礼宾活动形式

二、礼宾活动形式

（一）宴请

1．概述

这里讲的宴请主要针对国内兄弟单位之间所搞的礼仪活动。招待外宾的礼仪宴请，请参见外事礼宾有关章节内容。

首先确定宴请的目的、名义、对象、范围和形式。

宴请的目的是多种多样的，可以是为某一件事，如代表团来访、庆祝纪念日、展览会开闭幕、工作交流等等。

宴请名义和对象的确定主要依据主客的身份。大型宴请一般可以单位名义邀请，也可以个人名义发邀请。小型宴请可视具体情况以个人或夫妇名义邀请，工作进餐可以单位名义邀请。

宴请范围是指邀请哪些方面人士出席、请哪一级别、请多少人、主人一方由谁出面作陪。宴请范围要兼顾诸如宴请性质、主客身份对等、惯例习俗等多方面因素，在此基础上加以确定。

宴会采取何种形式要视具体情况而定。人数少、规格高的以宴会为宜，人数多则以自助餐或酒会更为合适，妇女界活动多用茶会。宴请的形式还要取决于活动目的、邀请对象以及经费情况等因素。

2．宴请的一般程序

（1）发出邀请。各种宴请活动，一般均应发出请柬，这既是表示礼貌，也是对客人起提醒、备忘之用。便宴可发请柬，也可不发。工作进餐不必发请柬，以派人邀请或电话联系为宜。

请柬内容包括活动事由、宴请形式、举行时间、地点、主人姓名（如以单位名义邀请，则用单位名称，并加盖公章）。一般请柬行文少用标点符号，所提到的人名、单位名称，都要用全称。例：

请　柬

×××先生（同志）：

为了×××，谨定于××年×（星期×）××时在××举行招待会敬请光临！

×××（盖章）

××年×月×日

发出请柬应注意：请柬的发出时间既不要过早也不要太晚，通常以提前2～3天为宜。如果太早，碰上情况有变化，容易造成更改；如果太晚，容易造成活动冲突，使客人难以安排。

（2）安排席位。正式宴会一般安排席位，也可只排部分客人席位，其他人只排桌次。但无论采取哪种方法，都应在入席前通知每位出席者，使他们心中有数，现场还应有人引导。一般桌次高低以离主桌位置的远近而定，通常是右高左低。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。

（3）宴请迎接。宴请时，主人应在门口迎候客人，主要陪同人员同主人一起，通常排成一行迎接客人，主人在前，其余陪同人员按职务高低排列，待主人及陪同人员同客人握手后，由工作人员将客人引进休息厅，如无休息厅，则直接进入宴会厅，但不入座。休息厅内应有身份相应的人员照料客人，招待员要送饮料。客人到齐后，宾主进入宴会厅，全体客人就座，宴会即开始。服务工作应由经过专门训练的宾馆或招待所服务人员负责。

（二）开幕（开业）典礼

一个组织或企业举行一个气氛热烈、隆重大方的开幕（开业）典礼，将会为自身创造良好的社会形象，给公众留下深刻美好的记忆。因为这是组织或企业向社会和公众第一次展现自身，它体现出组织或企业领导人的组织能力、社交水平以及企业的文化素质，往往会成为社会公众取舍和亲疏的重要标准。通过邀请知名人士和记者参加，还可以扩大影响，增加知名度。

开幕（开业）典礼的必备工作和注意事项：

1．精心拟订出席典礼的宾客名单

邀请的宾客一般应包括政府有关部门负责人、社区负责人、知名人士、社团代表、同行业代表、新闻记者、员工代表以及公众代表等。对邀请出席典礼的宾客要提前将请柬送达其手中。

2．拟订典礼程序

典礼程序一般为：宣布典礼开始、宣读重要来宾名单、致贺词、致答词、剪彩。

3．事先确定致贺答词人名单，并为本单位负责人准备好答词

贺词和答词都应言简意赅，要能起到沟通感情、增强友谊的目的。

4．确定剪彩人员

除本单位的负责人外，还应请宾客中地位较高、有一定声望的知名人士共同剪彩。

5．安排各项接待事宜

应事先确定签到、接待、剪彩、放鞭炮、摄影、录像、扩音等有关服务人员，这些人员要在典礼前到达指定岗位。

6．安排一些必要的余兴节目

为造成热烈欢快的喜庆气氛，在典礼进行过程中可以安排锣鼓、鞭炮礼花、舞狮耍龙等节目，还可以伴以一些小型民间歌舞。

7．安排参观、做好宣传

典礼仪式结束后，可以组织来宾参观本单位的生产设施、服务设施，以及产品或商品陈列。这是让上级、同业和社会公众了解自己、宣传产品或商品的好机会。

8．认真总结

通过座谈和留言的形式广泛征求意见，并尽快将意见和建议综合整理出来，以达到总结经验、鼓舞士气的目的。

开幕典礼的形式不复杂、用时也不多，但要办得热烈隆重，丰富多彩，给人留下深刻的印象并不是件容易事。要使这项活动达到预期的目的，应做到准备充分、举止热情、头脑冷静、善于鼓动、指挥有序。如果在程序安排和具体接待中稍有不慎，不但会破坏典礼活动，还会影响企业或单位的形象。

（三）赞助活动

现代企业不但要盈利，还需要承担一定的社会责任和社会义务，以表明企业是社会的一员，也要为社会贡献一份力量。同时，通过承担一定的社会责任和义务，可以得到政府和社会的支持，企业也得到了生存和发展的可靠保障。企业向社会表示其承担责任和义务、与政府和社会搞好关系的最有效方式之一就是举办赞助活动。像致力于社会福利和慈善事业的义演等赞助活动，不但有利于社会，还能使企业赢得社会的普遍好感，为企业树立起良好形象。因此，企业办公室主管应该重视搞好赞助活动。

1．举办赞助活动的目的

（1）树立企业关心社会公益事业的良好形象。

（2）通过赞助活动做广告，增强广告的说服力和影响力。

（3）培养和各个组织或某类公众的良好感情。

（4）追求企业的社会效益和承担企业的社会责任。

2．赞助活动的类型

（1）赞助体育运动。这是企业赞助中最常见的一种形式。随着人民生活水平和体育运动水平的提高，人们对体育运动越来越感兴趣。企业通过对体育运动的赞助，以增强对公众施加影响的广度和深度。这类赞助一般出于增强广告效果的目的。

（2）赞助文化生活。企业进行文化生活方面的赞助，不仅可以培养与公众的良好感情，而且还可以大大提高企业的社会效益和知名度。

（3）赞助教育事业。企业赞助教育事业，既有助于教育事业的发展，又能使企业得到良好的社会形象，是一举两得的事。

（4）赞助社会慈善和福利事业。这是企业和社区、政府搞好关系的重要途径，是向社会表明其承担义务和责任的手段。

（5）赞助各种展览和竞赛活动。

（6）赞助宣传用品的制作。

（7）赞助建立某一职业奖励基金。

（8）赞助学术理论活动。

3．进行赞助的步骤

（1）前期研究。可由企业主动选择对象进行赞助，也可以在接到请求后再做出反应。多数企业依据后者进行赞助。但如想获得更好的信誉投资，应采取主动的形式。无论采取哪种形式，都应进行前期研究。赞助研究应该从经营政策入手，调查外部需要赞助的公益事业情况，从而制定赞助的方向和政策，以指导日后的赞助活动。为了更好地做好赞助活动，企业一般要组织专门的赞助委员会，负责研究各项赞助事宜，进行赞助的成本和效果的分析，以保证企业和社会同时受益，防止各种与企业整体赞助主题太远的现象。

（2）制定计划。在赞助研究的基础上，由赞助委员会根据企业的赞助方面和政策，制定出年度赞助计划。年度赞助计划一般包括：赞助对象的范围、费用预算、赞助形式等。赞助计划是赞助研究的具体化，可以做到有的放矢，控制赞助范围，防止赞助规模超过企业承受力，节制浪费现象。

（3）审核评定。每进行一次具体项目的赞助，都应由赞助委员会对此项目进行详细的分析研究，结合该年度的赞助计划进行逐项的审核评定，确定可行性、赞助的具体方式和款额，以及赞助的时机，以便制定此项赞助的具体实施方案。

（4）具体实施。应派专门工作人员负责各项赞助实施方案的具体落实，在实施过程中，应充分运用各种有效的技巧，使企业能尽量借助赞助活动扩大其对社会的影响力。

（5）效果测定。每次赞助活动完成后，都应对其效果进行调查测定，并对照具体实施方案，看实现了哪些预定的指标，总结完成和未完成计划的原因，写成报告，为以后的赞助研究提供参考。

4．赞助应注意的几个问题

（1）要优先对各种慈善事业、社会福利事业、公共设施、教育事业、大型活动的赞助。

（2）要注意留存一部分机动款项，作为遇到临时、重大活动时的备用。

（3）对各种明显不能满足其要求的征募者，应坦率而诚恳地解释企业的有关政策，但不必为威胁利诱所屈服。必要时可诉诸社会舆论和法律，以保障企业的合法权利。

（4）赞助应在法律监督下进行。应在公证处公证，防止以借赞助之名聚众敛财、偷逃税款。

（四）节庆活动

节庆活动的内容包括政治性的纪念活动和传统喜庆。政治性的纪念活动包括国庆节、妇女节、劳动节、建军节等等；传统喜庆包括春节、端午节等等。政治性的纪念活动可采取联欢晚会、电影晚会、演讲会、报告会、座谈会等形式；传统喜庆可采取文艺晚会、花会、灯会、茶话会、游园活动等形式。

节庆活动既要做到达到庆祝的目的，同时又要达到良好的效果。因此，在节庆活动中应注意如下几方面的问题：

1．活动形式要丰富多彩

作为政治性的纪念活动，既要突出它的政治性，又要注意它的灵活性。例如国庆节，我们可以采取多种形式的演讲会、报告会、联欢晚会，歌颂伟大的祖国在中国共产党的领导下，在建设有中国特色社会主义道路中所取得的巨大成就，激励广大人民群众为社会主义现代化建设努力工作。

2．组织要严密，切防出现意外事故

节庆活动是为了使大家欢欢喜喜度过节日，如果没有严密的组织，不但收不到预期的效果，相反还会起反作用。比较大型的集中活动，一定要精心组织，事先要对参加人数、地点的选择做好安排，切不可草率行事；会场出入口的位置选择要和参加人数相适应，并要留有一定的余地，对活动场所周围的环境要详细察看，如活动场所内的地面、障碍物等要采取有效的预防措施；对活动中可能发生的意外事件，如停电、火警、不法分子的捣乱等要做好充分的估计，并制定相应的防患措施，保证活动的正常展开；特别注意对活动场所以外的重要部门和单位（如银行、库房、机密房）加强防范工作，以防坏人乘机进行破坏。

3．要勤俭节约，防止铺张浪费

搞好节庆活动，既要轰轰烈烈、热热闹闹，又要注意勤俭节约，如果太铺张浪费，就会劳民伤财，难以达到庆祝的目的，也给财政带来沉重的负担。因此，在节庆活动期间要凭着少花钱，多办事的原则搞好活动。

（五）纪念活动

纪念活动的内容很多，有全国性的，有地方和部门、单位性的，纪念活动的形式也比较灵活。但对于比较大型的纪念活动，由于涉及的人和事比较多，需要做好详细的安排，而且要从整个活动的筹备到活动结束后的善后工作都要非常具体，十分明确。

1．筹备组织，做好安排

这个安排包括成立临时组织机构、配备人员活动的主要任务和要求、活动后必须达到的效果等等。活动安排经有关部门和领导审定后，然后再把方案印发给各有关部门和单位。活动筹备组负责领导工作，下设办公室负责事务性工作；会务组负责日程安排、会场安排、会场布置工作；秘书组负责领导人讲话稿的拟写、组织机构人员名单印发、议程安排、来宾名单记录、文件印发、请柬拟发、提供主席台人员座位图、综合情况和整个活动总结报告的起草等；接待组负责食宿安排、车辆调度、医疗卫生；宣传组负责安排文娱活动，参观游览、新闻报道、摄影、摄像等；保卫组负责整个活动的安全、保卫工作。

2．检查督促，保证质量

在整个纪念活动中，由于内容多，时间长，组织机构和人员庞大，很容易出现这样或那样的问题，这就需要经常性地检查各项工作的进展和落实情况，做到发现问题及时解决。各工作组在实际工作中，对于存在的问题应及时向筹备组反映，求得筹备组的解决。这样，才能保证各项工作的顺利开展。

3．总结讲评，做好汇报

活动结束后，各工作组应对整个活动进行必要的讲评。用文字或口头向筹备组汇报自己在活动中所做的工作，有哪些成绩，还存在哪些不足和问题。汇报过程中，应实事求是，既不夸大成绩，也不隐瞒缺点和问题。

（六）记者招待会

记者招待会又称新闻发布会，是政府、企业、社会团体和个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一有关消息，并让记者就此进行提问，然后由召集者回答的一种特殊会议。记者招待会是组织或机构用来广泛宣传某一消息的最好工具之一。

1．记者招待会的特点

（1）以记者招待会发布消息，其形式比较正规、隆重，而且规格较高。

（2）在记者招待会上，记者们可根据自己感兴趣的方面，以及所着重的角度进行提问，能更好地发布消息。

（3）举行记者招待会同其他新闻发布的方式相比，无论是在深度还是广度上都更为优越。

（4）记者招待会比其他新闻发布的方式占用记者和组织者的时间多。

（5）记者招待会所耗成本较高。

（6）记者招待会对发言人和主持人的要求很高，如发言人和主持人需要十分敏感、反应迅速等。

2．记者招待会前的准备工作

（1）确定举行记者招待会的必要性。根据记者招待会的特点，在记者招待会举行前必须对所发布的消息是否重要、是否具有广泛传播的新闻价值，以及新闻发布的紧迫性和最佳时机，进行研究和分析。只有在确认召开记者招待会的必要性和可能性后，才可决定举行记者招待会。

（2）选择记者招待会的地点。在地点选择上主要考虑是要给记者创造各种方便采访的条件。如录像、摄像的辅助灯光、视听辅助工具、幻灯、电影的播放设备等。还要考虑交通的方便性，会议地点环境要求安静、不受干扰。同时，会场所用的桌椅要尽量适合于记者记录用。

（3）确定记者招待会举行的时间。要选择好记者招待会举行的时机，应尽量避开节假日和有重大社会活动的日子，以免记者不好安排时间而不能参加招待会。

（4）择定邀请记者的范围。邀请记者覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到。不仅要有报纸杂志记者，还要有电台、电视台的记者。邀请记者应做到对同一级的新闻单位一视同仁，避免厚此薄彼。

（5）选择记者招待会的主持人和发言人。由于记者的职业要求和习惯，他们大都提出一些尖锐、深刻，甚至很棘手的问题。这对主持人和发言人提出了很高的要求。主持人和发言人必须对问题比较敏感、思维敏捷、反应快，有较高的文化修养和专业水平，口齿也要伶俐，否则难以胜任。会议的主持人一般应由有较高专业技巧的人担任，会议发言人则应是单位的高级领导，因为单位领导清楚地掌握单位整体情况及方针、政策和计划等问题，并且单位高级领导回答的问题具有权威性。若单位领导尚不能胜任，需要在会前进行必要训练，以达到在记者招待会上应付自如的能力。

（6）准备发言和报道提纲。首先要确定记者招待会的主题，要组织熟悉情况的人成立专门的发言起草小组，全面收集有关资料、情报，写出准确、生动的发言稿供发言人参考。还可写出报道提纲，在会上发给记者作为采访报道的参考。要特别注意会前应将会议主题发言稿和报道提纲的内容在单位内部通报一下，统一口径，防止会上口径不一，在报道中产生分歧。

（7）准备宣传辅助材料。宣传辅助材料要围绕主题准备，尽量做到全面、详细、具体和形象。形式应多样，要有口头的、文字的、实物的、照片和模型等。这些材料的准备要根据会议主题和内容的具体要求而定，在会议举行时现场摆放或分发，以增强发言人的讲话效果。

（8）组织记者参观的准备。记者招待会前后，可以配合招待会主题组织记者进行参观活动，给记者创造实地采访、摄影录像等机会，增加记者对会议主题的感性认识。应该在记者招待会前安排好将要参观的地方，并派专人接待、介绍情况。

（9）小型宴请的安排。如果认为有必要，且财力和时间许可，可以在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐。这是一种相互沟通的机会，可以利用这种场合融洽与新闻界的关系。同时还可以在这种轻松愉快的气氛中，使记者在招待会上没有得到解决的问题，得到更为满意的解答。

（七）庆功活动

庆功活动的范围比较广，庆功活动一般需要比较多的人参加，庆功活动的程序大致包括开幕词、代表讲话、发奖仪式、献花及领导讲话，适当的时候可安排文艺节目。

组织庆功活动应注意以下几方面的问题：

（1）会场布置要隆重，要贴出标语，整个会场人员要坐满，不能稀稀拉拉，要秩序井然。

（2）主席台上的人员要多些，当地的主要领导人要尽量出席，要与受奖对象相间排列座位。

（3）发奖时，要配有音乐，上下鼓掌，造成热烈的气氛。如果受奖的人数较多，发奖的人也要多一些，以免台上排队久等。

（4）可安排儿童向被庆功的人员献花。

（5）新闻单位要做好摄影、摄像等宣传工作，及时做宣传报道。

（6）活动结束后，有关领导可同被庆功者合影留念。

（八）治丧活动

公葬、私葬都存在治丧活动，这里主要谈公葬治丧活动。公葬治丧活动包括五个程序：

1．发布讣告

讣告是一种报丧的文书，一般由死者的治丧委员会发出。讣告的大致写法：

（1）标题写“讣告”两字。

（2）下文写明死者的姓名、身份、因何逝世、逝世的具体时间、地点、终年岁数。终年也有写成享年的，一般用享年指自己的长辈或受到人们敬重的老者。

（3）通知吊唁、开追悼会的时间、地点。

（4）署名发讣告的个人或团体的名称以及发讣告的时间，如下：

讣　　告

原×××政协副主席×××同志，因病医治无效，不幸于二○○二年×月×日下午四时三十三分在××医院逝世，终年80岁。定于二○○二年×月×日上午九时整在×××殡仪馆举行追悼会。

特此讣告。

×××同志治丧委员会

二○○二年×月×日

一般而论，对死者威望高、级别高，并且要举行隆重治丧仪式的，则要发布“公告”，同时还要发出治丧委员会名单。有的也不需要举行仪式，只要在报纸上发一条消息即可。讣告要用白纸黑字写，以示沉重。

2．向遗体告别或瞻仰遗容

仪式一般在灵堂举行。死者通过整容后遗体停放在灵堂前面，周围可放些鲜花和绿叶，灵堂两侧放花圈。死者的亲属应站在死者的右前方，前来向遗体告别或瞻仰遗容的人员从大门进入后，先鞠躬表示哀悼，再绕死者半圈，向死者告别，最后与死者的亲属握手表示慰问，再从另一侧出厅，向遗体告别仪式结束。

3．送火葬场火化

向遗体告别仪式结束后，由单位负责同志与亲属护送遗体到火葬场火化，注意灵车前要放白花，灵车的速度不能开得太快。

4．举行追悼会

死者的骨灰盒安放在参加追悼会人员的正面。骨灰盒上面悬挂死者的遗像，两侧挂花圈。主持追悼会的同志首先应带领大家向死者遗像三鞠躬，然后由单位的领导致悼词。悼词的写法主要分三部分：

（1）标题，通常情况下用“×××同志在×××同志追悼会上的悼词”。

（2）正文。主要由三部分组成：一是悼念者的心情，即表示深切悲痛和哀悼；二是死者的生平概况、简历、主要功绩等；三是勉励人们向死者学习。

（3）结尾，多用哀悼结尾，如：×××同志永垂不朽。

追悼会结束后，由治丧委员会负责人与死者家属护送骨灰盒到安葬处。

（九）吊唁活动

吊唁是对死者表示沉重哀悼、对生者表示安慰的一种礼貌行为，对某一单位有影响的人物、过去的良师挚友的逝世举行谒墓、立碑等，常需要派人前往或发唁电、唁函进行吊唁。

1．派人前去吊唁

前往的人员通常要履行签名、献花圈、默哀三个程序，然后再按死者单位的安排进行活动。

2．发唁电和唁函

唁电或唁函通常有两种形式：一种是以单位名义向死者单位或亲属发出的；另一种是以个人名义发的。以单位名义发的唁电，致哀对象一般是原单位的重要领导人或在工作中有过突出贡献的人。由于发唁电单位与逝世者相距较远，来不及前往悼念，因而以唁电形式来表示哀悼，这种唁电的写法是：标题“唁电”两个字。开头写收唁电单位或逝世者家属姓名和称呼。正文内容：用一两句话直抒对死者逝世的悲痛心情；简述逝世者生前的功绩和优良品德；向死者家属表示亲切的慰问。结尾写“特电慰问”、“肃此电达”之类的话。最后署名和年、月、日。如果是通过个人名义发的唁电，这种形式往往是发唁电者同逝世者生前是良师或挚友，有过密切的交往，获悉噩耗后，十分悲痛，以唁电表示悼念。这种唁电的写法是：标题“唁电”两个字。开头写逝世者家属的姓名、称呼或逝世者单位。正文内容：表示自己获悉噩耗后的悲伤之情；简略概括同死者的交往，表现死者的美德和难能可贵的精神；表达志哀者化悲痛为力量的决心，结尾向死者家属表示亲切的问候，最后是署名和年、月、日。

写唁电语言要精练、文字要简洁、深沉，切忌滥用修饰语。

（十）追认活动

追认活动主要是对那些保卫祖国和保护国家财产而光荣牺牲、为擒拿凶犯而献身、为抢救别人献出生命、为抢险救灾而英勇牺牲等人士而召开的会议，会上要追认他们为烈士或共产党员、共青团员。

追认活动应按下面程序进行：

（1）布置会场，要表现出严肃、沉重的气氛，一般要有横幅、遗像、主席台、花圈。

（2）全体到会者向被追认者志哀。

（3）由领导同志宣读追认文件。

（4）介绍英雄事迹。

（5）请各界代表发言。

（6）被追认者家属讲话。

（7）同被追认者家属握手。

（8）向被追认者家属颁发追认证书。

（9）会议结束后，领导和被追认者家属先退场，与会人员后退场。

（十一）文艺演出及电影招待会

邀请客方观看文艺演出、体育表演等活动，是开展礼宾活动的一种方式。它对于宾客来说，既可以增进对主方的了解，同时又是一种艺术享受和娱乐活动。通常，文艺晚会、电影招待会、体育表演的组织活动遵循以下程序：

1．选定节目

节目选定既要从活动的目的与可能出发，又要考虑客人的兴趣。一般应注意选择那些具有客人本民族风格的节目，并要对节目内容有所了解，以免因政治内容或宗教信仰、风俗习惯等问题引起不愉快。

2．发出邀请

发出邀请的具体工作与宴请活动大致相同。发邀请时，要考虑场地的容纳量，一定要给客人准备足够的座位，避免座位不足的情况。

3．座位安排

看节目的座位，一般根据客人身份事先做出安排。看文艺节目，一般以第七、八排座位最佳，看电影则以第十五排前后为宜。专场演出，通常把贵宾席留给主人和主要客人，其他客人可以排座位，也可以自由入座。如要求对号入座，应将座位号与请柬一起发出。

4．入席与退席

专场演出，可安排普通观众先入座，主宾席客人在开幕前由主人陪同入场。演出进行中，观众不得退场。演出结束，全场起立向演员热烈鼓掌表示感谢，一般观众待贵宾退场后再离去。

5．献花

许多国家习惯于在演出结束后向演员献花，此种安排应主随客便。

6．摄影

许多表演禁止在演出中摄影，这一方面是为了保证演出效果；另一方也是为了维护剧团专利。

7．说明书

各种文艺节目，应备有说明书。

（十二）签字仪式

各种组织之间通过谈判，就某些重大问题达成协议时，通常要举行签字仪式。譬如政府之间就政治、军事、经济、科技文化等某一领域中的问题达成协议、协定、公约或缔结条约时，就需要举行签字仪式。

签字人视文件的性质由缔约各方确定，但双方签字人的身份应大体相当。

安排签字仪式；首先应做好文本准备工作，包括文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等工作；同时准备好签字用的文具、国旗等物。

参加签字仪式的，主要是双方参加会谈的全体人员，如果一方要求由未参加会谈的人员出席，另一方应予同意，但双方人数应大体相等。有时为了表示对政府间签字协议的重视，往往会由更高或更多的领导人出席签字仪式。