指定展会运输代理

4.2.2　指定展会运输代理

展览运输不仅仅只是运输展品，它还可能要运输展架、展具、布展用品和道具、维修工具、宣传资料和招待用品等。如果运输不当，就可能会出现展会已经开幕了但物品却还未运到，或者物品在运输中途损坏和丢失。不管是哪种情况，都会严重影响参展商的展出计划，损坏展会的声誉。展览运输也是一项专业性很强的工作，办展单位往往指定一些专业的运输公司来负责展会的展品运输工作。展会运输代理的基本任务，是将参展商的展品、展具和宣传资料等物品安全及时地运到展会现场，如果是国际运输，还涉及相关物品的报关和清关工作。

1.对展会运输代理的总体要求

国际展览运输协会（IELA）认为，展会运输代理的工作很大程度上依赖于对三个方面的有效管理：联络、海关手续和搬运操作，如表4‐5所示。

IELA对报关代理的海关报关工作要求主要有六个方面：联络、展前客户联系、单证办理及通知、最佳运输、现场支持、展后处理，如表4‐6所示。

表4‐5　IELA对展会运输代理的规定与要求

表4‐6　IELA对报关代理的规定与要求

举办展会，参展商可能来自国内，也可能来自国外。有些展会只指定一家运输公司作为展会的运输代理，统一负责海内外的运输事宜。但是，由于国内运输和跨国运输之间有很大的差别，因此，也有一些展会在指定运输代理时，会分别指定国内运输代理和海外运输代理。

2.国内运输代理

国内运输代理主要负责展品及相关物资在国内段的运输工作。在指定展会的国内运输代理时，要将它的业务与所指定的海外运输代理的业务结合起来考虑，这样才更有利于整个展会的展品及相关物资的运输工作。运输工作主要有来程运输和回程运输两类。其中，来程运输是指将参展商的展品及相关物资自参展商所在地运至展会现场之间的运输；回程运输是指在展会结束后，将展品及相关物资自展位运至参展商指定的其他地点的运输工作。回程运输的目的地可能是参展商的所在地，也可能是参展商指定的其他地点，如其经销商和代理的所在地或另一个展会的所在地等。展会来程运输工作如表4‐7所示。

表4‐7　展会来程运输工作

回程运输的基本环节与来程运输很相似，只不过方向正好相反；并且，除了撤离展馆时要抓紧时间以外，其他各运输环节对时间的要求一般都不高。对于办展单位和运输代理来说，回程运输的筹备和计划工作在展会筹备时就要着手策划，不能等到展会结束时才开始，否则，将引起撤展现场的严重混乱和无序。

3.海外运输代理

如果举办的展会是有海外参展商参展的国际性展会，那么，只有国内运输代理还是不够的，还应当指定海外运输代理来负责展品及相关物品的海外段的运输工作。这项运输工作是跨国之间的货物运输，其与国内运输最大的不同集中表现在三个方面：运输方式、有关文件和海关报关。

（1）运输方式。跨国运输基本上都是一种国际联运，整个运输过程基本都要经过陆运—海运—陆运，或者陆运—空运—陆运等几个环节，参展的货物要从一个国家运到另一个国家才能完成。因此，展会指定的海外运输代理，清楚了解有关海关规定、海关手续和进口税率、当地对展品进口的处理办法和规定、当地是否有免费进口宣传品和自用品的规定等十分重要。

（2）有关文件。跨国运输的货物要从一个国家运到另一个国家才能完成，因此，运输过程中涉及的有关文件要比国内运输多得多，也复杂得多。有关文件主要有以下四种：第一，展览文件。是有关展品及相关物品的证明和文件，主要有展品及相关物品清单、展品安排指示书、需送海关审查的特殊物品样本和清单、发票等。有些国家可能还要产地证书、商品检验证书等文件。第二，运输单证。是办理货物运输所需要的证明文件，主要有装运委托书、装箱单、集装箱配装明细表、提单、运费结算单等。如果货物需要回程运输，那么还需要有委托回运通知书。第三，海关单证。是办理货物海关报关时需要的证明文件，主要有报关函、报关单、清册、进口许可证、发票等。第四，保险单证。为展品安全运输所投保的保险险别的有关证明文件。运输代理有必要了解展会是否有指定的保险公司，如果有，就尽量按规定办理。对于以上各种文件，运输代理要明确告诉参展商提供各文件的具体时间和最后期限，以便及时办理有关手续。

（3）海关报关。如果有回程运输，跨国展览货物运输的海关报关手续就有两次：一次是来程运输时的货物进口报关，另一次是回程运输时的货物出口报关。比较而言，来程运输时的货物进口报关对参展商来说更加重要。因为如果货物不能及时清关，就将严重影响参展商的展出计划。对于来程运输时的货物进口报关一般有ATA、保税、再出口和进口四种办理形式。

4.指定展会运输代理时应注意的问题

除了要妥善安排好来程运输和回程运输以外，在指定展会的国内运输代理时，还要考虑以下几个因素：

（1）有关时间安排。展品及相关物品的运输时间要尽早安排好，并向展会所有的参展商公布。需要安排好的运输时间主要有：交箱日期、办理手续日期、发运日期、抵达目的地日期、到达展馆日期以及回运日期等。

（2）包装要求。在同一个大型展馆可能会同时举办多个展会，为方便在展览现场的搬运和装卸，要安排好本展会展品等物资的运输包装要求，如包装标志要注明展会名称、展位号、收货人名称和地址等。

（3）运输线路和运输方式。尽管运输代理和参展商对运输线路和运输方式有自主选择权，但为了给参展商提供最好的运输服务，展会有必要督促运输代理为参展商安排最佳运输线路和运输方式，如“门到门”的服务、尽量一次发运而不多次转运、尽量使用集装箱或其他安全运输方式等。此外，还要明确水运、空运以及陆路运输的到达目的地。

图4‐1　展品运输包装标记示例

（4）费用问题。由于参展商一般都倾向于把运输代理的收费看成是展会收费的组成部分，因此，展会有必要让运输代理向参展商提供合理的运费及杂费的收费标准，防止运输代理收取的费用过高。要和运输代理谈妥陆运、水运和空运的基本费率，以及迟到附加费、早到存放费、码头/机场费等附加费率、自选服务的费率，并将这些费率告诉参展商。

（5）保险。展会一般不负责展出者的展品丢失、损坏等风险，因此要督促运输代理提醒参展商在安排运输时需要投保的险别。

（6）现场服务。要让运输代理向各参展商明确可以提供哪些现场服务及其收费标准以供有需要的参展商选择。

需要特别指出的是，展会运输代理是展会为方便参展商而为其准备的备选服务项目，它不是参展商一定要选择的。如果参展商有能力或者渠道，可以自主安排展品及相关物品的运输。