谈判与签约

第四节　谈判与签约

案例导入

案例1

签约仪式

2008年5月9日，广州天地公司与香港皇冠公司在科尔大酒店会议厅举行合作签约仪式。

会议厅主席台的背景墙上挂着广州天地公司与香港皇冠公司合作签约仪式的会标，主席台桌上有话筒、笔记本电脑、公司双方领导名卡、鲜花等。台下的会议桌上放着双方公司职员代表的名卡，台下每个座位前均放有一份介绍双方公司情况的资料。酒店大厅及过道处摆放着本次会议的方向通知牌作为引导标志。

签约仪式结束后，会议主办方广州天地公司总经理秘书小王与酒店服务人员一起整理会场。小王先将笔记本电脑装进电脑包，随后再将坐席名卡及会议资料收集归类，分别装进纸箱及资料袋，准备带回公司。服务人员则协助将会标、话筒、鲜花、通知牌、方向标志等予以回收或处理。

会场整理完毕后，酒店服务人员切断了电源，关闭了会议厅。接着，秘书小王与酒店结清了租借会议厅的费用，带着笔记本电脑、坐席名卡、资料等开车返回了公司。回到公司后，小王将会议记录整理打印交总经理过目后复印，分发至双方公司领导人员，自己作了分发记录的备份。

案例思考

秘书会议的善后工作需要清退的物品或文件有哪些？

案例2

顺利合作

2010年春天，一香港客商到四川某公司商谈投资合作事宜。公司上下都非常重视，早早做了安排。秘书在专门安排的会客室里精心准备了烟、茶、水果。公司总经理特意安排专门的时间，在会客室静候贵客。总经理秘书提前到公司门口迎候。

香港客商进入公司大门以后，门厅的公司总经理秘书马上迎上前去与客商握手，非常热情地对客商说：“欢迎您！我们总经理已经等候您多时了，请。”港商被主人的诚意感动。此后，双方的会谈进行得非常顺利。

案例思考

此次洽谈顺利，秘书从中起到什么作用？

知识指要

一、签字仪式的准备

（一）文本的准备

1．定稿

定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及表述的过程，这是文本准备的前提。在会谈过程中，各方都可以对具体条款和表述提出修改意见，因此，谈判的过程就是定稿的过程。只有在文本定稿后，才能举行签字仪式。

2．确定使用的文字

如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。如果双方使用不同的语言文字，使用双方文字书写印刷的签字文本具有同等效力。

3．确定正本和副本

正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。正本的数量根据签字方的数量而定，签约各方各保存正本一份。签约各方必须在每份正本的每种文字文本上签字。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印刷若干副本。副本的法定效力、印刷数量和各方保存的份数，由签字各方根据实际需要协商确定，并在条款中加以规定。一般情况下，副本不用签字、盖章，或者只盖章不签字。

4．校印

校印即根据定稿印刷、校对正本和副本。文本排版后，必须经过严格的校对，确认无误后，才能最后交付印刷、装订。

5．盖章

为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双方的公章。这样，文本一经签字便具有法定效力。

（二）商定参加签字仪式人员

1．签字人

签字人是签字仪式上的主角。签字人可以是双方参加谈判的主谈人，也可另派更高级别的领导人作为签字人员，以示重视。签字人员要符合以下条件。

（1）具有法定资格。各方签字人员必须具有所在组织法人代表资格，或者由法人代表委托的人员签字，委托签字时必须出示委托人亲笔签署的委托书。

（2）规格相等。各方签字人员的职务和身份应当一致或大致相等。例如，企业之间举行签字仪式，不应当派级别较低的人员签字。

2．领导人

为了表示对谈判成果的重视和庆贺，签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。

3．致辞人

如安排致辞，一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或沟通协调机构的代表致辞。

4．主持人

如果签字仪式中安排致辞、祝酒等活动，应当有一位主持人介绍致辞人的身份。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。

5．见证人

见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。有时也可邀请保证人、律师、公证机关的公证人员参加。

6．助签人

助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。助签人必须十分了解文本的印制情况，认真仔细，忠实可靠。双边签字时，双方助签人的人选应事先商定。多边签字时，也可由主办方派一名助签人，依次协助各方签字。派礼仪小姐担当助签人的做法，仅适用于一些喜庆性的签字仪式，而且事先一定要对礼仪小姐进行培训。

7．群众代表

有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办公司或双方的部分群众代表参加，以鼓舞员工的士气。

8．记者

为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。

（三）布置签字厅

1．签字厅的选择

签字厅有专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置签字厅的总原则是要庄重、整洁、清静。

一间标准的签字厅，应当室内铺地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他陈设都不重要。

2．签字桌椅

标准的签字桌应当为长桌，桌上最好铺设深绿色的台布。双方签字，一般设长方桌，铺上深绿色或暗红色的台布。桌后放两把椅子，方便双方签字人员就座。如签字方较多，则加长桌子，增加座位。多方签字也可将签字桌排成圆形或方形，或仅放一把签字椅，由各方代表依次轮流签字。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺序摆放，即客方的座位安排在主方的右边，如图6 － 2所示。多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座次，一般按英文国名当头字母的顺序排列，也可按事先商定的顺序排列。排在第一位的居中，第二位排在其右边，第三位排在其左边。

图6－2　涉外双边签字仪式平面图

注：1．签字桌；2．吸墨器；3．签字笔；4．旗架；5．主方保存的文本；6．客方保存的文本；7．主方签字人座位；8．客方签字人座位；9．主方助签人位置；10．客方助签人位置；11．主方参加人员位置；12．客方参加人员位置；13．会标。

签字桌上可放置各方签字人的席卡。席卡写明签字的国家或组织的名称、签字人的职务及姓名。涉外签字仪式应当用中英文两种文字标志。

3．准备签字用具

在签字桌上，应事先安放好待签的合同文本及签字笔、吸墨器等签字时用的文具。

4．国旗的摆放

与外商签署涉外商务合同时，还需在签字桌上插放各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而行。例如，签署双边或多边涉外商务合同时，有关双方或各方的国旗须插放在该方签字人坐椅的正前方。

5．参加人员位置

在正式签署合同时，秘书人员应当认真对待签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题。

签字时各方代表的座次，是由主方代为排定的。合乎礼仪的做法是：签署双边合同时，应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应在签字桌左侧就座。双方的助签人，应分别站立于各方签字人外侧，以便随时对签字人提供帮助。双方的其他随员，可以依照职位的高低，依次自左至右（客方）或是自右至左（主方）地列成一行，站立于己方签字人的身后（见图6－2）。也可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。原则上双方随从人数应大体上相近。

在签署多边合同时，一般仅设一把签字椅。各方签字人签字时，需依照各方事先商定的先后顺序，依次上前签字。他们的助签人应陪同前往。在助签时，依“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。与此同时，各方随员，按序面对签字桌就座或站立。

6．讲台

如果有致辞，可在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。

7．会标

签字仪式的会标要求醒目，内容由签字双方名称、签字文本标题和签字仪式组成，如图6－3所示。

图6－3　签字仪式的会标

涉外签字仪式的会标应当用中英文（或其他外文）书写，如图6－4所示。

图6－4　涉外签字仪式会标

8．香槟酒

有时在签字仪式结束后，举行双方小型酒会，举杯共庆会谈成功。工作人员应事先准备好香槟酒、酒杯等。

二、签字仪式的程序

（一）人员就座

有关各方人员进入签字厅，在既定的位置各就各位。双方参加签字仪式人员要大体相当。有时除主签人员以外，还可请更高级别的领导人员出席签字仪式，以示重视。

（二）正式签署合同文本

通常的做法是先签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的合同文本。

商务礼仪规定：每个签字人在己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。每个签字人均应先签署己方保存的合同本，然后再交由他方签字。这一做法，在礼仪上称为“轮换制”。轮换制的目的是位次轮流排列，使各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等、各方平等。

（三）交换签字笔

此时，各方签字应握手互致祝贺，交换各自刚才使用过的签字笔，以作纪念。全场人员应鼓掌表示祝贺。

（四）祝贺

在交换已签署的合同文本后，双方签字人共同干一杯香槟酒，是国际通行的用以增添喜庆色彩的做法。

在一般情况下，商务合同正式签署后，应进行公证才正式生效。