与其他大型的ERP软件一样,风险管理信息系统的实施是一个较为长期的过程,通常在实施过程的不同阶段与方面都会面临许多问题,因此系统实施需要经过充分的准备,并经过有效的管理控制。风险管理信息系统的实施需要经过以下步骤。
结合我们的心得体会,我们分别从人力资源、项目管理、实施流程、技术要求四个方面罗列了需要注意的几个事项(见下图):
(1)人力资源。实施风险管理系统的关键因素首先在于人。在系统实施中,相关的人员通常包括公司领导、项目经理、实施人员、外部咨询顾问和具体业务人员。
①公司领导是风险管理系统的关键决策者,需要对于系统的功能、项目开展所需投入的时间和成本等具有较为全面的认识,并且要对项目工作进行充分授权与支持。
②项目经理是具体实施队伍的负责人,需要既精通项目管理,又熟悉计算机知识,还需要对于风险管理流程有所了解,因此在风险管理信息系统的实施中,对于项目经理的要求特别高,他要能协调企业内部、企业与咨询机构或软件厂商等多方关系。
③企业实施人员是具体项目开展的核心团队,因此其人员配备要覆盖熟悉风险管理信息系统的人员、具备信息系统实施经验的人员、熟悉企业经营的人员、熟悉风险管理基本流程的人员等。团队成员之间要有默契,并在实施过程中能够始终保持积极的态度,互相学习与无缝交流。
④外部咨询顾问对系统要非常了解,在不同规模与文化的企业中开展过多次系统实施的经验,并具备专家技能、培训技能和项目管理技能。通常外部咨询顾问也需要有一个团队,与企业团队之间共同合作,提供优秀的管理建议与解决方案,外部咨询顾问通常也应当有较强的协调与沟通能力。
⑤具体业务人员是整个系统实施的参与者,也是将来风险管理信息系统的使用者。在系统实施中,业务人员除了要开展日常工作之外,还需要投入额外的时间与经理配合项目实施工作,因此往往存在不同程度的抵触情绪。要通过有效的疏导、沟通让其认识到系统实施后他们所具备的价值,并通过公司领导的强调、项目实施人员的专业素养等多种方式感动他们,以做好变革管理。变革管理活动的主要目的是为了使面临变革的个人和团队能够充分了解变革的意义,公司进行充分的知识准备,以及得到更好的协调管理。从而使得他们愿意、有准备接受和执行公司变革计划,并将变革作为在未来取得成功的必要条件。
(2)项目管理:
①项目范围管理。为了实现项目的目标,需要对项目的工作内容进行控制的管理过程。它包括范围的界定、范围的规划、范围的调整等。对于风险管理信息系统项目,通常会从试点到推广来逐步开展,因此需要逐步明确范围,并积极进行动态管理。
②项目时间管理。这是为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程,具体开展活动排序、时间估计、进度安排及时间控制等项工作。时间管理是项目管理的重要内容,通常需要通过设定若干里程碑,进行过程中控制,并通过定期的项目沟通反馈项目进度。如有进度拖延时,需要制定进度纠偏计划。
③项目成本管理。这是为了保证完成项目的实际成本,费用不超过预算成本、费用的管理过程。它包括资源的配置,成本、费用的预算以及费用的控制等项工作。
④项目质量管理。这是为了确保项目达到客户所规定的质量要求所实施的一系列管理过程。它包括质量规划、质量控制和质量保证等。对于风险管理信息系统而言,就是要满足当初系统设计的应用,以确保对企业风险管理流程的有效支持。
⑤项目人力资源管理。这是为了保证所有项目关系人的能力和积极性都能得到最有效地发挥和利用所做的一系列管理措施。它包括组织的规划、团队的建设、人员的选聘和项目的班子建设等一系列工作。
⑥项目沟通管理。这是为了确保项目信息合理收集和传输所需要实施的一系列措施。它包括沟通规划、信息传输和进度报告等。
⑦项目风险管理。这涉及项目可能遇到各种不确定因素。它包括风险识别、风险量化、制定对策和风险控制等。
⑧项目采购管理。这是为了从项目实施组织之外获得所需资源或服务所采取的一系列管理措施。它包括采购计划,采购与征购,资源的选择以及合同的管理等项目工作。
⑨项目集成管理。这是为确保项目各项工作能够有机地协调和配合所展开的综合性和全局性的项目管理工作和过程。它包括项目集成计划的制定、项目集成计划的实施、项目变动的总体控制等。
(3)实施流程
风险管理信息系统应采用从试点至推广的方法分阶段、分步骤实施,在每次确定的实施范围之内,需要开展以下步骤。
①模拟运行:发现软件设计中存在的不合理情况,磨合管理工作中各个环节的相互联系,熟悉新的工作方式,明确使用人员的职责和权利,对使用人员进行培训,消除陌生和不信任感,检查数据是否合理。
②应用培训:全方位不断培训各部门业务人员,使他们熟悉风险管理信息系统的运行模式和逻辑,并进行上机实践。实施风险管理信息系统需要建立完整的数据责任体系、数据授权体系、数据转换规范、系统运行维护等。
③数据标准建立及稽核、整理录入:通过实施过程管理,建立严格的数据编码标准,用户可以顺利地将以往零散、纸面的数据,按照规范的输入、稽核过程,转换到数据库中,形成精确、及时、完整的具有管理价值的信息。
(4)技术要求。风险管理信息系统在功能上需要满足以下要求:
①是企业风险策略和风险解决方案的重要支撑手段。
②是固化风险管理流程、推进全面风险管理的必需工具。
③是风险信息收集、输入、加工和输出的载体。
④是企业落实风险管理、提升风险管理能力的必经之路。
⑤提供跨组织、跨流程的信息集成和共享平台。
⑥通过系统实现风险的快速预警,及时采取必要的防范措施。
⑦系统能够提供企业风险状况的报告,并且追溯发生的原因。
对于风险管理流程、信息系统技术之间的匹配程度应进行良好的设计和管理。在实践中,风险管理信息化项目的一个最为典型的错误是将其当作一个技术项目。为了获取真正的业务收益,我们认为系统实施成功的关键因素为“业务驱动”,即系统建设应从业务的角度出发,业务用户也应直接介入业务战略,介入和业务及信息技术需求分析。
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