管理控制的方法与技术

11.3.1　预算控制

预算对有效的组织短期计划和控制是重要的工具。企业未来的几乎所有活动都可以利用预算进行控制。所谓预算就是用财务数字的形式来描述企业未来的活动计划，它预估了企业在未来时期的经营收入和现金流量，同时也为各部门或各项活动规定了在资金、劳动、材料、能源等方面的支出的额度。预算控制就是根据预算规定的收入与支出标准来检查和监督各个部门的生产经营活动，以保证各种活动或各个部门在完成既定目标、实现利润的过程中对经营资源的利用，从而使费用支出受到严格有效的约束。

预算控制主要包括以下四个方面的内容：

1）销售预算

销售预算指的是以市场预测为依据，根据市场要求对企业生产经营年度要实现的销售额，及其所决定的各种产品和服务的销售量所作的预算。在市场经济条件下，销售预算是企业预算的基础和前提，因为企业必须以市场为导向，以销定产。

2）生产预算

生产预算指在销售预算的基础上，根据企业的现实生产条件和要实现的利润目标，对生产过程中所消耗的各种生产要素，以及产品等进行的预算，又可分为直接材料消耗预算、人工费用预算、制造费用预算。

3）销售与管理费用预算

销售与管理费用预算指的是根据企业的销售额和利润目标，配合生产预算，对企业销售过程和企业管理活动中费用支出所作的预算。按会计的国际惯例，企业销售费用和管理费用不能摊入产品成本，而要直接计入当期损益，能否控制销售和管理费用支出，对实现预算目标就有相当大的影响。

4）投资预算

投资预算指企业根据市场需求和企业生产能力，在固定资产投资支出方面的预算。按会计的国际惯例，资本支出与生产支出应当分开，投资预算必须单独列出。

5）成本预算和现金预算

成本预算主要是指以企业生产预算为基础，对各种产品的成本进行的预算，其目的是要控制每一种产品的成本。现金预算是指对企业在日常经营活动中所需要的现金做出的预算安排。因为现金支付比较难控制，一旦失控，就会影响预算目标，故要单独预算。

上述各种预算共同构成企业的预算体系，它们之间的关系可用图11.3加以概括说明：

图11.3　企业的预算体系

由于预算的实质是用统一的货币单位为企业各部门的各项活动编制计划，因此它使得企业在不同时期的活动效果和不同部门的经营绩效具有可比性，可以使管理者了解企业经营状况的变化方向和组织中的优势部门与问题部门，从而为调整企业活动指明了方向；通过为不同的职能部门和职能活动编制预算，也为协调企业活动提供了依据。更重要的是，预算的编制与执行始终是与控制过程联系在一起的，编制预算是为企业的各项活动确立财务标准，用数量形式的预算标准来对照企业活动的实际效果大大方便了控制过程中的绩效衡量工作，也使之更加客观可靠。在此基础上，很容易测量出实际活动对预期效果的偏离程度，从而为采取纠正措施奠定了基础。

11.3.2　生产控制

控制贯穿于生产系统运动的始终。生产系统凭借控制的动能，监督、制约和调整系统各环节的活动，使生产系统按计划运行，并能不断适应环境的变化，从而达到系统预定的目标。生产控制的活动内容十分广泛，涉及生产过程中各种生产要素、各个生产环节及各项专业管理。其内容主要有：对供应商的控制、生产进度控制、库存控制、质量控制、成本控制、数量控制等。

1）对供应商的控制

供应商供货及时与否、质量的好坏、价格的高低，都对本企业最终产品产生重大影响。因此，对供应商的控制可以说是从企业运营的源头抓起，能够起到防微杜渐的作用。

目前，比较流行的做法是在全球范围内选择供应商，其原因是为了能够有保障地获得高质量低价格的原材料，同时也可避免只选择少数几个供应商可能构成的威胁。

许多企业正在改变与供应商之间的竞争关系，试图建立一种长期的、稳定的、合作的双赢局势。传统的做法在十余家、甚至数十家供应商中进行选择，鼓励他们互相竞争，从中选取能够提供低价格高质量产品的供应商。现在企业也在更广范围内挑选供应商，但是，一旦选定两、三家供应商，就和他们建立长远的、稳定的联系，并且帮助供应商提高原材料的质量，降低成本。这时企业和供应商就形成相互依赖、相互促进的新型关系，双方都降低了风险，提高了效益，真正做到双赢。

另外一种控制供货商的方法是持有供应商一部分或全部股份，或由本企业系统内部的某个子企业供货，这常常是跨国公司为了保证货源而采用的做法，很多日本的大型企业采用这种方法控制供应商。

2）库存控制

库存控制主要是为了减少库存，降低各种占用，提高经济效益。管理人员使用经济订购批量模型（economic order quantity，简称EOQ）计算最优订购批量，使所有费用达到最小。这个模型考虑三种成本：一是订购成本，即每次订货所需的费用（包括通讯、文件处理、差旅、行政管理费用等）；二是保管成本，即储存原材料或零部件所需的费用（包括库存、利息、保险、折旧等费用）；三是总成本，即订购成本和保管成本之和。

当企业在一定期间内总需求量或订购量为一定时，如果每次订购的量越大，则所需订购的次数越少；如果每次订购的量越小，则所需订购的次数越多。对第一种情况而言，订购成本较低，但保管成本较高；对第二种情况而言，订购成本较高，但保管成本较低。通过经济订购批量模型，可以计算出订购量多大时，总成本（订购成本和保管成本之和）为最小。

一般说来，企业除了最优订购批量外，为了预防万一，会保留一个额外的储存量，这个储存量被称为安全库存。

3）质量控制

质量具有两个方面的含义，一是产品的质量，二是指工作的质量。二者既有联系，又有区别，产品的质量是工作质量的体现，工作质量是产品质量的保证。质量控制包括对企业产品或服务质量的控制，又包括对工作质量（包括制度、标准等）的控制。

产品质量指产品适合社会和人们一定用途和需要所具备的特性。它包括产品的结构、性能、精度、纯度、物理化学性能，以及产品的外观、形状、色彩、手感、气味等，总而言之，可影响产品使用价值的一切方面。对产品质量控制是保证企业生产出合格产品，减少无效劳动的重要保障。在市场经济中，产品的质量控制应达到两个方面的目标：一是使生产出来的产品达到产品质量标准；二是使企业以最低的成本生产出符合产品质量标准的产品。这两个方面是相辅相成的，企业生产出的产品符合质量标准是产品能为市场所接受的必要条件，而企业只有在低于社会平均劳动时间的条件下生产出合格产品，其产品才有竞争力。

工作质量就是企业为了保证和提高产品质量在经营管理和生产技术工作方面所要达到的水平。工作质量的好坏，是通过企业内各单位、各部门以及企业每一个职工的工作态度、工作绩效、产品质量等反映出来的。工作质量是产品质量的保证，在一定意义上讲，提高工作质量比提高产品质量更重要。

4）成本控制

当一个企业的经营设计、产品设计、设备装置、作业设计等已确定，并按规范投入各生产要素时，成本管理的中心是成本的控制，即要使经营活动的各环节，各方面实现目标成本，低于目标成本。

11.3.3　程序控制

程序规定了办事的时间顺序及其相应的内容，它规定了先办后办的顺序和先办后办的衔接。程序的控制作用则表现在它为全体成员提供了一个必须共同遵守的规范，这是一个严格的规定，人人都必须遵守。利用这个规范，为控制提供标准，防止发生偏离轨道的情况，使违反和不遵守程序的行为受到制止。利用这个规范，可以为各方面工作的协调提供保证，防止疏忽和遗漏，以免出现“考虑不周”的差错。利用这个规范，可是使管理人员了解办事应经过的过程，作出合理安排，提高办事效率。如果缺乏明确而合理的程序，将会出现办事混乱、互相扯皮、不讲效率的现象。由此可见，程序对形成必要的控制，促进工作的条理化和高效率有重要作用，成为改善控制工作的重要手段。

11.3.4　经营审计控制

审计是对反映企业资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表进行审核、鉴定，以判断其真实性和可靠性，从而为控制和决策提供依据。根据审查主体和内容的不同，可将审计划分为三种主要类型：①由外部审计机构的审计人员进行的外部审计；②由内部专职人员对企业财务控制系统进行全面评估的内部审计；③由外部或内部的审计人员对管理政策及其绩效进行评估的管理审计。

1）外部审计

外部审计是由外部机构（如会计师事务所）选派的审计人员对企业财务报表及其反映的财务状况进行独立的评估。为了检查财务报表及其反映的资产与负债的账面情况与企业真实情况是否相符，外部审计人员需要抽查企业的基本财务记录，以验证其真实性和准确性，并分析这些记录是否符合公认的会计准则和记账程序。

外部审计实际上是对企业内部虚假、欺骗行为的一个重要而系统的检查，因此起着鼓励诚实的作用。由于知道外部审计不可避免地要进行，企业就会努力避免做那些在审计时可能会被发现的不光彩的事。

2）内部审计

内部审计提供了检查现有控制程序和方法能否有效地保证达成既定目标和执行既定政策的手段。例如，制造质量完善、性能全面的产品是企业孜孜以求的目标，这不仅要求利用先进的生产工艺、工人提供高质量的工作，而且对构成产品的基础——原材料提出了相应的质量要求。这样，内部审计人员在检查物资采购时，就不仅限于分析采购部门的账目是否齐全、准确，而且试图测定材料质量是否达到要求。

根据对现有控制系统有效性的检查，内部审计人员可以提供有关改进公司政策、工作程序和方法的对策建议，以促使公司政策符合实际，工作程序更加合理，作业方法被正确掌握，从而更有效地实现组织目标。

3）管理审计

外部审计主要核对企业财务记录的可靠性和真实性，内部审计在此基础上对企业政策、工作程序与计划的遵循程度进行测定，并提出必要的改进企业控制系统的对策建议，管理审计的对象和范围则更广，它是一种对企业所有管理工作及其绩效进行全面系统地评价和鉴定的方法。管理审计虽然也可组织内部的有关部门进行，但为了保证某些敏感领域得到客观的评价，企业通常聘请外部的专家来进行。

管理审计的方法是利用公开记录的信息，从反映企业管理绩效及其影响因素的若干方面将企业与同行业其他企业或其他行业的著名企业进行比较，以判断企业经营与管理的健康程度。

反映企业管理绩效及其影响因素主要有：

①经济功能。检查企业产品或服务对公众的价值，分析企业对社会和国民经济的贡献。

②企业组织结构。分析企业组织结构是否能有效地达到企业经营目标。

③收入合理性。根据盈利的数量和质量（指盈利在一定时期内的持续性和稳定性）来判断企业盈利状况。

④研究与开发。评价企业研究与开发部门的工作是否为企业的未来发展进行了必要的新技术和新产品的准备，管理当局对这项工作的态度如何。

⑤财务政策。评价企业的财务结构是否健全合理，企业是否有效地运用财务政策和控制来达到短期和长期目标。

⑥生产效率。保证在适当的时候提供符合质量要求的必要数量的产品，这对于维持企业的竞争能力是相当重要的。因此，要对企业生产制造系统在数量和质量的保证程度以及资源利用的有效性等方面进行评估。

⑦销售能力。销售能力影响企业产品能否在市场上顺利实现，这方面的评估包括企业商业信誉、代销网点、服务系统以及销售人员的工作技能和工作态度。

⑧对管理当局的评估。即对企业的主要管理人员的知识、能力、勤奋、正直、诚实等素质进行分析和评价。

管理审计在实践中遭到许多批评，其中比较重要的意见认为，这种审计过多地评价组织过去的努力的结果，而不致力于预测和指导未来的工作，以至于有些企业在获得了极好的管理审计评价后不久就遇到了严重的财政困难。尽管如此，管理审计不是在一两个容易测量的活动领域进行了比较，而是对整个组织的管理绩效进行了评价，因此可以为指导企业在未来改进管理系统的结构、工作程序和结果提供了有用的参考。

11.3.5　管理信息系统与控制

进行控制工作不论采用哪种控制方法和技术都必须拥有一个管理信息系统作为保障。随着信息时代的来临，信息在管理控制中发挥的作用越来越大。能否建立有效的管理信息系统，及时有效地收集、处理、传递和使用信息，是衡量管理控制系统的标志之一。

管理信息是反映企业生产经营活动情况的、经过加工处理的、对经营管理活动有影响的一系列资料和数据。现代管理信息系统是依据系统观点建立，利用现代数学方法和计算机网络，提供各种作业、管理和决策信息的集成化的人-机系统，它能准确、迅速地提供各级管理部门所需的信息。管理信息系统已成为企业发展、人类社会进步不可缺少的重要资源。

信息作为资源，除了一般的可利用、有价值等特性外，还具有共享性、历史积累性、时效性和多次再生性等待性，强调信息是资源并有其特性，是建立管理信息系统的重要前提。现代管理信息系统是计算机技术和管理技术的集成，是根据组织的业务流程和信息需要综合构成的，它以解决组织中面临的问题为目的，使基层办公人员提高工作效率，并能向各级管理部门提供所需的信息，据此作出决策，增强管理人员的决策水平和快速反应能力。高效率的管理信息系统能大量收集、存储相关信息，并根据要求长时间保存；能迅速对信息进行加工处理，使信息更加精炼、准确、集中；能快速传递信息。同时由于计算机网络技术的发展，信息的传递如虎添翼，无所不能，使在线服务、遥控指挥成为事实。

现代管理信息系统不仅具有很多优势，也使管理者的工作发生了较大变化。首先，信息的获取渠道有了变化，管理人员可以在信息系统上直接获取大量的、第一手资料，根据这些信息能够快速作出决策或改变计划，使应变能力增强，控制反馈速度提高；其次，组织的结构可以向扁平化发展，使管理层次减少，管理幅度加大，同时控制力度却不会削弱；另外，管理者和下属的信息交流也多了通道，他们不必事事面对面地交流，汇报和指令都可以通过该系统双向传送，从而节省了大量时间和资金。

下面介绍两种帮助管理者对企业进行控制的信息系统。

1）ERP系统

ERP是英文enterprise resource planning的缩写，中文意思是企业资源规划。它是一个以管理会计为核心的信息系统，识别和规划企业资源，从而获取客户订单，完成加工和交付，最后得到客户付款。

ERP以市场和客户需求为导向，以实行企业内外资源优化配置，实现企业整体的信息流、物流、资金流、价值流和业务流的有机集成和提高客户满意度为目标。以计划与控制为主线，以网络和信息技术为平台，集客户、市场、销售、采购、计划、生产、财务、质量、服务、信息集成和业务流程重组等功能为一体，是一种现代企业管理思想和方法。其主要宗旨是将企业的各方面资源（人力、资金、信息、物料、设备、时间、方法等方面）充分调配和平衡；为企业加强财务管理、提高资金运营水平、建立高效率供应链、减少库存、提高生产效率、降低成本、提高客户服务水平等方面提供强有力的工具。同时为高层管理人员经营决策提供科学的依据，有效地提高盈利，最终全面建立企业竞争优势，提高企业的市场竞争力。

ERP软件的合理运用可以帮助企业内部业务操作合理化，同时运用功能丰富的协作／合作技术（collaborative technologies）可以帮助企业在合作企业群体和贸易伙伴之间提高管理水平，扩展企业竞争空间和提高综合能力。

2）SCM系统

“供应链管理”（supply chain management）一词产生于20世纪80年代晚期，学术界目前尚无统一的、通用的定义。美国供应链协会于1997年对供应链管理作了如下的解释：供应链囊括了涉及生产与交付最终产品和服务的一切努力，从供应商的供应商到客户的客户，供应链管理包括管理供应与需求，原材料、备品备件的采购、制造与装配，物料的存放及库存查询，订单的录入与管理，渠道分销及最终交付用户。

SCM是对企业整个原材料、零部件和最终产品的供应、储存和销售系统进行总体规划、重组、协调、控制和优化，将处于整个供应链的企业看作一个整体的“虚拟企业”，一个单一的业务实体，各供应链上的企业是这个业务实体的一部分，而要达到快速响应的目的，供应链上的企业必须要打破以前的各种界限，将自身的资讯进行充分的共享，在此基础上实现作业的协同，其核心是企业间的协作。