题迅速做出判断分析；三是多谋善断，遇事能够拿出办法，采取对策；四是预见力强，能够把握事物发展的趋势和可能出现的结果；五是随机应变，能够在不失原则的前提下，灵活变通地处理各种非常规性工作。

五、社交能力

所谓社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。社交能力是秘书工作能力的核心部分之一，是秘书做好工作的基础和源泉。在现代社会中，随着人际交往日益广泛，秘书的社交能力更具有强烈的现实意义。

秘书要培养和发展自己的社交能力，应该努力做到以下几个方面：一是要正确认识自己，正确认识他人，学会理解、尊重、谦让和宽容；二是要善于与同事相处，彼此要相互信任，真诚合作；三是要讲究礼貌和仪表，言谈举止和服饰要得体、文雅，做到彬彬有礼；四是要能够根据不同的交往对象、场合和目的，采取不同的交际方法，讲究交际艺术；五是当交往中出现纠纷或冲突时，要善于缓和、化解和消除矛盾。

六、操作能力

所谓操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备和技术的本领。由于秘书工作具有实务性的特点，又直接受到办公自动化的影响，秘书必须有较强的操作能力。这是提高秘书工作质量和效率的重要条件之一。

秘书的操作能力，主要是指对于打字机、电话机、电传机、复印机、录音机、录像机、照相机和电子计算机等设备的使用和保管，以及对于书法、速记、编辑、校对等技术的掌握和运用。

此外，秘书还要有获取新知识、团队合作等能力。秘书必须不断地增长知识和提高技能，才能跟上时代发展的步伐，做好领导的助手，因此，获取新知识的能力是秘书所必须具备的能力。秘书还需要协调上下、沟通左右关系，团结团队合作，因此，团队合作能力也是秘书不可缺少的能力。