有很多员工从早忙到晚，不单在工作时间内挤满了各种工作，在工作时间以外也寻找时间继续工作。单纯从这个现象看，并不能表明该员工会利用时间。他的工作精神固然是好的，但他还不能称得上是最好的员工，也称不上是善于利用时间的员工。
对于这样的员工，团队领导者既不能表扬，也无需批评，重要的是教会他们时间管理。
一、成败的关键在于时间
我们都知道，任何一个人的生命都是有限的，能力、精神也是有限的，不可能将面对的每件事不分轻重、大小、缓急统统都做完。因此，利用好时间对每个人来说都是非常重要的。
目前流行的是讲求优先顺序的观念，也就是依据事情的轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配。
如何判断“重要”呢？重要性与目标息息相关，凡有利于实现目标的事务均属重要，越有利于实现核心目标就越重要。比较好的时间管理工具就是第二象限时间管理法，如图10-1所示。
图10-1 第二象限时间管理法
把每天的工作按照轻重缓急，分在四个象限之中。那么，应优先做哪一象限里的工作呢？
显然大多数人都会选择第一象限，即先做的是紧急又重要工作，其次是第二象限的工作。只有把第一、二象限的工作做好了，始终抓住“重要”的事，才是最有效的时间管理方法。
二、给计划带上手表
有很多员工整天为了创造业绩而奔忙，可是业绩却未能相对增加，因此有些人会感觉自己徒劳无功，甚至是在浪费时间。
我想，大多数团队领导者都会为员工制订一份行动计划，或者交由手下来做，然后亲自审核。当然，一份好的行动计划能够有效提升员工的工作效率，但一个完善的工作计划不但要包含目标、流程等因素，还要有严格的时间限定。
为了能用最少的时间获得最好的工作成果，团队领导者必须先确定每一天的工作量，并且计算出每项工作所需花费的时间，借以安排有效率的工作计划。
比如，可以制作一张表格，以三十分钟为一个单位时间，将一天二十四小时分成四十八个单位，然后每个时间单位上填写员工需要完成的工作任务。这样，你就能清楚地看到各项活动所需的时间，然后适度安排，达到对时间的最大化利用。
如此一来，当你拥有这张表格，你就可以看到哪些事物在浪费员工的时间，甚至你会发现有些事情根本不需要占用时间来执行，然后加以调整，将有限的时间放在重要的事情上。
需要注意的是，对于团队成员的行动计划，最好交由其本人来制定。这样一来，一方面能够加强员工时间管理的经验，另一方面也起到了承诺的作用，员工自己制订的计划，一定会努力去完成。
而团队领导者在审阅时，也需要注意以下几点。
1.查看任务分配情况
团队领导者在审阅员工的工作计划时，一定要仔细查看任务时间的分配情况，把员工计划完成的每一件事情列出来，然后再审视，排定优先顺序。如果发现必须尽快完成的任务，可以在表上最重要的事项标上特别记号，在规定的时间内，按任务的优先顺序尽量做完工作，而不要事无巨细地平均支配时间。
2.看员工的计划是否与团队计划一致
还有一点要注意的是，团队领导者一定要经常审阅员工制订的表格，检查当下所做的事情是不是与团队的目标一致。因为员工在制订工作计划表时往往根据事情的紧急程度来排定，需要马上做的都是些紧急、重要的事情，这很容易使他们忽略那些重要却不紧急的事项，但往往这些任务会关系到团队长久的发展。这一点要引起领导者的注意。
3.注意漏掉的工作
在行动计划中，员工可以把一些不太紧急的事情放到第二天去做，但如果领导者发现员工经常把一项工作从前一天移到后一天的表上，而且不只是一两次，就可能是在此事上拖延了。这时领导者应督促员工，立即想办法处理并着手去做。
4.尽量缩短任务时间
一定要为每一个计划制订一个完成的时间，这样员工就会很快地把它完成。
这就是订工作计划的目的所在。想想看，如果没有一份这样的任务表格来催促，员工就很容易对困难产生惰性，因为没有期限或者期限较长，就会产生可以以后再说的错觉；如果工作计划只从工作而不是从时间的角度去着想，还可能让员工陷入过度追求完美的误区之中。无论陷入到哪种困境，都会让工作效率变低。
一定要记住，决不要没有计划地忙碌。来自欧美的时间管理专家已经证实，单单凭借提前一天计划工作，就可以每天提高25%的生产率，或获得额外的两个小时，有时，这样一份行动计划甚至能够提高整个团队的工作效率。
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