办公自动化系统建设

四、办公自动化系统建设

办公自动化系统的建设，要从实际出发，根据本地区、本部门的机构设置、资金情况、工作环境、人员素质等条件而定，总的原则应该是：量力而行，逐步实施，配套发展。

（一）全面规划、统筹安排

为了做到有计划、分步骤地搞好办公自动化建设，必须根据本单位的实际情况，制定办公自动化建设的总体方案。它的制定过程，是一个对本单位信息需求、办公环境、工作目标、系统功能、装置设备等情况进行调查研究、分析选择的过程。

信息需求调查是对办公部门的信息需求情况、信息量的大小、信息的类型、信息流程等方面进行的全面调查。信息需求调查的主要内容包括办公部门的工作职责、组织机构、人员编制、办公环境以及影响办工的主要矛盾等方面的情况的调查。

信息需求调查是办公自动化建设系统设计的基础。在信息需求调查的基础上，要对办公环境进行综合分析，重点对办公部门的组织机构之间的关系、办公人员现有的办公设备等办公条件进行分析，以便在确定系统的深入开发、资源的分配和使用以及人员培训等方面做到心中有数，不致因对已有的资源有所忽视而盲目购置新设备，造成浪费。

接着是确定工作目标。自动化建设方案的工作目标是由办公部门的工作任务和工作目标决定的。通过研究和分析，明确了办公部门的工作任务和工作目标，也就确定了办公自动化建设方案所要解决的主要问题。

工作目标明确之后就是将办公部门的主要任务和工作目标抽象为数学模型，通过建立各种数学模型和数据库，来实现办公活动的自动化。

最后是设备的选择。选择设备要以能够满足系统功能需要为标准，支持办公与管理活动的种种设备都应具有实用性、可靠性、先进性和经济性的特点。

办公自动化建设方案制定之后，应当经过有关专家进行可行性的科学论证，然后才能付诸实施。做到统筹规划，边建设、边开发、边见效、分期实施，逐步完善，以避免投资失误、减少投资风险。

（二）逐步实施，配套发展

办公自动化建设可分为五个步骤进行：

（1）主要实现文字处理和简单的事务管理，并沟通电话传真通信。我国各级办公部门的办公活动，主要是进行大量的文字处理。目前普遍感到问题最大的是文字处理的速度慢、质量差。这一阶段就应从解决效率低、质量差的文字处理问题入手，使文字处理能够达到速度快、质量好的新水平，为进一步发展提供良好的基础。

（2）将微机配置到各职能办公室，并建立相应的数据库，如文件库、档案库等。培训办公人员使用计算机和数据库的技能，并掌握一种汉字输入方法，达到办公自动化的初级阶段。

（3）修建一个机房，将微机组成局部网络，初步实现内部资源共享。

（4）配置小型机或超级微机，使每个办公室成为一个工作站，建立较大型的综合数据库，达到资源共享，提高信息流的速度。

（5）实现省、市计算机联网，形成二级网络，建设具有较高水平的办公自动化系统。

（三）注意解决好几个问题

1．慎重做好设备购置工作

一般在采购办公自动化设备的时候应遵循如下原则：

（1）适用性原则。就是根据用途实际需要选购设备，既要能满足实际应用的需要，又要充分发挥设备的功能，不能盲目追求高指标、高性能，造成浪费。对于办公自动化系统的主要设备电子计算机，要具备五种功能：运算和逻辑判断能力；存储空间；通信能力；有汉字处理等易于使用的软件包；能和多种外部设备连接，以直观形式向办公人员提供所需要的信息。

（2）择优选用原则。各种设备除了要选择型号外，还应注意选用性能好、装备质量优良的产品，并要考虑到厂家对产品技术服务的好坏。应选用国家作为重点发展的机型，这样便于维护、维修和技术培训。

（3）扩充继承原则。考虑到未来的需要，选用设备时应尽可能便于扩充。除了设备的总体功能设计是便于扩充之外，要求结构也是便于扩充的。这样，当有新的需要时，可以发展成高档型，可以利用原有设备资源，也可减少编制软件的费用。

（4）价格合理原则。要从整个系统出发通盘考虑。既要考虑到设备费，也要考虑到开发、安装技术服务费用，以及整个系统建成投入使用的总费用和整个系统的使用寿命。

2．要重视应用软件的开发

办公自动化不能停留在文字处理的水平上，应该逐步向更深层次发展。要注意应用软件的研究和开发，逐步建立本部门、本单位的基础数据库、专业数据库、综合数据库和大型知识库，充分发挥计算机的作用，及时为领导提供各种决策方案，提高领导决策的科学化、民主化水平。

3．抓好办公人员的培训

由于办公自动化系统是一个人机结合的系统。因此，对办公人员的素质、工作习惯甚至观念都提出了很高的要求。如果办公人员不能适应办公自动化系统的要求并与之密切配合，即使有了好的硬件和软件，办公自动化也不会取得好的效果。因此，在进行办公自动化系统建设的同时，要认真抓好不同层次办公人员的培训。