外事礼宾工作

三、外事礼宾工作

随着我国改革开放的不断深入，对外交往活动日益频繁。礼宾活动已经成为外交工作中一个不可缺少的组成部分。办公室主管着单位的内外联系工作，在对外交往中，办公室主管不但要具备较高的外交政策水平，而且还要有广博的知识尤其是礼仪、礼节知识，以及娴熟的礼宾操作技能。只有这样，才能正确有效地组织各种外事活动，做到彬彬有礼，不辱使命。

（一）礼宾人员的素质要求

1．礼宾官

礼宾官是指在官方性质的对外交往中，实施礼宾程序的官方人员。对某项礼宾程序的整体实施负全面责任的官方礼宾机构的代表，称为首席礼宾官。通常，一般企事业单位在对外交往中礼宾工作人员由办公室主管担任。

礼宾官具有高度的政治性，对外交往中，在遵循已形成的国际惯例的同时，各国又根据各自的特点和风俗习惯，各有自己独特的做法。礼宾安排的细节可以直接影响外事工作的质量和整体效果，直观地展现礼宾工作人员的素质。

2．礼宾工作人员的素质要求

具体地说，有以下几方面：

（1）严谨、细致、周密的工作作风。礼宾具体操作过程中，非常繁琐复杂，礼宾工作人员必须时刻保持清醒的头脑，养成严谨、细致、周密的工作作风，认真负责地筹划和落实每一项礼宾细节安排，力求杜绝在礼宾操作中出现任何错漏。“外事无小事”，在对外交往中一个细节的疏忽，往往就会造成不良的后果和影响。

（2）具有广博的知识。由于礼宾安排涉及方方面面，礼宾工作人员应注意加强学习和调查研究，要做到对与礼宾工作有密切关系的各类情况了如指掌。例如，熟悉地方概况（包括社会、政治、经济、文化、历史、地理、人文等方面的情况），各交通口岸的布局（包括口岸的联检单位的具体分布、运作），主要航班、船次和车次的航（路）线、抵离时间等，宾馆的设施（包括客房、餐厅、宴会厅的数量、面积、分布和功能等方面的情况），参观点的条件（包括行车路线、所需的行车时间、具体的参观路线等），以及当地的医院、银行、邮局、商店等有关设施的配置功能。此外，礼宾工作人员要对世界各国的政治、经济、历史现状以及风土人情、风俗习惯、宗教信仰等方面的知识有所了解，对当地主要官方及社会人士的基本情况（如简历、分管的工作、个人背景、习惯和特点等），也力求有所知晓。

礼宾工作人员这种“通才”型知识结构有助于在礼宾操作中更好地了解别人，宣传自己，同时也有利于安排各项礼宾活动，提高应变能力，把礼宾工作做深做细。

（3）具有较强的综合协调能力。在礼宾操作过程中，礼宾工作人员必须善于处理和协调与各部门、各方面之间的关系，以取得支持和广泛配合。

①与上级部门的关系。对上级部门的指示和要求必须尊重服从，并在礼宾操作中贯彻执行。当上级部门的要求与当地的实际情况不符合时，应及时向领导反映并提出建议，在获得认可后改动实施方案。

②与下级部门的关系。下达接待任务明确清晰，与下级部门联系工作时应相互尊重和相互理解，下级有实际困难时应协商解决。

③与协同部门之间的关系。协同部门（如警卫、新闻、联检、通信等部门）之间的密切配合是顺利完成外事接待任务的保障。在具体操作中，应及时敏感地听取有关部门的意见和建议，做到多商量、多通气，相互密切配合；如有特殊情况，应及时通知，以便各有关部门采取相应的措施。

④内部关系。要处理好指挥与执行、分工与合作、民主与集中的关系，强调礼宾方案的严肃性和整体性。在礼宾操作的筹备阶段，要注意充分发挥所有介入礼宾操作人员的积极性，集思广益。在礼宾操作的实施过程中，则要强调绝对听从指挥，步调一致，统一行动。

⑤对外关系。要注意内外有别，在方式上要体现“主随客便”，在原则上要坚持“以我为主”。需要与外宾联系重要事宜或对外表态时，应统一由首席礼宾官安排，不可多头对外，造成混乱。在礼宾操作的实施过程中，对外宾临时提出的要求，应首先反馈到首席礼宾官，属合情理且具可操作性的要求，应尽量予以满足；对无理的要求，应视情况予以委婉拒绝，并在必要时表明我方的立场观点或我方的有关规定。

（4）具备较强的时间观念和就位观念。礼宾程序实施中的严密性体现礼宾活动的严肃性，反映主宾双方彼此尊重的相互关系，因而时间观念的重要性在此不言而喻。作为礼宾操作的具体指挥者的礼宾工作人员，必须具备较强的时间观念，在实施每一项礼宾活动的时候，都应提前到位，并注意控制时间，确保礼宾活动按预定程序进行。

此外，在礼宾操作的现场实施中，礼宾工作人员应适时就位，在不同的场合礼宾工作人员应处于不同位置。在宾主行进时，礼宾工作人员应走在前边偏侧主人一方，在前引路；当宾主在参观（停止进行）时，礼宾工作人员应机敏地靠旁站立，为宾主双方让出空间；当双方就座时，礼宾工作人员应适时退下以突出宾主双方。总而言之，礼宾工作人员要明确本身在礼宾操作中所处的位置，注意观察和掌握全局，便于进行协调指挥。

（5）要具备礼宾操作的平衡能力。执行规定、遵循惯例是安排礼宾程序的原则之一。所谓“执行规定”，是指在操作中严格按照礼宾工作的各项规定执行；所谓“遵循惯例”，是指按照国际社会公认的礼节和礼宾程序办事。按上述原则实施操作，就需注意“平衡”的问题。所谓“平衡”，就是在礼宾操作中对身份相同的外宾给予同等礼遇，按同等礼宾规格接待。从操作的技术角度看，礼宾程序顺利展开的关键也在于“平衡”。

在处理“平衡”问题的时候，还要注意“总体平衡”，也就是说，各个地方、各个部门对一个来访代表团都要给予相同或相近的礼宾待遇。代表团来访安排，通常是从中央到地方（省、市）再到基层（包括参观点等），涉及面很广。如果在礼宾安排上各地有各自的做法，不能保持一致，呈现“冷热不均”的情况，就会形成礼宾规格的强烈反差，给外宾造成误解。

（6）具备良好的心理素质。礼宾工作中会遇到许多意外的困难和挫折，这时礼宾工作人员就应具备良好的心理素质，能够沉着冷静，有较强的控制能力，根据不同的情况解决问题。

（二）外事礼宾工作的基本原则

1．高度统一

各单位处理外事接待工作，必须在外事部门的统一管理下，按照国家统一的方针政策、统一的行动部署、统一的对外口径办理接待工作。在开展对外交往活动中，要加强组织观念，自觉遵守纪律，如实反映情况，严格执行请示报告制度。

2．维护主权

坚决维护国家主权和利益，维护民族尊严，绝不允许做出任何有损国格、人格的事。

3．平等相待

在外事接待工作中，应体现国不分大小一律平等的原则，反对大国主义，尊重各国的风俗习惯。

4．内外有别

严格保守党和国家的机密，未经批准，任何人都不得以任何方式在对外交往中泄露机密事项。

5．量力而行

做到接待工作有针对性，重礼仪，重实效；不讲排场，不事铺张，生活照料应尽量热情周到。

（三）礼宾操作的基本要领

在外事接待工作中，接待来访代表团的通常操作流程是：信息传递（下达任务）——策划（制定方案）——布置（具体安排，联络、检查）——实施（接待展开）——任务结束（总结、情况汇报、资料归档等）。如果以程序分，可以分为筹划阶段（即策划和布置），实施阶段，收尾阶段。

1．掌握信息

全面、准确、详尽地掌握来访代表团的有关信息，关系到礼宾操作的筹划和实施的顺利与否。无论是从何种途径获取的信息，都应包括以下基本情况：

（1）代表团基本情况。如代表团的正式名称、团长（主宾）的姓名（中文译名及外文名）、身份（级别）、性别、年龄；成员的姓名（中文译名及外文名）、人数（包括夫妇的对数、副部级以上外宾的人数及其具体职务）；外宾的礼宾次序。

（2）代表团应何单位（人）邀请来访。

（3）代表团抵离安排。如乘坐的交通工具、抵离时间、票务的情况。

（4）陪同团（全程陪同，文中简称全陪）情况。

（5）外宾背景。如来访目的、国家概况（或党派的背景），两国关系及往来历史，团长（主宾）与我方的关系、历次来访简况，宗教信仰、个人习惯与爱好、饮食忌好、健康情况等。

（6）代表团来访性质和接待方针。如国事访问、正式访问、工作访问、顺访、途径，以及对参观活动的安排要求。

（7）礼宾规格的掌握。如对迎送、会见、宴请、陪同、住宿、交通的安排有何要求，给予的联检礼遇等。

（8）接待费用的安排。如由哪个部门支付代表团在当地访问活动的费用，对于自费外宾的费用如何结算等。

（9）其他要求。如悬挂国旗、电视传送、通讯、安全警卫、新闻报道等等。

以上的基本信息一般通过文件传递，它是制定接待计划和实施礼宾操作的主要依据。

由于涉外活动的特殊情况，电话传递的手段必不可少。通过电话途径传来的信息，要做好文字记录，并将通话人的姓名、职务、工作部门、联系电话以及通话日期和时间记录在案，以便行之有据。但在非保密电话线路上联系时，须注意不得涉及机密内容。

2．制定接待计划

当掌握了来访代表团的有关信息，具体操作的礼宾人员应在准备时间允许的条件下尽快策划，对接待整体安排做出初步设想。例如下榻什么宾馆、参观什么地方、车辆如何安排、请哪一级的领导出面等等，并在事先向有关方面了解上述各项情况之后，开始着手草拟接待计划。

接待计划必须内容明确、重点突出、格式规范、词语准确、精练。接待计划的具体内容如下：

（1）基本情况。邀请单位（或个人）、团长（主宾）姓名和职务、代表团名称、人数、我方主要全陪人员、代表团乘坐的交通工具、抵离时间等。如：

应××（我领导人或机构）邀请，以××（姓名、职务）为团长的××代表团一行××人，由××（姓名、职务）陪同，将于×月×日乘××航班从××（某地）抵达××（某地）（10：30），在我省进行参观访问后，于×月×日乘××（航班、车次等）（09：00）从广州前往××（某地）。

（2）扼要介绍。包括团长（主宾）及其国家的有关背景情况、来访目的以及接待方针等（具体内容可参考上级部门的接待计划）。

（3）迎送、陪同。包括迎送外宾的具体地点以及礼宾安排等。如：

外宾抵离××（市、县）时，请××（姓名、职务）前往机场（或火车站、码头等）迎送。

请××（姓名、职务）陪同外宾在××（某地）参观活动。

安排少年儿童在机场向××（人）献花。

机场悬挂中×两国国旗

（4）会见、宴请。包括出面主人会见宴请的具体时间和地点以及有关的安排等。如：

请××（姓名、职务）于×月×日晚×时×分在××厅（宾馆或其他场所）会见并宴请外宾，请迎送主人及××（姓名、职务）出席作陪。

安排乐队奏席间乐（仅在有相应规格或要求时作此安排）。

（5）住宿、交通。包括住房要求、乘车安排及住地和主车挂旗等。如：

安排外宾下榻××宾馆，××住总统套房，房内摆设鲜花、水果、饮料、小酒吧；大使以上的外宾住套间，房内摆设鲜花、水果、饮料；其余外宾住单间，房内摆设饮料。

××（人）乘加长小轿车，大使以上外宾乘小轿车，其余外宾乘中型旅行车。

住地挂×国旗。

主车挂中×两国国旗。

（6）参观活动。包括主要的活动项目、对有关部门的要求等。如：

安排外宾在××（某地）参观××（机构）、××（设施），并前往××、××（某地）等地参观。

请××市外办参照省的礼宾安排，具体部署有关接待事宜。

（7）安全警卫。具体的安排由当地公安部门负责。如：

请省公安厅警卫处统一负责安全警卫事宜。

（8）新闻报道。根据不同要求，明确对具体新闻单位（采访报道）的不同要求。如：

请××报于×月×日预报××代表团来访的消息。

请省、市各新闻单位派记者随团报道代表团在××（某地）参观访问以及××领导会见外宾的情况。

如：

请省、市各新闻单位报道代表团在××（某地）参观访问以及××领导会见外宾的情况。

如：

请××报和××电视台报道××领导会见外宾的消息。

如：

请××报报道代表团在××参观访问的消息（由省外办供稿）。

（9）联检礼遇。要注明外宾（和全陪）抵离的交通工具、时间、地点，请有关部门给予礼遇等。如：

×月×日，外宾乘××航班从××出境前往××时，请××机场口岸联检单位给予卫检方便、护照专办、海关免验、安检免检礼遇。

（10）其他。与接待有关的事宜，如通信和供电的保障、费用、纪念品等。如：

请××机场协助有关的接待事宜；

请省文化厅协助奏席间乐事宜；

请省电信局保障外宾住地的通信；

请××市供电部门保障有关参观点的供电；

拟赠送外宾适量纪念品和活动照片；

外宾在××市的有关费用由当地市政府外事办负责。

（11）附件。包括外宾名单、背景资料、活动日程。如：

×月×日，××（人）在××（某地）的访问日程

10：00代表团乘××航班从××抵达××下榻××宾馆

12：00午餐

14：30前往××单位参观

15：50返宾馆

18：00省领导会见并宴请（××宾馆，××厅，×楼）

通常，接待计划具有一定的保密性（有密级的计划还应注明密级和保密年限），发文的范围不宜太广，一般只发给有保密室的机关单位（注明发文对象）。对于企业等参观点，一般只发函通知有关事宜。

（四）外事礼宾工作的实际操作

在掌握了基本的信息并制定了详细的接待方案之后，礼宾工作便进入了实际操作阶段。

礼宾活动的突出特点是正式和有序。因此礼宾工作必须严谨周密，礼宾活动的每个环节均需妥善安排，每项衔接均需周详布置和认真落实，确保现场礼宾操作的顺利实施。

1．迎送、陪同

迎来送往是礼宾活动中的重要环节，根据国际惯例，对外国来访的客人，一般观其身份和访问性质以及两国关系等情况而制定出适当的迎送和陪同规格。

（1）确定迎送和陪同规格。对来宾的迎送规格各国做法不尽一致。确定迎送规格，主要依据来访者的身份和访问目的、访问性质，适当考虑两国关系，同时要注意国际惯例，综合平衡。主要迎送人通常都要同来宾的身份相当，但由于各种原因（例如国家体制不同，当事人年高不便出面，临时身体不适或不在当地等等），不可能完全对等。遇此情况，可灵活变通，由职位相当的人士，或由副职出面。也有从发展两国关系或当前政治需要出发，破格接待，安排较大的迎送场面的。

（2）选定迎送地点。通常在第一个停车点如宾馆、政府办公大楼或参观点等地迎接，并在最后一个参观活动的地点送别。

（3）掌握抵离时间。迎送活动要准确掌握外宾所乘交通工具的抵离时间。同时，礼宾工作人员以及出面主人须适当提前抵达迎送地点，确保迎送活动顺利进行。

如果外宾乘坐一般的航班、车次或船次，应请出面主人于预定抵离时间前15分钟抵达现场；如果外宾乘坐专机，则应于预定时间前30分钟抵达；如果乘坐汽车，就应根据最正常的路面交通状况来确定时间（如有条件，可用无线通信保持与我方随团工作人员联系）。如航班、车次或船次因特殊情况晚点，礼宾工作人员需与交通运输部门保持密切联系，并及时向出面主人报告时间动态，以免过多耽误出面主人的时间。

对于礼宾工作人员来说，至少要在出面主人抵达之前30分钟到达迎送地点，以便有足够的时间做好现场的各项准备工作并应付可能出现的各种变化情况。

（4）检查落实各项准备工作。礼宾工作人员到达迎送地点后，应及时与现场的各有关方面接洽，包括贵宾室、各联检单位、警卫部门、接待车队、新闻记者、行李组等，以掌握具体情况，检查落实各项准备工作。例如，落实外宾乘坐的交通工具抵离的准确时间及停泊的具体位置；检查现场及主车所悬挂的国旗是否正确，车队的编排是否有误；提前将联检礼遇证明送达各联检单位；通知新闻记者、派发有关资料；派专人迎候出面主人并及时向其汇报礼宾安排等有关事宜。

（5）迎宾线的安排。出面迎送主人的排列位置统称为迎宾线。外宾到达或离开时，出面主人应依次站列（迎接时，职务高者在前；送别时，亦可职务高者在后），由礼宾官介绍，逐个与外宾握手，欢迎或欢送外宾。

在礼宾操作中，迎宾线的安排，以方便宾主双方见面时握手和寒暄为原则，同时也要兼顾新闻记者拍摄取景的需要。

在一般情况下，迎宾线应安排在面向飞机、火车或船（舷梯）的右侧1米左右处，如图19－1所示；如外宾乘坐汽车，由于主宾坐在主车后排右侧位置上。因此，迎宾线通常安排在主车的右侧并脸朝来车方向，如图19－2所示。假若迎送地点（如办公楼或宾馆）有较高的台阶，接待车队不能直接依靠门口，在这种情况下，可以把迎宾线安排在台阶下。如因故不在台阶下迎接，应选择在建筑物大厅内或在最上一层台阶后的宽阔处迎接，迎宾线应距最上一层台阶1～1．5米。

图19－1　机场迎宾线安排

图注：1．出面主人（迎宾线）　　4．译员　　

　　　2．主宾　　　　　　　　　5．记者　　

　　　3．礼宾官　　　　　　　　6．献花儿童

图19－2　外宾乘车抵达时迎宾线安排

图注：1．主车　　　　　　　　　　4．礼宾官

　　　2．出面主人（迎宾线）　　　5．译员

　　　3．主宾　　　　　　　　　　6．记者

（6）礼宾官及译员的位置。按照一些国家的习惯做法，当身份较高的客人乘坐飞机抵达时，主方礼宾官随客方礼宾官登上飞机，把主宾引导下机，介绍给主人。译员则始终站在首位出面主人身后并在主宾和礼宾官过后，继续向其余的外宾介绍主人。如果出面迎送的主人较多，可根据实际情况，多安排1～2位译员站在迎宾线后为其他的出面主人翻译。

（7）献花。副总理级以上的外宾来访，通常都应在机场、火车站、码头等迎接地点向主宾夫妇献花，以示隆重及欢迎（必要时地面还要铺红地毯）。献花一般是由少先队员担任，由女孩献花给男宾，男孩献花给女宾。如因特殊情况安排不了少先队员时，亦可安排女青年向主宾夫妇献花。选用的花束或花环应事先交安全警卫人员检查。

献花的一般程序为：当所有的出面主人与主宾夫妇握完手之后，两名儿童同时走向主宾夫妇，立正，行少先队员举手礼，分别双手献上花束，再行举手礼。当主宾夫妇主动亲吻儿童的脸颊或与儿童握手时，少年儿童应大方接受。

献花应以花束或花环的形式，但必须是整洁、鲜艳的鲜花。在选用鲜花时要考虑到各国的习俗和对鲜花的忌好。一般来说，忌用菊花、杜鹃花、石竹花以及黄色花朵。

（8）合影。献花完毕后，还安排出面的主人、主要的全陪人员和献花的儿童与主宾夫妇合影。此项安排，一是给对方留下美好回忆；二是给现场记者提供拍照方便；三是可以控制时间以便让其余人员先行上车，避免宾主双方在车里等候出发。合影时，可用外宾乘坐的飞机、火车或船舶作为背景。礼宾工作人员应主动示意，并安排好站位。一般来说，主宾夫妇站在中间位置，献花女童在男宾前侧，男童在女宾前侧，我方主人分别站在两旁。

欢迎仪式结束后，礼宾工作人员应迅速引导宾主双方到主车前。如果主宾配有我方随从警卫，一般是由随从警卫负责开车门，否则礼宾工作人员应主动为主宾开车门。此时，其余的礼宾操作人员也应按事前分工，引导其他外宾和有关陪同上车就座。

（9）陪同活动。客人来访，主人陪同参观活动，既是礼宾规格的体现，也是做好对外宣传工作的需要。

地方外事接待的陪同规格可按迎送规格来安排，也就是说，主人要根据上级接待部门的要求和当地的实际情况来确定。

（10）迎送工作的特殊情况和注意事项。

①迎接一般客人，无官方正式仪式，主要是做好各项安排。如果客人是熟人，则可不必介绍，仅握手、问候即可；如果客人是首次前来，接待人员应主动打听，主动做自我介绍；如果迎接大批客人，也可以事先准备特定标志，如小旗或牌子等，让客人从远处就能看到，以便客人主动前来接洽。

②迎送身份高的客人，事先在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，准备饮料。

③安排汽车，预订住房。如有条件，在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。如果做不到，可印好住房、乘车表，在客人抵达时，及时发到每个人手中。这既可避免混乱，又可以使客人心中有数，主动配合。

④指派专人协助办理人员出境手续及机票（车、船票）和行李提取或托运手续等事宜。重要代表团，人数众多，行李也多，应将主要客人的行李先取出（最好请对方派人配合），及时送达住地，以便更衣。

⑤客人抵达住处后，一般不要马上安排活动，应稍作休息，起码给对方留出更衣时间。

2．会见、会谈

会见、会谈是重要的礼宾活动，会见会谈的规格安排应与迎送陪同的规格相一致。会见国际上一般称接见或拜见。凡身份高的人士会见身份低的，或是主人会见客人，一般称为接见或召见，凡身份低的人士会见身份高的或是客人会见主人。这种会见，一般称为拜会或拜见。

会见就其内容来说，有礼节性的、政治性的和事务性的，或三者兼而有之。礼节性的会见时间较短，话题较为广泛；政治性会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题；事务性会见则为一般外交交涉、业务商谈等等。

会谈是指双方或我方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及就会谈双方共同关心的问题交换意见。会谈也可以指洽谈公务，或就具体业务进行谈判。会谈，一般说来内容较为正式，政治性或专业性较强。

东道主对来访者（包括外国常驻外交使节到任和离任），从礼节及两国关系上考虑，一般均根据对方身份及来访目的，安排相应领导和部门负责人会见。来访者及外交使节，亦可根据国家关系和本人身份，以及业务性质，主动提出拜会东道主某些领导人和部门负责人。一般说来，礼节性拜会，往往是身份低者拜见身份高者，来访者拜见东道主。如果正式访问或专业访问，则应考虑安排相应的会谈。外交使节到任后和离任前，还应对与本国有外交关系的国家驻当地使节作礼节性拜会。外交团体对同等级之间的到任礼节性拜会，按惯例均应回拜，身份高者对身份低者可以回拜，也可以不回拜。

对于会见和会谈的礼宾操作，要注意以下几个环节：

（1）地点的选择。对于一般性的会见，特别是礼节性拜访，应尽量安排在出面主人办公地点附近的会客厅内进行。这样，符合国际惯例，体现拜访的原旨。如果出面主人会见后接着宴请外宾，最好能因地制宜把会见和宴请活动安排在同一场所（至少不要相距太远），否则会见后前往宴会厅时容易引起转移混乱的场面（尤其是外宾人数较多的时候）。如无相邻的厅房分别安排会见和宴请，亦可以用盆栽植物或屏风把宴会大厅分成“会见”和“宴请”两个功能区域。

对于会谈，通常也可安排在政府机关会议室，也可在宾馆内进行（如宾馆的会议室、宴会厅、商务中心等）。

（2）会见场地的布置与座位的安排。会见的场地应较为宽敞明亮，并可安排足够的座位。若会见厅的面积较大、出席的人数多，应在厅内为主人和主宾各配备一支麦克风。在主人与主宾的座位之间，一般宜设置一张茶几，以摆放麦克风和鲜花。宴会前的简短礼节性会见，一般不宜安排上茶水，以免服务员来回走动影响宾主双方的交谈和记者的拍摄。

会见时，根据“右首为上”的惯例，应将来宾席次安排在主人的右侧，陪见主人也按职务高低依次坐在主人的左侧（驻外大使夫妇安排在地方陪见主人之前）。我方译员坐在主人后边，外方译员坐在主宾后边，记录员坐在两者之间；如外方无译员，记录员可坐在主宾身后。

座位安排的关键是如何确定主位。在通常情况下，主位应设在面向门口的方位；但是，也可根据现场厅室的结构、布局、背景、环境等情况，因地制宜灵活变通。此外，在安排座位时，还要考虑一些平衡的因素，如椅子的款式、位置的高低，双方人数的比例等等。

以下是常用的座位排法，如图19－3所示。

图19－3

注：1．主人；2．主宾；3．中方陪同人员；4外宾；5．中方译员；6．外方译员；7．记录员；8．茶几。

（3）会谈的安排。会谈一般安排长方形或椭圆形的桌子，我方坐在入门的左侧或背向门口的一侧，外方则与我方相对而坐。主人和主宾分别在桌子两边居中而坐，中、外方译员则分别坐在主人和主宾的右侧。如果是人数较少的小范围会谈，也可以按会见的形式来安排。

会谈期间，可提供茶水服务。但是，一定要注意外国人习惯用“水杯喝水，茶杯喝茶，咖啡杯喝咖啡”。如果提供矿泉水，必须准备水杯（无把玻璃杯）或一次性使用的杯子。会谈前双方礼宾官应具体商定双方人员席位安排，或按现场放置的中外文座位卡入座，座位前应摆放笔和记录纸。

以下是常用的两种会谈座位排法，如图19－4所示。

（4）出席的人员。在通常情况下，对于人数不多的代表团，可视对方意愿安排所有成员参加会见、会谈。如果是规格高而成员多的代表团，则应根据会见、会谈的性质和内容以及场地的大小等具体情况，事先与对方（礼宾官）商定具体出席的人员，但是要注意，中外双方的人数比例应尽量相当，不可相差太大。

图19－4

（5）时间的控制。如果是宴请前的礼节性会见，会见的时间掌握在半小时内为宜；对于一般性会见（无宴请），时间最好也控制在40分钟以内。

3．宴请

宴请外宾也往往是一项必不可少的重要的礼宾活动。宴请可以有多种形式：如宴会、招待会、茶会、工作进餐等。在礼宾操作中，采用何种宴请形式，要根据实际情况和需要来决定。

（1）常见的宴请形式。宴请是国际交往中常见的交际活动形式之一。举办宴请活动通常根据活动目的、邀请对象、活动经费等因素而定。各国宴请都有本国、本民族的特点和习惯，这里介绍几种常见的宴请形式：

①宴会。宴会为正餐，坐下进食，由招待员上菜。宴会按规格分为：国宴、正式复会、便宴。按举行的时间分为：早、午、晚宴。一般来说，晚宴较为隆重。

a．国宴、正式宴会。国宴是国家元首或政府首脑为国家庆典，或为外国元首、政府首脑来访而举行的正式宴会，因而规格最高。宴会厅内悬挂两国国旗，乐队演奏两国国歌和席间乐。席间安排致辞和祝酒。正式宴会除不挂国旗、不奏国歌、出席规格不同外，其余安排大体与国宴相同。有时正式宴会也安排乐队演奏席间乐，通常席间也安排致辞和祝酒。

b．便宴。即非正式宴会，宴会形式简便，可不排座位。席间不安排乐队演奏，无正式讲话，菜肴道数没有统一规定。便宴较随便，主客人易于接触和交谈。

c．家宴。即在家中设宴招待客人。西方人喜欢采用这种形式，以示亲切友好。家宴通常由主妇亲自下厨房烹调，家人共同招待客人。通常家宴由主人口头或电话邀请，客人通常送主妇一束鲜花或一件小礼品，以示谢意。

②招待会。招待会是指各种不备正餐，较为灵活的宴请形式，不排席位，参加者可以自由活动。常见的有：冷餐会（或称招待会、自助餐）、酒会、茶会、工作餐。

（2）宴请的操作要领。

①地点和时间的确定。在介绍选择会见地点的章节也谈到了关于宴请地点的选择问题。对于较为正式的宴会，传统上的做法是应安排在外宾下榻处之外的其他场所进行。但许多情况下，会安排在宾馆举行宴会。在宾馆举行宴会，一是便于准备、安排、联络；二是环境、卫生、服务、安全等条件相对有保障；三是节省路途时间。在选择具体地点的时候，要考虑厅室的面积、布局和周围的环境等因素。

以晚宴为例，宴会（会见）的具体时间一般定于晚6时30分（前30分钟为会见的时间，宴会约从晚7时开始），这样，便于外宾在下午参观活动后回到宾馆有足够的时间进行梳洗和更衣。如果外宾当天抵达且下榻宾馆的时间不迟于下午5时30分，那么通常都将宴会定在外宾抵达的当晚举行。

②席位与席次的安排。举行正式宴会时，宾主双方席位、席次的安排必须得体，应以礼宾次序为主要依据；同时也要考虑到各方面的因素，如客人的特殊身份、宾主间的交流需要、译员安排等。

a．席位的安排。根据我国习惯，席位高低由相距主人席位远近而定，依“右首为上”为原则，主宾的席位应安排在主人的右侧，第二号外宾在主人的左侧，第三号外宾在第二主人的右侧，第四号外宾在第二主人的左侧，分别以两位主人为中心，按外宾的礼宾次序，以此类推安排。有时主宾夫人（通常是第二号外宾）也可以安排在第二主人（女主人）的右侧。译员的席位一般安排在主宾的右侧，但是根据实际情况如主桌席位不够或工作需要，也可以安排在主人与主宾的席位之后（不入席）。我方主要全陪的席位一般安排在第二号外宾的左侧。在安排席位的时候，要注意我方与外方尽量能够间隔而坐（外宾夫妇可坐在一起）。

b．席次的安排。如果出席宴会的人数较多，或需分席入座，就要划分席次。席次的礼遇高低以离主桌近远而定，近高远低，右高左低。在安排席次的时候，首先要确定主桌与宴会主人（主位）的位置和方向。主桌和主位应置于宴会厅内的显著位置，并应面向宴会厅入口，同时能纵观其余各席，其余各席第一主人的位置可面对主桌主位，也可以与主桌主位同分。外宾的席次，一般应根据平衡原则按礼宾顺序划分，职务高者在前，身份大体相同者（包括夫妇）在同一席。通常将代表团的主要成员（如驻华大使以上的或者有相当身份的）安排在主桌，其余各席的安排则通盘考虑各种因素。比如，把身份大体相同，与有关主人使用同一种语言者，或职业工作相通者安排在一起。代表团人数特别多的时候，可只安排重要外宾的席次和席位，其余各席则只安排席次或者在安排了其余各席的主人的席位后让外宾自由入座。当席次超过两席的时候，必须放置席次牌。

以下是在礼宾操作中常用的几种席次排列法，如图19－5所示。

图19－5

以上介绍的排法主要是依据国际和我国的习惯做法。现在国际交往日益频繁，各国的礼宾安排亦都随着社会进步而改革，改革的主要倾向是“简化”与“宽松”，以利于营造和谐友好的气氛。

③宴会菜式的选择。宴会的菜式安排主要是根据宴请活动的形式和规格以及客人的喜好和禁忌而定的。当接待来访代表团时，一般应用中餐的菜式宴请外宾。在选定菜式时，应遵循以下几方面的原则：

a．应该在宴请预算费用标准内安排，不铺张浪费。

b．要考虑到外宾（尤其是主宾）的饮食忌好。例如，伊斯兰教徒忌用猪肉（包括猪油），不喝酒（甚至啤酒）；印度教徒忌用牛肉；佛教徒不吃荤等等。宴请西方外宾时，一般不宜上乳鸽、蛇、猫、狗、青蛙之类的菜式；为照顾西方人的饮食习惯，可上面包和牛油（让外宾自取）。至于主宾特别喜欢的某种食物，可作为宴会的首选菜式。

c．精心安排的菜式绝不等于奢侈、高消费菜式，应尽量体现出地方的饮食特色。选择有当地特色的菜式，可以让外宾更多地了解地方丰富的饮食文化，同时也尽量减少与外地菜式重复。

d．菜肴的道数和分量要适宜。菜肴道数过多，既容易造成浪费，也可能会因为上菜速度拖滞而延误宴会时间。

④宴会场地的布置。宴会厅的现场布置要庄重、大方，营造明朗、亲切的氛围。如果宴会厅空间充裕，可摆设一些盆栽的鲜花、植物或精致的雕塑。宴会厅的布置最忌刻意追求奢华，这种“刻意”往往会流于粗俗，同时切忌霓虹灯、广告牌这类的装饰。需在宴会厅内挂放欢迎横幅时，一般是挂在主桌（主位）后方的墙上。

欢迎横幅的格式为：

“热烈欢迎××共和国总统××阁下和夫人！”，英文是“A．WARM　WELCOME－TOH．E．Mr××，PRESIDENTOF××ANDMRS．××”。

欢迎横幅中的国名与人名均应是全称（但只用丈夫的姓称呼夫人），中外文的书写绝对不能出现错漏。如果安排演奏席间乐，乐队的规模不宜太大，一般安排10个乐手以下的乐队为宜。乐队与主桌应保持一定的距离，演奏的音量也不要太大。在宴会席间，乐队以演奏地方的民间乐为主，如有可能，尽量选奏一两首对方国家的著名乐曲。

主桌通常用椭圆形或圆形（比其余各桌稍大）的桌子，其余各桌则根据人数选用圆形的；在主桌上，一般摆放一些鲜花或用各种时令水果堆砌成“水果山”或冰雕等，以衬托气氛，但装饰摆设以不阻挡同席主、宾相互视线为准。宴会厅内各席之间应有足够的走动空间，席位之间也不能太拥挤。宴请外宾时，除摆筷子外，还应放刀叉（包括奶油刀）。

正式宴会需要在桌席上摆放席位卡。席位卡应事先打印或写好，根据席位安排事前摆好。席位卡的字迹要工整，字体要大些，以便于客人辨认。

⑤请柬的格式。当出面领导宴请高级别的或人数较多的来访代表团时，通常都向外宾（包括上级陪同）发出宴会请柬。发出请柬是一般的国际惯例，以示郑重其事，既是礼貌的需要，又可让客人事前了解各自的宴会席位（请柬上一般都注明客人的席位），以便届时能顺利地“对号入座”。

请柬应以宴请主人的个人名义发出。请柬通常包括举行的目的、时间、地点以及主人的姓名和职务等内容。请柬的行文不加标点符号（括号除外），所提及的人名和国名均应全称（但只用丈夫的姓称呼夫人）；在中文文本中的数字使用小写，外文文本中的数字使用阿拉伯数字。被邀请人的姓名和职务只写在请柬信封上。请柬的样式一般有“折叠式”和“单页式”两种；“折叠式”的请柬是右边为外文文本，左边为中文文本；“单页式”的为正面中文背面外文或中外文本分开印制。我们习惯使用“折叠式”的请柬，这种请柬的印刷操作较为方便。

常用的“折叠式”中英文本请柬格式，如图19－6所示。

图19－6

4．礼宾次序

一般来说，礼宾次序体现东道主对各国宾客给予的礼遇，在一些国际性的集会上则表示各国主权平等的地位。

礼宾次序的排列，尽管国际上已有一些惯例，但各国有各国的具体做法。常见的对外工作中礼宾次序排列方法有三种。

（1）按身份与职务的高低排列。这是礼宾次序排列的主要根据。

（2）按字母顺序排列。

（3）按通知代表团组成的日期先后排列。在一些国家举行的多边活动中，按通知代表团组成的日期先后排列礼宾次序是经常采用的一种办法。

总之，在具体工作中，要耐心、细致、反复考虑研究、设想多种方案，以避免因礼宾次序方面的问题引起一些不愉快。

5．新闻报道

外事活动的新闻报道，有利于舆论宣传，扩大影响。重要的代表团来访，通常属于地方的重要新闻，对其作相应的新闻报道，实际上也是对其来访的重视，是一种宣示双方关系的姿态。同时也从侧面反映了礼宾接待规格。

（1）新闻报道的依据。是否需要对来访的代表团进行新闻报道，主要有两个依据：一是外宾的身份和访问的性质。一般来说，重要部长级以上的外宾进行的正式访问，均需要对其访问活动进行新闻报道；二是出面领导的身份。通常有地方一级（如省、市、县）的领导参加的外事接待活动，当地的新闻单位也会对此进行新闻报道。但是，对某些特殊代表团的来访（如进行工作访问的代表团、未建交国家的代表团等），是否需要新闻报道，应请示上级接待部门。

（2）新闻报道的要求。新闻报道工作的基本要求是：

①国家元首和政府首脑来访，当地的主要报社在外宾抵达的前一天应预发外宾来访的消息；

②在外宾访问活动过程中，要安排主要的报纸、电视台、电台的文字和摄影记者随团报道；

③如有新闻记者提出对主宾进行专访，在征得外宾同意后可予以协助安排。

新闻报道的规格是：

①国家元首和政府首脑的副职以及议长来访，当地的主要报纸、电视台、电台应报道出面主人迎送、会见外宾等主要活动的情况，并视情况安排有关记者随团采访报道。

②外交部长等重要部长级外宾来访，一般要求当地的一家主要报社和一家电视台报道出面主人会见外宾的情况即可。

③其他重要外宾来访，视情安排有关新闻单位报道主要的活动情况，或者由接待部门向新闻单位提供新闻稿，综合报道代表团的访问情况。

④对某些已成为“新闻人物”的外宾进行采访报道时，原则上应按有关接待单位的统一安排进行。

（3）采访记者的现场管理。在礼宾操作的实施过程中，应当为记者的采访活动提供方便，同时也要加强采访现场的管理，确保记者的采访有序，不影响外宾访问。

①迎送现场的管理。应要求进行采访报道的新闻记者提前抵达迎送现场，并向记者简要介绍来访代表团的有关情况以及出面迎送的主人名单，提出有关的注意事项等。高级别的代表团来访时，在迎宾线对面根据实际情况使用标记物划定记者区，要求所有的记者在指定区域内拍摄和采访。

②会见现场的管理。应根据会见厅的具体情况划出一个记者区，让文字记者在此采访。摄影记者，一般应在距主人和主宾5米以外的地方进行拍摄，并在会见开始的5～10分钟内完成拍摄，然后退到记者区内。如果会见期间确需为宾主上茶，一般宜在摄影记者退场后进行，以免服务员的走动影响记者的拍摄。

③参观活动现场的管理。在参观活动过程中，记者的采访和摄影不能对外宾和陪同的活动造成影响，如不能阻挡行进道路，哄挤外宾，高声呼叫等。在一些活动空间较小的参观点，应注意控制记者的入场人数。

对随团采访报道的外方记者，应一视同仁，同等对待，要求其听从安排，遵守规章制度。如果对方有新闻官，可请其协助对己方记者的现场管理。对违反我国有关规定而进行采访活动的外方记者，应及时予以劝阻或警告。

为了做好现场记者的管理工作，还应向当地各新闻机构的记者印发有效的证件或征章，以供采访外事活动时使用，方便辨别记者的身份。

6．联检礼遇

（1）联检礼遇的含义。所谓联检礼遇，是指口岸入出境联检单位给予具有一定身份的外宾在入出境时的特殊待遇。联检礼遇的办理和实施必须十分严肃，十分郑重，十分细致。

（2）联检礼遇的种类。目前，我国的入出境口岸通常设有卫生检疫局（站）、动植物检疫局（站）、边防检查站、海关等联检单位。

①卫生检疫的礼遇。卫生检疫简称卫检。卫检部门负责对入出境旅客的身体健康状况检疫，是我国入出境联检程序的第一道检查。我国的《卫生检疫法》规定，出入境旅客均需接受检查。一般来说，副部长级以上或重要的代表团入出境时，可请卫检部门在办理手续方面给予方便（礼遇）。

②动植物检疫的礼遇。动植物检疫简称动植物检。动植物检部门负责对入出境旅客随身携带的动物或植物或其成品检疫。与卫检的礼遇一样，副部长级以上或重要的代表团入出境时，可请动植物检疫部门给予方便（礼遇）。

③边防检查的礼遇。边防检查简称边检。边检部门负责查验入出境旅客的旅行证件（护照）。副部长级以上或重要的代表团入出境时，可请边检部门给予外宾护照验证专办礼遇。所谓专办，是指由礼宾人员将外宾的护照收集，连同填写好的入出境登记卡交给边检部门统一办理护照验证手续，无需外宾亲自前往验证现场。

④海关的礼遇。海关负责对入出境旅客所携带的行李物品进行监管。海关礼遇主要有三种：

a．免监管礼遇。免监管是最高的海关礼遇。所谓免监管，是指海关官员无需在外宾入出境现场（如口岸的贵宾室等）进行监督和管理，外宾携带的行李物品可在无申报、无监视的情况下入出境。海关免监管的对象只有国家元首、政府首脑级代表团。

b．免验礼遇。海关免验的对象是副部级以上的来访代表团或某些知名人士及某些身份特殊的外宾。实施免验礼遇时，外宾无需填写海关申报单，所携带的行李物品也不用经海关检查，但海关官员一般要到现场向外宾宣布给予海关免验。

c．方便礼遇。方便礼遇是海关根据实际情况，对过境外宾给予一定的方便，以区别于普通旅客的待遇。一般来说，对于应我官方邀请前来访问或有关机构邀请前来友好访问的重要代表团入出境时，可请海关给予方便礼遇。

⑤安全检查的礼遇。安全检查简称安检。副部级以上或重要的来访代表团乘坐飞机时可享受免安全检查的礼遇。安检部门从安全角度考虑有时可依规定对上述人员托运的行李实行不开箱检验。

依据规定，除中央有关部、委或机构外，各地方只有省一级的外事办公室才有权按规定给予入出境的外国人或外国代表团何种入出境联检礼遇并出具有关礼遇证明。各口岸的有关联检单位以及安检部门必须根据省外事办公室开具的礼遇证明，给予外宾相应的礼遇。

（3）注意事项。联检礼遇的办理和实施应注意以下几个方面：

①涉及联检礼遇的接待计划文件应由接待单位及早发给有关口岸的联检单位以及安检部门。文件发出后，如果代表团乘坐的交通工具或抵离时间、地点有更改，应及时通知有关的联检单位和安检部门。

②接待单位应提前办理有关的联检礼遇证明，在外宾入出境前持证明到各联检单位和安检部门办理手续。联检礼遇证明不得擅自更改，证明上享受礼遇的对象和人数应与实际情况相符。

③来访代表团乘坐外方的专机，应事先向对方了解清楚是否需要对随行人员及行李物品进行安全检查，如果需要，应及时通知机场做好准备。

7．食宿与交通

一般来说，不同级别的外宾在住房、用餐和乘车等方面的安排有不同的规格。

（1）如何选择下榻的宾馆。在条件允许的情况下，应尽量安排高级别的代表团下榻五星级宾馆；普通级别的代表团也不应低于三星级宾馆。然而，宾馆各有所长，每批来访代表团也都有不同的要求，在礼宾操作中，宾馆的“星级”并非是惟一的，应该全面地考虑各方面的综合因素，有针对性地选择下榻宾馆，避免出现随礼宾工作人员个人主观愿望安排。

（2）住房的规格。一般来说，外宾（包括陪同）的住房规格，主要视其身份而定。通常国家元首、政府首脑（包括副职）以及正、副议长住总统套间，房内摆设鲜花、水果、饮料；部长级外宾住套间，房内摆设鲜花、水果、饮料；普通外宾一般安排一人住一单间（除夫妇外尽量避免双人同住），房内一般只备饮料。如外宾提出要求，可安排两人合住一双人间。一些身份特殊的外宾，如王室主要成员、前总统、前总理以及世界知名人士等，一般也可安排住总统套间或豪华套间。

省部级（包括驻外大使）陪同领导，通常安排住套间。

（3）住房的分配原则。在预订住房时，应将所需房间的种类（如标准间、套间、总统套间）、数量和摆设要求告知宾馆，并要求宾馆提前提供所有的房号。如高级别代表团来访时，还应请宾馆提前控制一定数量的机动用房。在分配房间前，应了解清楚其结构和床位（单、双床）情况，然后根据宾馆的楼层平面图具体安排外宾和陪同的用房，并注意掌握以下几条原则：

①根据“平衡”原则，同等身份的外宾（包括陪同领导）应安排相同规格的房间。

②无论是外宾还是陪同的用房都应相对集中，不要分散在过多的楼层。

③主宾和身份较高的客人以及陪同领导宜安排在离电梯口稍远的住房，以免因其他客人的活动而影响休息。

④我方随从警卫和主要译员的住房应最靠近总统套间（主宾），如果两人同性，宜安排同一房间。此外，在有条件的情况下，主宾身边的工作人员如秘书、礼宾、警卫、服务员等也可安排在相对靠近主宾的房间。

⑤地方礼宾人员的工作房和地方警卫的房间宜相互靠近并接近电梯，以方便联系和出入。

有些时候，个别来访代表团也会指定下榻某家宾馆和要求自行分配住房。外宾自己订房，一可能会占用我方在接待实施中的工作用房；二不利于掌握对方的房号；三往往由于联络阻滞，容易影响准备工作的整个进程。所以，在一般情况下，应尽量说服外宾由我方安排用房。如果对方坚持，应尽快与宾馆方面联系，在提前控制我方需要的住房后再将有关的房号报给对方。

8．与礼宾操作有关的其他事项

（1）纪念品。我国有关规定已多次重申在对外活动中不允许赠礼、受礼。然而，赠送纪念品，是外事接待中一项较为常见的礼宾方式，它表达了对来宾的尊敬和友好情谊。

赠送外宾的纪念品不应以商品价格或数量多寡为标准，关键在于恰当得体。

①如何选择纪念品。在选择纪念品的时候。首先，要注意纪念品必须具有地方特色和纪念意义。纪念品往往可以反映出一个地方的悠久历史、灿烂文化、社会经济发展状况和地方色彩。所以，选择纪念品应该尽量取材于本地，加工于本地，能够体现出当地风土人情以及具有地方特点的物品。其次，要针对来访外宾的国情选择纪念品。应该考虑到外宾国家的经济、文化、历史以及风俗习惯等方面的情况，根据不同的国情，选择不同的纪念品。例如，对西方国家的外宾，一般送一些工艺品较为合适；对发展中国家的外宾，则宜送一些实用的物品。再次，要根据外宾（主宾）的个人爱好选择纪念品。可以事先向上级接待部门了解主宾有无特别的个人爱好和兴趣，如喜爱字画、音乐、集邮、历史等，然后选送相应的纪念品。

对多次来访的外宾，要注意不能重复送同一种纪念品。

②赠送纪念品的形式。在外事接待中，赠送纪念品的时候不搞仪式，以从简为原则。在通常的情况下，由当地的主要出面主人在会见结束之后或宴会结束之时（用完水果或甜品的时候），将纪念品赠送给外宾；如果没有会见、宴请活动，可在与外宾道别时赠送。对于人数较多的代表团，主宾（夫妇）及较高身份外宾的纪念品由出面主人赠送，其余的外宾可由礼宾官代送。在接到纪念品后，一些外宾习惯当面打开展示，以表示礼貌和赞赏。主人在接受回赠时，亦可按对方习惯当面打开纪念品，以示欣赏并致谢。

目前，越来越多国家倾向通过双方的礼宾官转交纪念品，而不由宾主当面互赠。在礼宾操作中，是否互赠、如何互赠应当事先与对方礼宾官商定，以免失礼。

（2）电视传送。高级别代表团来访的时候，随团的外方电视台记者将在访问期间拍摄的采访报道，通过租用的卫星线路发送回其国内的电视台播出，我们称此为电视传送。

电视传送，一般是由我方电视台配合将外方记者所拍摄或委托我方制作的电视画面及声音信号传给卫星地面收发站，再通过通讯卫星将信号传至对方国内。目前，我国大部分省市的电视传送，都是通过当地（省级）电视台将信号传给中央电视台，再由中央电视台把信号送到卫星地面接收站发送上卫星。

电视传送的具体操作较为复杂，牵涉部门较多，技术性也比较强。因此，必须了解清楚具体的情况，做好各方面的联系落实工作，以确保电视传送的顺利进行。一要为了做好提前租用卫星线路的准备，必须准确掌握传送的具体时间（要精确到时和分）、长度、次数以及目的地。二要必须了解清楚记者携带的摄像机和录像带的型号，以及电视传送的具体要求（包括需要提供的设备）。一般来说，记者在传送之前需要对拍摄的录像进行编辑，有的还需要配画外音，所以，需要使用编辑机、配音机、国际直线电话等设备。三要应尽快将详细情况告知当地电视台，请其做好有关的技术准备工作。与此同时，应请上级接待部门通知中央电视台和电信部门做好接收信号和租用卫星线路的准备工作。四要事先与记者明确各项服务的收费标准和收费方式。电视传送的各项费用（包括租用卫星线路的费用）通常以现金外汇（美元）结算，由当地电视台统一收取。

（3）热线电话与专线电话。

①热线电话。是一种不使用电话号码，无需按键，拿起话筒便可与另一端直接通话的保密性能较强的电话。

②专线电话。是为特别的任务而专门安装的国际直线电话。

一些高级别代表团来访时，有时会要求在下榻的宾馆内安装热线电话或专线电话，甚至安排便携式卫星通讯站或申请对方自行使用的对讲机网络频率等，涉及上述情况都应由我国主管部门批准。

当需要安装热线电话或专线电话时，应了解清楚对方的具体要求，如安装的地点（通常对方指定房间）、数量、开通电话的时间等等，并请当地的电信部门和有关的宾馆做好安装电话的准备工作。热线电话由外方技术人员负责安装和调试，当地电信部门负责提供电话线路；专线电话则由当地电信部门负责安装和调试（有的宾馆也能自行提供）。专线电话安装完毕后，应及时将有关的电话号码告诉外宾。

除此以外，还应与外宾明确安装、使用电话的收费标准及付费方式。

（4）专机。一些国家在其国家元首或政府首脑出访时通常配备专机。

如果高级别的代表团乘坐外方专机出访，应请当地的民航部门协助做好专机的接待工作。接待外方专机，民航部门一般需要了解专机的机型、机号、航线、无线电呼号、通讯频率、机长姓名、机组人数以及专机的地勤服务（如加油、加水、配餐、清洁、地面安全警卫、机场费用的付款方式）等方面的情况。

对专机组人员，应派专人负责或商请我民航部门负责接待，并提供专用的交通工具。一般宜安排机组人员下榻邻近机场的宾馆，以方便其出入机场，维护专机。

在专机离港之前，应请机长前往民航部门办理专机飞行计划，并付清专机在机场的费用。

随着我国逐步介入国际经济金融活动，一些外国的大财团或大公司的要人要求乘坐私人飞机来访的情况时有发生。对这一类飞机，民航部门视为包机而不按专机待遇接待。外国私人飞机要入境，应通过双方驻华大使馆提前向我国外交部、民航总局申请飞机出入境和在我国领空飞行的许可，并提供飞机的机型、机号、无线电呼号、航线、机长姓名、机组人数以及飞行时间、降落停留地点等资料。经有关部门批准后，飞机方可在指定的航线飞行。接待外国私人飞机，通常由航空代理公司或机场负责。

（5）筹划与实施中应注意的事项。

①在礼宾操作的筹划阶段，准备工作要有条有理，要分清轻重缓急。为了防止准备工作出现遗漏，礼宾工作人员应列一张“工作备忘表”，把需要办理和联系的所有事宜全部列清，联系落实后注明结果、联系人和电话。接待重要的、人数较多且活动日程复杂的代表团时，还应制定“礼宾策划准备倒计时表”，按各项事宜的轻重缓急和相互关联，以倒计时的方法安排各项准备工作，倒计时结束即是礼宾实施开始之时。

②要注意与上级接待部门保持联系，在准备工作中遇到问题时应及时请示汇报。

③接待重要的来访代表团，礼宾人员应组成一个接待班子，并根据活动日程的安排，拟订一个实施方案，明确各人在每一时刻及每项活动安排中的具体任务。在准备工作就绪后，召开一次工作检查会，汇总各人的准备情况，进行最后的“拾遗补漏”工作。

④有关的文字资料如中外文的“活动日程表”、“乘车住房表”、“出面主人名单”等不宜过早印刷装订，以防时间有变动。对人数较多的代表团，应事先将文字资料放到宾馆（各人的住房内）；如外宾的人数较少，可在迎接现场直接分发。

⑤代表团抵达以后，礼宾官应及时向有关的上级陪同了解情况、汇报工作、征求意见并与对方礼宾官碰头接洽，取得共识，争取对方配合，便于统一指挥协调。如有可能，每晚工作结束后，礼宾官应召集有关方面人员总结当天的工作情况，并针对存在的问题，布置落实第二天的任务。

⑥在礼宾操作中，如遇到突发性事件或紧急情况，必须沉着冷静，千万不能在外宾面前表现出惊慌失措。对于涉及安全因素的突发事件，应紧密配合警卫部门按预定方案应急；对于其他不可预见的突发性事件，在设法稳定局面的同时，应即刻向陪同领导或有关的上级部门请示汇报。