会议基本知识

第一节　会议基本知识

案例导入

案例1

尴尬的冷场

一次，某公司召开党代会。会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（播放）国际歌”一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把这个项目在开幕式的程序中删掉了。后来，大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的人员凭印象只记住已删掉了奏国际歌的程序，而对后来又被圈了回来一事未加注意，因此对在大会开幕式上“奏国际歌”一项，事前未作音响准备。当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，竟无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，才圆了这个场。会后领导表示，这一事故应严肃处理。当然，关键时刻能有人及时补救，这一点值得表扬。

案例思考

秘书工作应该如何避免上述问题出现？

案例2

“分组之乱”

庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参加。听完总经理报告后，进入小组讨论时却出现了麻烦，有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下；有的埋怨分组不合理。一时间怨声载道，不可收拾。原来，会务工作组在划分小组时，打乱了公司编制，按人数平均分配，每组32人，但是会场有大有小，有的小组坐进去显得很空，有的小组根本坐不下。由于打乱了编制，每个小组人员相互不熟悉，因此，讨论起来就显得放不开，气氛不够热烈，影响了讨论质量。

案例思考

作为会务秘书人员，应如何处理此事？

知识指要

会议是企业高层管理者经常运用的一种管理手段，通过会议可以交流信息、制订计划、做出决策、总结经验等。秘书是领导的助手，因此必然参与会议的组织管理工作，能否做好会议的管理工作，既是一个秘书基本能力的体现，也是一个单位形象的体现。

一、会议概述

（一）常见的会议种类与作用

1．经理例会与特别会议

经理例会是指由本企业的经理参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的，其特点是“三定”：定人员、定时间、定地点。所谓定人员，就是参加经理例会的人员基本是固定的，由本企业的经理参加；所谓定时间，就是在一个相对固定的时间里召开，这一天，经理不能安排其他工作，必须参加例会；所谓定地点，就是开会的地点是确定的，不随便变动。

经理特别会议是指在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题、急需领导集体研究、立即拿出解决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究和解决新问题，确定相应的对策。

2．部门员工例会

部门员工例会是某一部门定期召开、由本部门全体员工参加的会议。如生产部门例会、销售部门例会等，一般起通报情况、交流信息、解决问题、增强感情的作用。

3．股东大会

股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议，一般每年召开一次，由股东参加，决定单位的最高执行方针。秘书通常在会前三到四周就要将会议通知邮寄给各位股东。

4．单位年会

单位年会用于报告各部门一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划。单位年会往往在年终举行，不仅是总结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。

5．客户咨询会

客户咨询会主要是邀请企业的客户代表、合作单位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答的会议。这类会议的与会者来自各方，有本地区的，也有外埠的；有本国的，也有外国的。会议规模比较大，工作量及难度也大，要求也高。

6．产品展销订货会

产品展销订货会是企业经常使用的一种有效管理手段，一般由销售部门负责人操办。

7．业务洽谈会

业务洽谈会是企业中一项重要活动，是企业提高经济效益的关键，企业的领导人常常亲临会场。

8．新产品新闻发布会

企业研制出新产品并准备将其推入市场时，常常采用新闻发布会的形式进行宣传。

（二）确定召开会议的必要性

会议是领导者管理方法的一种，但它不是领导者工作的全部，无效的会议既浪费时间也浪费金钱。管理专家建议要将会议尽可能地减少，应该召开确实有必要的会议。秘书怎样来保证单位每一次的会议都是必须要开的呢？

1．必须召开会议的情况

如果处于以下三种情况，会议就是必须的。

1）需要进行信息交换

由于现代组织分工细致，往往各部门之间，甚至连部门内部人员都不了解对方的工作内容或工作进度。若要使部门之间和部门内部在工作上配合默契，就需要召开会议进行必要的信息交换。部门内部为了客观全面地了解情况，得出合乎实际的结论，需要交换多方面的信息，在此情况下应召开部门员工例会。因为是定期召开，所以并不是每次的部门员工例会都有很清楚、很重要的事项讨论或传达，但这种会议有一个重要的作用，就是部门员工定期集中在一起，交流彼此在不同的工作中得到的新信息，增进彼此了解、增强感情，这对于一个团队来说，是非常重要的。

2）需要整合不同意见

当一个决定、一个计划或一个构想需要让众人知晓并且接受，而众人的意见又不统一，这时就需要开会。另外，需要全面推动、加快已经被延迟了的工作，往往也需要开会。如组织需要制订一个新的员工规范，这个员工规范关系每一个员工的行为准则，这时就需要召开一次全体员工会议。

3）涉及多方面工作安排

如果决策实施涉及多个部门、多个人员时，当然也需要召开会议。例如，为了让大家明确目前所面临的问题，安排涉及多个部门和多个人的工作等，这些情况均需要召开会议才能取得好的效果。

2．不应召开的会议

如果是以下几种情况，会议就不应当开。

1）准备不足的会议

哪怕这个会议确实有必要开，但是参加会议的人员没有对相关内容做好准备，就算开了也可能作不出决定的会议不能召开，这样可以避免召开无效会议。例如：因为时间太紧，会议的主持人和与会者都没有做好准备；会议召开的时间安排不合适；没有准备会议必须的资料，与会者不清楚将要讨论什么等。

2）有比会议更有效率的替代方式

由于有比会议更有效的替代方式，召开会议就显得没有必要了。简单说来，一个人可以解决的问题就不需要其他人的参与，或者只是简单地向对方发出信息，而不需要参与者作出回应就可以解决的，这些情况都不需要召开会议。

（三）会议成本的核算

会议是一种公务行为。因为会议要有人员参加，当人员参加会议的时候，就不能创造效益，同时召开会议还会产生很多的会议费用，所以会议是有成本的。只有当会议的预期收益大于会议成本时，这个会议才有必要召开。秘书要懂得计算会议的成本，是为了让自己或领导尽量不开无效或低效的会议，并且尽量开短会。

1．会议的成本构成

1）直接费用

直接费用是指开会所要用的一些会务费。如果是单位的一些例行会议，会议的直接费用一般比较低，只有一些茶水费、电费及纸张费等。但是，如果要召开一个大型的会议，场地、设施、交通等各方面的费用就会造成很大的支出。

2）人工成本

由于与会者是带薪开会的，所以组织为与会者在会议期间付出的薪金就可以看做是会议的人工成本。而会议的人工成本不能简单地看做每个人每小时的工资的简单相加，因为与会者在单位时间里产生的不仅仅是他的工资，而是劳动产值，劳动产值是大大高于劳动者的工资的。

2．会议成本的计算

如果不计算会议的直接费用，而只计算会议的人工成本，用以下公式来计算为

会议人工成本＝2A×B×T

其中，A为每小时与会者平均工资的3倍；B为参加会议的人数；T是召开会议的时间（以小时计）。之所以A为与会者平均工资的3倍，是因为他们在工作时间产生的是劳动产值，乘以2是因为开会使经常性的工作中断而造成的损失，这些还只是直接成本。如果再将会议无效或错误决策造成的损失等间接成本都计入其中，成本将更加昂贵。而会议的总成本还需加上开会所需的直接费用。