财务报销流程模型优化

流程优化的目的是通过使用多种流程优化技术，使最终的流程实用、高效并且可操作[7]。流程优化的质量通常有许多标准衡量，例如成本、持续时间和输出质量等，这些标准有时会产生冲突。因此，在流程优化中，要明确流程优化的主要目的。流程性能的指标通常有执行时间、成本、资源利用率等，每个指标都可以细化到具体流程实例中，可以用所有流程实例计算均值。

流程运行过程中产生的日志数据包含流程实例的执行情况，可以从中找出影响流程性能的因素，如工作量、人员分配，并分析这些元素不同的设置与流程性能的关系，作为这些元素调整的依据，使流程能达到较优的性能。下面通过几种基本的流程结构和参数调整讨论如何利用流程仿真的方法优化流程性能。

1.调整重叠活动

活动的逻辑关系合理与否会影响流程的性能，不合理的流程逻辑结构会影响流程的效率。控制流的优化就是对活动的执行顺序、相关参数进行调整，从而使业务流程合理有效。例如，冗余活动的删除、相关活动的合并、活动的并行化执行以及决策点调整。下面以调整重叠的活动为例说明流程的优化。

流程中可能包含重叠活动，调整这些重叠的活动是必要的[8]。右击IBM WebSphere Business Modeler 7.0建模环境项目树中的模拟结果选项，选择“动态分析”→“聚集式分析”→“活动成本”，结果如图3.2所示。

图3.2　动态分析活动成本

由图3.2可以看出，平均成本比较高的活动为审核超标金额、同意申请并审批签字以及报销单据审批签字。在图3.1所示的财务报销流程模型中，这3个活动的属性如表3.4所示。这3个活动的执行者为财务主管和部门经理，他们的工作比较繁忙，所需的处理时间较长，成本也相对较高。

可以发现，在这些审核、审批活动之前都存在一个预审核活动，即首先由部门秘书或财务人员进行初步审核，审核通过后才交由部门经理或财务主管审批。在报销单据审批签字环节，财务主管不再仔细审查报销单据，只需签字即可。财务主管成本比较高，因此财务主管主要审批超额情况。对于通过审核报销单据后且无超额报销的报销单，可以直接给报销申请人支付费用。若出现超额报销的情况，则由财务主管审批。此外，为了不使财务主管对报销流程的监管流于形式，财务主管将定期对财务秘书的报销审核活动进行抽查细审。

类似地，部门经理与部门秘书的审核活动有一定的重叠，都是检查报销费用的真实性和合理性。因此，可以把同意申请并审批签字改为针对报销金额较大的报销申请，即报销金额超过一定数额才需要经过同意申请并审批签字活动。如果报销金额没有超过规定数额，报销申请在通过部门秘书的提交并审核后，就可以由报销申请人提交财务部。假设超标金额的报销申请审核通过率为30%，经过调整后的流程图如图3.3所示。

在是否通过申请审核简单决策节点后添加“金额是否超过2 000”简单决策节点，参数设置为是：20%；否：80%。模拟调整后的财务报销流程模型流程，模拟快照属性设置与前面的模拟一致。对模拟结果实施动态分析，活动成本如图3.4所示。

调整前后的模拟结果如图3.5所示。与调整前的活动平均成本比较，调整后的流程平均成本大大降低，调整后的流程成本下降了90.58%。

除了整合相关活动外，活动执行优化还包括活动并行执行、资源合理配置和调整决策点的位置等。

2.信息流电子化

传统的办公事务多采用纸质文件传递信息。大部分流程通常需要流经多个部门、岗位才能完成，信息流转通过纸质文件传递的效率比较低。通畅的信息传递会减少信息滞留或阻塞导致的流程效率降低，信息的共享还可以使活动的上下游快速进行交接，减少参与者由于信息模糊或缺失而进行额外沟通的工作。因此，信息流电子化也是流程优化中的一个重要方法。

图3.3　取消重复活动的财务报销流程模型

图3.4　调整重复审批后的活动成本

图3.5　调整前后流程平均运行成本比较

从图3.4的活动成本可以看出，审核、告知、提交单据等环节的成本都较高，这是由于企业报销流程需要报销申请人本人亲自将报销单提交至各个部门审核，而且在审核过程中也需要报销申请人在场，这在审核等耗时较长的任务中尤其会增加成本。为降低流程成本，可以开发电子财务报销系统。报销申请人可以在报销系统中提交报销单，同时上传报销单据的扫描图片。报销单据审核人也可以在报销系统中对报销单进行审核，而无需申请人在场。审核状态和结果都可以在报销系统中显示，以供申请人查询。申请人只需在最后的阶段提交纸质报销单据，其余步骤都可以在报销系统中进行。调整后的活动参数如表3.5所示。

表3.5　调整后活动属性

对电子化财务报销流程进行模拟，并对模拟结果进行动态分析，活动成本如图3.6所示。

与调整前的财务报销流程的模拟结果进行比较，如图3.7所示。

可以看出，在实施电子化财务报销流程后，财务报销流程的平均运行成本下降了17.59%。

3.降低资源成本

从图3.6流程的活动平均成本可以看出，平均运行成本较高的是审核超标金额活动，达到了50元，明显高于其他活动的平均成本。进一步分析发现，这个活动的持续时间为1小时10分钟，可以看出这个活动的执行时间也比其他活动长，原因是活动的执行者为张四，角色为财务主管。由于张四平时比较忙，执行超额审核需要的时间也较长。张四的人工成本也比较高，这就导致张四执行活动花费的时间和成本都较高。因此，可以将审核超标金额活动分配给其他执行时间和成本较低的替代执行者。创建角色“财务经理”和人员资源“孙六”，属性设置如表3.6所示。

图3.6　电子化财务报销流程活动成本

图3.7　电子化前后财务报销流程活动成本比较

表3.6　孙六属性表

将审核超标金额这个活动的执行者设置为孙六，其他参数配置如表3.7所示。

表3.7　调整后活动属性表

修改财务报销流程模型，将“财务主管”的执行者改为孙六，对调整后的财务报销流程进行模拟，结果如图3.8和图3.9所示。

图3.8　调整资源后的活动成本

图3.9　调整资源前后的活动成本比较

可以看出，调整资源后的平均运行成本降低了8.1%。

4.调整评审点的位置

继续对财务审批流程进行优化。右击IBM WebSphere Business Modeler 7.0项目树中的模拟结果，选择“动态分析”→“过程实例摘要”，如图3.10所示。

图3.10　财务报销流程实例摘要

流程实例1为金额不超过2 000元的报销申请，且一次都通过了部门和财务部的审批，没有超额现象。流程实例2由于出现了超额报销现象，时间和成本都增加了。耗时最长的流程实例3，报销金额超过了2 000元，所以需要部门经理的审核，在财务审核时也出现了问题。

流程模型中的决策节点是进行条件判断的决策网关。在决策节点，通常会有多条路径分支，每条路径对应一定的发生概率。决策点的位置也可能会影响流程的效率，适当的决策点位置能较早识别出不符合条件的活动，降低后续活动的无价值执行而造成的资源浪费。决策点的位置也能帮助识别和删除流程中多余的活动，同时降低流程实例运行的不确定性，从而提高流程的效率[9]。

超额报销判断是一个典型的决策节点。通过超额审核决策节点的概率仅为30%，较低的超额审核通过率导致大部分的超额申请被拒绝，前面执行的流程环节都白费了，所以造成超额报销路径的成本提高。为了降低超额报销带来的高成本，可以将超额审核评审节点前置，避免超额审核失败造成的前续流程活动的徒劳执行。调整后的流程模型如图3.11所示。

图3.11　超额审核决策点前置的财务报销流程模型

在是否通过申请审核节点后面添加是否超额简单决策节点，概率设置为：是32.4%、否67.6%。是否通过申请审批简单决策节点的概率改为：是94.8%、否5.2%。是否通过报销申请简单决策节点的概率改为：是64.8%、否35.2%。

调整后对流程进行模拟。对模拟结果进行动态分析，其过程实例摘要如图3.12所示。

图3.12　活动成本

对比调整前后的流程实例摘要可以看出，调整前有55%的流程实例运行成功，而调整后流程实例运行的成功率提高到70%。

流程优化的性能指标主要包括流程成本、运行时间和产出质量。产出质量主要依据流程输出结果的质量来判断，而流程输出结果是从流程内部或外部顾客的视角来进行判断的[10，11]。对于报销申请人，流程的执行成功率提高，意味着财务报销流程成功的概率增加，减少了因流程反复带来的成本增加。因此，从这个角度上来说，上述流程的调整是有效的。

5.资源分配优化

资源的分配合理与否对流程的运行效率有重要的影响，现实中很多情况下资源的分配都有优化的余地。资源分配的不合理可能导致流程的实际运行时间远高于预计时间。流程仿真能够帮助管理者确定设备、人员等资源的较优数量和可以接受的工作负载[12]。因为流程的执行依赖于资源，所以流程执行的质量也就受资源执行情况的影响[13]。流程资源的数量、分配方案都会影响流程的执行效率与成本。

（1）资源数量设置。在财务报销流程中，审核报销申请节点工作量较大，容易成为瓶颈，造成流程实例在此活动堵塞，拖延了流程时间。因此，为此活动增加一个人员资源，角色需求中的数量改为2。

为财务报销流程增加一个人员资源，名为“周七”，属性personId设置为007，其余属性设置与资源“王一”的参数相同。保存上述设置，对财务报销流程进行模拟，得到的活动成本如图3.13所示。

图3.13　增加审核报销申请人员后的活动成本

可以看出，为审核报销申请活动添加执行资源后，流程的成本降低了。继续添加资源，将审核报销申请活动的资源需求设置为3。保持设置，再次对调整后的财务报销流程进行模拟，结果的活动成本如图3.14所示。

当为审核报销申请活动分配3个资源时，活动成本反而上升了。在一定条件下，增加参与执行活动的成员数量，可以降低流程执行的时间，但每个执行人员的忙碌程度比较低，可能会增加流程的执行成本。由于人员的执行效率会受到工作量的影响，工作量与执行效率存在着一种倒U形关系，因此执行效率开始会随着工作压力的增大而增加，但在工作压力增加到某一个值以后，执行效率反而会下降[14]。

图3.14　增加人员后的活动成本

对活动执行资源数量的设定要达到效益最大化，既不使流程由于执行效率过低增加运行时间，也不因为执行资源过多而造成浪费，从而平衡资源数量和流程效率的关系，使流程的效率和成本都能达到较优的值。

（2）资源的组合优化。业务流程中经常需要不同的执行者（流程团队）合作完成任务，不同资源的组合通常会导致流程执行的时间、消耗的成本不同。资源之间合作的默契程度称为相容度（compatibility）。资源之间的相容度越高，合作效率就越高。因此，为了提高流程执行的效率，需要尽量选择相容度较高的资源组合执行流程。流程管理者可以根据执行者之间的相容度，对活动执行者进行调整，获得最大相容度的参与者组合。

上述分析表明，审核报销申请活动需要2名部门秘书就可以较好地完成活动任务，但如何选取这2个资源需要进一步的讨论。表3.8列出了不同秘书合作完成审核报销申请活动所需的平均时间。S1代表部门秘书1，S2代表秘书2，S3代表秘书3，S4代表秘书4。

表3.8　不同资源组合花费的平均时间

由表3.8可以看出，秘书1和秘书3合作执行审核报销申请活动花费的时间最少。经过分析发现，秘书1与秘书3以往的合作时间比较长，具有较强的默契。资源的分配不仅影响资源本身所执行的活动，还会对相关的活动产生影响。连续活动之间的交接不是硬性的[15]。这意味着执行连续两个活动的资源常常需要合作，顺畅完成活动的交替。因此，资源分配也要考虑对连续执行活动的影响。表3.9所示是采用不同资源组合的流程运行数据，包括4个活动和6个执行人员，其中A1代表审核报销申请活动，A2代表同意申请并审批签字活动，A3代表审核超标金额活动，A4代表审核报销单据活动；M1代表部门经理1，M2代表部门经理2。

表3.9　不同资源分配的流程运行平均时间

续 表

由表3.9中可见，虽然S1和S3合作时，活动A1的平均执行时间最短，但因为与后续活动A2的衔接耗费了较多时间，所以总流程的执行时间反而增加了。综合考虑各个活动本身的资源执行效率以及活动对应资源之间合作的相容度，可知最佳资源组合为资源S2，S3和M1的组合。

表3.10所示为资源S2，S3和M1组合时，不同流程实例的执行情况。由表3.10可以看出，S2，S3和M1的组合能降低流程执行时间，减少流程总成本。因为资源S2，S3和M1组合时，3个资源都具有较高的相容度，所以流程总时间最短。因此，在分配资源合作执行流程时，需要充分考虑资源之间的默契度。

表3.10　不同资源分配的流程运行情况

续 表

由此可见，资源之间的默契程度影响合作效率。不仅如此，资源之间的地理位置、工作经验也可能会影响合作效率[16]。

通过对流程运行的数据进行分析，可以发现资源之间协作方式与流程效率之间的关系。流程建模与仿真为流程管理提供假设分析，帮助业务人员从时间、成本、资源利用率等多个方面全面评估业务流程的性能，从而优化流程模型。

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