指定展会旅游代理

4.2.5　指定展会旅游代理

参加展会的参展商和观众90％以上是商务人士，这些商务人士在展会开幕前后，有许多会希望去一些产业集中的地区或市场集中的地区实地深入了解一下有关商品信息和市场行情，或者到当地著名风景区去适度放松心情。为提高客户对展会的满意度，作为一种附加服务，展会有必要考虑如何满足参展商和观众对会展旅游的需求。

1.会展旅游的类别

参展商和观众对会展旅游的需求可能在展会开幕之前、展会进行之中，也可能在展会结束之后，但一般来说，在展会结束之后会较多。参展商和观众对会展旅游的需求之所以在展会开幕前后都有，是因为他们对会展旅游的需求主要来源于两个目的：一是商务考察，二是观光休闲。从总体上看，展会开幕之前和展会进行之中的会展旅游主要是商务考察，展会结束之后的会展旅游中商务考察和观光休闲都有。

（1）商务考察。就是以收集有关商品的市场信息，了解有关市场的行情为主要目的的商务旅行活动。参展商和观众对展会具有的贸易、展示、信息和发布四大功能的选择重点各有所不同。如果参展商和观众觉得在展会上获取的东西还未达到他参加此次展会的全部目的，那么，他们就有亲自到市场中去看一看的愿望。于是，商务考察的需求就应运而生。商务考察的主要目的地一般有两种：一是商品专业市场或大型的商场；二是商品的主要生产地或某些企业的所在地。前者主要是为了收集诸如商品销售价格、了解商品设计和流行款式、研究消费者需求等与市场有关的信息；后者主要是为了进一步了解企业实力、了解生产技术和生产规模等与产业有关的信息。

【经典案例】

会展旅游之商务考察

商务考察的主要目的是收集市场信息和了解市场行情，这在展会开幕之前和展会进行之中的会展旅游安排中最为明显。比如，有些参展商和观众为了能在展会上以更合理的价格成交，他们希望能更全面准确地了解商品的市场价格，这样，他们就希望在展会开幕前能到当地著名的专业市场或大型的商场去实地考察一番。有些参展商和观众在展会进行中为了更准确地了解对方客户的资讯和实力，往往会到对方客户的工厂或生产地实地考察。商务考察安排在展会结束之后也较为普遍，因为这时参展的主要目标已经完成，时间又较充裕，商务考察较从容。在展会结束之后的商务考察常与观光休闲统筹安排，彼此兼顾。随着我国会展经济不断走向成熟，展会的基本功能也在发生变化。在展会发展初期，贸易功能占主导地位，企业参展和观众参观更多的是追求贸易成交；随着展会逐步走向成熟，展会的展示、信息和发布功能变得日益重要。因此，在策划举办展会和安排会展旅游时，有必要结合展会的功能定位，注意客户需求的变化，安排适合客户需要的商务考察。

（2）观光休闲。主要是为了在游览风景名胜和文化古迹等旅游景点的过程中放松心身，增长见识。以观光休闲为主要目的的会展旅游主要集中在展会结束之后，在展会开幕之前和展会进行之中时比较少见。如果说商务考察是展会的一种补充的话，那么，观光休闲基本就是展会的一种延伸，这在国际性的展会中表现得特别明显。在大型国际性展会中，有许多参展商和观众是来自海外不同国家和地区，他们对展会所在地的市场可能有一些了解但没有亲身经历，对当地的名胜古迹和风土人情有一些耳闻但没有亲眼所见。因此，在紧张的展会商务活动之余，在圆满完成展会任务之后，他们就有进一步了解当地名胜古迹和风土人情的愿望。

以观光休闲为主要目的的会展旅游与以商务考察为主要目的的会展旅游在旅游线路安排上有很大的不同。商务考察的主要目的地是商品生产地和销售场所，观光休闲的主要目的地是风景名胜古迹所在地，因此，在筹划旅游线路时，要特别注意了解客户的需求，否则，效果将会适得其反，使客户对展会服务产生不好的印象。

但有时候，客户参加会展旅游具有观光休闲和商务考察的双重目的，这时，我们在安排旅游路线时就必须做到两者兼顾，不能偏废其一，否则，客户将会逐步流失。

2.展会旅游代理

大多数展会都倾向于把会展旅游的有关业务委托给专业的旅游公司去安排。由于参展商和观众往往把会展旅游看成展会的一部分，因此，在指定旅游代理时，一定要选择那些资质好、能力强的公司，以便以良好的旅游服务来加深参展商和观众对展会的良好印象。

根据客户的来源或者旅游线路的不同，展会在指定旅游代理时，可以考虑分别指定一个海外旅游代理和一个国内旅游代理；如果某家旅游公司的实力特别强，也可以只指定一家旅游代理，将海外和国内旅游的业务都交给它来经营。

分别指定海外旅游代理和国内旅游代理与只指定一家旅游代理各有利弊。会展旅游不仅仅是旅游，它还包括交通、住宿和餐饮等一系列问题，如参展商和观众往返机票的预订、展会期间和展会前后的住宿等等。将海外和国内旅游的业务分开委托给两家公司，有利于他们之间的专业分工，发挥各自的优势，更好地服务客户，但是，这样会带来他们彼此之间的业务衔接问题；将海外和国内旅游的业务委托给一家公司，有利于它对旅游业务进行统一安排，自始至终提供统一的服务，但由于一家公司往往难以同时全面了解国内外的情况，这样，该公司往往很难将国内外旅游业务安排得最符合客户的需求。

在指定展会旅游代理时，除了要考察各旅游公司的实力和服务水平外，还要注意考察它们的接待能力、收费标准和个性化服务等因素。旅游代理的收费要合理，而大型的展会需要旅游代理有较强的接待能力。由于会展旅游的客户一般都是商务人士，他们的素质一般较高，独立意识强，个性化十足，加上会展旅游的时间一般都较短，随机性较大，所以会展旅游的安排一定要突出个性化特征；否则，将会损伤一部分客户的旅游动机，对办展单位来说得不偿失。

与国内参展商和观众相比，海外参展商和观众由于对展会举办地缺乏了解，或者其风俗与饮食习惯与当地的不同，他们更需要旅游代理的服务。这时，旅游代理在除了要安排好他们的旅游线路外，还要提供海关签证、交通指引、住宿选择、餐饮安排甚至语言翻译等多种服务。在安排他们的旅游线路，那些具有民族特色的旅游项目更能满足他们的需求。