接待安排类详解

一、题型界定

接待安排是机关的常规性工作，是机关行政管理的有机组成部分。接待安排类包括参观接待安排、学习接待安排、会议接待安排、工作接待安排和投诉、上访接待安排等类型。一般分为接待前的准备工作、接待中的服务工作和接待后的善后总结工作等三个环节。接待工作要坚持以人为本，既要提高接待客体（接待对象）的满意度，也要提高社会公众的满意度，这就需要在提高接待服务质量的同时，特别注意厉行节约，努力实现在接待工作方面建设节约型机关、节约型社会。坚决贯彻温家宝同志对后勤接待工作者的告诫：“一粥一饭，当思来之不易；半丝半缕，恒念物力维艰。”

二、活动流程

了解对方信息——明确接待方式——保障交通情况——根据接待对象的特点，安排食宿情况——确定行程安排——进行接待——保存相关票据——安排回程。

三、答题思路

帽子／目的意义：增进联系，加强合作

参观接待准备：（1）掌握要接待人员的基本情况：单位、姓名、职务、性别、民族、人数、来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、日程安排、特殊要求等。（2）事前安排好食宿、交通。（3）确定工作人员及经费。（4）制订接待计划，及时报告主管领导，听取领导对接待工作的意见。（5）通知及协调有关部门落实接待计划。

参观接待实施：（1）按原定计划接站。（2）根据到访人员具体情况安排住宿、饮食。（3）根据到访人员特点协调有关部门做好各项活动安排。（4）随时征求到访人员意见，及时调整活动安排。

参观接待结束：（1）征求到访人员对接待工作的意见。（2）协助安排好返程交通，结算住宿费等。（3）落实返程安排及送行车辆。（4）归还接待使用物品，结算经费。（5）清理接待工作文件资料并撰写报告，向领导汇报。

四、接待安排工作规格

正确使用接待工作规格，是搞好接待工作的重要前提。机关公务接待一般有三种规格。

1.高规格接待：陪客比来客职务高而采取的一种接待方式。有三种形式：一是上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，下级领导要高规格接待，出面作陪。二是兄弟单位或协作单位的领导派员工到本单位商议重要事项，本单位领导要出面，高规格接待。三是下级同志来访，有重要事项向领导同志汇报，要高规格接待。

2.低规格接待：陪客比来客职务低而采取的一种接待方式。有三种情况：一是上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作调查研究。二是外地来的参观学习或考察团。三是老干部故地重游或上级领导路过本地。

3.对等接待：陪客与来者职务级别大体相当而采取的一种接待形式。有两种情况：一是重要的来访者，负责接待的领导自始至终陪同。二是来客初到和临别时对等接待，中间可安排适当人员陪同。

接待规格一般按照上述三类情况分别处理，但也可以根据具体事项和来宾情况，适当灵活安排。

五、分类指导

1.普通接待，要注意程序性的安排，另外根据接待的对象做出相应的安排，到位就好。

例：兹定××带领××人来我市参观。由你接待，你怎么办？

某地××带领团队来我市参观，我们感到非常高兴，可以加强两地之间的交流和沟通，相互学习借鉴，对促进我市的发展有很大的帮助作用。我作为接待人员，积极联系各个方面，协调好各个环节，妥善安排来访人员，全力配合来访人员的活动，做好各方面协调工作，以保证参观活动的顺利进行。但根据以上电传，我还不能确定接待任务能否按预期完成，我必须首先解决以下问题。第一，根据来访人员基本情况，确定所需房间数量。第二，组团参观活动是否需要提前预订。如果以上问题都能解决，我会圆满完成任务；如遇难以解决的问题，我会尽快和对方联系沟通，说明情况，协调解决。

首先，制订接待方案。致电对方，确定来访人员具体情况。确定名单和性别，以确定所需房间数量和接待用车、就餐地点。制作资金预算，将书面方案交领导审批，根据领导指示进一步完善。

其次，做好接待准备工作。落实资金，预订宾馆。根据所需房间数量预定，尽量安排在参观点附近或者交通方便的地方。预订车辆，保障工作所需。根据前来人数和饮食习惯，预订好就餐点和参观点，联系好相关事宜，包括确定时间和参观人数，预定好回程车票。

第三，提前安置好来访人员，安排就餐等其他活动。安排协调好参观学习活动，尤其要注意的是来访人员的安全问题，必须考虑细致，确保工作顺利开展。参观完成后，及时安排好来访人员的返程事宜，做好扫尾工作。

第四，参观结束后。将工作进行总结，向领导汇报，并积极总结经验，查缺补漏，总结一下在这次接待工作中出现的问题和存在不足，提高自身能力。

2.参观学习接待，重在参观的目的是学习，因此，要安排来访者做好学习的安排，让来访者“兴致而来，满意而归”，尽可能提供方便。

例：其他单位同志要来你单位参观学习，领导要你负责接待，你如何处理？

【帽子】正所谓“他山之石，可以攻玉”，其他单位的同志来我单位参观，有利于增进单位与单位间的沟通和交流，也有利于宣传本单位的形象，在接待过程中我们也可以借鉴学习其他单位的经验，提升本单位的工作能力。所以我一定要积极筹备此次接待活动。

【计划】首先，与对方单位进行联系，根据参观人员的情况拟订计划，包括参观的时间、内容、人数（包括单位、姓名、职务、性别、民族，等等）；做好经费的预算，报领导批准。其次，通知单位各科室，做好有关准备工作。再次，安排好接待的工作人员，确定接待的标准、准备好相关物品和资料，安排好住宿等后勤保障工作。

【实施】在接待的过程中，首先，安排工作人员做好现场的接待、引导工作。其次，组织其他单位的人员进行参观学习，在此过程中，要对他们提出的一些意见和建议认真做好记录，随时征求他们的意见，及时调整活动安排。再次，安排好参观人员的食宿等后勤保障工作，让参观人员住得舒适、吃得可口，当然，要严格按照食宿标准执行，厉行节约。

【总结】参观结束后，要征求到访人员对接待工作的意见；安排好返程事宜，结算住宿费等善后工作；除此之外，还要归还接待使用物品，结算经费。清理接待工作文件资料并撰写报告，向领导汇报。

总之，在接待的过程中，我一定会精心组织，注重细节，让来访者“兴致而来，满意而归”。

3.会议接待，要注意根据会议规模及参会人员情况合理安排，要注意秩序维护、服务工作的安排等。

例：假如你是机关工作人员，单位要召开一次新闻发布会，领导让你负责发布会现场的接待工作，你打算怎么办？

【帽子】单位召开新闻发布会，有利于公众更快、更及时地了解我单位当前的情况，有利于提升我单位的知名度和透明度，意义非常重大。而参会人员的接待涉及本次新闻发布会现场的秩序和效率，所以我要精心进行准备。我将从以下几个方面开展工作。

【计划】做好计划。首先，就接待的时间、地点、需要接待的人员数量及构成（包括单位、姓名、职务、性别、民族，等等）、工作人员、设备、经费预算、注意事项等拟订一份计划，报领导批准。其次，制定工作手册，对工作人员进行培训，并布置好新闻发布会的现场；制作引导指示牌和桌签，方便引导大家入座；做好登记簿，以便对与会人员进行统计。

【实施】在接待过程中，重点做好与会领导和嘉宾的接待工作，要有专人负责引导领导和嘉宾对号就座；把媒体记者引导至媒体席；在新闻发布会进行的过程中，对记者提问的内容及领导答问的内容要认真做好记录；另外，要协调工作人员，做好后勤保障工作，保证接待工作顺利进行。

【总结】在发布会结束后，工作人员首先引导领导和嘉宾先行离场，然后引导记者和其他与会人员离场。接下来，做好善后工作，清理现场。最后，做好经费的结算，并总结经验教训，以书面的形式向领导汇报。

六、经典例题

1.外地友好人士来我市参观，领导安排你负责接待工作，你怎么办？

【帽子】外地友好人士来我市参观，可以促进两地间的交流和联系，学习别人的先进经验，提升我市的知名度，我一定会把握好这个难得的机会，高度重视，认真组织好此次接待活动。

【计划】首先，与对方联系后拟订计划，确定来访人员具体情况，包括姓名、性别、年龄、族别等；其次，制订资金预算，将书面方案交领导审批，根据领导指示进一步完善；再次，安排好接待人员、接待用车、食宿等工作，住宿地点尽量安排在参观点附近或者交通方便的地方，饮食方面要充分考虑来参观者的饮食习惯；最后，预定好回程车票。

【实施】（1）提前安排好来访人员的住宿、就餐等活动。（2）安排协调好参观活动，确保工作顺利开展，并确保人员安全。（3）全程陪同参观，安排我市一些比较有代表性的景区景点，及时征求对方意见，做好服务工作，尽力满足对方的要求。

【总结】接待完成后，首先，虚心听取参观者的意见；其次，及时整理接待过程中的文件资料，将相关物品进行归位；再次，做好经费的结算并及时写好总结材料，向领导汇报。

总之，在整个接待过程中，我会分清轻重缓急，以热情周到的服务，认真细致地做好接待外地友好人士的工作。

2.省科技局组织20人来我市考察交流两天，主题为“招商引资，推进高新科技发展”，你是市政府办工作人员，领导安排你全程协助市科技局搞好相关工作，你怎么办？

【答题思路】1.阐述交流活动的重要性；2.接待方案的制订；3.协助市科技局按方案作好接待工作；4.做好宣传、落实。

招商引资和推进高新科技的发展是推动本市经济发展的重要突破口，是城市经济发展的重要推动力。办好此次主题交流活动，我认为更多的是和其他地方交流经验，我会认真完成好联络接洽工作，确保活动顺利开展。

第一，与市科技局联系，获取参加交流活动的人员姓名、性别、民族、职务、行程安排等，以便安排食宿、陪同领导和人员，以及相关单位和部门需要准备的汇报交流材料。同时，安排市科技局准备详细接待方案，包括接待日程安排、食宿安排、乘车安排、宣传报道、应急预案和联络员、汇报材料、需要前往参观考察的有关企事业单位，我会及时将接待方案呈领导审阅，根据领导批示，协同市科技局共同完善方案，并按方案上报省科技局。

第二，根据接待方案，告知陪同领导日程安排，由市科技局和相关单位做好参观考察点的准备，撰写好交流的材料，准备好待查的档案、痕迹资料，印制好接待手册并发放相关联络人和相关接待单位。

第三，和市科技局一同与省科技局联络员保持联系，了解抵达的具体时间，随时向领导汇报情况，做好对接工作。根据来访人员的具体情况和要求按接待手册安排好食宿，有临时变动的，及时进行调整，并邀请领导与来访人员共进晚餐。

在这个过程中，我会协调市科技局和相关单位的联络工作人员，按日程安排逐一开展各项活动，并做记录、拍照、摄像，协助电视台、报社等媒体作好宣传报道工作，及时处理突发情况，确保接待活动顺利进行。

第四，交流活动结束后，请市科技局对此次活动整理后向市政府领导汇报，把省科技局的指示精神拿出方案落实，我会按领导要求督促落实。事后，我会对此次协助活动进行总结，看自己哪些方面做得好，哪些方面做得不好，以便在工作中扬长避短。