收集会议项目信息

任务1　收集会议项目信息

进行会议信息收集，需要了解并熟练使用常见的收集会议项目的途径。在使用网络、会刊、报刊、电视广播等方式查询客户电话和地址时，确保信息完整、准确、针对性强、有代表性。

收集会议信息遵循以下流程。

小提示:

接受任务是指接受上级主管给下达的查询任务。在接受任务时一定要认真聆听，领会任务实质。

接受工作任务

任务:查询2010年1月至2010年6月在北京召开的各类型会议

查询时间:2小时

记录:1.会议名称;2.召开时间;3.召开地点;4.主办方名称、联系方式、联系人。

工作过程一:选择查询途径

想一想:

经常使用的信息查询途径有哪些?为什么使用这些查询途径?

看一看:

1.查询途径主要有下述几种

◇使用互联网

◇利用各类行业期刊

◇利用国家机关公开的信息、数据、资料等

◇利用电视、广播等

◇利用大众报刊杂志等

2.选择查询途径的主要依据

◇互联网是目前信息量最大，最活跃的渠道，具有快速便捷、准确率高、时效性强的特点，是主要的信息来源。

◇行业期刊是针对特定读者的出版物，在行业期刊上面刊登会议信息，是许多会议主办者进行宣传推广活动的重要途径，是会议项目信息的重要来源。

◇政府机关发布的会议信息是最权威可信的，因此这是主要收集渠道之一。

◇电视、广播等媒介具有信息单向流动的特点，作为观众或听众，无法主动查询其信息，因此一般将其作为辅助的信息收集手段。

◇大众类报刊杂志种类众多，内容的量也较大，而且难以像网络那样精确查找，因此，也将其作为信息查询的辅助手段。

◇当使用国家机关公开的信息、数据、资料等收集会议信息时，主要查询政府通过报纸、网站发布的公开信息;官方发布的各类报告;统计部门发布的统计资料;公立档案馆对公众开放的资源等。

根据所给任务和以上资料，本次查询主要选择网络查询途径，其它手段作为辅助，活动地点放在网络教室。

小提示:

利用电视、广播以及大众报刊杂志等获取会议信息并非主要手段，需要平时积累。要有敏感意识，留意电视、广播以及大众报刊等传媒渠道出现的相关信息。

工作过程二:收集信息

想一想:

我们平常在网上寻找信息时，一般都使用哪些查询手段?能否运用到会议信息收集工作中?

网络查询到的信息纷繁复杂，我们在查询信息时，如何有效地收集有用信息?有没有相应的技巧?看一看:

使用互联网查询会议主办方和会议项目信息时，有不同的途径以及查询技巧。常见的途径有:使用搜索引擎进行查询;利用行业网站进行查询;利用门户网站等进行查询等。

一、使用搜索引擎进行查询

目前比较为人熟知的搜索引擎有www.baidu.com，www.google.com等。

(——国内外部分搜索引擎图标)

使用搜索引擎的一些小技巧:

1.使用关键字

所谓关键字，简单的说，就是用户在使用搜索引擎时，在搜索框内输入的文字。关键字能够最大程度概括用户所要查找的信息内容，是信息的概括化和集中化。

搜索引擎使用过程中，很重要的一点是选好“关键字”，对不同的关键字进行搜索，会得到不同的结果。关键字越少，搜索结果越模糊，与之相关的内容越多，需要筛选，由此会带来很大的工作量;关键字越多，搜索结果会越准确，但是内容就比较少，有时候会过滤掉你所需要的结果。因此，要准确、详尽地搜索到业务信息，一定要选好关键字。

例如:在使用百度进行搜索时，选择“会议”作为关键字，显示了“约100 000 000”个相关网页，而选择“学术会议”作为关键字，则只显示“65 400 000”个相关网页。选择“学术会议”作为关键字，虽然得出的结果数量少了，但是准确度更高。

——以“会议”作为关键字

——以“学术会议”作为关键字

2.关键字加上双引号进行搜索(“”)

给要查询的关键词加上双引号(半角，以下要加的其他符号同此)，可以实现精确的查询，这种方法要求查询结果要精确匹配，不包括演变形式。例如，在搜索引擎的文字框中输入“电传”，它就会返回网页中有“电传”这个关键字的网址，而不会返回诸如“电话传真”之类网页。

3.使用加号(+)

在关键词的前面使用加号，也就等于告诉搜索引擎该单词必须出现在搜索结果中的网页上，例如，在搜索引擎中输入“+电脑+电话+传真”就表示要查找的内容必须要同时包含“电脑、电话、传真”这三个关键词。

4.使用减号(－)

在关键词的前面使用减号，也就意味着在查询结果中不能出现该关键词，例如，在搜索引擎中输入“电视台－中央电视台”，它就表示最后的查询结果中一定不包含“中央电视台”。

5.使用通配符(*和?)

通配符包括星号(*)和问号(?)，前者表示匹配的数量不受限制，后者匹配的字符数要受到限制，主要用在英文搜索引擎中。例如输入“computer*”，就可以找到“computer、computers、computerised、computerized”等单词，而输入“comp?ter”，则只能找到“computer、compater、competer”等单词。

6.使用布尔检索

所谓布尔检索，是指通过标准的布尔逻辑关系来表达关键词与关键词之间逻辑关系的一种查询方法，这种查询方法允许我们输入多个关键词，各个关键词之间的关系可以用逻辑关系词来表示。

and，称为逻辑“与”，用and进行连接，表示它所连接的两个词必须同时出现在查询结果中，例如，输入“computer and book”，它要求查询结果中必须同时包含computer和book。

or，称为逻辑“或”，它表示所连接的两个关键词中任意一个出现在查询结果中就可以，例如，输入“computer or book”，就要求查询结果中可以只有computer，或只有book，或同时包含computer和book。

not，称为逻辑“非”，它表示所连接的两个关键词中应从第一个关键词概念中排除第二个关键词，例如输入“automobile not car”，就要求查询的结果中包含automobile(汽车)，但同时不包含car(小汽车)。

near，它表示两个关键词之间的词距不能超过n个单词。

在实际的使用过程中，你可以将各种逻辑关系综合运用，灵活搭配，以便进行更加复杂的查询。

7.区分大小写

这是检索英文信息时要注意的一个问题，许多英文搜索引擎可以让用户选择是否要求区分关键词的大小写，这一功能对查询专有名词有很大的帮助，例如: Web专指万维网或环球网，而web则表示蜘蛛网。

8.使用网页快照

单击“网页快照”可以查看搜索引擎已编入索引的网页的内容。如果因为服务器停机或者其它某种原因，通过站点链接无法访问当前的网页，还可以通过检索网页快照来查找您需要的信息。搜索的关键词在网页快照中突出显示。

9.限定文档类型——filetype

很多有价值的资料，在互联网上并非以普通的网页形式出现，而是以Word、PowerPoint、PDF等文档格式存在。百度和Google支持对各类型文档等的全文搜索。方法很简单，在搜索的关键词后面加一个“filetype:”文档类型限定。

“filetype:”后可以跟以下文件格式:DOC、XLS、PPT、PDF、RTF、ALL。其中，ALL包含所有文件类型。

Google已经可以支持13种非HTML文件的搜索。除了PDF文档，Google现在还可以搜索Microsoft Office(doc，ppt，xls，rtf)、Shockwave Flash(swf)、PostScript(ps)和其它类型文档。新的文档类型只要与用户的搜索相关，就会自动显示在搜索结果中。例如，如果只想查找PDF或Flash文件，只需搜索“关键词filetype:pdf”或“关键词filetype:swf”就可以了。

搜索引擎也提供用户不同类型文件的“HTML版”，方便用户在即使没有安装相应应用程序的情况下阅读各种类型文件的内容。用“HTML版”阅读也能帮助用户防范某些类型的文档中可能带来的病毒。

10.把搜索范围限定在特定站点中——site

有时候，如果知道某个站点中有自己需要找的东西，就可以把搜索范围限定在这个站点中，提高查询效率。使用的方式，是在查询内容的后面，加上“site:站点域名”。

例如，要在sohu网站上搜索“医学会议”的信息，则应在百度搜索框内键入“医学会议site:sohu.com”，搜索结果除广告外，即是在www.sohu.com站内的与“医学会议”相关的内容，如下:

注意，“site:”后面跟的站点域名，不要带“http://”;另外，“site:”和站点名之间，不要带空格。

二、利用行业网站进行查询

除了搜索引擎外，还可以利用行业网站进行查询。

我国的行业分类有:农、林、牧、渔业;采矿业;制造业;电力、燃气及水的生产和供应业;建筑业;交通运输、仓储和邮政业;信息传输、计算机服务和软件业;批发和零售业;住宿和餐饮业;金融业;房地产业;租赁和商务服务业;科学研究、技术服务和地质勘查业;水利、环境和公共设施管理业;居民服务和其他服务业;教育;卫生、社会保障和社会福利业;文化、体育和娱乐业;公共管理与社会组织;国际组织等大类。

每个行业都有相应的政府部门主管部门和行业协会、专业学会等行业机构，这些部门和机构的网站上，往往有大量的行业信息，其中也包括大量的会议信息。因此，这些行业性质的网站，是重要的信息来源。如果对所要查询的行业网址不熟悉，可利用搜索引擎进行查询。

例:中国医院协会官方网站http://www.cha.org.cn，“会议信息”栏目

三、利用门户网站等进行查询

“门户网站”也叫综合性网站，是指通向某类综合性互联网信息资源并提供有关信息服务的应用系统。门户网站主要提供新闻、搜索发动机、网络接入、聊天室、电子公告牌、免费邮箱、影音资讯、电子商务、网络社区、网络游戏、免费网页空间，等等，具有内容种类多，影响力大的特点。我们可以充分利用门户网站上有关会议方面的分类信息。

国内较知名的门户网站有:www.sina.com，www.163.com，www.sohu.com，www.yahoo.com.cn等。

小提示:

不同的途径得到的结果会有差别，因此，在使用互联网搜索时，可以通过综合使用以上这几种方式，得到尽量多的信息，从中进行信息的筛选。由于互联网上的资源及其庞杂，要注意提高效率，善于尽快找到尽量多的有用信息。建议将常用的搜索网站放入收藏夹，以方便再次使用。

因为本次任务是查询一个时期内的所有会议，所以运用搜索引擎和门户网站查询更方便快捷，最后再利用行业网站进行进一步核实。

做一做:

1.选择不同的关键字进行信息收集，如“2010年1月至6月北京市召开的各类会议”、“北京市近期会议”“北京市2010年1月至6月各类会议”等等进行查询。按照工作任务要求记录相应会议信息。

2.对比通过不同搜索手段而查询到的信息，筛选有效信息。

作业

1.在网络查询中你用了哪些方式查找会议信息?不同的查找方式有哪些区别?你认为哪种方式更快捷有效?

2.在资料室中你主要利用哪些资源进行查询?

3.你认为网络查询和资料查询利弊各在哪里?

4.请在一天之内，利用自己掌握的各种查询手段，收集2010年1月至2010年10月将要在全国召开的各类医学类会议，并将会议召开的有关信息记录下来。