档案的整理和保管

第五节　档案的整理和保管

案例导入

案例1

改建档案室

天鸿公司档案室管理员向行政主管反映，自从光明公司与天鸿公司合并以来，公司业务量猛增，前来查阅档案的员工很多。由于档案室地方狭小，不便查阅，很多人就把档案资料借走阅读，有的档案虽然很快还回来了，却发现有不少地方被折了页角，甚至还留下了勾画的痕迹。听了管理员的反映，行政主管感到问题比较严重，如不抓紧解决，可能会损坏更多的档案资料。他还进一步调查了解：有的人不需要太长的时间就可以阅读完档案，但由于档案室缺乏阅览条件，只好带出档案室查阅；有的人查完后忘了及时归还，造成了档案缺失。于是，他向总公司领导汇报了上述情况，并提出了建立公司档案阅览室的建议。经公司领导研究决定，将公司的第四会议室改造为档案资料阅览室，并添置了必要的设备，制订了档案室阅览制度，使档案室具备了提供档案现场阅览的条件。

案例思考

怎样解决档案资料中存在的问题？

案例2

档案受损

广新公司利用办公室作为库房保存档案，库房内没有配备通风及调节库房温湿度的设备。档案人员在档案保管中，满足于做好档案的移进和移出，认为只要把档案存放好就可以了，没有对档案保存环境和保存的档案进行保管检查。由于库房长期潮湿，保存的档案出现受潮、发霉甚至被虫蛀的情况。

案例思考

怎样避免上述档案受损情况的发生？

知识指要

一、档案的分类

档案分类是按照来源、时间、内容和形式等，将归档文件划分为若干层次和类别，是将档案形成体系的工作。具体的档案分类方法见第四章的文件归类。

二、档案整理工作程序

（一）了解文件形成情况

在单位的工作活动中会不断产生文件材料。单位的工作性质、规模不同，形成的档案文件的数量、结构、内容也各异。因此，要搞清楚形成的档案文件的具体情况。

（二）分析档案形成单位的情况

充分考虑档案形成单位的大小，内部组织机构界限划分，档案数量多少等情况。

（三）选择档案分类方法

年度分类法简单易行，是运用最为广泛的一种方法，适用于组织机构界限不清、档案数量少的单位。

组织机构分类法能较好地保持档案在来源上的联系，归档比较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案，适用于内部机构比较稳定的单位。

问题分类法能够较好地反映文件在内容上的联系，使相同性质的档案得到集中，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，适用于职能分工界限不清、档案数量少的单位。

（四）文件归类

根据文件的形成时间、形成者和内容，将文件归入相应的类别中。

三、档案的存储与管理

（一）档案保管工作

1．档案保管工作的含义

档案保管是根据档案的成分和状况所进行的存放管理并维护档案完整与安全的活动。

2．档案保管工作的内容

档案保管工作的内容包括档案的库房管理、档案流动中的保护及为延长档案寿命而采取的技术处理。

3．档案保管工作的要求

档案保管工作的要求如下。

（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘。

（2）保持库房的清洁卫生。

（二）档案保管工作程序

1．了解档案库房的编号

档案库房有两种编号方法：一是为所有的库房编制统一的顺序号；二是根据库房所在方位及库房建筑的特征进行编号。楼房内的库房自下而上分层编号，每层的房间从楼梯口入口处按照从自左至右顺序编号；平房应先分院或排，然后从左至右统一按顺序编号。库房编号应含楼号、层号及房间号。

2．熟悉档案柜架的摆放与编号

形状、规格、质地不同的柜架要分类集中。档案柜架的排放应最大限度地利用库房空间，柜架的两端应与墙壁保持一定距离，与窗户呈垂直走向排列，避免阳光直射。档案柜架号自房间入口处计，从左至右依次编排；隔板号以一组档案柜架为准，从上到下依次编排，如五节柜的隔板号自上而下依次为1号～5号。

3．调节保管场所的温湿度

档案库房温湿度与档案的寿命有密切关系。根据有关规定，保管一般纸质档案的温度为14～20℃，相对湿度为50%～60%，一昼夜允许温度变化范围为±2℃，湿度为±5%。

4．做好卫生、安全检查

卫生检查是查看库房，清除灰尘、垃圾，保持库房内外的清洁卫生。

档案安全检查包括检查档案有无遗失、泄密、破损等；检查档案有无发黄变脆、字迹褪色、潮湿发霉等；检查消防器械是否齐全，门窗是否牢固；检查保存档案数量是否与登记的数量相符；检查档案保管各项制度的执行情况。每次检查的情况要记录。

5．进行档案流动中的保护

档案的借阅与退还，都要移动档案。为了防止档案的损坏，要在醒目处张贴借阅档案的要求。

借阅档案要求应包括以下几方面。

（1）借阅档案要履行登记和交接手续，易损档案和特别珍贵档案一般只提供复制品，原件不宜借出档案室。

（2）未经整理的零散档案不宜外借。

（3）档案管理人员接触档案时应穿工作服、戴手套，轻拿轻放档案。

（4）档案存放方式要利于存取。

（5）存取档案应连同包装材料一同取出、放回。

（6）复制档案应以不损坏原档案为前提。

（7）档案利用者在阅读时不得吸烟、喝水、吃食物，不许在档案上涂改、做标记。

（三）档案保管工作注意事项

1．库房布局的安排

库房布局是对库房的使用安排及对库房区间和保管区段的划分。库房区域应尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间及楼层；业务技术用档案要尽量放置在一楼的库房；利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。

2．建立档案保管制度

档案保管制度包括档案定期检查制度、安全制度、档案进出库房登记制度、设备管理制度、卫生制度等。

（四）电子档案的管理

1．电子档案的含义

电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

2．电子档案的特点

（1）非人工识读性　电子档案采用的数字代码是人工不可识读的，只有借助计算机解码，才能转换成文字、声音、图形、图像等人们可识读的记录。

（2）对电子技术和设备的依赖性　电子档案的形式与利用均依赖于电子环境和电子技术，必须借助一定的设备和技术才能识别和利用。当运行生成电子档案软件的操作系统与原系统不兼容时，要保存老的系统，就需要进行适应新系统的转换、迁移工作，以确保电子档案的可读性。

（3）信息的可变性　电子档案的信息是以数字编码记录在载体上的，其信息内容与形式相对独立，人们对信息的增删更改十分方便，动态文档中的数据可以不断被更新或补充。

（4）信息与载体的可分离性　电子档案的信息内容可以在不同载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时扩展、缩小其存储空间，还可以通过网络传给异地的计算机终端。

（5）信息的共享性　电子档案的信息可以不受时间和空间限制，通过网络传播和交流，随时随地进行查阅和利用，实现档案资源的共享。

（6）多种信息载体的集成性　使用多媒体计算机，可以将图文信息、音频信息、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，真实再现工作活动情况。

3．电子档案的分类

（1）按照电子档案的存在形式划分，可分为以下几种。

①文本文件，指利用文字处理技术生成的文字、表格文件等。

②数据文件，一般以数据库的形式存在。

③图形文件，指运用计算机辅助设计或绘图等手段生成的静态图形文件。

④图像文件，指借助视频设备获得的动态图像文件，如使用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。

⑤声音文件，指采用视频设备录入或用编曲软件生成的文件。

⑥多媒体文件，指借助计算机技术制作的由文本、图像、音响、声音等若干种文件合成的多种媒介的文件。

⑦命令文件，指处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机语言。

（2）按照电子档案的功能划分，可分为以下几种。

①主文件，指表达作者意见、行使职能的文件。

②支持性文件，主要指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理文件、图形文件、多媒体软件等。

③辅助性、工具性文件，主要指在制作、查找主要文件过程中起辅助、工具作用的文件。如计算机程序类文件往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。

（3）按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。

（4）按照电子档案的属性划分，可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。

（5）按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。

4．电子档案管理的要求

管理电子档案的要求如下。

（1）真实性　电子档案的真实性，就是电子档案内容、结构和背景信息经过传输、迁移处理后保持不变，与形成时的原始状态一致。

（2）完整性　确保电子档案的齐全完整，使记录工作的电子档案及其他形式的相关档案数量齐全，每份电子档案的内容、结构、背景信息没有缺损。

（3）可读性　电子档案经过存储、压缩、加密、媒体转换、迁移及传输等处理后，保持内容的真实性，能够被识读。

5．电子档案的收集

电子档案有文本文件、图形文件和图像文件。对电子档案的收集积累应按照纸质档案收集范围的规定，并考虑电子档案的特点，要收集积累电子档案的软硬件系统设备材料，记录重要文件主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿。为了实现对正式的纸质档案进行全文信息自动检索，与正式文件定稿内容相同的电子档案也应收集积累。

6．电子档案的归档

（1）归档方式　电子档案的归档方式有物理归档和逻辑归档两种。

物理归档是将计算机及其网络上的电子档案集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，并向档案部门移交的过程。

逻辑归档是指文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门，档案部门通过网络接受、控制与管理电子档案。

（2）归档时间　电子档案的归档时间有适时归档和定期归档两种。适时归档是在电子档案形成后即时归档；定期归档是按规定的归档周期归档。

采用逻辑归档的公司，应尽可能适时进行，以免发生失控；采用物理归档方式的公司，电子档案的归档时间可借助纸质文件归档经验，遵照有关规定定期完成；双套归档的电子档案和纸质档案，归档时间应统一。

7．电子档案的归档要求

归档的电子档案应完整齐全，凡是归档范围内的文件均应及时归档，不得分散保存。归档的电子档案应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本连同更改记录一并归档。各种文件的草稿，根据需要决定是否归档。

8．电子档案的整理

整理归档的电子档案，文件形成部门应对文件载体进行整理，在其包装盒表面粘贴说明性标签，注明编号、名称、密级、软硬件环境等，填写《归档电子文件登记表》。

电子档案的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备工作。电子文件整理包括两个层次含义。一是对分类、排序的组织。即是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。二是组织建立数据库。首先对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行科学地分类，结合本单位的实际情况和电子文件内容制订分类编号方案。其次对电子文件登记。电子文件的整理是电子档案整理和利用等工作的基础。

与纸质文件相比，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理，构成有序的虚拟状态。通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来。数据库是存取电子文件的“虚拟文件库”。在任何条件下都要拷贝一套保存，并对这套软、硬件环境做好说明。有些必须以纸质文件存在时，可输出纸质文件保存。

9．电子档案的归档手续

电子档案经检索合格后，形成部门与档案部门均要履行归档手续，即形成部门与档案部门均应在《归档电子文件登记表》和《归档电子文件检验登记表》上签字或盖章。这两张表格均应一式两份，移交双方各留存一份备查。

10．电子档案的保管

（1）存放方式　电子档案的各种磁带、软硬磁盘和光盘应垂直放置，防止变形和受重物挤压。在电子档案整理、保管和利用过程中，禁止用手直接触摸载体表面，不允许使用其他物品捆绑、固定载体，防止划伤载体。

（2）控制库房温湿度　电子档案各种磁性载体库房的温度应为15～27℃，相对湿度为40%～60%；光盘档案保管的环境温度应为14～24℃，相对湿度为45%～60%。

（3）预防有害因素的影响　电子档案应放在一定的器具内，防尘、防光、防火、防磁、防有害气体。

（4）检查保存状况　每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，发现问题应及时采取恢复措施。

11．电子档案的利用

1）电子阅览室

电子阅览室配备专用的计算机阅览设备，为利用者提供良好的阅览环境，方便对利用者进行指导，便于控制电子档案使用情况和保护电子档案。不便在计算机网络上浏览的，以及具有机密性的电子档案可以在电子阅览室使用。要建立相关的阅览制度，对利用者阅览、拷贝、摘抄档案的手续、权限等作明确的规定，以保证电子档案的安全。

2）复制

按照有关规定，向利用者提供复印文件及拷贝在各种载体上的电子档案复制件的利用方式。

3）外借

在单位内部，因工作的特殊需要，会有借出电子档案磁盘或光盘在工作岗位上的利用情况。电子档案的外借必须建立严格的审查与借阅制度，借出电子档案要履行借阅手续。

4）在线利用

在线利用是指在网络上进行电子档案的利用活动，包括局域网服务和互联网服务。局域网有特定的服务范围，主要用于电子档案的查询。尚未开放的档案信息应在局域网利用，根据利用者的利用权限利用。互联网用于开放档案的利用，其服务的形式多样，包括提供档案信息检索、提供开放的档案目录、公布档案原件、网上展览、电子档案汇编成果展示等。

12．保管电子档案的注意事项

保管电子档案时应注意以下几点。

（1）可以采用“双套制”归档。为了在计算机系统或网络系统出现意外故障时能够确保电子档案的完整性和真实性，可以采取“双套制”归档。“双套制”归档是指采取物理归档或逻辑归档的电子档案，同时支持纸质档案归档的方式。实行“双套制”归档的档案主要是具有法律凭证作用的，需要确保其安全、秘密和真实的电子档案。

（2）电子档案在归档时要进行技术鉴定。鉴定的内容包括档案的技术状况是否完好，支持软件及配套的纸质文件和登记表格是否完整等。检验的结果应填入《电子档案接受检验登记表》。

（3）要维护电子档案信息的安全。应运用电子信息安全防护的技术手段，如信息加密、电子签名、身份识别、防止计算机病毒、信息备份、信息迁移等，以保护电子档案信息的安全。