收发文及文书处理

第三节　收发文及文书处理

案例导入

案例1

不应有的浪费

某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。A秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意见拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，不但耽误了准时下达文件，而且还造成了不应有的浪费。

案例思考

A秘书发文处理程序中有什么失误之处？

案例2

误拆信件的处理

小王是某外资公司秘书。一次，她不小心误拆了法国总经理的私人信件，而且信里写的是总经理极不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？

小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自销毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或销毁则是道德甚至是法律问题了，当务之急是先解决问题，然后再分析原因。于是她紧急采取了如下步骤。

（1）发现误拆，当即停止阅读，并保证不把已看到的内容告诉任何人。

（2）把信纸按原样折叠好，放回信封。

（3）取一张便贴写上：sorry，opened by mistake，并签上自己的姓名，然后将这张便贴粘在信封上。

（4）在每天规定的呈递信件的时间里，把这封误拆的信放在其他信件中间一并送入总经理办公室。如办公室无人，当面向总经理道歉；若办公室有其他人，则过后道歉。

通过这一方式，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理的谅解。事后，小王及时总结经验教训。小王承认，发生误拆信件的事情，主观上是自己工作不认真、太大意所致，今后，要增强工作的责任心，以避免类似事情的发生；客观上，是来信人没有按照规范注明私人信件，这时需要识别哪些是没有注明的私人信件。小王得出如下经验。

一是留意哪些人经常给总经理写私人信件，那么这些人的来信即便没有注明信件的性质，也不应贸然拆开。二是学会辨别公务信件和私人信件。一般，公务信件是打印的，而私人信件是手写的；公务信件的信封是白色的，私人信件的信封颜色不固定；公务信封往往印有单位的名称和地址，而私人信封往往没有寄信人单位地址。三是当不能确定是公务信件还是私人信件的时候，请领导来定夺。

案例思考

1．秘书小王的做法是否值得借鉴呢，为什么？

2．请总结一下秘书应如何细致高效地处理信件？

知识指要

一、文书概述

（一）文书的种类

在行政单位中，文书主要指行政公文。文书主要包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、议案、函、会议纪要等十三种。

在各类企业中，文书一般为商务文件，主要包括企业产品介绍、报告、请示、会议纪要、工作计划（要点）、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。

（二）文种的选择

秘书必须熟练掌握常见文书的写作，能迅速、准确地写出符合要求的文书。文种不同，所起到的作用也不同，不可以随便乱用。

文种的选择应遵循下列原则：①符合发文目的；②符合制发单位的权限，要考虑收发文单位之间的隶属关系。

二、收文工作流程

收文工作流程如下。

签收→拆封→登记→分发→传阅→拟办→批办→承办→催办→注办。

（一）签收

单位办公室的文件来源有三个：一是企业管理机关来文，如工商行政管理局；二是客户来文；三是兄弟单位来文。并不是所有的文件都需要履行签收的手续，只有重要的文件并且对方单位有要求的才签收。

签收一般由机要秘书或指定的专门人员负责。签收机密文件和各类信函是一项具体而细致的工作。签收要逐件清点，仔细核对来文机关、机密封号和件数。确认无误后，才能在对方的送文簿上签字或盖章。签收即表示认可，签收后如出现差错，应由签收人负责。

（二）拆封

拆封，又称启封，一般由专门指定的秘书负责。未经同意，其他人员不得拆封。拆封要注意以下三点：

（1）要鉴别公务信件和私人信件；

（2）不要剪坏了内部的文件；

（3）要看清封内的文件是否全部取出。

（三）登记

拆封后的文件要逐件进行登记，管理文件的秘书要准备收文登记簿。收文登记簿的作用如下：

（1）可以明确责任，防止遗失；

（2）可以保证文件管理有条不紊，便于运转中催办、查找；

（3）可以起备忘录的作用，便于统计。

收文登记表如表4－2所示。

表4－2　收文登记表

（四）分发

分发是指文件拆封、登记后，按照文件的内容性质和办理要求，及时准确地将收文分送给有关领导和部门阅读处理的过程。

（1）哪些文件要分发。分发文件主要包括办件、阅文和简报。上级单位阅件一般情况按照分送范围分送，其他文件可按非固定范围分送有关领导和相应部门。

（2）分发文件要注意及时、准确，要对文件进行分类（即紧急件、重要件、私人件几大类），分别归入规格一致、颜色不同的专用文件夹内，再分发各主管领导或部门处理。

分发文件时还要注意履行分发登记手续。在文件分发过程中，要填写文件登记表，由收文单位签字。

（五）传阅

秘书对登记分发完毕的文件要及时组织传阅。传阅多为两种情况：一种是有些文件需要有关人员了解情况；另一种是领导在文件上做了批示。为了互通信息、交换看法、商定事务、做出决定，也需要其他有关领导和部门阅知、办理。

1．如何传阅

秘书要填写传阅文件登记单，掌握传阅情况。传阅文件登记单如表4－3所示。

表4－3　传阅文件登记单

2．传阅注意事项

（1）严格传阅范围。

（2）严禁文件横传。分送人与传阅人之间的文件运转，原则上只能是直接联系，不允许应阅人之间横传文件，否则不仅容易丢失，还难以分清责任，特别是密件丢失，会给单位带来重大损失。

（3）合理调控文件传阅。在坚持一定传阅顺序的基础上，要根据文件缓急程度和应阅人工作安排情况，精心安排，适当调整，加快文件运行速度。

（4）检查清理文件。传阅文件退回后，秘书要认真清理检查，查看传阅文件有无破损、有无缺页现象；查看应阅人员是否都已阅文，要对传阅退回文件情况进行全面记录标注，以便备查。

（六）拟办

拟办是指秘书对收文应如何处理提出初步意见，供领导批办时参考。

1．拟办文件时的要求

拟办文件时应该做好下面的工作。

（1）认真阅读来文。

（2）熟悉有关政策和规定。

（3）熟悉业务。

根据文件的内容要求提出拟办意见。拟办意见要符合政策规定和实际情况，简明扼要。将拟办意见填写在“文件处理单”和“拟办意见”栏内。

2．拟办文件时的要求

（1）拟办意见要符合单位实际情况。

（2）拟办意见要符合文件要求，切实可行。

（3）拟办意见力求准确、简洁。

（七）批办

批办是指机关或部门的领导人对来文办理提出指示性意见的决策性活动。

批办公文的注意事项如下。

（1）不得越权批办公文。批办是有关领导行使法定或特定职权的严肃活动，越权批办的文书不能产生效用。因此，必须在自己的职权范围内批办公文。为避免积压公文而代他人批办公文时，必须经过授权。

（2）严格控制批办范围。不经批办同样能得到有效办理的公文（经常反复办理已有明确有效的执行方案的公文），已批办过并有统一处置意见的公文，已有合法、明确、有效的批办意见的公文，均不得再行批办，可由有关部门直接处理。

（八）承办

承办就是接受办理。

1．承办公文的主要方式

（1）领导承办。

（2）秘书人员承办。

（3）职能部门承办。

只有经过承办，公文才能产生切实效用，承办是公文办理的中心环节。

2．承办注意事项

（1）熟悉与公文内容有关的法律法规、方针政策及上级有关文件精神，熟悉有关业务。

（2）为使公文针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。

（3）加强协商，努力协调各方面关系。

（4）有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。

（5）分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。

（6）各级领导积极参与承办。

（7）注重对承办结果的检查与监督。

（九）催办

催办是根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。

催办工作的一般过程如下。

（1）明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；

（2）将有效进行催办工作所需要的情况以“文件催办单”等形式记录在案，作为催办依据；

（3）定期或随时向承办部门或人员问询，检查承办工作进展情况；

（4）及时协助制定和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效的运转；

（5）验收承办公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。

（十）注办

由承办人在公文尾角或文书处理单上简要注明公文的处理情况（如是否办理、复文字号和日期等），以备日后查考。

简单地说，注办就是由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

三、发文的流程

制发公文，是文件形成的重要阶段，是文书运转的一个极为重要的环节。制文的水平，直接影响到文书的质量和文书的指导效果。如果制文水平低下、政策含糊、文字粗糙，就会给工作造成混乱，甚至耽误大事。秘书作为文书的撰写者，必须十分重视公文的撰拟质量，加强自身的政治理论和思想修养，努力提高政策业务水平，熟练地掌握制文的要领和方法，不断提高制文水平。

发文流程一般为：拟稿→审核→签发→缮印→校对→用印→发文登记→分发。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

（一）拟稿

拟稿即草拟公文，是发文的第一道程序，也是提高文件质量的关键，是领导决策过程中一项重要的参谋性工作。拟稿完成后，在首页加上“发文稿纸”，分别填写相关栏目，确定文件密级，署上拟稿单位的名称和拟稿人的姓名，即可送秘书部门负责人校核。

拟稿的一般原则为：业务性文稿一般由相关业务处室撰拟或由业务主管部门代拟；综合性文稿一般由综合处室、秘书处室撰拟或综合部门代拟；重要文稿或特殊文稿可由领导指定专人撰拟。

（二）审核

审核又称校核、核稿。为了保证文件质量，各部门起草的文稿，在送领导审批、签发之前均应经秘书部门负责人或有经验的秘书负责审核。审核文件是一项重要的工作，是保证公文质量的一道重要关口。

校核文稿的重点有：①是否需要行文；②内容是否符合党和国家的方针、政策和法律法令，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；③提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；④内容涉及的部门是否经过协调沟通，意见是否一致；⑤文字表达是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范；⑥是否符合规定的审批、签发手续；⑦文件格式是否符合要求；⑧文种选择是否适当；⑨秘密等级、紧急程度、主题词标注是否贴切；⑩文件发布范围是否合乎实际。

审核的作用，是为了保证公文在政策上、文字上、格式上都不出差错，同时为领导签发做好准备，节省领导修改公文的时间。

（三）签发

校核过的公文，要经过领导人最后审阅签发才能产生法律或法定效力，才能印成正式文件发给受文单位执行。

签发文稿，通常有以下五种方式。

1．个人审签

凡一般性请示、报告、批复，由主要领导审签；一般业务性公文，由分管该项业务的领导审签。

2．集体审签

凡属重大方针、政策的制定，重要工作的部署，经领导集体讨论后，由主要领导人签发。

3．大会审签

党代表大会、人民代表大会等会议的决议、会议纪要，经大会全体代表投票或举手表决通过后，由大会主持人签发。

4．授权审签

正职领导人因公外出，由主持日常工作的副职领导人审签。国务院行政机关公文处理办法规定：“以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要授权的其他负责人签发。”

5．会同审签

以几个部门名义起草的文稿，由相关机关领导会同签发。领导签发过的文稿未经原审签人同意，任何人都不能随便改动。如果发现文稿有不妥的地方，应先向审签人提出，经同意后再作修改。

（四）缮印

缮印是指对公文定稿或签发稿的誊抄和印制。缮印工作必须以签发稿为依据，严肃认真、细致准确、清晰规范，确保质量。缮印的形式有缮写、打印、铅印、胶印、复印等。

手工缮写是传统的文件制作方式，只有部分公函，因份数少，采用手工缮写誊清。现在，缮印文件一般都采用打印、铅印或激光排版方式印制，这样可以批量制作，且质量较高。

缮印的文件是最后的成品，将对外生效，因此，缮印文件的质量将直接影响公文处理的效用。为保证做好缮印工作，必须注意以下几点。

（1）缮印文件必须以签发的定稿为依据，忠于原稿，不能擅自改动，同时要保护好底稿。文字、标点符号、页面格式、段落、层次均不能改动，若有不当，应经过秘书或办公部门同意方可改动。

（2）缮印机密文件，应指定专厂并有专人负责，注意安全，防止失密泄密。不能让外人随便翻阅文稿和印刷的文件，对印刷文件的底版、蜡纸余页、废页、清样要及时销毁。

（3）缮印文件要在指定时间内完成印刷，并要建立登记制度。

（4）缮印文件要尽量避免末页无正文的现象，无法避免时应在末页顶格注明“此页无正文”，再落款。

（五）校对

校对是指以签发文稿为依据，对缮印文件的底版或清样进行校对、核对的工作，校对是保证文件质量的重要环节。

校对的主要任务有以下几点。

（1）依据定稿进行校对，校订清样上的错字、漏字、多字，同时规范字体、字号等。

（2）依据定稿，检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行距、字距是否匀称，版面是否美观。

（3）依据定稿核对引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。

（4）依据定稿检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和修改之处。

（六）用印

用印是指在印制或誊清的文件上加盖公章。公章是机关法定职权的凭证和象征。文件一经盖章，就具有法定的权威性和效力。行政机关的公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，不经用印，一律无效。

用印应注意以下事项。

（1）用印要以领导的签发文字为依据，经核对无误后方可用印；未经领导签发的文件不得用印，一律无效。

（2）用印的份数应以领导批准印制的公文份数或常规印制份数为准，不得随意私自增加，防止将印章错盖在漏印的空白纸上。

（3）盖印章应有严格规范，不能模糊歪倒，印章下应骑年盖月，上不压正文，印迹应端正，清晰整洁。

（4）用印情况应有正式记录。填写《用印登记表》，以备日后查考。

（七）发文登记

发文登记是指在发文前，对所制发的文件标题、发文号等进行记载，以备查证。发文登记单如表4－4所示。

表4－4　发文登记单

（八）分发

公文分发的原则：一般只发组织，不发个人。有时因特殊需要，也可发给有关领导，但他们只有使用权而无长期保存权，更不能据为己有。分发公文是一项十分细致的工作，要求该发的都要发到，不因漏发而影响工作；不该发的不能错发，不因错发而造成泄密。

分发文件要做到以下两点。

1．及时送达

及时送达是按照已经拟订的发文范围，将文件发到受文者手上。一般分为区域内传递和区域外传递。区域内传递主要是通过收发室或文件交换站进行传递，发文的方法可以通知单位的部门来办公室领取，也可以由秘书送到各部门。一般来说，如果单位不大，管理文件的秘书送到各部门的方法较好，因为：一可以多接触部门领导和员工，了解他们的情况；二可以保证文件及时送到，不至于因为部门工作人员忙而拖延领取文件的时间。区域外传递，主要是通过机要部门、邮电部门或专人投递，传递过程中，要严格遵守保密规定，以确保文件的安全。

2．履行登记手续

秘书发文一定要履行登记手续，不能因为单位小或人员熟悉就省去这个步骤，因为保证文件送达是秘书的责任。有时收文人会因种种原因造成文件的丢失或是忘记已经收到文件，这样会造成责任不清，给工作带来障碍，也会给秘书处理人际关系带来不必要的麻烦。因此秘书送文时一定要将发文登记簿带上，要求收文人在发文登记簿签上名字。

四、文书立卷的对象和制度

文秘人员对已经办理完毕的文书，挑选具有保存价值的，按照某种规律组成案卷即为文书立卷。立卷有利于文书的完整与安全，是进行档案管理的基础，也便于日后对文书的考查和利用。

（一）应该立卷的文书资料

秘书人员通过一定的途径，将分散在单位各处的已经办理完毕的具有保存考查价值的文书、声像等资料集中起来即为档案收集。应该收集的文书资料有以下几类。

（1）重要的会议资料，如会议通知、报告、决议、总结、会议纪要、会议简报、会议记录、领导讲话、重要发言、录音带、照片等。

（2）上级下发的与本单位业务有关的决议、决定、命令、条例、规定、计划等。

（3）代上级单位撰写的已被采用的重要文件的定稿。

（4）本单位与上、下级单位的请示、批复、报告等公文性文书。

（5）反映主要业务的报告、总结、工作计划、统计报表、信访工作材料等。

（6）与有关单位签订合同、协议书及其他往来文书。

（7）干部任免、职工奖励处分，以及职工劳动、工资、福利等方面的文件材料。

（8）本单位及下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料。

（9）反映历史沿革、重要活动的大事记、简报、照片、录音带、录像带及出版物。

（10）财产、物资、档案等的交接凭证。

（11）下级单位报送的报告、统计报表等。

（二）不需要立卷和归档的材料

不需要立卷和归档的材料有以下几类。

（1）重份文件。特别重要的文件保留2～3份，其他只需要一份，但同一文件的草稿、定稿不算重份。

（2）无考查价值的事务性、临时性文件，如一般的会议通知、洽谈工作的介绍信、节假日的放假通知等。

（3）未经签发的电文草稿、一般文件的历次修改稿、打印文件中除主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿之外的各次核对稿。

（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问、建议的群众来信。

（5）单位内部互相抄送的文件材料。

（6）本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料。

（7）不需要贯彻执行和无考查价值的会议文件材料。

（8）越级和非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

（9）外单位征求意见的文件未定稿。

（10）下级单位任免、奖励非本部门员工的材料。

（三）文书档案收集的要求

1．严格执行收发登记制度和立卷归档制度

认真做好文书的登记、清退和归档工作，仔细核对、检查各个细节。

2．注意收集零散文书

除了规范的档案文件以外，秘书和档案人员要留心收集未及时归档的零散文书，并制订一定的控制、奖惩措施，以补充归档制度的不足。

（四）落实归档工作的岗位责任制

秘书要掌握好收文过程中的阅办环节，及时收回文件；在发文过程中，注意回收全文的定稿、存本和附件；单位领导和部门人员外出参加会议带回的文书；仔细收集本单位的各种行政和业务文书。

五、文书的清退

（一）清退文件的含义

清退就是将办理完毕的留在各个工作人员手中的文件按规定收回来。清退工作做得如何，将直接关系到文书的整理、归档和利用。

清退工作包括发文单位收回须退文件和收文单位秘书人员收回传阅、送阅文件。清退工作是文件管理的重要步骤，文件在其他工作人员手中时间长了，会出现查无下落、密件失密等问题。因此，凡规定应退回的文件，收文单位或个人都应按期将文件退回发文单位或文书部门。

（二）清退文件的步骤

清退是根据有关制度和规定，对文件进行清理追退。清退的基本步骤如下。

1．通知清退

由文件印发部门拟制文件清退通知单，通知收文单位将文件在一定的期限内退回。

2．清点核对

根据文件清退通知单或收文登记簿对各部门退下来的文件进行核对，记清短缺文件的有关情况，以作进一步的催退。对确实查无下落的，要写出报告。

3．清退交接

应退至发文单位的文件，秘书在收集好之后，要按文件清退通知单中登记的文件顺序放好并捆扎，距离远的要派专车送到清退地点。接收人员核对完毕后，双方应履行交接手续，在清退文件凭证上签字，凭证应一式两份，若有未退完的，应做好记录，以后再退。

六、文书立卷归档方法

（一）文件集中

文件集中是指文件在办理完毕之后，文书部门应将其集中管理。其目的在于：一是便于单位日常工作的查阅；二是利于维护文件的完整与安全；三是为年终立卷做必要的准备。文件集中的方法和步骤如下。

1．收集文件

一个单位的文件来源主要有三个方面：发文、收文和内部文件。秘书可以根据收发登记收集文件，对于单位的一些“账外文件”，如领导或其他业务人员外出开会带回来的文件，以及各种记录性文件、统计报表、契约文件、音像文件等，文秘人员应与有关人员联系，及时将文件收回。

2．平时归卷

平时归卷是指文秘人员根据立卷方案，将处理完毕的文件随时或定期收集起来，进行初步分类并归入卷宗的工作。平时归卷的做法等于将文件的收集、分类、组卷工作分解到平时，以减轻年终集中立卷的压力，有助于提高立卷的效率和质量。平时归卷的工作程序如下。

（1）准备工作。文秘人员在每年年初要准备必要的文件装具，如文件夹、文件盒、文件柜等，并根据立卷方案将类目名称、案卷条款、顺序号等分别标于装具上，待文件收集后“对号入座”。

（2）收集文件。文秘人员要利用催办、清退等环节，及时收回办理完毕的文件，并要注意文件收集的完整性。如文件正文与附件、请示与批复、定稿与正本、纸质文件与相关的其他载体的文件等，应收集齐全。

（3）归卷。文秘人员对于收集起来的文件，要随时或定期进行归卷。应该说明归卷不是立卷，它只是把办理完毕的文件集中保存于装具之中，尚未形成最终的案卷。

（4）其他。在相对独立的活动中形成的文件，如会议文件、专题活动的文件等，在活动结束之后一般不再形成新的文件，这些文件在鉴定价值后则可以在收集齐全之后直接立卷。

3．年终调整定卷

年终调整定卷是指文秘人员在一年的工作结束之后，对平时归卷的文件进行全面的检查、调整、排序与编目，最后确定组成。年终调整定卷工作的内容如下。

（1）检查归卷是否完整。重点从卷内文件成分的完整与实体的完好两个方面进行检查。卷内文件成分的完整是指归卷论据应有的材料，如正文与附件、请示与批复等要齐全，如缺少则需要查找、补齐；同时，还要剔除重份文件、无保存价值的文件等。卷内文件的实体状况是指其载体及书写材料是否受损、被污染等，如果文件实体安全存在问题，应及时采取措施补救。

（2）检查归卷文件的质量。归卷文件的质量是指文件归类、组卷是否符合立卷原则，有无归类和组卷不当、保管期限不当，以及卷内文件的数量不合适等现象。出现问题应及时进行调整。

（二）文件归类

文件的归类是指按照分类表的规定，将文件实体归入各个类别。不同的分类方法，在文件分类时有不同的操作要求。

1．按年度归类

文件按年度归类在时间上的起止日期是每年的1月1日至1 2月3 1日；归类时间通常是根据文件上标明的日期将其归入所属的年度，不同年度的文件不能归入一类。不同文种的文件在形成、处理的具体过程上有所不同，致使一些种类的文件尚存在着两个或更多的日期，有的日期还可能属于不同的年度。对此，在按年度归类时应采用如下的处理方法。

（1）文件一般以制发日期（落款日期）为准归类，如决定、通知、通告、通报等；法律法规性文件一般以批准、通过或生效日期为准归类。

（2）计划、总结、预算、决算、统计报表类文件，当其内容所针对的日期与制发日期属于不同年度时，应归入内容针对的年度中。例如，2005年的工作总结完成于2006年初，应归入内容所针对的2005年度。

（3）内容涉及若干年度的计划、总结、预算、决算、统计报表类文件，其中计划、预算应归入其内容针对的开始年度，总结、决算应归入其内容针对的结束年度，例如，《××服装公司2001—2005年销售计划》应归入2001年度。

（4）计划和总结合一的文件，应按其内容的侧重点归入所针对的年度。

（5）跨年度的会议文件，应归入会议开幕的年度。

（6）跨年度的来往文书，如请示与批复、询问函与复函等，按照收文日期所属的年度归类。

（7）跨年度的非诉讼性案件的文件，应按结案的年度归类。

（8）跨年度的基建工程文件、科研项目文件，应按竣工和项目验收的年度归类。年度归类法（以华美集团公司文件为例）如图4－2所示。

图4－2　年度归类法

2．按组织机构归类

按组织机构归类关键是确认文件的制发与承办部门，即一份文件由哪个机构制发或承办，就归入哪个机构类别。文件按组织机构归类的方法如下。

（1）对于发文，以文件上的发文名义为标志归类；对于收文，应归入承办部门的类别。一般的做法是全局性、综合性、领导性的文件归入办公室类，业务性文件归入对口机构类别。

（2）几个部门共同承办的文件，则归入牵头机构或最后经办机构的类别。

（3）以单位名义召开的综合性会议的文件，归入办公室类；以单位名义召开的专业性会议的文件，归入对口的业务部门的类别。

（4）单位领导和部门人员外出参加会议带回来的文件，全局性的归入办公室类，业务性的归入对口部门的类别。

组织机构归类法（以华达集团公司文件为例）如图4－3所示。

图4－3　组织机构归类法

3．按问题归类

由于文件涉及的内容比较复杂，按问题归类的难度较大。为了便于文件归类，统一立卷人员的认识，应编制归类的规则，以指导文件归类工作。归类规则应包括对类别含义的解释、识别和认定文件内容类别的方法、各类别属性文件归类与互见方法、类别属性不明或理解上有分歧文件的归类处置办法等。问题归类法（以安琪公司文件为例）如图4－4所示。

图4－4　问题归类法

（三）文件组卷

在文件从零散状态到组成案卷的过程中，要做好文件的分类和组卷两个阶段的工作。分类是根据文件之间的异同，通过建立某种分类标志，将文件分为各个类别，以便人们了解某个单位工作活动的基本框架。因此，同一层次机构类别的必须采用相同的方法。例如，某单位的文件，第一层次都是采用年度归类法，而不能既采用年度归类法又采用问题归类法。

组卷是在分类之后，对各类别内的文件进行系统化组织。组卷的目的是建立文件之间的联系，通过案卷内具有内在联系的有次序的文件了解工作活动的实际情况。所以，组卷方法可以多样化，怎样能更好地反映事实的全貌就怎样组织卷内的文件。

长期以来，人们在立卷工作中总结了许多有效的组卷方法，这里主要介绍应用广泛、效果较好的两种方法。

1．六个特征组卷法

六个特征是指文件在作者、问题、时间、文种（文件名称）、通讯者和地区方面的特征，它们是从文件机构中抽象概括出来的。文件之间如果有某些特征相同，则表明文件之间存在着一定的联系。六个特征组卷法就是运用这个原理，把某些方面具有共同特征的文件组合成卷，最大限度地保持文件之间的历史联系，以达到便于保管和利用的目的。

1）按作者特征组卷

按作者特征组卷是将同一作者制发的文件组合成案卷。例如，“××县人民政府关于水利基础设施建设的规划、决定、报告”的案卷，是指为××县人民政府有关水利基础设施建设的文件组成一个案卷。按作者特征组卷可以将同一作者的文件集中起来，便于考查作者工作活动的基本情况。

例如，下面有六份文件：①××市教委××年高校招生工作的通知；②××学院关于修订教学计划的意见；③××大学关于开展校际学术交流的决定；④××学院关于考试管理的规定；⑤××学院关于课程建设的计划；⑥××学院关于专业建设的总结。如果按作者特征组卷，应剔除第一份和第三份文件，保留其余四份文件，组成“××学院关于教学管理的规定、计划、总结”这个案卷。

2）按问题特征组卷

按问题特征组卷，是将反映同一事件、案件、人物、业务的或同一工作性质的文件组成案卷。例如：“关于刘××违纪问题的调查报告和处理决定”，是将同一个案件的文件组成案卷；“关于农村基层党组织建设经验交流会文件”，是将一个会议的文件组成案卷；“关于教学管理的规定、决定”，是将同一性质工作的文件组成案卷。按问题特征组卷能够比较集中、系统地反映某一个问题或某一方面的工作过程，体现文件的密切联系，便于按照专题查找和利用文件，是组卷时最常用的一种形式。

在按问题特征组卷中，“问题”的范围是比较灵活的。一个具体的事务、一项任务、一个活动、一个会议、一个方面的工作都可以构成一个问题。例如，干部任免、奖罚、培训、调动、离退休等各自可以构成一个问题，合并起来也可以构成一个范围更大的“干部管理”问题。因此，按问题特征组卷时，选择多大范围的问题的文件进行组合，应结合客观工作本身和相关文件数量的情况共同考虑。相关问题的文件数量少，可以将“小问题”合并为“大问题”组卷；反之，可以将“大问题”分解为“小问题”组卷。例如，下面有六份文件：①××局关于开展普法教育的计划；②××局关于审计工作的报告；③××局关于开展普法教育的决定；④××局关于调整内部机构的决定；⑤××局普法教育工作的总结；⑥××局关于普法教育的宣传提纲。如果按问题特征组卷，应剔除第二份和第四份文件，保留其余四份文件，组成“××市政府、××局关于开展普法教育的决定、计划、总结”的案卷。

3）按时间特征组卷

时间特征即文件的形成时间或文件内容所涉及的时间。按时间特征组卷，就是将同一年度或同一时期的文件组合成卷。例如：“关于2002年工作计划、总结”，是将在内容上针对同一个时期的文件组成案卷；“2001年1—3月党委会记录”，是将一个年度内的某一时期的文件组成案卷。按时间特征组卷有利于保持文件在时间上的联系，能够反映单位各个时期工作活动的变化情况，便于按照时间线索查询文件。例如，下面有六份文件：①××单位关于财务审计的通知；②××单位2010年1月行政办公会记录；③××单位2010年财务预算；④××单位2010年2月行政办公会记录；⑤××单位2010年3月行政办公会记录；⑥××单位2010年财务决算。如果按时间特征组卷，应剔除第一份文件，可将第二、第四、第五份文件组成“××单位2010年1—3月行政办公会记录”的案卷，而第三、第六份文件组成“××单位关于2010年财务预算、决算”的案卷。

4）按文件名称特征组卷

按文件名称特征组卷，就是将名称相同或相近的文件组成案卷。如“××大学关于岗位聘任的规定”，是将该学校有关干部、教师、职员聘任的规定性文件组成案卷；如“××单位关于××年产品销售计划、方案”，是将性质相近的“计划”、“方案”组成案卷。按文件名称组卷在一定程度上能够集中反映文件的性质和价值，便于按照文件的线索查找文件，特别是会议记录、统计报表、计划、总结、法规性文件等，比较适合按文件名称特征组卷。

按文件名称特征组卷时应该注意：有些情况下，相同名称文件的内容可能存在很大差别，如通知，既有指示性、规定性的，也有一般事务性的。当文件内容差别较大时，单纯按名称特征组卷不能很好地体现文件之间的有机联系。因此，按文件名称组卷通常需要结合文件的内容进行。例如，下面有五份文件：①××研究所2002年工作计划；②××研究所关于加强学术交流的情况通报；③××研究所2002年工作要点；④××研究所关于聘任客座研究员的通知；⑤××研究所2002年举办学术活动的安排。如果按名称特征组卷，应剔除第二、第四份文件，将其余文件组成“××研究所关于2002年工作计划、要点”的案卷。

5）按通讯者特征组卷

按通讯者特征组卷，就是将本单位与某一单位之间就一定问题形成的往复文件组成案卷。如“××研究所与××单位关于技术开发问题的来往文书”，是将两个单位就技术开发问题的往复函件组成案卷。按通讯者特征组卷能够集中反映双方单位对某一工作问题的合作或处理情况，便于查找相关的依据。

按通讯者特征组卷应该把握两个问题：其一，它只限定为两个单位之间就某一个或某一方面的问题的往来文件；其二，它对文件名称的表达应使用“往来文书”这一特定简称术语，通常不使用“函”等具体文件的名称。例如，下面有六份文件：①××大学关于学生实习问题给××单位的函；②××单位关于接收学生实习给××大学的复函；③××大学关于科研成果转让问题给××单位的函；④××大学关于学生实习安排给××单位的函；⑤××大学关于学生实习管理问题给××单位的函；⑥××单位关于学生实习安排给××大学的复函。如果按通讯者特征组卷，应剔除第三份文件，将其余文件组成“××大学与××单位关于学生实习问题的来往文书”的案卷。

6）按地区特征立卷

按地区特征立卷，是将内容涉及同一地区的文件组成案卷。如“关于××流域水利工程建设的调查报告、方案”，是将某一地区有关水利工程建设问题的文件组成案卷。按地区特征组卷能够比较集中地反映特定地区的某些工作和情况，便于按照地区和专题查找利用文件。运用地区特征组卷时，通常应结合文件内容进行，才能使案卷具有实际意义。

2．利用文件之间的共同特征组卷法

组卷的实践经验表明：利用文件之间的若干共同特征进行组卷，能够从多方面体现文件的共同点，使文件之间的联系更为紧密。因此，采用六个特征立卷法，常常是灵活地将几个特征结合起来使用，而并非单纯地使用某一特征。例如，

该卷采用作者、问题和名称三个特征进行组卷。

该卷采用作者、时间、问题、名称四个特征进行组卷。

该卷采用通讯者、问题两个特征进行组卷。

在六个特征中，作者、问题、时间、名称是比较常用的特征，其中作者、问题特征最为常用。通常，将作者、问题结合其他的特征进行组卷，能够比较好地反映文件之间的联系，同时组卷操作的思路也比较清楚。

由于文件特征的多样性及文件之间的关系，组卷中会出现文件的多种组合方式。这就要求立卷人员分析和判断文件之间最为密切的关系，从而选择最佳组合方式组卷。

（四）卷内文件的排列和编号

案卷的组成意味着卷内文件范围的确定，但是，文件之间的历史联系仍然不能充分地得以体现。为此，在案卷形成之后，需要对卷内文件进行排列、编号等系统化整理工作。

1．排列

排列即将形成的文件，在分类方案的最低一级类目内，按一定的标准排好先后顺序。最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目。例如，按照“年度—机构—保管期限”分类，“保管期限”为最低一级的类目。

1）排列方法

（1）按时间先后顺序排列。将文件按其形成的先后顺序排列，先形成的放在前面，后形成的放在后面。以文件的形成时间为准，如无形成时间，可参考收文时间和生效时间。

（2）按姓氏笔画排列。如果文件是以个人名义形成的，或者文件内容是针对个人或涉及个人的，可以按姓氏笔画排列，笔画少的放在前面，笔画多的放在后面。

（3）按问题排列。如果文件是反映几个性质不同的问题，可按问题的重要程度排列。

2）注意事项

在排列时，应遵循分类方案所设定的类目顺序，不要轻易变动。排列时可将三种

排列方法综合起来使用，如先按问题排列，再按时间排列。

2．编号

归档文件排列好顺序后，应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构等选择项。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注；编件号按进馆要求标注。归档文件目录封面，如图4－5所示。

图4－5　归档文件目录封面

（五）装盒

装盒就是将已经整理好的文件按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边协调全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按要求编制。档案盒应采用无酸纸制作。

档案盒内应附上备考表，置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。“盒内文件情况说明”一栏要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

七、文书案卷归档程序

文书案卷归档程序的核心问题是归档手续。归档手续是指文书部门向档案部门移交案卷时必须履行的交接手续，其程序通常包括：单位的档案部门首先要依据案卷目录、卷内文件目录对案卷及卷内文件的数量进行核对和检查，同时根据归档要求检查案卷的质量；对不合格的案卷，档案部门有权要求文书部门重新返工整理；案卷检查合格后，须填写案卷移交清单，双方履行签字手续。移交清单应一式三份，一份由文书部门或业务部门保存备查，另外两份保存在档案部门作为检索工具和全宗卷的材料。

在单位工作中产生的、处理完毕的、具有保存价值的文件，经立卷归档正式移交给档案部门后，即转化为档案，进入档案管理阶段。

八、档案保存管理原则

（1）有条理地进行归档分类，资料应端正地放在案卷内，对齐边沿。

（2）资料按一定顺序排列，便于查找。

（3）避免使案卷又厚又重。

（4）如提取某份资料，应在原处夹留一张纸条，注明提取时间、提取人姓名及用途，或者插入一张填有相关信息的卡片，做出标志。

（5）每日办理存档手续，使档案处于最佳利用状态。