管理理念创新

第五节　管理理念创新

随着改革的发展和现代企业制度在国有企业的推进,企业对档案服务的需求日益增多,但是在减员增效思想指导下,大批国有企业相继采取了精简机构、裁减人员等措施,档案机构和档案人员首当其冲成为精简和压缩的对象,企业对档案部门的投入也随之锐减,很多企业的档案管理工作已经到了难以为继的地步。企业必须开展档案管理服务创新,形成以保障机制推动企业档案工作步入良性发展的新模式。在美国,绝大多数企业没有档案馆。虽然由于经济的迅速增长,许多大公司建立了档案部门,但在最近10年中,由于企业的兼并、裁员和业务外包,许多档案馆也被迫关闭了。

一、企业档案管理以用户为中心

寻找用户并保证使他们找到自己所需要的资料是档案部门的一项主要工作。在一些企业档案部门,从事战略管理、企业通讯、管理心理学、行政和雇员赔偿工作的人员已经成为企业文件的主要用户。他们给档案馆带来了信誉,也带来了从企业获得资金支持的机会。更有价值的档案利用是它们的商业利用。在企业界工作的档案人员向来都知道,他们工作的价值直接依赖于他们对企业的价值。向企业内部用户提供服务的好坏至关重要。

企业档案工作的根基在企业本身,所以档案工作的服务与创新必须结合企业实际情况,必须紧紧围绕企业中心工作,在企业的整体条件许可的条件下,为完成企业的工作目标提高企业效益服务,开展优化创新工作。如大型企业,现代化水平较高,管理规范,档案工作的基础较好,实体形成也较容易控制,软硬件环境都比较好,就可以开展高层次的提升档案服务和创新工作,可以更好地为管理目标的实现提供有力的信息资源基础保障。而在条件不是很好的中小企业,档案工作可能还在被忽视的状态,那么就更应该紧紧围绕企业的中心工作,开展档案工作的服务与创新,为企业档案工作自身的生存和发展、为企业的发展服务。

二、企业档案工作融入企业工作中

档案人员能否使自己的工作和产品适应现实和需要,决定了他们能否生存。档案部门必须是提供对日常的管理和业务工作有用的信息的地方;档案人员必须积极参与企业的工作并努力去了解并服务于它的需求。不能让自己被隔离在企业主流之外,应该把自己塑造成企业业务的全部参与者。每当企业为了适应竞争而进行变革时,档案人员应该积极参与,把自己视为局内人而融入当中,做好服务。

企业档案人员必须了解企业正在开展的工作、项目和发展方向,这样就可以使我们看出它们可能产生的需求,并利用自己掌握的馆藏来服务于这些需求。同时,我们还可以了解什么样的文件将会被生成,并尽快地参与这些文件的鉴定和处置。

档案人员必须先发制人地寻找机会来提供服务,并持续地参与企业的工作。就长久而言,档案部门应该成为企业日常工作不可或缺的部门。档案人员只有抓住每个机会,积极参与企业的工作,才能实现这个目标。

三、服务与创新是企业档案工作永恒的主题

创新的前提是观念的更新。创新档案工作服务,要求我们解放思想、转变观念、统一思想,树立正确的、全新的档案服务意识,树立档案工作为企业各项工作服务的观点。根据企业发展的总体目标,找准档案工作服务的最佳切入点,进一步拓宽服务领域和渠道。用改革创新的精神,开拓档案工作服务的新领域,用新的服务方式去取代过去的传统的服务方式,变要我服务为我要服务,变被动服务为主动服务。进一步建立健全各项档案管理制度,规范档案服务秩序,提高档案服务质量,档案管理工作的最终目的是为了档案的开发利用,让档案在被开发和利用的过程中最大限度地产生经济效益,增强企业竞争力,为创建和谐社会作贡献。那么,我们广大档案工作者将如何去实现这一目标呢?档案工作要围绕中心工作服务,要将服务体现在档案工作的全过程,要切实做好档案需求服务、提高服务质量、转变服务形式、提升服务内容,创新管理理念、管理模式、管理方法和手段,从而产生经济效益,为建设和谐企业打下坚实的基础。档案工作的服务与创新就是档案工作的永恒的主题,而服务与创新也是整个档案工作的核心内容。

四、提高档案工作人员素质以提高服务与创新能力

档案工作服务与创新,关键在于服务人才的优化,档案人员的综合素质的提高是目前档案界亟待解决的问题。随着档案工作的内容、主题、手段和方法的变化,档案工作领域的拓展,档案工作人员角色和职能也将从传统的档案实体的保管者转为档案信息的管理者、档案信息产品的生产者、档案信息利用的咨询者、档案信息的提供者和传播者、档案信息知识的教育者。这就要求档案工作者不断学习,利用周围一切可以利用的条件,多途径、多渠道地自我学习和提高。企业加大对档案工作者进行新知识、新技能的培训,引进人才,形成一支复合型的档案干部队伍,不断提高档案工作人员素质以提高服务与创新能力,真正实现档案服务人才由单一型向复合型转变。