节事活动运作的项目管理过程与方法

三、节事活动运作的项目管理过程与方法

节事活动的项目特征决定了可以采用项目管理的理论和方法提高活动的规范性，减少成本，提高成功率和活动效果；活动的特殊性又让我们能够更有针对性地开发最适合节事活动的规范程序。

从生命周期看，项目可以划分为论证、规划、实施和收尾四个阶段，而每个阶段的基本过程又可划分为启动、计划、执行、控制和结束。按照节事活动项目的类型和特点，我们把一个完整的节事活动项目周期划分为三个阶段，即策划阶段、实施与控制阶段和收尾阶段。在本书的编写上，也是按照这三个阶段来进行的。

（一）策划阶段

在节事活动中从提出设想，预先研究、酝酿，到该项目正式列入可行性研究和审批程序前的阶段称作项目策划。这个阶段的目标是形成完整的策划方案，可以提交实施部门立刻实施。

1﹒设想阶段

这是节事活动的创意阶段，可由策划人员、市场人员发起，通常依据客户的直接需求或者分析得到的间接需求发起项目，包括节事活动的主题及其相关内容。这个主题一般是比较有前景的项目设想。

2﹒调研与可行性研究阶段

在提出项目设想之后，就要对主题假设进行市场调研，首先要掌握客户需求的真实情况，要通过问卷、抽样、电话访谈等方法获得第一手资料，分析国内外市场的大环境，周边地区近期有无同类活动；本地区是否具有举办该主题的资源优势，包括经济实力、场地设施等；初步明确项目的战略目标，选定主要的客户群，对项目的损益进行估算；主要从市场、资源和财务三个角度，对该项目进行定性分析。

3﹒立项阶段

通过可行性研究之后，形成项目建议书，一般都需要申请公司立项或申报到有关部门进行核准后才能启动，同时申请专有的项目启动资金。如果获得审批通过，就要进入下一步的计划过程。

在策划阶段，需要编制的项目文件有节事活动项目建议书、可行性研究报告、项目申请书和招标文件、项目许可证书等。

（二）实施控制阶段

1﹒计划阶段

当可行性研究结果表明节事活动项目可行或已经具备了必要的条件时，尤其是活动项目立项批准之后，首先要做的就是确定项目实施的组织结构，组建项目管理机构。

（1）组建管理机构。任命项目经理、组建项目团队是节事活动项目正式实施的一个明确标志。项目经理是负责项目管理的个人，他既是项目的领导者、组织者、管理者和项目管理决策者，也是重大决策的执行者。项目经理既可以实施组织外部招聘，也可以实施组织内部挑选。他们除了要具有良好的人际交往能力，还要具备坚强的领导能力、培养与训导员工的能力、非凡的沟通能力、处理问题和解决问题的能力及管理时间的技能。

项目团队是一组互相联系的人员同心协力地工作，为同一项目目标而聚集在一起，有着高度投入精神的团队，包括项目经理、项目班子和团队队员。节事活动班子一般都是临时性组织，在选择团队成员时，要考虑兴趣、爱好、技能、经验等方面的问题。

塑造团队精神，形成团队文化，是保证项目取得成功的重要手段，在潜移默化中培养成员对团队的认同感，在共同奋斗中和谐相处，调动成员的积极性，激发成员主动参与处理团队事务的热情，形成相同的团队价值观，养成一致的道德规范，提高团队的绩效水平。

（2）制定节事活动项目目标，这是制订项目计划的第一步。节事活动的目标已经在策划阶段的项目建议书和可行性报告中写出，但就与客户达成一致而言，显得太简略了，所以计划过程中确定的目标应该是明确的、具体的、定量的、切实可行的，同时与项目成员的个人利益目标一致，能够起到激励作用。节事活动项目的目标应具有以下特点：一是多目标性，满足赞助商、消费者、观众等多重目标系统；二是优先性，在不同的项目生命周期的不同阶段，时间、成本和技术性能三个基本目标由于重要性不同，被赋予的权重也不同，从而具有不同的优先权；三是层次性，有一个从抽象到具体的递进层次结构，从战略性计划到日期安排、人员安排等具体地贯彻落实。

（3）确定项目范围。合理恰当的范围定义对项目的成功至关重要。一般来说，确定节事活动项目范围包括赞助商范围、观众或参与者范围、新闻媒体范围等几方面内容，确定赞助规模、活动规模、场地规模等，满足观众或参与者需求和实现自身目标。

（4）分解项目任务／工作。把节事活动项目按照内在结构或实施过程的顺序进行逐层分解，这样做是为了提高成本估算、时间估算的准确性，便于明确职责和进行资源分配。

（5）制定项目各方面的具体规划，编制项目预算、进度规划、人力资源规划、风险管理规划等。

（6）评估、确认可行方案，对各种方案进行评估，选择最佳实施方案，并写出项目策划书。

2﹒执行阶段

执行阶段是为了正式完成节事活动项目而进行的活动，它涉及采取必要的行动，保证完成项目计划中的活动。具体的内容和过程有：

（1）计划付诸实施；

（2）信息分发与推广营销，即将必要的信息及时提供给项目干系人；

（3）制定一套工作制度与程序，便于控制、评估；

（4）统筹安排，任务到人；

（5）记录工作轨迹：应有日常的工作记录，阶段性总结和里程碑事件报告；

（6）营造团队文化。

3﹒控制阶段

节事活动项目的控制阶段就是对项目实施中的时间和预算执行动态管理，主要包括控制和变更两个工作环节。

（1）项目控制。为了使节事活动项目顺利实施，首先应该对节事活动项目涉及的各项工作任务进行实时监控，及时发现问题，分析原因，寻找差距，以便及时变更调整，始终保持项目执行的正确方向。

项目成本控制是项目控制的核心，节事活动组织者应该建立相应的财务管理制度，在项目执行过程中进行预算和成本控制，及时发现项目成本差异，争取在情况变坏之前采取措施予以纠正。还有时间进度的控制，通过控制项目时间和节约时间，保证项目能够在满足其时间约束条件下实现项目目标。

（2）项目变更。由于项目的内外部环境处于变化状态，通过控制会发现在实际执行过程中，由于未知因素的影响而不可避免地存在偏差，这时就要不断进行调整，在某些方面变更。由于个人原因或项目组织的变化会出现领导班子职务变动、新人接手、员工病假等引起项目团队的人员变更，需要对人员进行调整。由于人、财、物等资源的配置不合理，需要对节事活动项目预算进行调整，关键在于要寻求使成本最小化的方法，沉着应对预算调整。在由于客户的需求变化而需要及时调整项目目标时，要及时把握需求动向，在成本控制下完成项目目标的调整。

（三）结束收尾阶段

这是节事活动项目的最后一个阶段，指所有活动均已完成，或者虽然活动尚未完成，但由于某种原因而必须停止并结束的阶段。这一阶段主要是对项目执行后的评估，主要内容包括以下几个方面：

1﹒费用决算

这是指对从项目筹划开始到节事活动项目结束为止这一全过程所支付的全部费用进行的结算与核实，并最终编制项目决算书的过程。

2﹒合同收尾

对照合同的条款对合同的实施情况进行核实，逐项检查落实情况，检查合同标的、数量、质量等是否得到有效的实现，清算各种账款，解决所有尚未了结的事项。

3﹒资料文本归档

节事活动项目资料包括可行性研究报告及相关文件、项目评估与决策报告；项目的各种计划文件；合同文件；项目实施过程的进度、成本、质量记录；各种变更记录；质量验收报告等。

4﹒项目后评估

包括经济效益评价、社会效益评价和管理后评价，总结项目成功的经验或分析失败的原因，为以后的项目管理工作提供借鉴和参考。