浅谈企业行政管理系统

2013级行政管理专业　陈晨

摘　要：企业的行政管理系统可以说是企业的中枢神经系统，在企业中起着举足轻重的作用。企业行政管理系统不仅担负着企业的管理工作，而且推动着企业的行政事务、人力资源以及党群关系等业务的顺利、有效进行和相互之间的协调沟通。加强和改进企业行政管理系统，对增强企业竞争力具有重要意义。

关键词：行政管理系统；管理工作；企业竞争力

企业行政管理系统是由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入企业各个部门和分支机构方方面面的一个完整的系统网络，可以说是企业的中枢神经系统，在企业中起着举足轻重的作用，一个企业的好坏从行政管理系统的好坏就可以看出来。加强和改进企业行政管理系统，对于增强企业竞争力具有重要意义。

企业管理系统大体划分为行政管理系统、生产系统、营销系统、财务系统等几个系统。行政管理系统是由办公室、人力资源部、企业管理部和后勤保卫部等部门组成的一个担负着企业行政管理工作的部门综合体。

一、企业行政管理系统的职能

（一）管理职能

行政管理系统在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上都要起到管理作用，并且在实际工作中要对各项工作的贯彻落实进行监督管理。行政系统要起到对公司其他管理系统进行统一管理的作用。

（二）参与政务职能

行政管理是为领导决策和领导工作运转服务的，是领导的参谋和助手。它要协助领导者制定和实施决策，收集整理提供各种信息和资料，掌握和研究有关工作的方针、政策，提供各种决策的方案和建议。

（三）协调职能

行政管理系统不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足，也不能凭借自己在企业的独特地位对其他系统、员工颐指气使。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通和信息传达，使下级充分领会上级的意图，使各个系统之间良好沟通，在充分沟通的基础上做好协调，这样才能使企业和谐。

（四）保障职能

与生产系统、营销系统、财务系统等其他企业管理系统相比，为企业其他系统提供支持和保障，是行政管理系统的突出职能，行政管理系统的根本就是为企业的各项工作顺利进行服务。行政管理工作起着沟通上下，协调左右，连接内外，联系群众的保障作用。

二、企业行政管理系统的主要特点

（一）广泛性

随着社会的发展，行政管理的对象日益广泛，包括经济建设、文化教育、市政建设、社会秩序、公共卫生、环境保护等各个方面。行政管理涉及面广，既有纵向联系，又有横向联系，广泛涉及人事编制、政务文秘等工作，又包括资产财务、行政后勤等工作。

（二）权威性

公司行政管理系统担负着公司相关制度的制定、修订和执行推动工作，负责公司人事管理工作、负责重要信息的管理和发布等工作，相对企业其他管理系统而言，其职能形式具有一定的权威性。

（三）及时性

由于企业行政管理通常是用命令、指示、通知等形式来调整企业行政事务，故其手段和方式直接具体，而且具有较强的针对性，同时又配以针对违抗管理的惩罚措施，因而能迅速发挥作用。因此，在企业大量日常性行政事务及人事事务处理中，当企业遇到突发事件以及企业环境不稳定时，行政管理就能发挥重大作用。

（四）灵活性

由于企业行政管理系统往往根据公司实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、变通，因而带有很强的灵活性，符合时代的发展和企业的实际。

（五）服务性

行政管理工作的目标是：保证机关工作正常顺利地开展，具有一定的社会服务性特征。行政管理通过组织、控制、协调与监督等方式，实现预定的任务，并达到应有的效果。行政管理要讲究工作效率和质量，讲究及时高效管理。

三、企业行政管理系统通常存在的问题

（一）系统内部职能划分不够清晰

在行政管理系统内部，通常会出现部门间职能划分不够清晰、部门间职能相互交叉的问题。例如，由于公司办公室职能及其工作的特殊性，很多临时性的后勤保障事务往往都交由公司办公室完成，公司办公室承担了很多职能外的工作。因此，企业行政管理系统在负责及时调整整个公司组织结构的同时，也要密切关注系统内部的结构调整和职能划分，要充分发挥好系统内部各个职能部门的作用，不断加强系统内部的人员优化、不断提高系统内部的工作效率。

（二）行政管理职能需要进一步规范

在行政管理系统的改进过程中，必须进一步建立健全各项管理制度、岗位责任制度、工作程序，从而促使公司更加科学、规范地运作。同时，还必须使行政管理系统在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上充分发挥管理作用。

四、企业行政管理系统的发展趋势

（一）行政管理系统化

行政管理系统就是通过合理设置机构、配备人员、采用一定的程序和方法，把管理活动有机地结合起来。应用系统组织各项行政活动，要求对行政管理活动做定量的系统分析，建立相应的逻辑模型，通过分析和评价，选择行政管理方案。

（二）行政决策科学化

行政决策是为履行企业的行政管理职能而进行的决策活动。行政管理实践活动，都要依靠行政决策提出解决办法。行政决策体现企业的意志和利益，具有一定的约束力，现代行政决策可遵照科学决策程序进行。

（三）管理方法多元化

随着现代管理理论的构建，现代行政管理系统从管理方式趋向于多元化发展，在管理预测、决策、控制协调、分析和评价等方面涌现了多种灵活高效的管理方法，推动了行政管理效果的最优化。

（四）行政管理信息化

行政管理实质上是对政务信息的收集处理、传输存储和查询变更等。现代社会经济形势下，计算机网络信息技术的应用，推动了行政管理的信息化建设，建立行政管理信息系统，实现在线信息处理是企业管理现代化的主要方向。

五、企业行政管理系统改进过程中应注意的问题

企业行政管理的根本目的是：为企业服务，并获取尽可能大的经济效益。因此，及时对企业行政管理系统进行改进非常必要，在改进过程中要注意以下几个问题：

（一）结合企业生产经营实际进行行政管理系统改革

企业行政管理系统不是独立的，它本身并不是企业的目的所在。企业的行政管理即使搞得像一朵花一样，如果不符合企业生产经营实际，不充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源，不利于调动广大员工的积极性、主动性和创造性，不利于开源节流、提高企业经济效益、加快企业发展，也是没有价值的。

（二）充分考虑内外部环境的影响

建立和完善现代企业行政管理是一项系统工程，需要外部环境（国家政策法规及相应的社会机制）和内部条件（企业自身重视、先进的管理技术和优秀的管理人才）相结合，因此，要充分考虑内外部环境的影响，切合实际进行变革。

（三）加强内部信息交流，做好沟通协调

行政管理是企业内部的管理，现代管理日益重视组织内部的信息交流。每个企业，都是由人和物组成的复杂的群体，上下级、同事之间，生产、经营活动等若不能进行正常的信息交流和组织，企业就不可能有团队精神的产生。因此，在行政管理系统改进过程中要充分听取各个部门的意见和建议，加强沟通协调。

总之，在企业行政管理系统改革过程中，要始终把握一个至关重要的原则，那就是改革要有利于促进企业实现经济效益最大化。改革只是一种手段，促进企业更加科学、规范地运作，取得更大的经济效益，才是企业行政管理系统改革的根本目的。

参考文献：

［1］ 韦子平. 新时期中国行政管理体制改革趋向及关系梳理［J］. 经济研究导刊，2009（5）.

［2］ 袁曙宏. 把握好行政管理体系改革的要求和做法［J］. 政治建设，2008（9）.