管理机制创新

第四节　管理机制创新

档案工作的特点决定了对档案管理工作引入激励机制是非常必要的。激励作为心理学的一个术语,是指心理上的驱动力,含有激发动机,鼓励行为,形成动力的意思。一直以来,企业对档案工作者缺乏激励或激励手段和方法存在一定的误区,极大地影响了激励的效果。激励是一门艺术,激励的手段要融入激励技术、技巧、艺术,是动态的、与时俱进的。下面从建立激励系统、物质、精神、文化等几方面来讨论激励的手段和艺术。

一、建立有效的激励系统

美国心理学家马斯洛需要层次理论认为人有五个层次的需要,每一个层次的需要的满足都具有相当丰富的激励作用,可供管理者设置目标、激发动机、引导行为,当低层次的需要得到满足时,又有上一层次需要的继续激励,因而人的行为始终充满着内容丰富多彩,形成千变万化的激励方式、手段、艺术。分析目前档案工作者的需要有:工资和待遇;工作稳定不下岗;工作环境——管理有序、责任清楚、受尊重、合作愉快、有共同语言;有学习培训提高机会;有升职希望;所在企业有发展、从事档案工作有发展。

1.建立激励机制

第一,确立企业档案管理目标,使档案人员有奋斗的方向;第二,尊重每一个人的权利;第三,使每人对将来永远充满希望,使他们永远保持希望并用自己的努力工作去实现;第四,建立人才竞争机制,激励优胜劣汰,选拔出懂专业、有能力、有责任心的人委以重任。

2.坚持人性化管理思想

坚持人性化管理思想,力图把档案管理部门设计得“更符合人性、更符合人情”,以激励员工。第一,以行为科学为指导思想,如根据档案工作时间内容特点,可以安排工间活动时间激励大家提高效率。第二,给员工以参与的机会,对自己职责范围内的工作有充分的发言权,激发其责任心。让员工切实感受到在为实现自己所定目标而工作,从而激发他们的动力。第三,礼貌的工作氛围,人在一种良好的人际关系环境中进行工作,对工作更有自信,更能激发人们对工作的热情和对工作的乐趣,使人们的工作积极性更能得到充分的发挥。第四,幽默的管理语言,激励职工在形象、轻松的气氛中了解管理思想,并更乐于接受,提高管理效果。

二、建立良好的奖惩机制

档案工作是比较平凡的,哈佛大学教授威廉·詹姆斯发现,按时计酬的职工一般仅需要发挥20%～30%的能力,就可以应付工作、保住职位而不被解雇。如果受到充分的激励,则能力可以发挥80%～90%,其中50%～60%的差距是激励的作用所致。合理的奖惩机制是对员工所付出努力程度的激励手段,是一种带有艺术性的激励,也是极易导致反作用的激励,该奖不奖对立功者不公平,该惩不惩对守法者不公平。奖惩激励的原则:一是真实、慎重;二是前后一致;三是分量足够。如在企业档案达标工作中作出贡献的就应该奖励。

三、加强人才培养提升　激励档案人员实现自我价值

1.以人才培养制度化来保证长效激励的思想

通过人才培养制度的建立,给档案人员创造学习和受教育的机会,增加个体竞争力,为企业创造财富。以人才培养制度化作为长效的激励手段。如将档案管理员列入企业的人才培养计划,有机会被发现和培养。

2.增加档案工作者提升的机会

档案人员往往在一个岗位上干了十多年都没有变,从而导致管理绩效得不到提高。增加提升的机会,哪怕在同一岗位,但也有工资薪酬的提升机会,可以激励职工对前途充满希望,激发自身渴望提升而努力工作的动力。

3.开展继续教育培训以满足职工发展需要

档案继续教育培训,是国家规定的要求,但是基本没有监督执行的措施,企业档案人员几乎多年都没有参加培训,知识得不到更新,工作达不到标准。给职工创造良好的成长环境是激励手段中永恒的主题,培训使职工学到本领和知识,提高能力,为提升创造条件,将来个人会更有发展和前途。培训方式有:集中培训结业考核;分散学习提高;外送参加培训班;专题讲座;组织会议交流;命题调研考察、岗位工作锻炼等。

企业要发展,档案工作也要同步发展,激励档案人员的手段和艺术也必须开拓创新,既要从全局出发创新管理,建立健全激励机制,实施人性化管理,达到良好的工资奖酬福利;又要有“磨刀不误砍柴工”的思想观念,着力培养提升人才,提高档案工作队伍素质;同时还要加强思想工作,增加职工的凝聚力,提高激励的效果;使档案工作不断与时俱进、创新发展,为企业经营管理目标的实现而努力奋斗!