村文书的会议记录怎么写

五、会议文书工作

（一）会议文书

会议文书是围绕一个会议形成和使用的、直接反映会议精神并为会议服务的一系列文书材料。如会议计划、会议通知、开幕词、贺词、祝词、工作报告、发言稿、会议记录、会议简报、决定、决议、倡议、提案、总结、闭幕词、会议纪要等。会议文书是会议活动最全面、最真实的记载和反映，是为会议之外和后人了解会议情况所提供的最准确和最具有权威性的材料。会议文书的功能主要体现在以下两个方面：

1．指导功能

在会议进行过程中，会议文书可以作为会议的指导思想，协调会议的各项活动，使会议达到预期的效果。

2．凭据功能

借助于会议文书对有关问题所具有的规定性，在会议之外和会议之后，更多的人可以了解会议的内容，当在认识上或执行上遇有疑问和分歧时，可以以会议文书为标准，从而消除头脑中对某些问题的不确定性。

（二）会议文书工作概述

会议文书工作是会议文件的撰写、处理与管理等项工作的总称。它承担着把会议指导思想和目的见之于文字的重要任务。从会议的准备文件，到会议的主题报告以及会议形成的最后文件，都要体现会议的指导思想，反映会议的全部成果，并为贯彻落实会议精神提供依据。因此，会议文书工作是一项政治性、技术性、事务性、时间性都很强的会议秘书工作。这项工作的质量如何，直接关系到党和国家有关方针、政策的贯彻落实，关系到会议的质量和效率。

1．会议文书工作的特点

会议文书工作是党政机关日常文书工作的浓缩，它既具有一般文书工作的共性，同时又表现出以下几个特点：

（1）时间紧。会议从正式开始到结束，一般只有几天或几十天，各种会议文件的起草、讨论、通过都要在这段短暂、有限的时间内完成。

（2）变动性大。会议文件，尤其是主题报告、决议、决定等主要文件，往往需要经过几次，甚至十几次反复修改方能成文。

（3）政策性强。会议文件的内容必须符合党和国家的方针、政策和法令，而这些文件一经通过，即以机关的名义报送或下达，就会产生“法规性”或对下级具有指导、约束作用。

2．会议文书工作的要求

会议文书的特点，决定了会议文书工作必须满足以下几个要求：

（1）实行集中统一领导。由于会议文书工作具有很强的政治性、法规性的现实执行性，又直接关系到会议职能的实现和会议效率的提高。因此，会议文书工作应该加强集中统一管理和领导，严格执行会议文件的签发、批办、保密、立卷、归档等项制度。

（2）准确把握、坚决贯彻会议的指导思想。任何会议都是根据实际情况的需要和上级领导的要求召开的。因此，文书工作人员应深入了解情况，深刻理解上级指示，为领导者提供有价值的建议；还要准确把握会议指导思想的内在实质，并将其明确、系统、简明、扼要地体现在文书工作之中。

（3）准确周密。这是对会议文书工作在政治、文字及运转等方面提出的全面的质量要求。它要求在起草文件时，必须严格遵守有关方针、政策和法律规定，熟悉有关业务，实事求是处理问题；在文件缮印、校对时，要认真仔细，不出现遗漏和谬误。否则就会有损会议的严肃性和党政领导机关的威信，造成实际工作的重大损失。

（4）及时迅速。会议文书工作时间紧的特点决定了它对时效的要求相当严格。文件起草时，在了解上级领导的指示和要求之后，就要迅速动手，尽快完稿。文件付印时，为保证及时印发文件，必须采取有效措施，争取高效完成任务。此后，要尽快向会议有关人员分发。

（5）保守机密。会议文件都具有不同程度的机密性。因此，保密工作是会议文书工作的一项重要原则和要求，必须采取有力措施加强会议文件的保密工作。

3．会议文书工作的主要内容

一般来说，会议文书工作主要对以下几类文书进行撰写、处理和管理：

（1）会议主旨性文书，指集中体现会议主题和成果的文书。一般包括会议主题报告、专题报告、领导讲话、大会发言、会议决议和开幕词、闭幕词等。会议主旨性文书的撰制必须完整、鲜明地概括和体现会议组织者的意图，并符合特定的程序。此类文书是会议讨论或审议的主要内容，也是人们认识和评价会议的主要依据。

（2）会议参考文书，指与会议内容相关的、具有参考性的文书。一般包括：会议及有关议题的背景材料；与特定议题有关的上级领导机关的文书；有关业务或咨询部门提出的参考性意见；与会议正式材料有关的，但不便在正式材料中披露的统计报表；有关部门处理类似问题的成功范例；公务书信、群众来信及与会代表来信等。会议参考文书是便于与会人对会议正式文书进行学习和理解的参考性材料。

（3）会议事务性文书，指由会议的事务性工作所派生出来的文书。一般包括会议通知、会议日程表、会议程序表、会议报到登记表、会议分组表、会议须知、会议作息时间表、议事规则、保密制度等。会议事务性文书是对会议活动的安排，是会议进行过程中掌握会议进程、统一与会人行动的重要手段，对保证会议的正常进行具有重要的作用。

（4）会议记录性文书，指在会议进行过程中产生的，记录和反映会议内容和会议进行情况的文书。其主要表现形式是会议记录和会议简报，不属于会议正式文件。

（5）会议证件文书，指与会人员在参加会议的过程中证明自己身份的凭证。一般包括出席证、列席证、签到卡、工作证、记者证、车证、膳食证和参加各种会议活动的票证等。

（6）会议公告、传达文书。一般包括会议公告、新闻公报、宣传文件传达提纲、执行计划。

（三）会议文书的撰写

会议文书的撰写是会议文书工作的基础和主要内容。会议文书与一般文书相比，在形式、内容和分类、撰写上有自己的特点和要求，主要表现为时间紧、内容多、要求高。因此，会议文书的撰写工作除必须遵循文书撰写的总体要求和规则外，还必须做到以下几点：

（1）确定文书撰写人员，组织一个强有力的写作班子，为文书撰写工作提供人力保证。

（2）在写作过程中要集思广益，文书撰写人员要相互协作配合；必要时，要连续作战，实行流水作业。

（3）严格把关，明确责任，随时送给有关领导审核。会议文书的撰写是一件十分严肃而又细致的工作，它包括素材、数据及典型材料的搜集、整理、文件的起草与修改等环节，各个环节都必须按照领导的意图，严肃认真地对待。在撰写工作中，必须准确反映会议的主题和会议主持人的意图，文书的口径必须与会议的职权和会议文书的形式相一致，必须注重时效性。总之，会议文书工作的质量如何，对于能否准确把握和正确传达上级领导的指导思想，能否使实施工作强有力地贯彻执行具有重大意义。

1．会议文件

会议文件是指专门在会议上形成或使用的文件。特殊的应用领域以及比较特殊的信息传递方式（主要由受文者的听觉接收信息），使文件的内容以及表达这些内容的形式呈现一定的特殊性，从而对文件的写作提出了特殊要求。在内容性质方面，各个具体文件有所不同，有些是领导指导性的（如领导讲话）；有些是知照性的（如会议通知）；有些则具有一定的规定或证明性（如一部分会议纪要、会议记录）；还有些则同时兼有几种性质。有一些会议纪要则既有消息性，又有一定的规定性。为此，会议文件中的同一文件，不仅因会议性质、内容的不同而形成多种写作方法，而且连同一文件的上下文，其语言运用要求也将有所不同。

2．会议文件的特殊撰写要求

会议文件是一类较为特殊的文件，它专门形成或使用于各类会议。文件信息的传递活动中，存在一个将文字形态的信息变换成声音形态信息的过程；同一文种的内容性质也会因会议性质、内容或作者身份的不同而有很大差异；同一文件的上下文部分的内容性质有时也将发生重大改变。这些特殊性要求在撰写会议文件过程中，注意如下几个方面：

（1）会议文件的内容、性质，文件篇幅的长短、语气以及词语的选择，必须与会议的性质、气氛相一致、相协调。

（2）会议文件的具体内容必须与会议主题相一致，紧紧围绕主题展开，避免或减少套话、废话、题外话，以有利于提高会议的效率。

（3）必须充分注意满足受文者靠听觉接收信息的特点所提出的各方面要求，讲究语言运用，保证信息传递的可靠性，提高表达效果。

（4）文件的内容及表达这些内容时所使用的语气必须同会议性质、同作者地位、身份相一致。通常只有领导者才能指示；协作者、被领导者则只能提各种意见和建议。

3．会议通知

会议通知用于由会议组织者在会前向与会者告知会议筹备和组织状况，以及明确与会者所应知晓的有关事项。

会议通知的正文一般包括这样几部分：一是召开会议的根据、目的或意义。二是要告知对方的事项，即保证与会者能准时有效地参加会议所必需的信息。根据会议通知种类（召开会议的通知、报到通知等）、会议规模、性质等方面的不同，事项的具体内容及其详略程序是不同的。概括起来这些事项不外乎为：会名、会期（天数）、开幕与闭幕的具体时间、会址、与会者范围、与会者资格条件、与会人数、食宿安排、经费来源、交通安排、入场凭证、需携带的文件物品、筹办会议者的名称、负责人、联系地址、电话、传真等。三是结语，通常以“特此通知”一词作结，有时则提出迎接或出席会议的一些要求，如做好各种准备，上报有关文件材料，审核与会者条件并上报名单，函复有关事项等作为结尾。

4．会议须知

会议须知用于会前由会议组织者向与会者告知应了解和遵守的事项。

会议须知的正文就是分条列项地表达各种事项。其中主要有：作息时间及制度、请假制度、入场与座位安排及规定、文件的发放与保管要求、保密规定、就餐安排及有关规定、交纳各种费用和票证的办法及款额、住宿安全及卫生方面规定、会议组织机构及分工情况、与各机构联系的办法等。

会议须知常用于大、中型会议，一般会议可将其中有关项目写入会议通知。

撰写会议须知时，应特别注意内容具体严密，一目了然，便于受文者了解或遵行。

5．开幕词

大型隆重的会议开始时，由有关领导所作的致辞就是开幕词。

开幕词的主要内容包括：宣布会议开幕；概要说明会议背景、状况（人数、对象范围等）；介绍会议的组织过程、会议目的、中心议题、议程、向与会者提出希望要求；最后，以预祝会议成功的祝愿结束。

从一定意义上说，开幕词就是会议的简要纲领。因此，在撰写时应注意文字的高度简洁明确，字句要铿锵上口，讲究一点声调的和谐配合。同时，应注意使其具有一定的说服力、鼓动性，充分调动与会者开好会议的积极性。

6．闭幕词

闭幕词是会议的结束语，一般均很短。其主要内容为：宣布会议闭幕、概述会议任务的完成情况、会议成果及其意义、肯定与会者的积极努力、向为会议做出贡献的单位或个人表示谢意、提纲挈领地提出新的工作任务、提出希望、号召和要求等。

对闭幕词的要求，主要是简洁流畅，富于鼓动性和号召力。

7．会议报告

会议报告是行政机关的领导者代表本机关依法定程序或惯例向权力机关或有关代表大会所作的工作汇报，经会议讨论通过后，文件的性质由陈述性转为指导性。

会议报告的标题除使用一般公文的标题外，还有这样几种特殊形式：一种是“××同志在××会议上的报告（或工作报告）”；一种是“××省政府工作报告”，即文种与文件的内容范围同时加以反映；另外一种就是以概括出报告主题的一句话作为正标题，同时以“××同志在××会议上的报告”为副标题，如《“三个代表”是基层工作的指导思想——××同志在××会议上的报告》。

受文者一般直称“各位代表”或“同志们”等。

会议报告的正文由这样几部分构成：一是开头，通常非常简短，简单说明代表谁，报告什么问题，提出会议要求即可，必要时则要交代一下根据什么来做报告。二是主体部分，具体有四个组成方面：首先是对工作形势的说明与分析，对经验教训加以总结，分清工作中的成绩与缺点、主流与支流；其次是指出今后所面临的任务；再次是阐述完成新任务应采取的方针、原则与方法措施；最后是向下级单位或人民群众等提出要求或号召。三是结尾，通常主要对未来前景的展望或对文件内容再作一个概括性总结。

在撰写会议报告时应注意：

（1）报告在讨论通过后，才具有指导性，因此撰写时应以陈述性的语气来表达内容，切忌生硬。

（2）在语言运用方面，用词时可慎重地选用一点口语词，但不形成口语化倾向，句式应短小一些。

（3）所涉及问题不能过多，应抓住重点，充分利用有关具体事实（尤其是精确的数字）说明问题。

8．会议记录

（1）会议记录的意义和作用。会议记录广义上是指文字会议记录、录音记录、摄影记录和摄像记录等几种，狭义上是指会议的文字记录。这里而言的仅是会议的文字记录。

会议记录是会议的文秘人员在会议进行过程中，运用特定载体形式对会议组织情况、进行情况和会议内容所作的记载。会议记录属于会议文书的范畴，也是单位内部使用的一种重要文书。

会议记录是反映领导活动、决策过程和所作决定的第一手资料，具有一定的实用价值、保存价值和保密性。它的意义和作用主要表现在以下方面：

①是分析研究会议议题的依据。任何一个会议都有一定的目的，总有一个或几个议题。会议的发言和讲话就是围绕会议的目的和议题进行的，它包括会议领导、与会者对会议议题的看法、态度、建议、意见等等。有了完整的会议记录，会议领导和主持人就能从中分析出与会者对会议议题的基本倾向，找到解答会议议题的钥匙，明确达到会议目的的途径。

②是编写会议纪要和会议简报乃是正式文件的基础。不少人往往重视会议纪要、会议简报，而轻视会议记录，这是错误的。它实际上颠倒了会议材料间的“源”与“流”的关系。会议纪要和会议简报是在会议记录的基础上归纳、浓缩产生的，有了好的会议记录，才可能有好的会议纪要和会议简报。

③是编史修志、查证沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等的重要凭证，是重要的档案资料。

④是会后新闻报道、写汇报材料的重要依据。

⑤是检查会议决议和决定事项执行、落实情况的依据。

（2）会议记录的特点。

①技术性强。中国人开会时讲话人、发言人每分钟发出的音节最多为220个（念稿子除外），最少为120个，平均为160个，速度比较快，在空气中停留时间比较短暂，平均每个音节在空气中停留的时间约0．33秒。要把稍纵即逝的音节及时、准确、完整、清楚地转换为文字符号，做到音出笔落，需要耳、眼、脑、手并用，边听、边看、边想、边写，一气呵成。由于讲话速度快，单位时间内信息含量大，做记录时还需要有所取舍。有的发言还需记录人员用心领悟，分清脉络，先在头脑中进行粗加工后才能记下来。

②知识性强。参加会议尤其是参加重要会议的人，多来自各个方面的领导岗位，见闻广博，学识精深，他们的发言内容从古到今，从政治到经济、到科学文化，几乎无所不包。因此，要求记录工作人员也要博古通今，博闻强记，才能胜任。

③被动性强。在做会议记录的过程中，会议讲话人、发言者是主动施事者，记录工作人员是被动受事者。在通常情况下，记录工作人员无法事先了解讲话人讲什么内容，讲多长时间，完全受讲话人、发言者的支配，这为做好会议记录工作增添了一定的难度。

④时间性强。会议记录是会议信息传递的手段，是传达贯彻会议精神的基础。除了少数会议以外，一般都需要及时将会议记录整理出来，或撰写成会议纪要，或整理成会议简报、快报。特别是领导人的重要讲话、发言，更需要及时整理出来。因此，要求会议记录工作人员必须成为“快手”。

（3）会议记录的内容。

①记录会议名称。记录会议名称很重要，不记会议名称，以后就难于查找所需要的材料。

②记录会议组织情况。这部分写在会议名称之后，主要内容包括：

a．开会时间。不仅要写明具体的年、月、日，还要写上午、下午、晚上，有时还要写明几点钟。

b．开会地点。如果是异地开会，要写明在何地。不管在本地开还是在异地开，都要写明楼层、房号、会议室号。

c．会议主持人。一般直书姓名，也可在姓名前冠以职衔。

d．出席人、列席人。

e．缺席人。可单独作为一项，写出缺席人姓名和缺席原因。

f．记录人。写明记录人，这是为了表明记录内容的真实性以及对真实性负责。会议记录人由会议主持人或与会人员指定产生，因为记录人具有特定身份和职责，是对会议做出正式记录的具体承担者，必须经过特定的程序才可确定。没有经过特定的程序而对会议自行做出记录的人，不具有“会议记录人”的身份，所作的“会议记录”不具有特定的效力。比如每个与会者所作的会议笔记，只能为个人使用，不能作为单位的会议文书。

③记录会议进行情况。这一部分是会议记录的主干，主要内容有：

a．会议主持人启示性的讲话（开场白）或大会的主题报告、讲话等等。这些讲话直接反映会议的主题、目的，记录人员要着重记录。

b．主持人以外的其他领导和一般与会者的发言。这也是会议记录的重要组成部分，必须着重记录。

c．会议做出的决议、决定以及会议主持人、其他领导对会议所做的总结。这一部分是会议成果的综合反映，是与会者执行、落实会议精神、决议、决定的依据，更应认真记好。此外，对会议中的一些过程、程序也要记录。

④会议记录的方法。

在一个人发言时，往往有许多人插话。在这种情况下，要两头兼顾，以记主要发言者的发言内容为主，同时尽量记下其他人的插话，特别是不要遗漏重要插话。有时，与会者七嘴八舌，议论纷纷，在这种情况下，也不要放弃记录，而应透过纷乱的声音，着重捕捉会议主持人的声音。

每个发言者的姓名要另起一行，这样醒目，便于查阅，姓名要写全称，以免同姓人多时容易混淆。姓名后要标上冒号，然后记录发言内容。对别人的少量插话，可用加号的形式插记。插话比较多的，可以另起一行记录。

遇到发言人讲得太快而记不下来时，可以集中精力记下关键的句子或词语，确保这样记下的语句有完整的意思。不要每句话都只记下几个字，到头来不知所云，达不到记录的目的。碰到一时写不出来的字时，先用别的同音字代替，不要因想而漏记其他的话。

⑤会议记录的方式。

a．详细记录。为了准确完整地记录好，一般都配备两个以上的记录人员或用录音机进行录音以便会后核对、修正、补充。当然，详细记录并非一字不漏地逐字逐句记录，对于一些口语、俗语、重复的词语，大可不必记下来。采用速记进行详细记录的，在会后要用通用字整理出来，不能用速记稿代替正式会议记录，更不能将速记稿作为档案存档。

运用汉语做详细记录，可以采用以下一些技法。

写简称。在能够看懂的情况下，对单位的名称、地点、人名、术语只记录简称，如“中国人民大学”可记录为“人大”，“工业、农业、第三产业全面发展”可记录为“三业全发展”。

缩写。对一些常用的词、词组和术语，在不会产生歧义的前提下，可以采用缩写记录，“资本主义国家”可缩写记录为“资—国”。还可以采用间隔缩写的方法记录，就是在记录一句话时，对句中出现的常用词或词组只记名首一个字，字后用一短横代替词或词组的其他部分。比如“全国旅游业今年取得令人瞩目的经济效益”，可间隔记录为“全—旅—今—取—令—瞩—经效”。

写符号。可以按照约定俗成的习惯自拟符号代替常用词。如“大于”可用“＞”来记录，“因为”、“所以”可用“∵”、“∴”来记录，“88号”可用“88＃”来记录。

省略的方法。

第一，省略词语和句子中的附加成分、相同成分。比如“但是”可以只记“但”，略去“是”。还有“可以”、“仍然”、“仍旧”、“因为”、“如果”、“需要”、“或者”、“虽然”、“应该”、“然而”、“已经”、“经过”、“对于”、“并且”、“按照”、“盼望”、“今天”、“现在”等等，都可以采取只记前一字的方法。又比如，“必须”可以只记“须”，略去“必”。还有“何况”、“根据”、“行将”、“凭借”、“依仗”、“使用”、“希望”、“比较”、“依据”等等，都可以采取只记后一字的方法。这两种方法只要运用恰当，就不会产生歧义。对于词语和句子中的几个词中的相同成分，也可省略。比如“工业、农业”可以记成“工农业”，“幼年时代、少年时代、青年时代、中年时代、老年时代”，可以记成“幼、少、青、中、老年时代”。

第二，省略比较长的成语、俗语、熟悉的词组、句子的后半部分。许多大家熟悉的话只要提起前两个字或上半句就知道后面内容的成语、俗语、名句，其后半部分可以省略不记，画一曲线代替。比如“同心～（同德）”、“实事～（求是）”、“勤勤～（恳恳）”、“先天下之忧而忧～（后天下之乐而乐）”、“鞠躬尽瘁～（死而后已）”、“心有余～（而力不足）”等。在有可能追记的情况下，也可以省略词组、句子的前半部分，画一曲线代替，比如“～（举一）反三”、“～（路遥知马力）日久见人心”、“～（姜太公钓鱼）愿者上钩”等。

第三，省略引文，一般用于有关经典著作的引文。即遇到讲话者引经据典时，只记下起止句子或起止词即可。先记下第一句或第一个词，然后画一破折号，代中间的长句，接着只记下最后一句话或者最后一个词，会后再把中间的句子补上。

以拼音的方式记录。一时想不起来的字，或遇到难写的字，可用汉语拼音或其他文字的拼音来代替。

留空。记录中遇到发言者引用有关材料时，如果需要详记，一时又记不过来，就可以先记上一句，留下空当，待会后找出有关资料再补记。

用外语辅助记录。即用外语词汇的缩写来记录中文词语，如“中央电视台”可用英文缩写“CCTV”来记录，“世界卫生组织”可用英文编定“WHO”来记录。切记，无论采用哪一种方法做详细记录，都应在会后对会议记录进行一次整理，形成完整的会议记录文件，以免日后影响会议记录的使用。

b．摘要记录。是指只摘取与会者发言的重点、要点和会议主持人讲话要点的记录。在采取摘要记录的形式时，要求记录员在充分把握会议讨论的内容、掌握议题的轻重程度和发言人的发言宗旨、意图目的以及发言内容价值的基础上进行，记下该记的内容。作摘要记录须掌握几个原则。第一要精确，不能由于省略歪曲发言人的原意；第二不能前言不搭后语，驴唇不对马嘴；第三不能遗漏讲话者的主要观点，更不能使发言内容面目全非，甚至是非颠倒。

c．会议速记。速记是指运用各种速记符号对语言进行记录。运用速记作会议记录，效率可以比通常的文字记录高出四五倍。速记是会议记录人员（主要是会议部门的秘书）应该掌握的一种技能。在西方发达国家，秘书大都掌握速记技能。美国以速记作为职业的人员就在500万人以上。在中国，中共中央办公厅、国务院办公厅下属的秘书局都设有速记室，全国人大常委会、外交部等都配备有速记人员。

⑥会议记录的核校和确认。做会议记录，不管采用哪一种方法，在会议结束后都要全面检查、核对记录，并对会议记录进行确认。

核对记录的重点是核对会议的主要内容和主要情况，对没有听清楚的不熟悉的地方和人名、地名、时间、数字、引文等，要细心核对。

核对记录的方法，一是多人记录，集体核对，然后分头整理，整理完后，再互相校阅。

对会议记录进行确认方式有两种：一种是记录人在会议结束后，将整理的会议记录呈交会议主持人过目，主持人在确认记录无误后签字，并在记录的结束处做出记录终止符号“＃”，以防他人随意增添其他内容；第二种是在会议结束之前，会议记录人将本次会议记录的全部内容当场口述给全体与会者。如记录的内容有出入，可当场修正；如确认记录无误，与会者集体通过，最后由会议主持者在记录结束处做出记录终止符号“＃”。

（4）整理会议记录的技巧。

①文字记录整理的方法与技巧。就一般情况来讲，会议现场记录下来的文字，由于记录时间紧迫，来不及选择、推敲，且字迹潦草，以及讲话人讲话的随意性造成的逻辑不清或“意到而言未到”，或者方言、生僻字多等原因，如果直接存档，不便将来查阅，也不能直接使用，因而通常需要根据会议和领导的要求，把会议记录整理成记录稿、会议纪要、会议简报等等。

会议记录的整理，尤其是领导讲话记录的整理，虽然不像写文章那样要自己提炼观点、找论据、搜集材料、展开论证，但是也需要用准确的文字来表达讲话人观点和论证过程。所以，从某种意义上讲，整理记录，尤其是整理领导的讲话记录，也体现了一种能动的创造性、能动性。

整理文字记录应注意三个方面：

a．熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。整理过程中对记录内容的取舍、鉴别，同整理人的政策、理论水平和文化、生活素养是息息相关的。整理出来的会议记录（讲话稿），不仅是讲话人的思想表达，也是整理者对讲话人思想的理解和感受。

b．善于对讲话中的不足之处进行补正。口头表达有明显的随意性，对某些观点的表达难免有过之或不及之处，若是即兴讲话，这种情况更明显。做记录整理，或将讲话整理成文章，有的甚至作为指导性或指定文件下发，就要求整理人能鉴别出过之、不及和疏忽之处，加以补正，这也体现一种能动性。

c．加强写作训练，提高写作水平。要把口头语言转换成书面语言，做到既保留讲话人的风格，又要观点鲜明、条理清晰、文通字顺，也需要有较高的写作水平。

②录音整理的方法与技巧。整理录音的工作，就是根据所录语言的中心思想，删除不必要的语言，补充和修改不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清楚、文通字顺，内容连贯的书面材料。

录音整理是针对讲话、发言没有文稿或讲话、发言与文稿差距较大的情况而开展的。对于照本宣科所做的录音，就没有整理的必要，只要把录音磁带存档即可。

整理录音既要借鉴整理文字记录的方法和技巧，也要结合录音的特点，掌握一些方法和技巧。

a．删除。在整理过程中，要删除不必要的、重复的语言。

b．增加。在整理过程中，应该增加一些作为书面文章必不可少的内容，如补充语句、标点、标题等等。

c．送审。录音整理好后，要送讲话人、发言人审阅。讨论性的发言除了给发言人审阅外，还要送会议领导、主持人审阅。

d．整理录音在技术上要注意几点：一是在整理时，千万不要按错键。如果按下录音键，那就无法补救了。为了避免按错键而把录上的内容抹去，保险的办法是在整理录音前先复录一盘磁带放好，这样就万无一失了。二是为避免过多地按键，在整理录音时，可使用录音机的暂停功能，放一句录音，记一句。如果用的是变速的录音机，可慢速放音，这样，整理者能够记得过来。三是重要的会议录音不要在家中整理，以免泄密。

9．会议纪要

会议纪要用于传达会议的主要精神和要求与会者共同遵守执行的议定事项。它是在会议记录及其他有关文件材料的基础上，经归纳、提炼、整理而成的，既可用以反映有关情况和问题，又能用以指导工作和统一协调各方面的步调。

根据具体用途的差别，会议纪要可以分为两大类：一类是用来传达议定事项，供有关与会单位共同遵守执行的决议性会议纪要；另一类是用来传达会议主要精神，供有关方面了解情况用的消息性会议纪要。这两类会议纪要的正文结构和具体写作方法有一定的差别。

决议性会议纪要的正文由导语、会期、会址、与会者、主持人、主要发言人、报告人、议程、会议效果等组成（例行的办公会、行政会等可省略导语或其中的某些部分）。主体用来交代与会单位共同议决了哪些事项（共同做什么；各方面有哪些义务、责任；在哪些方面取得了一致认识等）。一般是一个事项或问题作为一条或一个章节来写。结尾一般用来提出号召、希望，或提出执行各议定事项的具体要求或措施。

消息性会议纪要的正文由导语、主体、结尾三部分构成。导语的内容与决议性会议纪要基本相同。主体部分主要为与会者的各方面认识、意见。在具体写法上可以问题为单位，分条列项或分章节地逐一展开，正确反映各方在哪些方面意见是一致的，在哪些方面有所不同，具体意见是什么。也可以按会议上的发言次序，以发言人为单位逐个将其主要意见概括地反映出来。结尾，通常也是提出号召、希望、展望，或者是提出一个新的问题。有时则以向会议提供了各种支持、帮助的单位表示感谢作为结尾。

在撰写会议纪要时应注意：

（1）要纪实，即实事求是地反映情况，对议决事项的表达尤其如此，不是一致确定下来的事情，绝不可写作议定事项。

（2）纪要不同于记录，它必须有条理，有取舍，抓住要害和实质，不能有闻必录。

（3）文件标题应由会议名称加“纪要”两部分组成。

（四）会议文书的处理

制发会议文书，时间短、任务重、要求严。接到文稿后要及时送请领导审定，签发后要及时登记，阅读后要及时送印，付排后要及时催办，排出后要及时校对，批准付印后要催印、催装、催成品等，环环相扣，分秒必争。会议文书的办理同样十分紧张。会议的各种文书，都应有相应的专门登记。会议主旨性文书必须送请有关领导审核，提请领导会议讨论，反复修改、定稿抄清之后，才能送请主要领导签发。对于会议文书的整理，应按照文书的内容、性质、保密制度和领导指示，及时进行。要分别将文书目录及时告知各类与会人员，监督大家自行清理。限期收回的，到期必须收回。会议结束是清理文书的关键时刻，应采取严谨、周密的措施和行动，使会议文书能按规定处理，妥善保管。

1．会议文件的起草

会议文件是指在会前通过特定程序形成的，提交会议讨论的会议文书，如大会工作报告、各类专题报告、各项决议和领导同志的讲话材料等。会议文件不属正式公文，但它是正式文件的基础和草稿，与正式文件有直接关系。做好会议文件的起草工作，可以使会议议题比较集中，保证会议基本目标的实现。会议文件的起草一般有以下三种方式：

（1）由办公室主管和其他人员直接起草。办公室主管和其他人员在明确了会议的主旨和基本精神以及领导的思想意图之后，直接负责起草文件。

（2）由各职能部门负责起草，一些日常工作性会议的文件报告，可由各部门从本部门的实际情况出发负责起草。

（3）一些重要的会议、讨论和解决重要问题的会议，应组织专门的文件起草小组，担负文件的起草工作，并由领导同志负责。这是因为，重要会议的文件涉及面广、内容多，成立专门的文件起草小组，并由领导负责，可以加强对文件起草工作的领导，也便于集中商讨研究，统一协调意见。

起草会议文件，事先必须进行充分调查，全面了解情况，广泛听取意见，深入分析研究，在此基础上根据会议精神和实际情况着手起草。文件拟出后，应分送领导同志和有关部门征求意见，经必要的修改后再定稿，以保证和提高文件的质量。

重要的文件在酝酿、起草、讨论、修改过程中，要注意保密。会议文件中反映的某些问题和意见、提法，只是内部讨论，没有统一定论，因此应严格控制传阅范围。

2．会议文件的名称和标题

文件的标题是文件正文之前标示文件名称、准确简要地概括文件主要内容的文字。文件的名称和标题基本的组成结构是：发文单位名称＋文件事由＋文件名称，有时召开会议，预先并未定出会议名称，可以暂拟一个代名称，例如以地名作为会议名称的“上海会议”、“北戴河会议”等，其文件可称为《上海会议文件》、《北戴河会议文件》。有些会议文件的标题可以不包含发文单位的名称，只含文件事由和文种名称，将发文单位的名称写在文件正文之后的落款处。一些发送上级单位和平级单位的文件，应将发文单位的名称写在正文后面的落款处。

文件的名称和标题一般采用醒目的黑体字或较大字号的红色仿宋体字印刷，位置应排在正文上方的中间，标题左右两边的空白相等。如果文件的名称和标题较长，可以分多行书写，各行字数大体相等，同时要照顾到标题内容的完整性，同一个词语尽量不要分在两行中。文件标题有副标题的时候，副标题应另起一行，排在行的中央。副标题前面一般应加“——”表示与正标题之间的补充说明关系，副标题的印刷字号应小于正标题。

3．会议文件的编号

为了方便对文件的登记、分发、收退工作，会议印发的文件一般应当编号。会议文件的编号包括两项内容：

（1）编会议文件总号。即对不同内容的会议文件统一编制顺序号，一般用“××”会议文件之“×”表示。凡编入会议总号的文件通常是会议的主旨性文件，会议辅助性文书或其他事务性文书一般不编入会议文件总号。如果会议的文件较多或确有必要，对会议文件还可以按其作用和性质分别编制顺序号，如“××会议发言之×”、“××会议参考文件×”等。这种顺序号是按文件的种类分别编制的，所以也可以叫作文件种号。编排文件种号可以按大会发言、参考文件等分类各自独立编号，但不宜将这种类别分得过细。文件的总号或种号对于所有文件来说，是纵的关系，其作用是把所有的文件组织到一个顺序的系统中，使与会人员可以随时掌握文件的数量，易于清点、控制和管理文件。

（2）编会议文件份号。即对具有相同内容的会议文件编制序号。这种号码对于一个文件的全部份数来说，是横的关系，其作用是把一个文件的全部份数组织到一条横的线上，形成一个整体。

上述两种编号，文件总号或种号可以用中文数字印于会议文件名称之后，一般多放于文件的左上角；文件份号可以用阿拉伯数字表示，一般是放在文件的右上角。两种编号互相配合，可以给每一份具体文件一个固定的记号，避免文件之间的相互混淆。

对文件进行编号，有利于做好文件的登记、分发、收退和立卷归档工作。

4．会议文件付印

通常，会议文件付印具有时间上要求急、文件数量多的特点，任务较为繁重。为绝对保证及时印发会议文件，会议文件一般应在开会之前就印制好，并且一定要保证印制质量。会议文件印制份数一般应稍多于预计发送的份数，以备特殊情况下的需要。

为做好会议文件印刷工作，办公室部门应采取以下几个措施：

（1）充分准备印刷、打字力量。除办公室部门本身的印厂、打字员以外，要预约几个保密条件好的印厂，以备临时应急。

（2）印刷、打字、校对人员要勤奋工作，坚守岗位，力争高速优质地完成任务。

（3）会议工作人员要争取主动，提前约稿，及时通知印厂或打字部门做好工作准备，及早组织付印会议文件。

（4）会议文件在印刷过程中要注意保密。一些密级较高的会议文件，印刷过程中一定要有严格的保密制度和保密措施，并制定保密纪律。机密文件要选择可靠人员担任印刷工作，绝密文件应在保密印刷室印刷。

5．会议文件汇编

会议文件汇编是把会议的全部或主要文件汇集在一起编辑印刷成册的做法，是充分利用会议文件和扩大会议影响的极好方式，便于使读者看到和认识会议各个文件之间的相互关系并便于会议文件的保存。会议文件汇编依其内容，有会议全部文件汇编和会议主要文件汇编之分。会议全部文件汇编是将会议所有的文件收集起来，分门别类或按时间顺序装订成册，起存查的作用。会议主要文件汇编是将会议正式的主要的文件汇编在一起，以供宣传和学习之用。这种汇编工作可由办公室做，也可由出版部门做。会议文件汇编依其编辑方式，还有按会议程序排列汇编和按会议文件的重要程度排列汇编之分；依其发行或发送范围，还有公开发行汇编和内部发行汇编之分。

（五）会议文书工作应注意的问题

会议文书工作直接影响到会议效果和会后的实施工作，它要求办公室人员在工作中要注意以下几个问题：

1．统一领导，密切协作

在会议文书的撰写、处理和管理过程中，要实行集中统一领导，同时加强各环节之间的协作和配合。

2．精心搜集会议材料和情况

办公室人员应尽可能地搜集与会议有关的材料，尽可能全面地掌握会议的动态，并且及时向会议领导机构反映，使领导对整个会议有全面的了解。

3．树立良好的工作作风

会议文书工作要求严、标准高，要求办公室人员必须树立严肃认真、勤奋苦干的工作作风。

4．保守会议机密

办公室人员在文件的存放、管理、包装、运转、登记、分发等各方面都必须树立保密意识，同时建立严格的制度，以保证会议机密的安全。