电子政务管理

七、电子政务管理

（一）概述

办公室的组建和发展，必然要求以一定的信息技术和信息加工系统的发展作为必要的前提。也可以说一个办公室的组建和发展过程，其实质就是社会信息系统的建造和发展过程，如果没有这些信息系统以及信息加工系统，办公室的管理是完全不可能的。因此，在世界各国积极组织和倡导的“信息高速公路”的五个应用领域中，“电子政府”排在“电子商务”、“远程教育”、“远程医疗”和“电子娱乐”之前，位居第一。可以说推动世界范围内的政府部门的办公自动化、网络化、电子化以及信息的全面共享已是大势所趋，办公室的信息化成为社会信息化的必要基础。

电子政务的应用主要体现在以下八个方面：

（1）电子商务：即在政府机关之间以及政府与企业之间利用EDI电子资料交换技术进行通信以及交易活动。

（2）电子采购及电子招标：即政府部门运用电子化的方式与供应商进行联系，在网上进行政府采购、交易以及支付。

（3）电子资料库：建立各种类型的电子资料库，使社会各个部门以及各方面的人们可以利用网络终端不限时空地查询各方面的信息。

（4）电子公文：政府部门的公文制作以及公文管理由电脑来完成。并且可以通过网络进行公文的传递，使公众方便、快捷地获得政府资料。

（5）电子税务：即在网络上提供足不出户的报税服务以及及时的税收统计。

（6）电子福利支付：即运用电子资料的交换和其他技术，处理社会福利方面的问题，如失业保险、养老保险等，可以直接在网上进行查询，也可以将政府的各项福利通过网络向收益人支付。

（7）电子投递：即建立政府的整体电子投递系统，并且提供电子目录，使政府各个部门之间以及政府和社会各界的沟通更加方便，提高效率。

（8）电子身份认证：可以在一张智能卡上将个人的身份证、房产资料、医疗保险、收入情况、纳税情况、指纹等身份识别信息进行集成，以便于政府部门对居民的身份进行认证并且方便实施各种便民措施。

通过上述八方面的应用将政府与社会各界更加紧密地联系在一起，使政府的服务和管理职能更有效地得以发挥。

另外，政府上网还可以实现政府职能上网、信息上网、日常活动上网、网上办公和网上专业市场交易等多项内容。

（二）电子政务的重要意义和作用

政府作为社会的服务者和管理者，在社会迅速进入电子时代的今天，其工作方式及办公的效率如果不能很好地适应信息时代的快节奏、高效率和信息共享的要求，就无法有效地为社会各个部门提供服务，也无从对电子时代的社会事务进行行之有效的管理，因此政府上网具有十分重要的意义。

（三）电子政务使网络时代的管理完全不同于传统的管理

随着网络的飞速发展，信息本身成为一种可以改变社会生产和生活的资源。“科学技术是第一生产力”在网络时代得到了最好的印证和体现。网络的发展使社会生产力极大提高，为市场注入了新的活力，信息革命改变了人们的生活方式和社会结构。目前，网络的影响已深入到社会的各个方面，政府也不可避免地会受到影响和冲击。在网络时代，政府的管理方式发生了革命性的变化，主要体现在：

1．行政办公呈现出虚拟化的倾向

美国已有大约1／3的人（约5320万人）至少有一部分时间在家里工作。这一数字还在以每年15%的速度增长。在家上班已不再是个梦想。《虚拟企业》的作者之一威廉·达维特多这样说：“如果你所需要的信息都在你的个人电脑上，你就没有必要到办公室来了。”

2．组织信息结构由纵横方向向网络化、交互化方向发展

随着网络突飞猛进的发展，原有的金字塔形的政府组织结构发生了很大的变化，取而代之的是变频结构预防网络，其突出的特点是：

（1）行政组织与外界环境没有明显的界限，而是呈现出一种开放的状态。

（2）权力结构呈现出一种分散的状态。

（3）组织的管理计划呈现出灵活、多变、有弹性的特点。

（4）领导的风格呈现出民主的、广泛参与的特点。

（5）政府的控制结构呈现出相互控制、着重内部的自我约束和自我控制的特点。

（6）政府的权威性的基础是知识和信息。

（7）政府组织的基本价值观是其适应能力、反应能力和办事的效率，其中还包括政府各部门的协作与创新的能力。

这些特点是与社会经济技术发展的需要和动荡多变的世界经济环境相适应的。

3．政府机构中中间管理层正在消失

与传统的金字塔形管理结构不同，网络的发展使以往在高层领导和基层部门之间上传下达的中间领导层的作用在逐渐削弱，高级决策层与基层的执行层之间的联系变得简单方便，并且不必担心传递过程中造成的信息丢失和信息失真。传统的中间管理层的作用正在减少，政府行政组织的“中空化”已成为一种趋势。

4．电子政务使得政府的组织规模减小

早在1991年，英国政府就提出了《公民宪章运动》，对精简政府机构的人员作出了规定；1993年，美国克林顿政府执政，在5年的实践中，就裁减政府公务员28万人；1995年，德国政府推行“精干政府”规划，裁减冗员。1996年，日本政府推出了“桥本行政改革”，将国务大臣的数量由20人减少到15人，将现行的1总理府21省厅改组为1内阁12省厅，将128个官房和局减少10%，1200个科（室）减少15%，并将在10年的时间中将1156290个公务员减少10%。政府组织规模的减小，可以节省大量的政府支出，提高政府的工作效率。

5．电子政务可以使人力资源得到最充分地利用和开发

网络时代，人才和知识成为最主要的资源，政府的行政和管理主要靠知识和智力。电子政府的发展使政府的工作人员面临着更多的知识和智力的压力，促使他们不断地去学习和更新自己的知识和技能。同时，网络的发展也为政府的工作人员提供了更多的机会去学习新的知识和技能，为他们素质的提高创造了良好的条件，工作的效率也大大提高。

6．网络的发展使政府的管理呈现一种动态的趋势

网络管理克服了传统管理的时滞性和静态性的弱点，而呈现出一种动态的特点。网络信息传递的快速和及时，使得信息的发布收集和反馈都能够及时进行，这也为政府的动态管理提供了可能。比如，可以对国家的公路、铁路和航运进行网上管理，随时了解不同的路段和航线上的交通情况，实行24小时的不间断管理。

总之，网上政府的管理已完全不同于现实世界的政府管理，政府的工作人员不再是人满为患，办事效率将极大提高，甚至在家里就可以完成以往必须在办公室里才能完成的工作。公众也不必像以往那样，经历烦琐的程序才能办事，而是可以在任何一台电脑终端前，靠点击鼠标来完成以往几天甚至几年才能完成的工作。

（四）电子政务可以最大限度地提供信息资源的共享空间

各级政府掌握着80%以上的社会、经济、文化信息以及全部的政策和法律信息。政府上网后，可以及时、准确、快速、权威地发布这些信息，使信息资源不再是国家数据库中的死气沉沉的毫无作用的文字和数据，而是可以为社会所用、创造价值的富有生命力的无价之宝。也只有在政府上网的前提下，真正意义上的网络社会和一体化才能够形成并发挥作用，信息的共享也才不是一句空话。

（五）电子政务可以提高办公效率

电子政务可以降低政府的办公费用，提高办公效率，同时可以提高政府工作人员的信息化水平。电子时代的最大特征就是它的低成本性。政府上网后一些烦琐的办公环节以及公文的传递都可以在网上以快捷的方式进行和传递，这无疑会节省大量的时间和金钱，提高政府工作的效率。以往那种盖一个章跑一个部门，盖了几百个章跑了几百个部门，花费几年的时间的时代将一去不复返。政府各个部门的工作效率将得到极大的提高。同时政府上网也必然会促进政府工作人员信息化水平的提高，以更好地适应现代化办公的需要。

（六）电子政务可为信息就业提供无限商机

电子政务为信息工程在中国的发展提供了良好的契机，同时也为信息产业提供了无限的商机。

政府上网可以改变我国长期以来形成的信息领域建设过程中在软硬件以及信息服务业上投资严重不足的问题，使网上的中文信息资源以更快的速度得以丰富；同时政府上网必然需要大量的软硬件的支持，这就为众多的软硬件厂商提供了无限的商机。我国的信息产业也必将借政府上网的东风得到一次飞跃的机会。