调研资料的审核与整理

整理调研资料的过程包括审核、整理、分类、汇编与存档。

1.调研资料的审核

审核是指在着手整理调研资料之前，对原始资料进行审查与核实的工作过程。目的在于保证资料的客观性、准确性和完整性，为资料的整理打下坚实的基础。在资料调查完成以后，为了保证资料整理和汇总的质量，必须对每项资料进行严格的审核。如果原始资料中有错误，整理加工后就不易被发现和修整，从而导致错误的结论，影响调查研究的科学性。实际上，资料的收集和审核在大多数情况下是同时进行的，边收集边审核，叫做实地审核或收集审核。另外，收集资料后集中时间进行审核，叫做系统审核；对重要资料进行反复的、各种形式的审核，叫做多次审核。

（1）审核的原则。

审核的原则有以下四条。

①真实性原则。对收集到的资料要根据实践经验和常识进行辨别，看其是否真实可靠地反映了调查对象的客观情况。一旦发现有疑问，应根据事实进行核实，排除其中的虚假成分，保证资料的真实性，

②标准性原则。在较大规模的调查中，对于需要相互比较的材料要审核其所涉及的事实是不是具有可比性。对于统计资料更要注意指标的定义是否一致、计量单位是否相同等。

③准确性原则。要对资料进行逻辑检查，检查调查得来的资料中有无不合理和相互矛盾的地方。例如，某人年龄栏内填写的是23岁，而工龄栏内填写的是18年，这显然不合逻辑，对这类资料要认真审核处理。

④完整性原则。要检查调查资料是不是按照提纲或统计表格的要求搜集齐全。如果资料残缺不全，就会降低研究的价值。

（2）对第一手资料的审核。

所谓第一手资料是指直接调查获得的资料，如用观察法、访问法、问卷法所获得的资料；第二手资料是指间接调查所获得的资料，主要是用文献法所获取的资料。一般地讲，第一手资料可以对照事实重新审核，而第二手资料则不能，所以两者在审核方法上是不同的。

①对于用观察法所获取的资料的审核。观察法是获得直观认识较好的方法，它获得的资料往往能较大程度地排除人为的虚假成分。但是，由于调研人员的介入，被调查单位或个人也会做出种种假象来掩饰事实的本来面目，产生社会调查中的“测不准效应”。同时，对现象的价值和解释都要通过“调查者”，调查者本身的价值标准和以往经验往往有所影响，这也可能成为现实资料不准确的原因。因此，我们对观察法获得的资料在检查时要注意以下四个方面。

●要检查观察资料是不是严格遵循调查提纲获得的。

●如果资料能用多种方法收集，则应把通过观察法获取的资料和通过其他方法获取的资料进行比较，如发现问题及时去调查核实。

●当观察是以小组为单位进行时，调研人员要随时将获取的情报同小组其他调研人员所取得的情报进行比较。因为每个人对所观察的客体在理解上会有差异，如果对观察的结果共同进行比较，就能得出比较正确的意见和评价。所以，集体观察并经过讨论的资料客观性、准确性较高。

●对于较重要的问题要注意调查时间的长短。因为较长的调查时间内，调查者可以排除某些人为的虚假成分，同时还可以观察到短期调查者所观察不到的事物。当然，到底多长的时间为宜，还需因地、因事、因人制宜。一般来说，长时间的观察比短时间的观察可靠性高。

②对于用访问法和问卷法所获取的资料的审核。访问法是一项搜集口头情报的方法。在无结构式访问中，被调查者和调查者之间可以直接交谈相互影响，发生双向反馈。问卷法和结构式访问中，则不能发生这种双向反馈，获取资料方法上的差异使资料审查的方法也不一致。

●对于无结构式访问法获取的资料的审核。对于通过直接访问获取的资料要注意被调查者的态度，被调查者对调查者越信任，调查资料的可靠性就会越高。还要注意的是，判断调查结果是否受调查者本人的理解力的影响。有时被调查者不能充分理解访问的内容或用意，因而答非所问；有时被调查者受情感和关系的影响而有所偏向；有时被调查者受自己对事物认识的影响，提供的材料带有片面性或对事实进行渲染，从而失真。这些都需要调查者在谈话过程中反复查询，逐步使调查者的回答接近客观。不熟练的调查者应在访问后仔细考虑，剔除材料中的“水分”，搞清楚事实的真相。具体的方法是与其他被调查对象交谈进行侧面核实，或与其他调查材料进行比较核实。

●对用调查问卷和结构式访问获取的资料的审核。对于问卷收集的资料，在审核时要注意三点：第一，是不是该填写的项目都填写了；第二，有没有逻辑错误；第三，通过检查问卷中的控制性问题来判断回答的可靠性。比如，问卷中可以有这样的问题：“您看过这部电影吗？”但所列的电影名是没有上演过的，如果被调查者回答“看过”，那么其余的回答也可能是不可靠的。这样的问卷应该作废。在问卷设计中，应根据实际情况多设计几个控制性问题以供审核资料使用。

（3）对第二手资料的审核。

第二手资料是指用文献法获取的调查资料，对书面文献和统计资料应采取不同的方法进行审核。

①书面文献资料的审核方法。书面文献是指用文字形式记录的资料，主要有档案报刊、个人日记、书信等。当调查者发现适合自己的研究的文献材料时，先要确定文献是否是可靠的。

首先，应搞清文献的作者、出版者的背景，因为他们个人的情况对文献是有影响的。其次，要注意文献编写的时间，尤其是记叙历史事件的文献，必须把文献编写的时间和文献中所描述的事件的时间加以对照。一般来讲，文献编制日期离事件发生的时间越近，文献的内容就越具体可靠。但也有相反的情况，文献编写的时间晚一些可以摆脱当时的社会政治影响，反倒可以客观地反映事件的真实情况。所以，审查时应当根据实际情况而定。

②统计资料的审查方法。统计资料是企业调研的重要工具。利用统计资料时除了注意资料来源、调查目的外，还要注意以下两个方面。

●指标的定义和分组的标准问题。在审查和利用含有分类统计数据的文献时，必须搞清指标定义和分组的标准。如果和自己研究的分组标准不一致，则不能使用这些资料，如若使用，必须根据自己的研究目的重新分组。

●指标的统计总体范围的一致性。在利用统计资料进行比较时，一定要注意统计的总体范围。例如，我们从企业的史料上查出该企业2010年的工程技术人员是800人，而2013年的工程技术人员数是1 600人，我们不能据此下结论说该企业员工数增加了一倍，而应审查核对3年前公司工程技术人员的统计范围和现在是否相同，有无可能缩小。不解决统计范围资料是无法比较的。

2.调研资料的整理与分类

通过各种方法收集得来的资料通常是杂乱无序的。只有进一步整理和分析，才能使这些资料显示出事物的本质和规律。资料整理就是根据研究目的将经过审查的资料进行分类、汇总，使之条理化和系统化。

（1）资料整理的原则。

①条理化。对资料进行分类。分类可以使大量繁杂的资料条理化，为人们提供一种便利的检索手段。分类系统实际上是将资料存进系统，使它便于存取、利用。

②系统化。按照研究目的对资料进行汇编，使资料能完整地反映调查对象的情况。如果资料不能满足研究的要求，不能把所要研究的问题说清楚，就应该在某些缺少的环节上通过调查增加新的资料。

③及时性。整理调研资料时，要区别对待时效性程度不同的信息，重点关注那些时效性强的资料，以便最大限度地发挥调研资料的效能。

④适用性。整理后的调研资料要符合实际需要，其内容要通俗易懂。

（2）分类。

调查资料的分类，就是根据调查资料的性质、内容或特征，将相异或相近的资料合为一类。分类是否正确，取决于分类标准是否科学。分类标准的确定必须以科学理论为指导，以客观事实为依据。

①分类的方式。调查资料的分类有两种方法，即前分类和后分类。前分类，就是在设计调查方案时就按照事物或现象的类别设计调查指标，然后再按分类指标收集资料、整理资料。这样，分类工作在调查前就完成了。后分类，是指在调查资料收集以后，再根据资料的性质、内容或特征，将它们分别集合成类。如非结构观察和访问的记录、问卷调查中开放型回答等，一般都无法事先作出明确的分类，只有在收集资料之后再去做分类工作。

②分类的原则。企业文化调研资料分类应遵循简便性、系统性、层次性和固定性的原则。分类要求简单便利，不能过于烦琐；分类后的信息群必须是系统的，并呈现出层次性；一种分类方法一旦确定后，应具有相对稳定性。

另外，分类必须坚持穷尽性和互斥性原则。穷尽性是指分类标准的确定必须使所有资料都找到归属，分类的结果必须把全部资料包括进去，没有遗漏。互斥性是指同一条资料只能归于一类，而不能既属于这一类又属于那一类。如果分类的结果违背了这两条原则，就不能算是科学的分类。

③分类的程序和方法。调研资料分类的基本程序是确定分类方法、实施信息分拣、进行信息排序。信息分拣是把信息资料按分类的要求分门别类地放置。企业文化调研资料分类的方法很多，主要有时间分类法、内容分类法、主题分类法、地区分类法及综合分类法。其中，主题分类法是指按主题词划分企业文化调研资料的类别，综合分类法是以时间、地区、内容、主题为依据综合划分企业文化调研资料的方法。比如，按照调研内容来分类，可以将企业文化调研资料划分为精神文化、制度文化、行为文化和物质文化四类。

3.调研资料的汇编与存档

企业文化调研资料的汇编与存档是指在对资料分类的基础上，按一定规律前后排列成序，汇编为章。经过初步加工，将企业文化调研资料整理成一个有组织、有条理、井然有序的信息体系，使之便于存储、检索和使用。

（1）汇编。

汇编资料的基本要求是简明、集中。要用尽可能简短的资料来说明调查对象的情况和调查所要解决的问题。如果资料很多，可把资料汇编成一个正本和若干个副本。正本里的资料是能够直接说明调查目的和调查对象情况的；副本里的资料与调查目的和对象有联系，但联系并不直接。

对分类资料进行汇编，应根据调查的目的、要求和调查对象的客观情况，确定合理的逻辑结构，使汇编后的资料既能反映调查对象的情况又能说明调查要求的问题，也就是使资料系统化。汇编时要对资料进行初步的加工，给各种资料加上标题，对各种资料按照一定的逻辑结构编上序号，等等。具体的汇编方法要分定性和定量资料采取不同的办法。

①定性资料的汇编方法。定性资料是指那些以文字来描述事物特征的非数量化信息资料。对定性调研资料进行简明整理加工的方法主要有以下5种。

●汇集法。是把许多原始调研资料按一定目的汇集在一起，以集中反映某一事物的概况和问题。采用此法，要求相关的信息资料的量要多一点，反映的面要宽一点；要围绕一定的主题进行资料汇集；要避免把许多资料简单堆积，而应把相关的信息资料有机地汇集起来。

●归纳法。将反映某一主题的调研资料集中在一起，加以系统的综合归纳，以准确、全面、概要地说明主题。采用归纳法，需要对各种原始调研资料进行正确的分析、综合，不能使加工后的信息背离原有资料的真实意思。为保证经综合归纳得出的结论正确无误，需要汇编人员具有较强的思维能力、丰富的知识和经验。

●纵深法。按事物发展纵的方向，按时间顺序或逻辑次序，把有关的调研资料进行综合深入研究。纵深法加工有利于把有关问题的认识层层深入，搞清来龙去脉。

●连横法。把彼此相关的若干个不同方面，或不同时期的调研资料，有机地横向联结起来，作出比较分析，它能更有效地显示主题特征，也有利于反映事物之间的互相联系和变化。

●推理法。在占有并详细分析研究大量调研资料的基础上，依据事物的内在联系和发展规律，科学地进行判断、推理得出某种绪论，形成新的信息资料。

②定量资料的汇编方法。定量调研资料是指那些反映事物的量的数量化信息资料。如前所述，定量调研资料的处理有数学运算、统计分析、与解模等处理方法。这些方法常在其他学科中有过详细介绍，这里介绍的是除这些之外的简明加工。通过简明加工，使大量的数据资料更加有序、更加鲜明、更加容易被人理解和接受。

●对比法。把某些定量信息资料同其他相关信息资料进行对比。操作时可以纵比，即把信息资料同不同历史时期的相同事物的信息资料相比较；也可以横比，即某信息资料同其他相关事物的信息资料相比较，如全面同局部比、先进同落后比、同行之间比、好与差比，等等。有比较才能有鉴别。对比可以形成强烈的反差，增强鲜明性，也可反映出事物的发展变化。

●化小法。化小法亦称浓缩法，即将某些数值很大、人们不易理解的数据，按一定比例缩小为人们容易理解的较小的数据。例如，有一则信息资料称：美国年广告费开支达1 400亿美元。对此数据，对许多人来说只觉得数字比较大，但并不十分明确。如果把它化小为按全美人均计算，达每人584美元，则可以给人清晰的印象，记忆深刻，也便于传递。

●转换法。把人们比较生疏、不易理解的数字转换成人们所熟悉的数字。

●替代法。把表示某一事物的数字不直接表示出来，而是用人们熟悉的数量概念或数量关系来代替表示。例如，媒体对青岛远洋运输公司的报道中说：“青岛远洋运输公司把抓船期作为提高效益的重要环节。机关、船舶、驻港办事处三位一体、协同作战，及时做好疏港工作。在国内外港口严重压港的情况下，2013年，公司每艘次在港平均停时比上年同期减少1.9天，非生产性平均停时比上年同期减少0.43天，全年节省船期近70天，相当于多创效益600多万元。”

●图表法。把某些数据制成图表，直观、详明、有效地展示给人们。

除此之外，简明的定量资料加工法还有许多，如阐述法、延伸法、示意法、剔除法、还原法、百分比法、分数法等。

（2）调研资料的存储与检索。

调研信息的存储与检索是继调研信息的搜集、加工之后，信息处理的两个重要组成部分。资料存储是指把经过加工处理后的企业文化调研资料，按照一定的规律，记录在相应的信息载体上，并把这些载体按照一定特征和内容性质组成系统的、有机的、可供人们检索的集合体的过程。所谓调研信息的检索是指一种有目的、有步骤地从加工并存储好的信息库中查找和调取企业文化调研资料的过程。调研信息的存储与检索是同一事物的两个方面，如果把存储看成信息库的“投入”与“存放”，那么信息的检索则可视为信息库的“产出”与“使用”。

①企业文化调研资料存储的基本原则和要求。资料存储是有效地利用调研资料的前提。资料的存储过程是建立信息库的过程。企业文化调研资料经过搜集、加工及存储，成为具有重要价值的“信息资源”，一些有价值的信息可以重复得到利用，从而大大地提高了信息的利用率，增大了信息的使用价值。

企业文化调研资料的存储应遵循以下四个基本原则。

●统一性。信息存储的组织形式与全国一致，与世界接轨，以便于信息的流通周转和使用，以及提高信息的使用效率。

●便检性。信息的存储形式要以方便检索为前提。

●有序性。信息资料的排列要按一定的规律进行，这样有利于检索。

●现代性。资料存储的方式应尽量现代化。尽量采用电子计算机和其他新材料作为资料存储的载体，建立规模宏大的和世界联网的企业文化调研资料库。

除上述基本原则外，在资料存储时还应考虑到怎么灵活方便地删除、修改信息和扩充信息容量等具体问题。

企业文化调研资料存储的基本要求可概括为全、新、省、好。

●全。全是指存储的信息资料要全面系统，尽量做到应有尽有。

●新。新是指存储的信息资料要新颖。企业文化调研资料的时效性决定了愈是全新的信息使用价值愈大。要使存储的资料新，就得在搜集信息上下工夫，同时还要注意原有资料的剔除与更新。

●省。省是指资料存储的费用低，成本低。在资料存储过程中，只有最大限度地降低费用，才能最大限度地提高效益。

●好。好的含义较广，它是指信息库建设要好、资料存储设备要好、信息服务质量要好、资料存储工作人员素质要好。只有各方面都好，才能加快资料存储的现代化进程。

②调研资料的归档管理。调研资料在整理完毕、储存后，就开始进入企业档案管理的程序，以方便资料的调用和分析。

档案管理是指集中处理所有汇编完毕的信息资料和其他待归档的文件，包括建档、归档、分卷、索引、查阅、外借和归还等工作。利用全文索引技术，能够对所有档案进行非常方便的模糊检索、组合检索、分类检索和条件检索。知识经济时代，企业档案馆已经成为企业重要的知识库。企业档案工作的任务，不仅是文件收集、整理和借阅，更重要的是挖掘档案中的知识成分。因此，调研资料要进一步通过现代的计算机信息管理功能，实现档案的知识化管理。这也就是将调研数据和信息的采集与选择、综合与深化、判断与推论、归类与导航纳入企业信息化的领域，重点解决信息缺失而知识匮乏的问题，并且能为后期的分析提供便捷的服务。