信息的收集和处理

第二节　信息的收集和处理

案例导入

案例1

李秘书严把数字关

2010年12月，某铁路工程队党支部在上报的年终总结中，详细记载了该队党支部副书记、队长在购买40根水泥电线杆时，一次拒贿2000元的事迹。恰好年底工程处党委准备树立生产经营活动中的优秀典型，指示将此事写成材料在全工程处党风党纪简报上刊登。于是，工程段领导安排办公室迅速起草一份专项材料。

段党委办公室的李秘书接受了这项任务。李秘书是一位从事秘书工作多年的老同志，对各种统计数字特别细心。李秘书想，如果工程队长在购买40根电线杆时拒贿“2000元”这个数字是准确无误的话，那将是一件非常典型的党员拒贿事例。但是，如果这个数字不准确，而且又在党风党纪简报上公开刊登出来，则有损于党员形象和党组织的威信。于是，李秘书将自己的上述想法向段党委书记作了汇报。

党委书记对老李认真的态度给予了表扬，支持老李调查此事，核对“2000元”这个至关重要的数字。

调查的结果是这样的：该工程队担任宣州至杭州铁路临时通信线路架设任务，因备料不足，缺少40根水泥电线杆，于是该队在地方购买了40根水泥电线杆。李秘书反复核算：水泥电线杆单价是每根65元，40根总价是2600元，其中成本1800元，厂方盈利800元，如果厂方给队长回扣200元，那么厂方则盈利600元。可见，厂方给2000元回扣是不符合实际的，给200元回扣是符合情理的。李秘书又与厂方及该工程队队长一一核实，厂方业务员确认只给了队长200元回扣，但当即被队长拒绝。而该队党支部写年终总结时为了突出这个典型事例，把拒贿200元的数字后面增加了一个“0”。

情况弄清楚后，李秘书把该工程队长拒贿200元的专项材料写出来，并刊登在处党风党纪简报上。由于李秘书把住了数字关，避免了浮夸的宣传。

党委对李秘书认真负责、调查中注重事实的工作作风给予了高度赞扬，同时对该工程队党支部相关人员进行了批评。

案例思考

李秘书为什么要把数字关？其做法符合秘书工作的哪些要求？

案例2

冯秘书的录像

北京某公司总经理要冯秘书召集公司聘用的外籍人员开一个座谈会，要求冯秘书将会议情况录像，并交待她这个录像要放给公司领导看。冯秘书在经理例会上播放了录像，可是公司领导一看就有点傻眼，外籍人员发言用的都是英语，且时间很长，座谈会开了两个小时。总经理告诉冯秘书，如果像她这样当秘书的话，那谁都可以当。

案例思考

冯秘书怎样完成任务才能让经理满意？

知识指要

一、信息收集的方法

收集信息的方法有很多，现列举常见的几种。

（一）采集

1．通过常规渠道采集

常规渠道采集即通过行政渠道、业务渠道、团体渠道及网络渠道采集的信息。行政渠道常用行政手段由下而上层层采集，这样做，能在一定程度上保证信息的真实性，但中间环节多，较费时间。其他渠道，多采用主辅式方法采集，即以一条渠道为主，其他渠道为辅的方式，这样可以相互补充、印证，信息比较准确可靠。

2．通过非常规渠道采集

非常规渠道采集即通过参观访问、实地调查、组织座谈会、讨论会、洽谈会、咨询会等方式采集。利用实地调查法收集信息，常见于比较突出的问题处理上。此方式收集信息费时短，获得的材料比较真实可靠，但要注意处理好中间环节，事先打招呼或事后通报调查结果。组织座谈会，有时不直接找当事人或公司，而是通过第三方了解情况，收集信息。此方式多用于众说纷纭、是非难定的事情。使用此方式时要注意防止偏听偏信，以免收集到的信息失真。

3．“零次情报”

在旅馆、餐厅、影剧院等公共场所，打破等级、专业、工种、年龄等限制而进行的广泛议论，常常可以从中获得关于未来的预测信息，这种信息被日本人称为“零次情报”。国外许多调查表明，“零次情报”在各种信息中占有重要的地位，它往往是各种文献中难以找到的最新信息，能给信息工作者或决策者出乎意料的启迪。

（二）交换

交换是将自己拥有的信息资料与其他公司进行交换。交换的信息资料一般是限制发行的或内部发行的印刷品、声像等材料。国家有关文件规定，禁止交换以防泄密的信息资料除外。

（三）索要

即通过电函或派人索取所需要的信息资料，包括订购的各种报刊、杂志、书籍等。

（四）复印

在征得对方同意的情况下，可用复制的方法来收集信息。复制一般有三种方式：复印、翻拍和翻印。

二、建立信息收集的规章制度

信息收集的规章制度规定了信息收集的程序，信息收集的方法及信息管理方法、管理制度等。

（一）登记制

登记是为了便于统计和查找。登记的项目有题目、内容提要、提供者姓名、收到时间、页数等。

（二）定期与不定期制

即定期上报与急情急报相结合制。每周至少上报一次信息资料，对重大活动或突发的事件，则要及时上报。

（三）专用稿纸制

规定使用规格统一的专用稿纸来书写信息资料，以便与其他公文有所区别。此外，它对完备信息资料的申报手续、控制信息资料的字数和篇幅，有一定的积极作用。

（四）例会制

定期组织例会，包括座谈收集信息资料的情况、交流成败得失的经验体会、剖析典型的信息资料稿件、探讨亟待解决的问题、聘请专家学者作专题报告或系列讲座等。

（五）奖惩制

实行奖惩制度有利于调动信息工作人员的积极性，提高信息资料的质量。常用以下方法评定信息工作。

（1）总结评比。可按月或季度作阶段性的工作总结评比，半年、年终作综合性的总结评比。

（2）记分评比。这是一种定量评比的方法，主要是对收集的信息资料一律记分，连续计算，优质增分，失真扣分。例如，报1条记1分，被采用记1分；报往市记1分，被市采用的再记1分；报往省记2分；被省采用的再记2分。这样，一条有价值的信息资料满分为8分。

（3）用换算率K值评定资料的质量。其公式为K等于A与B之比值再乘以100%。这里的B为所收集的信息次数，A为被采用信息的次数。例如，一个人收集的信息数为20次，被采用的信息数为12次，则转换率K＝60%。这种方法虽然简便，但较粗略。

三、信息处理

（一）信息处理的含义

信息的处理是对获取的各种信息进行加工、分析、综合及过滤，从中获取有用的信息，进而提炼出新的理论，用以指导工作实践的全过程。

（二）信息的整理加工

信息整理加工是整个信息工作的核心，它是对收集的原始信息在数量上加以浓缩、在质量上加以提高、在形式上加以变化，使之便于储存和传递的过程。即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作过程。

（三）信息整理加工的程序

信息成为信息资料，有以下四道程序。

1．筛选

筛选即对收集的大量信息进行甄别，经过初步分析决定淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。概括地说，就是要力求选出的每条信息都符合“实、新、精、准”的要求，剔除无用的或用处不大的，只允许有用的通过，这就是筛选的基本任务。

2．校核

校核即对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。任何信息都内含着自身的价值，其价值的大小，在于是否真实地反映了客观事物发展的状况，即是否具有真实性。信息中的不真实因素，一般表现为偏颇、夸张、拼凑、添枝加叶、捕风捉影等情况。如果说筛选是过粗筛子，把有用的信息挑选出来，而各种不真实的信息则可能因表面有用而漏网，这就需要校核，好比是再过一遍细筛子，把各种“有用的水分”挤干，确保信息的真实、准确。

校核的方法有多种，其中最常见的方法有以下三种。

第一，分析法，即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，从中发现破绽和疑点，从而辨别其真伪。例如，同一材料中前后矛盾，就可以判断其中必有一个有错，或者两个都错。分析法的长处在于一般不需要借助其他手段，仅从原始信息本身就能发现某些错误。

第二，核对法，即依据权威性的信息材料进行对照分析，发现和纠正原始信息中的某些差错。所谓权威性材料，即其本身的正确性是毋庸置疑的。例如：用《中国统计年鉴》来对照某一部门的年终统计材料；用国家颁布的标准化规定来对照某些产品的标准化程度等。核对法的具体运用关键是要掌握直接的、最新的权威性材料。

第三，调查法，即对原始信息中所表达事物的运动变化情况，通过现场的调查来验证它的真实性和准确性。这种方法需要花费较多的人力和时间，一般只对重要的原始信息进行现场调查鉴别。

3．加工

加工是对信息创造性的整理阶段。加工的范围非常广泛，涉及信息的内容和形式等各个方面。在信息的加工过程中要注意以下几个问题。

第一，充实内容，即对零碎、肤浅而又有价值的信息，要弄清它的性质、范围和发展趋势，充实、丰富它的内容。人们在充实信息内容时，常用“纵深法”对信息进行此类加工。所谓纵深法，即“打破砂锅问到底”的方法。从纵的方面，按原始信息资料提供的某一主题层层逼近，或按某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程，以搞清问题的来龙去脉。这种方法既需要利用各种最新信息资料，也需要充分利用早以储存的信息资料，进行对比分析，以揭示某一事物发展变化的特征。经过这样加工的信息，往往受到领导的重视和欢迎。

第二，综合分析，即对一段时间内获得的信息，从整体上进行系统的归纳，做出定性、定量的分析。通过对同类或相关的信息进行综合分析，可以发现带有规律性的变化和倾向性的问题，这对领导掌握全局情况、预测未来、指导工作，有着重要的参考价值。人们在充实信息内容时，也常用“归纳法”对信息进行分类加工。所谓“归纳法”，是将反映某一主题的原始信息材料集中在一起，加以系统地综合、归纳，以完整地、明晰地说明某一方面的工作状态。归纳法要求分类合理、线条清楚、综合准确，因而要求加工者有较强的逻辑思维能力和文字表达能力，以防止信息在归纳中产生变异。

第三，提出意见，即对经过整理的一些重要信息资料提出相应的处理意见，供领导参考。这是信息整理中的重要一环，也是秘书信息工作与其他部门信息工作的显著区别之一。秘书在信息整理的过程中，要有的放矢地提出参考性建议、方案，才能发挥好领导的助手参谋的作用。

第四，修饰润色，即对信息材料的语言文字、篇章结构等方面进行认真推敲，反复修改，使之趋于完善。

4．编制

编制是对信息进行有序化处理，是信息整理的最后步骤。编制的质量如何，直接影响信息作用的发挥。信息的编制方法有些已经在“信息的加工”中涉及。除此之外，还有以下一些方法。

（1）转换法。原始信息资料中若有数据出现，应把不易理解的数据转换成容易理解的数据。使用转换法要注意两点：一是要找出合适的转换对象，转换对象之间要有可比性；二是转换的结果要通俗易懂。

（2）对比法。对比法就是用比较的方法强烈地反映出事物变化的特征。对比法有纵向对比和横向对比两种，纵向对比就是将某一事物自身变化的今昔进行对比；横向对比就是将某一事物的某一阶段发展状况与同类事物同阶段发展状况进行对比。

（3）图表法。如果原始的信息资料中的数据有一定的规律性，就可以将数据制成图表，使人一目了然，既便于传达，也便于利用。