费用报销管理

第五节　费用报销管理

案例导入

案例1

费用报销

一天，贾秘书决定报销经理前几天出差的费用。她把费用单据和填好的“出差报销单”拿到财务部门，出纳发现费用中的一项是事先没有申请批复的，不能予以报销，于是，只把其他的费用支付了现金交给贾秘书。贾秘书回来检查记事本，发现这笔没有报销的费用在发生之前经理就曾打电话让她申请备案，但贾秘书忘记了。为了报销领导的这项费用，她找了个借口填制了一份“零用现金凭单”让经理签字，用零用现金支付了这笔费用。

案例思考

贾秘书报销费用的程序规范吗，为什么？

知识指要

一、零用现金的管理

（一）零用现金报销的范围

工作中，使用支票来支付小额费用会很麻烦，一些单位为了解决这个问题，在办公室常备有一笔零用现金或称备用金，用以支付交通费、邮资、接待的茶点费、停车费和添置少量办公用品费等。零用现金通常由单位领导和财务负责人批准后，由秘书支出和保管。每次秘书从财务取得现金后，应将现金锁在保险箱内，并负责保管和支付。因此，秘书在接受工作人员报销零用现金时，一定要核实报销者报销的内容是否属于零用现金报销的范畴。

（二）零用现金报销的程序及流程图

对于负责零用现金管理工作的秘书来说，一笔零用现金的报销程序可以分为以下几个步骤。

（1）从财务部门取得现金，放入保险箱，在零用现金账簿上登记收到现金的日期、收据编号、金额。

（2）内部工作人员需要领取零用现金时，秘书不仅要整理、提交发生的发票，还要填写“零用现金凭单”，提交花销的项目和用途、日期、金额，零用现金凭单如表4－7所示。

表4－7　零用现金凭单

（3）秘书要认真核对领取提交的发票等凭据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将发票等凭据附在零用现金凭单后面。

（4）秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需要者。

（5）每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上登记支出现金的日期、用途、零用现金凭单编号、金额、余额等，有的还要在账目上进行分析，了解花销的情况和去向。

（6）当支出的费用到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销，并将现金返还到零用现金库中进行周转。

（三）零用现金的管理

零用现金的管理应严格执行财务部门的有关规定。零用现金库平时要保持一定量的零用现金，以支付办公室日常工作开支。当支出的费用到一定数额或到月末，秘书应到财务部门报销并将现金返还零用现金库中以便周转。

按现金管理制度，购物时必须索要国家规定的发票，发票应注明项目、标准、数量、金额和必要的说明，填写数字金额要符合要求并加盖公章。对不符合要求的票据，财务人员有权不予报销。

节假日连续休息时，应清理零用现金，并做好保卫工作。

二、差旅报销

领导出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。因此，秘书要事先做好准备，熟悉办理信用卡、旅行支票、快汇等的方法。信用卡可以从银行取得，上面开列支款人的姓名、签字、号码和最高支款金额等内容。当旅行者在国外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取，所支金额要记在信用卡上，然后再从企业的存款账户中扣除。

此外，旅行者还可以在银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。支票使用者在购买支票时应在支票上签字。在支取旅行支票时，必须由使用者在支票上再次签字。快汇汇票则由秘书认购，可以交给或寄给指定的旅行社。与普通支票一样，旅行社可凭这种汇票收取现金。秘书有时还要代领导整理差旅费用，并转交会计人员报销有关费用。

（一）公务费用报销的内容

有些公务费用，如出差到外地开会的交通费，不能从零用现金中支付，需要直接到财务部门申请费用和报销结算，我们把这种要事先申请、事后报销结算的公务活动中发生的费用称为公务费用。公务费用主要包括出差需要的各种费用、会议需用的各种费用、庆典需用的各种费用等。

（二）公务费用报销的程序及流程

公务费用的报销要注意：发生前要申请，发生后要凭单据报销。通常情况下报销的主要步骤如下。

（1）在公务活动发生前，提交费用申请报告或填写费用申请表，表格中详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。单位根据自身情况决定使用报告形式还是使用表格形式。按照常规，报告形式可以充分说明该次活动的具体情况，但是不够清楚、规范；表格形式比较规范，但是涵盖面可能不足。

（2）该报告或该表必须经过组织确定的授权人统一审核并签字批准。

（3）可能存在两种情况：一种情况是将获得批准的费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款，再进行公务活动；另一种情况是先由申请人垫付，完成公务活动之后再携带单据报销领取支票或现金。

（4）在公务活动中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，发票中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

（5）公务活动结束后，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自提交财务部门进行报销。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可获得现金。

（6）如果实施公务活动时，事前计划申请的费用不够，实际费用需要超出计划时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超过的部分才可以报销。

公务费用报销流程图如图4－6所示。

图4－6　公务费用报销流程图