时间管理的方法与艺术

一、时间管理的方法与艺术

时间管理是每一位组织领导者都必须面对的重要问题，从管理资源的角度看，时间是管理的最稀有和最特殊的资源。时间具有租不到、借不到、买不到，定量供应，毫无调节的弹性，又最容易损耗，无法贮存、没有替代品等特点。“子在川上曰，逝者如斯夫”，这是古人对时间稍纵即逝的慨叹。

时间对所有的人都是一样的公平的，没有谁多谁少之分，只不过有人善于充分利用时间，有人却在不经意地浪费时间。通过对时间进行计划安排，可以帮助领导者有效地利用有限的时间。

(一) 有效驾驭时间的方法

作为一个组织的领导者，要想正确判断自己有效利用时间的程度，就应该选择一段时间用工作簿或日记连续地记录下每天的各种活动。这样，当一项工作完成时，会得到一个详细的时间和活动记录，然后就可以对所收集的数据进行评估，从而了解自己利用时间的有效程度。

时间管理的目的在于有效地利用时间。因此，领导者必须首先明确在一定时期内所要达到的目标、所需进行的活动以及每一项活动的重要性和紧迫性，然后据此制定工作时间表，并以此为标准进行工作。具体来说，时间管理方法一般包括以下几个步骤:

1.列出目标。领导者首先要确定本部门在未来一段时间内所要实现的目标，并逐个列示出来。

2.按重要程度对目标进行排序。之所以要对所罗列的目标按重要程度的大小进行顺序，是因为并不是所有的目标都是同等重要的，而且每个人的时间也是有限的，必须应该明确哪些是首先要做的最重要的事情。

3.列出实现目标所需进行的活动。根据所罗列的目标，确定应该开展哪些活动，并将这些活动也列示出来。

4.对实现每个目标所需进行的活动进行排序。根据每项活动的重要性和紧迫性，排出活动的先后顺序。一般来说，活动的重要程度和紧迫程度可分为四类:必须做的、应该做的、有时间就做的、可授权给他人做的。其中，必须做的是非常重要的或非常紧迫的事情，应该做的是重要并且紧迫的事情，有时间就做的是不紧迫的事情，可授权给他人做的是不重要的事情。

5.安排活动日程。根据所排列的活动的先后顺序，每天都要列出所要进行的活动的清单，并制定相应的时间表，但一天内所安排的活动不能太多，以免完不成计划或抓不住重点。

6.将时间表付诸实施。在工作中，要严格执行事先制定的时间表，每做完一件事，就要看看下面一件事情是什么，可以有多少时间来处理；并尽可能按时间完成，如果不能按时完成，就要重新评价其重要性和紧迫性，并据此修改工作时间表。

7.回顾和总结。一天的工作结束之后，要回顾一下这一天的时间运用情况，总结经验教训，以不断地提高工作效率，然后，安排第二天的活动。

(二) 时间管理的艺术

1.遵循10/90法则。大多数管理者90%的决定是在他们的10%的时间里做出的，管理者们很容易陷在日常事务中。所以一个组织的管理者，要想有效地利用自己的时间，就必须确保最关键的10%的活动具有最高的优先级。

2.掌握自己的生物周期。每个人都有自己的生物钟，在一天的不同时间段里，其工作效率是不同的。所以为了提高工作效率，管理者应该掌握自己的效率周期，并据此制定自己每天的工作计划，把最重要的事情安排在自己效率最高的时间段里，而把日常事务或不重要的事情安排在生物钟处于低潮的时段。

3.掌握帕金森定律。帕金森定律表明:只要还有时间，工作就会不断地扩展，直到用完所有的时间。根据这一定律，管理者不能给一项工作安排过多的时间，否则，就会使工作缓慢进行，直到用完安排的所有时间。

4.提高会议效率。在管理者的时间表中，会议占有较大的时间份额，因此，如何提高会议效率是时间管理的一个重要内容。为了有效利用时间，应在会前事先规定好会议的内容和相应的时间安排，并在会议中严格执行。

5.避免把整块时间拆散。为了充分利用时间，一个组织的管理者，尤其是高层管理者，应把一天中工作效率最高的时间段作为整块的可支配时间来安排。在这段时间里，尽量将自己与外界隔离，减少一切干扰，如限制别人进入自己的工作场所、不接电话、不接待下属等，集中精力思考重要问题。

6.把不重要的事集中在一起。在每天的日程安排中，要有一段固定的时间集中处理一些不太重要的事，如打电话、接待下属、处理信函、回答问题等。一般而言，这段时间应该安排在生物钟的低潮时期。