档案的检索与利用

第六节　档案的检索与利用

案例导入

案例1

编制检索工具

新力公司成立之初，形成的档案材料不多，将归档的案卷分类放入档案柜。每次查阅档案，都是直接到档案柜中去翻找。随着时间的推移，公司发展壮大，形成的档案数量越来越多，查找档案时常出现寻找速度慢甚至找不到所需档案的情况。于是，公司任用专人编制了检索工具，解决了查找档案难的问题；同时公司注意培训秘书掌握检索工具的使用方法。

案例思考

新力公司是怎样提高查找档案效率的？

案例2

终止的合作

某公司日常档案管理比较混乱。一次商务会后，公司新来的秘书面对一大堆会议文件资料，不知怎样立卷归档。她把主要文件与一般文件混在一起归档，在编写目录时，将本公司各部门的档案与合作单位的也混在一起，为此，经常发生找不到文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并准备签订正式文本。然而，当需要找到签署的意向书时，秘书在保存的文件中无论如何也找不到。合作方听说此事后，终止了与该公司的合作。

案例思考

新来的秘书会议文件资料应该怎样立卷归档？

案例3

研究生和杂志社被罚款

某年，一个历史专业的研究生在写毕业论文时，到某省档案馆查阅了几个月的材料。他翻阅着一摞摞很有价值的卷宗，还抄录了十余份新中国成立前形成的有关中共统一战线方面的从未公开的档案资料，并用数码相机照了下来。不久，他向某家杂志社展示了手中的“宝贝”。杂志社编辑颇感兴趣，立即开辟专栏公布了这个研究生以个人名义提供的“新发现”。事后，该省档案馆和省档案局经过调查核实，认定该研究生和该杂志社的上述行为属于未经允许擅自公布档案的违法行为，依据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，分别对该研究生和该杂志社处以800元和1万元的罚款。

案例思考

研究生和杂志社为什么会被罚款？

知识指要

一、档案检索工具的编制

（一）档案检索工具的内容

档案检索工作是对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作，包括档案信息存储和信息查检两方面工作。存储和查检是密切相连、不可分割的，存储是查检的前提，查检是存储的目的。档案检索工作是档案利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件。

（二）档案检索工具的含义

档案检索工具是揭示档案内容和成分、查找档案的工具。档案检索工具是连接档案管理者和利用者的纽带，档案管理者借助它可以迅速准确地按需要找到档案，利用者通过它可以了解档案储存的基本情况。

（三）档案检索工具的类型

为了提高档案的利用效率和质量，档案工作部门要根据实际情况，编制各种类型的检索工具。档案检索工具类型有如下几种。

（1）归档文件目录　由不同条目按照一定的体系和方法排列而成，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

（2）分类目录　按照体系分类法的基本原理，将档案主题按《中华人民共和国档案分类法》的逻辑体系组织检索工具。分类目录一般采用卡片式，即分类卡片，一文一卡或一卷一卡。

（3）主题目录　按照主题词的原理，依据主题词字的顺序组织起来的检索工具。

（4）人名索引　用来揭示档案中涉及的人物并指明其出处的检索工具。人名索引主要包括人名和档号两部分。

（5）全宗指南　以文章叙述形式介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的书本式检索工具。

二、档案检索的工作程序

档案检索的工作程序有如下内容。

1．选择检索工具

每种检索工具的功能不同，要根据查找利用的需求，选择编制检索工作的类型，选择和记录档案的特征。

2．分析档案内容

分析档案的内容，选择档案中有检索作用特征的信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，并将其记录下来。

3．形成档案条目

将档案的特征按照一定的顺序加以排列。

4．形成检索工具

按照一定的规则，对形成的条目进行系统排列，构成检索工具。

三、编制档案检索工具的注意事项

（1）注意区分检索工具的种类，检索工具有书本式检索工具和卡片式检索工具两种。

（2）为了满足多方面的利用需求，应根据利用者需要编制不同功能的检索工具。

四、档案的利用

（一）档案利用的含义

档案利用是开发和直接提供档案、满足利用档案需求的工作。档案利用工作可以区分为提供档案利用和利用档案两个概念。提供档案利用是档案管理部门及其人员向利用者直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务；利用档案是利用者为了研究和解决问题，以阅读、摘录、复制等形式使用档案。

（二）档案利用的要求

1．熟悉库藏

熟悉库藏才能准确解答利用者提出的问题，提高利用工作的质量和效率。熟悉库藏包括了解档案内容、年份及存放位置，明确单位档案的形成、整理状况及其利用价值。

2．分析利用需求

有效地开展档案利用工作，要掌握利用者的需求。

（1）决策人员的需求。决策人员需要概括性、综合性、可靠性强的高层次档案信息，如政策性文件和分析论证材料，工作活动方面的历史信息。秘书应分析决策人员的利用需求，主动、及时、周到地为决策人员提供档案利用服务。

（2）基层管理者的档案需求。基层管理者需求具体、实用的档案信息，业务方面的档案信息，对工作有借鉴作用的档案信息。

（3）科研人员的档案需求。科研人员需要某一个或多个相关主题的档案信息，完整、准确、系统的成套的专题档案材料。

（4）工程技术人员的档案需求。工程技术人员需要针对性强、内容具体的档案信息，如专利文献和标准化材料，同类项目或同行业的档案信息。

3．选择档案利用方式

（1）阅览室利用　开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅。阅览室是专门为利用者设置的阅览档案的场所。为了做好阅览工作，秘书应注意：阅览室的设置要兼顾优质服务和严格管理，建立维护阅览室秩序和档案安全的各项规章制度，在有条件的情况下实行对科技档案的副本及非密或密级较低的档案的内部开架阅览。

（2）档案外借　由于工作的特殊需要，将档案借出档案室阅览利用，要按照一定的制度，履行外借手续。档案外借的要求是：必须经过审批手续才能外借；借出期限不能过长，数量也应该有所限制；借用者要确保档案的安全，不允许转借或私自摘录、复制、翻印档案；不能遗失、拆散、调换和污损档案；要按时归还档案。

（3）制发档案复制本　档案复制本又称复制供应，包括内供复制和外供复制。档案复制本有副本和摘录两种类型。复制方法主要有复印、手抄、印刷和摄影。为了保证档案的安全，应对档案复制本制发范围和批准权限进行严格的管理规定。

（4）制发档案证明　档案证明是根据利用者的申请，为证明某种事实在所保存档案中有无记载和如何记载而开具的书面证明材料。档案证明应对有关材料进行客观、如实的叙述或摘录，起关键作用的内容应与原件的字、句甚至标点相吻合，要注明依据材料的出处。档案证明必须加盖公章才能生效。

（5）提供咨询服务　以档案为依据，运用相关的业务知识和专业技术知识，对人们提出的问题进行解答，或指导其获得有关方面档案的线索。档案咨询的类型有一般性咨询、专门性咨询、事实性咨询、知识性咨询、专题研究性咨询及情报性咨询。

（6）印发目录　为了交流信息，将档案目录印制分发而进行的档案利用，包括内部印发和外部交流两种形式。

（7）档案展览　根据需要，按照一定的主题，系统地陈列档案材料，发挥档案的宣传教育作用。举办档案展览要体现科学性、业务性和艺术性，达到广泛、深刻、生动的影响效果。展览档案，一般应使用复制件；必须展出原件时，应将档案原件陈列于玻璃柜或采取其他保护措施，确保档案不受损坏和不丢失。

（8）获取档案　档案管理人员要通过各种档案利用方式获取档案原件、档案复制品和档案信息加工品，及时、主动向利用者提供获得的各种形式和内容的档案信息。

4．档案利用注意事项

档案利用是档案工作的根本目的和中心任务，对档案工作的开展具有决定性影响。开展档案利用工作必须熟悉档案的内容成分，了解档案工作业务活动及业务流程；掌握利用者的档案需求，重视对档案的筛选、综合、归纳和提炼；根据不同的利用者的利用权限，通过档案咨询和接待等服务方式，把档案提供给利用者，充分满足其利用需求，发挥档案的作用。

五、档案参考材料的编写

（一）档案参考材料的含义

档案参考材料是档案部门按照一定题目，根据所保存档案综合整理而成的可供人们参考的档案材料加工品。档案参考材料既可以介绍和报道档案情况，也可以直接提供实际内容。

（二）档案参考资料的编写

编写档案参考资料一定要获取大量的档案材料，在掌握丰富的档案材料的基础之上，选择正确、典型的材料。编写档案参考资料要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性；要做到问题集中、内容准确、文字凝练、概括性强。

（三）档案参考资料编写的工作程序

1．确定编写档案参考资料的种类

（1）大事记　按照时间顺序，简要地记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。大事记主要由大事时间和大事记述两部分构成。大事时间一般要求记载准确的日期，按照大事发生的时间顺序排列。对没有注明时间或时间反映不准确的，应尽力进行考证。大事记述是大事记的主要组成部分，通过一系列重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。要立足本单位，根据本单位的性质、任务和主要职能活动，围绕中心工作选择大事。

（2）组织沿革　组织沿革是系统记载一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。其内容包括单位（系统）概况、机构名称改变、地址迁移、机构变动时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动、编制扩大与缩小等方面变化的情况。组织沿革可采用文字叙述或图表的形式，也可图文并茂。组织沿革的编写体例通常分为以下3种。①编年法，即按年度依次列出组织机构的演变发展。②阶段法，即按组织机构重大变革的若干历史阶段，记述组织机构的演变发展。③系列法，即按组织机构变化的主要内容，分别记述演变发展情况。

（3）统计数字汇集　统计数字汇集是反映一个单位、系统或某方面基本情况的数字材料，其类型分为两种。①综合性统计数字汇集，记载和反映一个单位或系统全面情况。②专题性的统计数字汇集，记载一个单位或系统某一方面的基本情况。

（4）会议简介　会议简介是简明扼要地记述会议基本情况的文字材料，其主要内容包括：会议届次，会议时间、地点、主持人、参加人，会议议程，会议讨论与会议决策事项，以及选举结果。

（5）科技成果简介　科技成果简介是记载获得成果的科研设计项目的档案，是简明扼要摘录其内容，汇集编印成册的参考资料，其主要内容包括项目名称、投资费用、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情况、获奖情况、转让方式或费用。

（6）企业年鉴　企业年鉴是记录和汇集一个企业一年间生产、经营、基本建设、科学研究等大事的有关文献、照片、统计数据等的综合性参考资料。企业年鉴一年编制一个卷册，年年记录汇集。

（7）企业史志　企业史志是根据企业档案编写的记载企业发展历史和发展规律的史料性质的参考资料，其类型有反映企业全部生产经营活动的综合性史志和反映企业某项活动的专门性史志两种。

2．收集档案材料

借助档案检索工具，根据确定的题目和准备编写的参考资料的种类，了解哪些案卷中有编写参考资料所需的材料，调阅相关案卷，从存储的档案中进行材料的选择、摘录和复制。

3．档案材料的鉴定与加工

根据一定的目的和要求，对收集起来的大量分散的原始档案信息进行选择和甄别，按照各种档案参考资料的构成和形式，编写出能够揭示相关档案的主要内容的档案材料。

4．编写档案参考资料的注意事项

编写档案参考资料应注意以下两点。

（1）档案参考资料改变了档案原来的形式，属于三次文献。

（2）档案参考资料是根据一定的专题对有关档案材料的内容进行加工编写而形成的系统材料。

研讨与实践

一、思考题

1．选择题。

（1）收集信息的方法主要有（　　）。

A．采集　　B．交换　　C．复印　　D．索要

（2）整个信息工作的核心是（　　）。

A．信息的整理加工　　B．信息的收集传递

C．信息的收集存储　　D．信息的存储传递

（3）在下列选项中，正确的选项有（　　）。

A．档案是有查考价值的历史文件

B．党政机关所有的文件都会成为档案

C．档案的形式是多种多样的

D．档案是由单位工作中形成的各种文件材料转化而来的

2．判断题。

（1）秘书工作所接触和处理的信息主要是自然信息。（　　）

（2）档案是党政机关中以文字方式保存起来的文件材料。（　　）

3．讨论题。

（1）信息工作在秘书活动中有何作用？

（2）信息的整理有哪几道程序？请分别举例说明每一道程序的重要性。

（3）如何鉴定档案的价值？

（4）常用的档案检索工具有哪些？

二、实训题

实训1

在一小时内，统计同行业中全国鞋业十大公司最近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据，完成一份表格，并送到总经理办公室，作为研究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。

实训2

（一）能力目标

本项实训训练，训练学生能够掌握档案收集、整理、保管和利用的技能，以及信息收集、筛选、分类、整理和利用等技能。

（二）知识目标

1．信息的收集和处理

2．信息的存储和传递

3．档案的收集和鉴定

4．档案的整理和保管

5．档案的检索和利用

（三）实训内容

1．任务背景

日本C公司和中国A公司通过函件往来、电话沟通、考察谈判等方式已达成合作协议数月，其中形成了数十份来往文书。

2．实训任务

任务1：对商务洽谈过程中出现的相关文书进行收集鉴定、分类整理、立卷归档、档案保管。

任务2：对目前市场需求状况进行信息收集、整理、存储和传递，为合作做好准备。

（四）实训要求

（1）分小组进行，每小组6～8人。

（2）每小组轮流分角色扮演。

（五）实训步骤

步骤1：对商务洽谈过程中出现的相关文书进行收集鉴定、分类整理、立卷归档、档案保管。

步骤2：对目前市场需求状况进行信息收集、整理、存储和传递。

（六）实训评分标准

档案和信息工作实训评分标准如表7－1所示。

表7－1　档案和信息工作实训评分标准

续表

三、案例题

案例1

救命的狂犬疫苗

广西××地委办公室是中央办公厅秘书局的信息直报点。2010年3月的一天，广西××地委办公室两位干部不慎被狗咬伤后，立即赶到地区防疫站进行狂犬疫苗注射，偏偏疫苗没有了。次日，有两人分别从××县××市打来长途电话，请地委办公室的帮助购买狂犬疫苗。这件事引起地委办公室信息科张秘书的关注。他迅速赶到地区防疫站了解情况，同时还向各市县收集有关情况，得知由于全地区的狂犬疫苗已用完，近一个时期被狗咬伤的百余人都无疫苗注射。防疫站的领导派人到各地求援，都无结果。不少群众还乘火车、坐飞机到武汉、上海等地注射疫苗。针对这一情况，张秘书及时编发了《广西××地区千余人急需狂犬疫苗》的信息，经领导批准后，直接给中央办公厅秘书局发电报。

经过两小时，××地委办公室就收到了中央办公厅的电报，传来了卫生部从长春生物研究所调150人（份）狂犬疫苗支援××地区的好消息，从而解决了关系千余人生命安危的大问题，使被狗咬伤的百余人得到及时救治。

案例问题

信息关乎生命的说法正确吗？

案例2

错在谁那里？

有一天，律师事务所里的张主任碰上了一件十分难办的案子，他非常恼火。他的下属都知道，凡是碰到这种情况，他总爱拿下级出气。果然，他责怪秘书把一份重要的文件弄丢了。秘书王小姐是一个很细心的人，她知道这份文件不在她的抽屉里。她查找了一下文件登记簿，弄清了这份文件三周前已送到张主任的办公室，但她不敢提及此事。最后张主任在他的文件夹里找到了那份文件，感到自己错怪了王小姐。

案例问题

是张主任错怪了王秘书，还是王秘书管理文件有误？