办公室主管的作用

三、办公室主管的作用

（一）办公室主管的沟通协调作用

这里说的协调，是指通过协商、调解，使领导者或秘书机构人员的活动不发生或少发生矛盾现象和重复现象，如发生矛盾和问题时，亦能及时协调解决，使整个组织系统和有关人员能密切配合，同心协力完成组织目标。沟通协调在领导工作中占有不可忽视的地位。由于办公室主管正处在组织系统的中枢部位，因而决定了他必然具有的沟通协调作用。现代管理工作中的这种沟通协调其作用主要体现在以下几个方面：

1．对领导者之间的沟通协调

在决策方案制定出来之前，领导班子中的每个成员对同一方案的意见不可能完全一致，有时还可能是相差甚远。办公室主管在领导决策之前应及时沟通情况，尽量避免领导成员之间由于互不通气而带来的各种问题。如果在决策作出之前，了解到领导成员对同一决策看法不同或意见分歧较大时，办公室主管就应很好地发挥其中介作用，沟通信息，并尽可能地做些解释工作，或者将情况向主要领导汇报，建议推迟决策时间，待领导成员意见一致或基本一致时再拍板定夺。

2．同秘书机构和人员的沟通协调

领导与秘书机构和人员之间，并不总是直接接触。在很多情况下，办公室主管正是沟通协调领导与秘书机构和人员的桥梁。

3．同上下内外、左右部门的沟通协调

办公部门处于承上启下，联系内外，沟通左右的位置，为办公部门承担协调工作提供了方便条件，决定了它必须而且可能从全局出发处理问题，协调各方面的关系。

（二）办公室主管的参谋作用

办公室的第二作用为参谋作用。办公室主管的参谋作用体现在领导工作的各个方面和领导决策的各个环节中，参谋作用要表现在以下几方面：

1．协助领导制定好工作计划，安排好工作布局

在我国党政管理机关的工作计划和工作布局，是整个管理工作的总体部署，是具有全局性的指导意见。各业务部门的工作计划和工作布局，必须与总体计划、总体布局相一致。

2．协助领导作出决策

领导决策是领导工作的核心内容。为使领导决策科学化，办公室主管应根据领导决策的需要，组织有关人员调查了解各种实际情况，收集有关信息资料，汇总综合各种数据，为领导决策做好各项准备工作。

3．为领导提供和加工信息时，把好文件筛选关和质量关

在信息时代的今天，办公室主管必须根据领导工作的需要，对信息进行筛选，既让领导得到需要了解的信息，又不致因为信息过量而造成负担。与此同时，对需呈送领导批示的文件，办公室主管还应组织人员认真研究，向领导提参考性的处理意见，最好提出两种以上的意见供领导选择。在文件审核过程中，对部门意见不一致的内容，办公室主管要在做好协调工作的基础上，提出供领导参考的处理意见和方案。提处理意见和方案时，最好是提两个或两个以上，并逐个分析利弊，供领导参考选择。

（三）办公室主管的信息咨询作用

在信息化的今天，现代化管理已成了办公室管理中的一项主体管理。现代化管理是一项十分复杂的系统工程。

对现代化大生产的领导和管理，仅靠少数领导人自己的聪明才智和经验来调节、控制、处理问题，是不能适应的。必须借助准确、及时、全面地反映客观事物变化的信息资料，才能使决策科学化，进一步使领导和管理工作同社会化大生产的需要相适应，以期达到既定目标。办公室主管的信息咨询作用主要体现在下列三个方面：

（1）通过信息传递，使下情上达、上情下达，为密切党群关系起桥梁作用。

（2）通过信息咨询，能够帮助领导及时发现问题，并为这些问题的解决提供可以借鉴的参考方案。

（3）通过信息沟通，情况交流，可以及时了解“左邻右舍”的情况，对领导部署工作起启迪作用。