办公室主管的组织协调艺术

二、办公室主管的组织协调艺术

组织协调就是组织者采取一定的措施和方法，使其所领导的组织同各个部门及组织内外等协调一致，相互配合，以便高效率地实现领导目标的行为。就办公室主管的工作而言，无论是参与政务，还是管理事务，都应当掌握和运用组织协调的原则，切实认真地担负起组织协调工作的重任。办公室主管协调工作的主要内容包括：

（一）计划协调

指管理机关经常碰到的党政工作计划、企业发展计划、事业发展计划等方面的协调。它通常还包括计划的制定和执行两个阶段的协调。在制定计划阶段，各个单位都希望能够得到上级领导的重视，都希望本单位的计划能得到领导的批准。这就需要上级领导要从全局和整体出发，根据问题的主次和轻重缓急，协调其中的各种关系。首先，要考虑计划内容与系统区域性工作目标以及本单位的长远规划是否一致。其次，要考虑工作的轻重缓急，把人力、物力、财力用到最重要、最急需的地方和时刻。最后，上级要对下级的工作计划进行审阅、检查、统筹和协调。在这个阶段的协调过程中，办公室主管的具体任务是：会同有关职能部门，对业务部门初步拟定的计划中所需要协调的问题，逐一提出协调意见，然后将计划和协调意见一并送交领导审定。在计划的执行阶段，由于人员、环境等条件的变化，以及人为因素和各种不确定因素的影响，计划实施过程中往往会出现不同步、不衔接、不合作等现象，这就需要办公室主管要经常及时与有关部门联系，注意各种因素的变化，及时向领导反馈，并在自己的职权范围内进行积极的协调。

（二）政策协调

指对部门性文件和规定的协调。单位为开展工作，要由有关部门起草并发布一些政策性的规定。由于不同部门考虑问题的角度不同，互相交流不够，致使有的文件规定不尽一致乃至相互矛盾，这就要求办公室主管在审定文件时，既要注意政策条文的全面性、针对性、原则性和灵活性，又要注意政策条文的协调性，以免在同一问题的政策规定上不一致，造成管理上、思想上的混乱。

（三）工作协调

主要是指办公室主管对办公室内部，对系统内各单位、各部门以及对同级领导班子工作的协调。就办公室内部工作协调而言，它主要包括：建立健全规章制度；合理设置组织机构；积极进行办公室领导班子成员的分工协作，以保证办公室指挥系统整体效能的充分发挥。就办公室内部职能部门、单位的工作协调而言，它主要是指办公室主管在日常工作中，协助有关领导对各职能部门、各单位之间的工作关系和工作纠纷进行仲裁，使有关各方和谐、匹配、步调一致地开展工作。一般情况下，对平等各部门、各单位日常重大问题或纠纷的协调，办公室主管的主要任务是做好调查研究，在调查研究的基础上提出协调方案，供有关领导参考，然后或由领导直接出面协调，或由办公室主管转达领导人的协调意见，并负责督促检查协调方案的贯彻落实。就同级领导班子成员之间的协调而言，办公室主管的主要职责是：统筹平衡、及时沟通，以避免同级领导班子成员在部署、开展工作时的相互撞车和业务交叉、重复等现象的发生。

（四）人际关系协调

即对领导班子成员和办公室内部人员及各职能部门人员（主要是指负责人）之间的关系协调。对领导人之间的关系协调，主要是领导者本人和上级部门的事，办公室主管的努力是具有效果的。由于领导人在认识、智能、个性、经历和年龄等方面的差异，特别是他们的分工及在管理活动中所处地位不同，了解情况、看问题的角度及对工作要求也不同，这就难免造成不同程度的片面性。为此，办公室主管应及时沟通信息、疏通意见，以便统一认识，共同促进工作。对于办公室内部人员，办公室主管要以诚相待，平等对人，大胆放手让其独立承担某一方面工作，充分信任他们，充分调动他们的积极性。即使个别地方出现错误，也要充分肯定他们的成绩，同时帮助他们改正错误。办公室和各职能部门由于管理职责分工不同，其功能也不尽一致。办公室处于接受信息量大、面宽的位置，而职能部门则工作任务具体，工作性质单一。所以，作为办公室主管就要充分尊重和听取职能部门工作人员的意见，及时消除矛盾，把全体工作人员统一到全局上来。