档案的收集与鉴定

第四节　档案的收集与鉴定

案例导入

案例1

翻找文件

新成立的××公司是一家小型企业，秘书小苗兼管档案工作，她采用组织机构—年度—保管期限分类法进行了档案的分类。公司成立五年多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整也比较大，而小苗采用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份四年前的文件。由于部门的变动，小苗已经记不清这份文件形成的部门了。结果翻遍了所有的柜子，才找到这份文件。

案例思考

秘书小苗找文件为什么费力呢？

案例2

档案鉴定

随着天地公司业务的不断发展，公司每年形成的档案越来越多，一些定期和长期保管的档案保管期满。为了使真正有保存价值的文件材料保存下来，避免有价值的档案淹没在大量无保存价值的档案中，天地公司决定进行一次档案鉴定。秘书小钟参与了这次档案鉴定工作。事后，她专门去感谢经理给了她这次学习实践的机会。

案例思考

钟秘书从中学到了什么？

案例3

年会文件立卷

××旅游公司的档案管理人员小刘在文书立卷的过程中发现，公司某次年会的文件中缺少一些会议记录和领导讲话，同时还缺少一些重要的立卷文件。经过查找，他不仅将文件收集齐全，而且找出了文件收集不齐全的原因：其一，一些承包人员不愿将自己认为有用的文件归档，担心用起来不方便；其二，一些文书人员未按归档范围收集文件；其三，公司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复立卷的情况。于是，小刘帮助文书部门进一步完善了立卷工作制度、程序和分工。

案例思考

小刘是怎样提高立卷工作的质量的？

知识指要

一、文书收集的对象和制度

收集文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。具体的文书立卷见第四章的文书立卷的对象和制度。

二、企业文件归档

（一）归档的范围

凡是反映公司开发、经营、管理及其他各项活动，并具有参考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录均属归档范围。《企业档案管理办法》对此做了如下规定。

（1）产品生产方面，有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

（2）经营销售方面，有企业经营决策和经营管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

（3）设备仪器方面，有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料。设备仪器的运行、维修记录，设备改进和报废的文件材料等。

（4）技术管理方面，有质量管理、技术引进、技术改造标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

（5）计划统计方面，有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

（6）物资供应方面，有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

（7）劳动工资方面，有定额、定员和劳动调配及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

（8）财务管理方面，有财务管理中的各种账册、报表、凭证和文件等。

（9）教育培训方面，有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

（10）党、政、工工作方面，有企业党务工作及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作和工会工作中的各种文件材料等。

（11）科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

（12）其他方面需要归档的材料。

（二）归档的时间

确定企业归档时间时要注意针对不同类型的文件确定具体的归档时间。

（1）各项管理工作中形成的文件材料在第二年上半年内归档。

（2）工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后及时登记，安装调试后归档。

（4）会计文件材料在会计年终后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

（5）电子文件逻辑归档适时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

（6）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

（7）下列文件材料应随时归档。

①变更、修改、补充的文件材料。

②企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

③企业产权变动过程中形成的文件材料。

④其他临时活动中形成的文件材料。

三、档案的鉴定

（一）档案鉴定工作的内容

档案鉴定是按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案予以销毁的档案业务工作。

1．档案保管期限

根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。永久保存就是将档案无期限地保存下去；长期保存，一般指保存16～50年；短期保存，一般指保存15年（含1 5年）以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。

2．档案鉴定工作的要求

档案鉴定工作的要求如下。

（1）逐件、逐页阅读档案内容。

（2）综合分析文件的各方面特征。

（3）结合档案的需求判定档案价值。

（二）档案鉴定工作的程序

1．判断文件是否需要保存

对文件价值进行初步判断，确定文件是否有保存价值，是否属于归档范围。

2．分析档案价值

（1）分析档案来源。分析档案的形成者和文件的责任者，判断档案的价值。不同来源的文件往往有不同的价值。一般说来，重要单位、著名人物档案的价值相对较大；本单位形成的档案比外单位形成的档案价值要大；以单位名义形成的文件的保存价值大于单位内部组织机构形成的文件。

（2）分析档案的内容。分析档案内容的重要性、独特性与时效性，判断档案的价值，这是鉴定档案价值的一个最重要的方面。档案的价值是通过内容体现出来的。一般说来，反映党和国家有关方针政策，反映本单位主要职能活动的文件保存价值较大；日常事务活动中内容重要的文件，其保存价值就小些；内容独特、新颖的档案对利用者有较大的吸引力，具有较高的价值。文件的实效性对档案的价值具有直接影响，要分析文件在不同阶段的利用价值。

（3）分析档案的形式特征。分析文件形成时间、名称、稿本和外形特征，判定档案的价值。文件产生的时间不同，其价值也不同。一般来说，文件产生的时间越早，保存量越少，越珍贵。文件的不同名称具有特定的性能和用途，可以在一定程度上反映出文件的价值。其中，决定、决议、命令、批示、条例、纪要、报告等比通知、简报、来往函件等价值要高，保管期限要长。文件有草稿、定稿、正本、副本等不同稿本，则定稿、正本的价值大些，草稿、副本价值就要小些。文件的制成材料、记录方式、笔迹等外形特征也影响档案的价值。档案上有著名人物的重要批示、签字，档案的价值就大。

（4）分析档案的技术因素。分析档案内容的技术水平或其所反映的对象的技术水平，判定档案的价值。档案所记载的内容（反映的对象）的技术水平越高，档案的价值也就越大，保管期限也就越长。

（5）分析档案的功能因素。档案所具有的功能作用对其价值大小有影响。功能不同，作用也有差异。

3．确定文件的保管期限

永久保管的档案主要反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。

长期保管的档案主要是反映本单位一般工作活动、在较长时期内对本单位工作具有参考利用价值的文件材料。

短期保管的档案主要是在较短时期内对本单位工作具有查考利用和参考作用的文件材料。

4．对保管的档案进行复审

对保管期满的档案价值进行复审，审查其是否丧失保存价值，确定是继续保存还是予以销毁。

四、档案的销毁

销毁档案要注意以下事项。

（1）经鉴定要销毁的档案，应办理批准手续。

（2）要对销毁的档案编制销毁清册。