信息与档案概述

第一节　信息与档案概述

案例导入

案例1

沙里淘金

小张是刚从大学毕业分配到某厂办公室的秘书，虽然他早就听人说过信息是资源、是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清楚。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。

会上，管设备的副厂长提出了一个技术改造方案，围绕提高企业竞争力这个中心，把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任提出向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。

“我提供几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食出口大国今年均遭受自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料的产区今年都遭到严重的水灾；四是今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业大都利用资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都以粮食为原材料。根据以上情况，可以推测，近期粮价上涨幅度必然加大，每千克上涨0．2～0．5元。我厂每年工业原料用粮近10万吨，按每千克原料用粮上涨0．3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3000万元。因此，我建议在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，从而获得可观的经济效益。然后再把盈利投入技术改造。这样经济实力增强了，我厂技术改造的起点还可以更高些，有可能达到国际先进水平。那么，我厂产品参与国际市场竞争就会拥有更加坚实的基础。”

卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器，仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托腮在沉思……

过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测，摆在我们面前的问题是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后，再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”

大家七嘴八舌地讨论起来，会场气氛十分活跃。经过反复比较分析，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食，再进行技术改造。

事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿！

小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假，您是怎样获得这些信息的呢？”

卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金，但不知道还有多少金等待我们去发现、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。”

案例思考

卢主任是怎样获取信息的？

案例2

喜讯后面的悲剧

总经理一天打三次电话询问办公室秘书小王关于南方市场的销售情况。小王一连打了好几次长途电话给总公司南方办事处经理，结果都无人接听。总经理要外出办事，临出门还叮嘱小王及时了解南方市场的情况，并强调说只要南方销售形势好，便可调整下一季度的生产任务，使企业再上一个台阶。

小王利用中午休息时间终于打通了电话，接电话的正好是南方办事处吴经理。

“吴经理吗？我是总公司办公室王秘书。总经理急需了解你们的销售情况。”

“我们的销售形势大好啊！我正忙着与港商洽谈出口1 0万套西服的合同。面料和样式与上次一样。”

“那太好了！能成功吗？”小王问。

“估计问题不大，意向书已经草签，今天下午4点进一步洽谈细节，然后签订合同。”吴经理说。

“那我下午4点半等您的准确消息。”

“4点半我还有个应酬，我让办事处小李给你回个电话。”

小王刚放下电话，总经理的秘书小刘又打电话问南方的销售情况。

“吴经理说，南方形势大好，正在与港商洽谈出口1 0万套西服的合同。”小王兴高采烈地说。

“成功的把握大吗？”小刘问。

“吴经理说，今天下午4点正式签约。面料和样式与上次一样。”

“那就是说，只剩下签约的程序了？”小刘又问。“是的。”小王肯定地说，“我接到签约回电后，马上告诉你。”

小刘接电话后，在总经理写字桌的记事本上写道：“办公室小王接到南方办事处吴经理电话，与港商洽谈出口10万套西服，面料和样式与上次一样。今天下午4点正式签约。3月25日小刘记录。”

下午5点20分，总经理回到办公室，急忙翻阅记事簿，看了小刘的记录后非常高兴。他拨通电话，要求采购员按上次要求购进面料，通知设计部门做好准备，维修部门抓紧维护设备，生产部门准备另外招收一批熟练技工……时间就是金钱，总经理抢在时间前面调兵遣将，一直忙到晚上7点半还没有吃饭。

下午4点半，办公室小王一连接了北方办事处、西北办事处的两个长途电话，一直打到下午5点半。刚放下电话，上海的男朋友又打来长途，商量结婚物资采购和蜜月旅行路线，一直谈了两个多钟头，连吃饭的事也给忘了。直到男朋友挂断电话，小王才想起南方办事处的重要电话还未接到。这时已快8点了。她一拨通南方办事处，小李开头一句就吼道：“怎么搞的？我拨了几个钟头电话，总是占线，你的电话拨不通，总经理的电话也拨不通。”

“合同签了吗？”小王来不及解释，打断小李的话问道。

“生意让深圳一家公司抢去了，对方更有优势，吴经理气得犯了高血压病，住院去了。”

小王赶快拨总经理的办公室电话。总经理办公室无人接听，小刘也下班了。她又把电话打到总经理家里，家里说他没回来。最后，在大富酒楼里找到了总经理。

“什么？谈判失败？”总经理一听，手里的酒杯落到地上。他知道高档面料已经购进，现在只有压在仓库里……

重大的经济损失不可避免，总经理、吴经理、小王、小刘、小李像害了一场大病。公司的前途，个人的去留，使他们忐忑不安……

案例思考

这个案例给秘书在传递和处理信息时提供了哪些值得注意的问题？

案例3

一份表格

张总经理要求到任不久的申秘书，将全国同行业中十大公司最近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等的准确数据，在半小时内送到总经理办公室，作为研究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。二十多分钟后，一份按要求打印的清晰表格摆到了总经理面前，表后还附有简要的对比分析。看完表格后，总经理的脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满意。

案例思考

申秘书为什么能得到领导的赏识？

案例4

失踪的文件

大华公司总经理指示行政部季经理，查一下去年给锻接车间的“批复”件中规定他们今年减少生产WH－6组件的具体数字是多少。季经理则吩咐文档室查找。结果，文档工作人员查阅了去年所有文件也未找到季经理所说的内容，仅查到锻接车间“要求减少生产WH－6组件”的请示。经工作人员回忆，当时移交文书时，就曾提出过未见“批复”件，但时间一长，也就不了了之了。因该文件最后一直未能查到，有关人员，包括办公室主任，都受到了批评。

案例思考

上述文件为什么会失踪？

知识指要

一、信息的含义

目前，国内关于信息的定义已有上百种之多。信息科学已经渗透到各个学科领域和工作领域，大家从不同的角度和侧面对信息进行研究，对信息的概念作不同的表述，这是很自然的事，这有助于人们深化对信息的认识。

所谓信息，简单地说，就是客观事物的特征和变化的最新反映。

我们现在所讲的信息是指人类能够接收和利用的那部分信息。由于知识储备和科学技术水平的限制，人类只能接收、理解无限丰富的客观世界中信息的一部分。随着科学技术的发展和知识储备的增加，人类能够接收、理解、利用的信息将会日益增加。

关于信息的主要特征，可以列举很多。例如，一切事物都产生信息，因而它具有普遍性；信息资源不会枯竭，因而它具有无限性；信息可以离开产生它的信源物，附于其他各种物质载体上，且其载体可以多次转换，因而它具有可载性；信息经过一定的传递而被感知，因而它具有传递性；信息可以被不同的观察者提取和利用，因而具有共享性。

二、秘书信息工作的作用

秘书部门的信息工作，主要是指根据上级与主管部门的要求了解情况、发现问题，然后进行筛选处理、综合分析，给领导提供信息资料供参考。具体来说，信息工作在秘书活动中的作用主要表现为以下几方面。

（一）辅助领导科学决策，必须依靠信息

决策是领导的主要职能，是领导工作的主题。信息是决策的依据，是决策的必要条件。没有信息，就没有科学决策。进行预测和确定目标，必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用；拟订各种可供选择的决策方案，必须对收集的各种信息进行归纳、评价；决策方案的选择、修正、实施等，所依据的依然是大量的信息。

（二）起草文件必须依靠信息

秘书人员撰拟公文，要在掌握各种信息的基础上，根据领导意见，经过分析综合，形成更系统准确的书面信息。可以说，秘书撰拟公文，就是运用信息为部门服务。

（三）做好日常管理工作也要依靠信息

秘书要办好单位的各项公务，不仅要依靠领导意见和个人学识，还必须依靠各种信息作依据和借鉴。信息越多，需要综合判断、处理事务的能力就越强。秘书人员要学会运用各种信息，和相关部门联系、协调、沟通，明确分工，消除矛盾，同步协作去完成共同的任务。另外，秘书主动、认真地为部门领导反映各种情况，提建议、出主意，也是在运用信息为部门服务。

总之，秘书的一切工作都离不开信息。新时期特别要求秘书强化信息意识，研究并掌握信息工作的规律，只有这样，才能发挥好助手参谋的作用。

三、秘书信息工作的基本要求

秘书信息工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。

（一）准确

准确即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一，如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实、准确的信息做出恰当的判断和科学的决策。如果信息不准，必然会给工作造成失误。因此，准确是秘书信息工作的灵魂。

（二）及时

及时即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要迅速。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。

（三）全面

全面即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，做出正确的判断和决策。

（四）适用

适用包含以下三方面内容。

1．服务于中心工作

要弄清本地区本公司本部门的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉络，做到心中有数；要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题同时兼顾一般问题，以免发生不应有的疏漏。

2．根据不同要求提供信息

一条有价值的信息对于不同层次、不同部门的领导者来说，其参考价值并不相同。秘书人员要注意研究不同层次、不同要求的服务对象，使信息具有针对性，注意适用对路，区别对待。

3．及时采报

要特别注意，只要是新发生的带有重要导向性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。要防止按需要采报，歪曲真实信息。

四、档案的含义

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、声像及其他各种载体的文件材料。档案包含三个方面的内容。

其一，档案是由机关工作中形成的各种文件材料转化而来的，而不是专门编写和制造出来的。

其二，档案的形式是多种多样的。

其三，不是所有的文件都能成为档案。

文件转化为档案是有条件的：一是文件必须办理完毕而成为历史记录时才能转化为档案，正在起草、印刷、办理过程中的文件材料不是档案；二是对日后工作仍然有考查价值的文件材料才能转化为档案；三是按一定规律集中保存起来的文件材料才能最终成为档案。

文件成为档案后，虽然还可以称文件，但它的意义、作用已经不同了。档案是历史文件，是有查考价值的文件，是组合、保存起来的文件。

五、档案工作的内容

档案工作，就是用科学的方法管理档案，是为各项工作服务的。它的内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用。这就是通常人们所说的档案工作的“六个环节”或“六项任务”。

（一）收集

档案的收集，就是把分散在各个部门和个人手中的文件集中起来，经过文书部门的及时整理、立卷，由档案部门接收过来归档保存。

（二）整理

档案部门接收过来的文件，在文书部门立卷整理的基础上，还要按档案部门方便保管和提供利用的要求，作进一步的加工和整理。

（三）鉴定

档案部门要根据社会发展需要和工作需要，对档案立卷的内容进行科学鉴定，确定具体档案的保管期限，是永久保管，还是长期保管，或是短期保管。

（四）统计

档案工作人员要对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况，随时以表册、数字等形式，进行调查登记、综合分析，并把统计情况报送给业务管理部门。

（五）保管

档案的保管员要清除种种损毁隐患，保证档案不被盗，也不会被火、虫、尘、高温等自然因素腐蚀和破坏，维护档案的完整和安全。

（六）利用

为利用好档案，档案管理人员要编制必要的目录、卡片、索引，要编辑档案文件汇集和各种参考资料，要建立档案借阅制度等。

六、管理档案应注意的问题

（一）设立专门的档案工作机构

设立专门的档案工作机构，如档案处、档案科、档案室。这些机构一般都设立在机关的中枢部门———办公室。档案较少的机关，可不设专门机构，但要在办公室配备专职或兼职的档案管理人员。档案较多的机关，可在有关部门设立档案工作机构，如技术档案室、人事档案室等。总之，凡是具有独立职能的公司，就是一个立档单位，都要设立档案机构或配备专门管理人员，把档案工作作为一项重要工作。

（二）建立健全文件材料的归档制度

凡是机关工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，都要由文书部门或业务部门整理、立卷，并定期向档案部门归档。建立档案归档制度，首先要规定归档范围。一些无保存价值的文件，如事务性文件、草稿、不需办理的非隶属机关抄送的文件等不必归档。其次，还要提出归档要求。归档文件事先要检查手续是否完整、清楚，然后再归档。最后要规定归档的时间。一般文件是第二年归档，特殊文件也可若干年再归档。

（三）编制比较稳定的档案分类方案

一般根据档案的来源分类，比较自然、简单，或一年作为一类，或一个机构文件作为一类。档案分类方案的结构，有年度（时间）、组织、职能（问题）、地区等多种。一般机关的分类方案，可按年度—组织机构编制，也可按年度—职能编制，还可按机构—年度—职能编制。

（四）制订档案保管期限表

由于各类档案的用途不同，其保存价值也不同。有的需要长期保存，有的只需短期保存。这就要对档案的保存价值进行鉴定，根据档案价值制订档案保管期限表。根据档案的性质和种类，列出各类材料的保管期限（例如，5年、10年、20年、50年、永久等），经领导人批准后报档案管理部门备案。

此外，还要做好档案的登记、保管、利用和服务工作。